Microsoft द्वारा अपने कार्य प्रबंधन ऐप्स में अधिक संसाधनों का निवेश करने के साथ, आउटलुक टास्क का उपयोग करने के लिए यह बेहतर समय कभी नहीं रहा। Microsoft To-Do, Cortana और OneNote के साथ संयुक्त होने पर, Outlook कार्य सूचियों, अनुस्मारकों और आपके दैनिक शेड्यूल को प्रबंधित करने के लिए एक अत्यंत बहुमुखी समाधान हैं - केवल एक छोटी सी खामी के साथ।
आउटलुक कार्यों में "प्रारंभ तिथि" और "देय तिथि" दोनों होते हैं, जो आपको यह इंगित करने में सक्षम बनाता है कि आप किसी कार्य पर कब काम करना चाहते हैं। सिद्धांत रूप में, आपका कार्य तब तक प्रासंगिक नहीं है जब तक कि प्रारंभ तिथि उत्पन्न न हो जाए, इसलिए इसे आपको Outlook इंटरफ़ेस में परेशान करने की आवश्यकता नहीं है।
दुर्भाग्य से, आउटलुक सामान्य रूप से प्रारंभ तिथि को अनदेखा करता है - इसलिए भविष्य के लिए निर्धारित कार्य दृश्यमान रहेंगे, आपकी सूची को अव्यवस्थित करेंगे और यह देखना कठिन बना देंगे कि क्या तुरंत कार्रवाई योग्य है। इसे ठीक करना सहज नहीं है, लेकिन आउटलुक की उन्नत दृश्य फ़िल्टरिंग सुविधाओं के साथ प्राप्त किया जा सकता है।
इससे पहले कि हम शुरू करें, यह नोट करना महत्वपूर्ण है कि आपको प्रत्येक आउटलुक कार्य दृश्य के लिए निम्नलिखित प्रक्रिया को दोहराना होगा, जिसके साथ आप इसका उपयोग करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, आउटलुक टू-डू बार, टू-डू पीक और अलग-अलग टास्क फोल्डर सभी अलग-अलग टास्क व्यू हैं जिन्हें अलग-अलग फिल्टर किया जा सकता है। इसलिए, इस व्यवहार को हर दृष्टिकोण पर लागू करना दोहराव में एक अभ्यास है।
सबसे पहले, भविष्य में प्रारंभ तिथि के साथ एक कार्य बनाएं ताकि आपके पास काम करने के लिए कुछ हो। आपको कार्य सीधे दिखाई देना चाहिए, जो विशेष रूप से सहायक नहीं है क्योंकि यह अभी तक कार्रवाई योग्य नहीं है।
टू-डू बार (या जिस दृश्य के साथ आप काम कर रहे हैं उसकी पृष्ठभूमि) पर राइट-क्लिक करें और दिखाई देने वाले मेनू में "सेटिंग देखें" पर क्लिक करें। पॉपअप विंडो से, "फ़िल्टर..." पर क्लिक करें और परिणामी फ़िल्टर पॉपअप के "उन्नत" टैब पर स्विच करें।
आपको यह देखना चाहिए कि कम से कम एक डिफ़ॉल्ट फ़िल्टर पहले से मौजूद है। जैसा कि इसके तर्क से संकेत मिलता है, यह फ़िल्टर पूर्ण किए गए कार्यों को छिपाने के आउटलुक के डिफ़ॉल्ट व्यवहार को लागू करने के लिए ज़िम्मेदार है, इसलिए हम इसे स्पर्श नहीं करेंगे। इसके बजाय, हम तालिका के नीचे दिए गए इनपुट का उपयोग करके नए फ़िल्टर जोड़ेंगे।
"फ़ील्ड" ड्रॉपडाउन पर क्लिक करके और दिखाई देने वाले मेनू में "सभी कार्य फ़ील्ड"> "प्रारंभ तिथि" पर नेविगेट करके प्रारंभ करें। यह "आरंभ तिथि" गुण पर एक फ़िल्टर जोड़ देगा। "शर्त" ड्रॉपडाउन से, "चालू या पहले" चुनें और फिर "मान" इनपुट बॉक्स में "आज" (उद्धरण के बिना) टाइप करें। अंत में, "सूची में जोड़ें" दबाएं।
दोनों खुली पॉपअप विंडो पर "ओके" पर क्लिक करें और आपको देखना चाहिए कि कार्य दृश्य को केवल उन वस्तुओं को शामिल करने के लिए फ़िल्टर किया गया है जहां प्रारंभ तिथि तक पहुंच गई है। यह आपके विशिष्ट उपयोग के मामले को अच्छी तरह से हल कर सकता है, हालांकि एक और समस्या है जिसे आप हल करना चाह सकते हैं।
वर्तमान में, यह फ़िल्टर उन सभी कार्यों को भी छिपा देगा जिनकी प्रारंभ तिथि नहीं है, जो आदर्श नहीं है। इसे हल करने के लिए, ऊपर बताए अनुसार फ़िल्टर विंडो पर वापस जाएँ। "प्रारंभ तिथि" संपत्ति पर एक और फ़िल्टर जोड़ें, इस बार शर्त के रूप में "मौजूद नहीं है" का चयन करें और मान को खाली छोड़ दें।
अब, जब आप फ़िल्टर लागू करते हैं, तो आपको कार्य दृश्य उन कार्यों को प्रदर्शित करना चाहिए जहां प्रारंभ तिथि उत्पन्न हुई है, साथ ही साथ कोई भी कार्य जिसमें प्रारंभ तिथि का अभाव है।
आप इस परिवर्तन से लाभान्वित होंगे या नहीं यह आपके कार्य प्रबंधन कार्यप्रवाह पर निर्भर करता है। आप अपने सभी कार्यों को हर समय दिखाना पसंद कर सकते हैं, भले ही वे कार्यान्वयन के लिए निर्धारित किए गए हों। इस मामले में, आउटलुक का डिफ़ॉल्ट व्यवहार संतोषजनक होगा। हालांकि, कई खुले कार्यों के साथ अधिक जटिल कार्यप्रवाह के लिए, उन कार्यों को छिपाना महत्वपूर्ण है जिन्हें अभी तक क्रियान्वित नहीं किया जा सकता है ताकि संज्ञानात्मक बोझ को कम किया जा सके। हालांकि यह स्पष्ट नहीं है, इसे आउटलुक में सेट करना विशेष रूप से कठिन नहीं है।
अंत में, यह ध्यान देने योग्य है कि ये परिवर्तन केवल आउटलुक डेस्कटॉप ऐप पर लागू होते हैं - अन्य आउटलुक टास्क अनुभव, जैसे कि माइक्रोसॉफ्ट टू-डू, इस तरह से कार्यों को फ़िल्टर करने की क्षमता का अभाव है। हालांकि, प्रारंभ दिनांक गुण (और अन्य सभी आउटलुक फ़ील्ड) प्रत्येक आउटलुक कार्य पर उपलब्ध हैं, भले ही इसे कैसे बनाया गया हो।