Microsoft द्वारा अपने कार्य प्रबंधन ऐप्स में अधिक संसाधन निवेश करने के साथ, Outlook कार्यों का उपयोग करने का इससे बेहतर समय कभी नहीं रहा। Microsoft To-Do, कॉर्टाना और OneNote के साथ संयुक्त होने पर, Outlook कार्य सूचियों, अनुस्मारक और आपके दैनिक शेड्यूल के प्रबंधन के लिए एक अत्यंत बहुमुखी समाधान हैं – केवल एक छोटी सी खामी के साथ।
Outlook कार्यों में "प्रारंभ तिथि" और "देय तिथि" दोनों होती हैं, जो आपको यह इंगित करने में सक्षम बनाती हैं कि आप किसी कार्य पर कब काम करने की उम्मीद करते हैं। सिद्धांत रूप में, आपका कार्य तब तक प्रासंगिक नहीं है जब तक प्रारंभ तिथि नहीं आ जाती, इसलिए इसे Outlook इंटरफ़ेस में आपको परेशान करने की आवश्यकता नहीं होनी चाहिए।
दुर्भाग्य से, Outlook सामान्यतः प्रारंभ तिथि को अनदेखा करता है – इसलिए भविष्य के लिए निर्धारित कार्य दृश्यमान रहेंगे, आपकी सूची को अव्यवस्थित करेंगे और यह देखना कठिन बना देंगे कि तुरंत क्या कार्रवाई योग्य है। इसे ठीक करना सहज नहीं है लेकिन Outlook की उन्नत दृश्य फ़िल्टरिंग सुविधाओं के साथ प्राप्त किया जा सकता है।
शुरू करने से पहले, यह नोट करना महत्वपूर्ण है कि आपको प्रत्येक Outlook कार्य दृश्य के लिए निम्नलिखित प्रक्रिया को दोहराना होगा जिसे आप इसके साथ उपयोग करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, Outlook टू-डू बार, टू-डू पीक और व्यक्तिगत कार्य फ़ोल्डर सभी अलग-अलग कार्य दृश्य हैं जिन्हें व्यक्तिगत रूप से फ़िल्टर किया जा सकता है। इसलिए, इस व्यवहार को हर दृश्य पर लागू करना डुप्लीकेशन में एक अभ्यास है।
सबसे पहले, भविष्य में एक प्रारंभ तिथि के साथ एक कार्य बनाएं ताकि आपके पास काम करने के लिए कुछ हो। आपको कार्य तुरंत दिखाई देना चाहिए, जो विशेष रूप से सहायक नहीं है क्योंकि यह अभी तक कार्रवाई योग्य नहीं है।
टू-डू बार (या उस दृश्य की पृष्ठभूमि जिस पर आप काम कर रहे हैं) पर राइट-क्लिक करें और दिखाई देने वाले मेनू में "दृश्य सेटिंग्स" पर क्लिक करें। पॉपअप विंडो से, "फ़िल्टर..." पर क्लिक करें और परिणामी फ़िल्टर पॉपअप के "उन्नत" टैब पर स्विच करें।
आपको कम से कम एक डिफ़ॉल्ट फ़िल्टर पहले से मौजूद दिखाई देना चाहिए। इसके तर्क द्वारा इंगित अनुसार, यह फ़िल्टर पूर्ण कार्यों को छिपाने के Outlook के डिफ़ॉल्ट व्यवहार को लागू करने के लिए ज़िम्मेदार है, इसलिए हम इसे नहीं छूएंगे। इसके बजाय, हम तालिका के नीचे इनपुट का उपयोग करके नए फ़िल्टर जोड़ेंगे।
"फ़ील्ड" ड्रॉपडाउन पर क्लिक करके शुरू करें, और दिखाई देने वाले मेनू में "सभी कार्य फ़ील्ड" > "प्रारंभ तिथि" पर नेविगेट करें। यह "प्रारंभ तिथि" प्रॉपर्टी पर एक फ़िल्टर जोड़ देगा। "शर्त" ड्रॉपडाउन से, "समकक्ष या पहले" चुनें और फिर "मान" इनपुट बॉक्स में "आज" टाइप करें (उद्धरण चिह्नों के बिना)। अंत में, "सूची में जोड़ें" दबाएं।
दोनों खुली पॉपअप विंडो पर "ठीक" पर क्लिक करें और आपको कार्य दृश्य फ़िल्टर किया हुआ दिखाई देना चाहिए जिसमें केवल वे आइटम शामिल हैं जहां प्रारंभ तिथि पहुंच चुकी है। यह आपके विशिष्ट उपयोग के मामले को हल कर सकता है, हालांकि एक और मुद्दा है जिसे आप हल करना चाह सकते हैं।
वर्तमान में, यह फ़िल्टर उन कार्यों को भी छिपा देगा जिनकी कोई प्रारंभ तिथि नहीं है, जो आदर्श नहीं है। इसे हल करने के लिए, ऊपर वर्णित अनुसार फ़िल्टर विंडो पर वापस जाएं। "प्रारंभ तिथि" प्रॉपर्टी पर एक और फ़िल्टर जोड़ें, इस बार शर्त के रूप में "मौजूद नहीं है" चुनें और मान खाली छोड़ दें।
अब, जब आप फ़िल्टर लागू करते हैं, तो आपको कार्य दृश्य उन कार्यों को प्रदर्शित करता हुआ दिखाई देगा जहां प्रारंभ तिथि आ गई है, साथ ही वे कार्य जिनमें प्रारंभ तिथि नहीं है।
आपको इस परिवर्तन से लाभ होगा या नहीं यह आपके कार्य प्रबंधन वर्कफ़्लो पर निर्भर करता है। आप अपने सभी कार्यों को हर समय दृश्यमान रखना पसंद कर सकते हैं, भले ही वे कार्यान्वयन के लिए कब निर्धारित हैं। इस मामले में, Outlook का डिफ़ॉल्ट व्यवहार संतोषजनक होगा। हालांकि, कई खुले कार्यों के साथ अधिक जटिल वर्कफ़्लो के लिए, उन कार्यों को छिपाना महत्वपूर्ण है जिन पर अभी कार्रवाई नहीं की जा सकती, ताकि संज्ञानात्मक बोझ कम हो सके। हालांकि यह स्पष्ट से बहुत दूर है, Outlook में इसे स्थापित करना विशेष रूप से कठिन नहीं है।
अंत में, यह ध्यान देने योग्य है कि ये परिवर्तन केवल Outlook डेस्कटॉप ऐप पर लागू होते हैं – अन्य Outlook कार्य अनुभव, जैसे Microsoft To-Do, में इस तरह से कार्यों को फ़िल्टर करने की क्षमता का अभाव है। हालांकि, प्रारंभ तिथि प्रॉपर्टी (और अन्य सभी Outlook फ़ील्ड) हर Outlook कार्य पर उपलब्ध हैं, चाहे इसे कैसे भी बनाया गया हो।
