माइक्रोसॉफ्ट प्लानर एक कानबन-शैली की कार्य प्रबंधन प्रणाली है जिसका उद्देश्य व्यस्त टीमों और दूरस्थ श्रमिकों के लिए है। जब आप व्यक्तिगत रूप से उन पर चर्चा नहीं कर सकते, तो योजनाकार आपको कार्यों को व्यवस्थित करने, असाइन करने और ट्रैक करने में मदद कर सकता है।
प्लानर का काम "प्लान" में होता है जो ऑफिस 365 ग्रुप्स से जुड़ा होता है। जब आप एक नई योजना बनाते हैं, तो यह स्वचालित रूप से एक नया समूह बनाएगी (जब तक कि आप योजना को किसी मौजूदा समूह में नहीं जोड़ते)। यह समूह किसी अन्य की तरह Office 365 में मौजूद है - इसकी अपनी SharePoint साइट, OneNote नोटबुक और अन्य संसाधन होंगे।
यह पहली बार में जटिल लग सकता है लेकिन यह प्लानर के कुछ उन्नत एकीकरणों को शक्ति प्रदान करने में मदद करता है। दैनिक उपयोग में, आपको अंतर्निहित समूह मॉडल के बारे में बहुत अधिक चिंता करने की आवश्यकता नहीं है। आप Office 365 समूह प्रबंधन में शामिल हुए बिना योजनाएँ बनाने और उनमें उपयोगकर्ताओं को जोड़ने के लिए प्लानर इंटरफ़ेस का उपयोग कर सकते हैं।
योजनाएं और कार्य
टास्क.ऑफिस.कॉम पर प्लानर में लॉग इन करें और बाएं नेविगेशन मेनू में "नई योजना" पर क्लिक करें। अपनी योजना को नाम दें और चुनें कि इसे सार्वजनिक करना है या निजी। सार्वजनिक योजनाएँ आपके संगठन में सभी के लिए स्वतः दृश्यमान होती हैं।
योजनाओं के भीतर कार्यों को एक स्तंभ कानबन संरचना में व्यवस्थित किया जाता है। वे कार्ड की लंबवत सूचियों ("बाल्टी") के रूप में दर्शाए जाते हैं जो आपकी स्क्रीन पर क्षैतिज रूप से प्रदर्शित होते हैं। आप जितनी चाहें उतनी बकेट जोड़ सकते हैं।
टास्क बनाने के लिए, किसी भी बकेट में क्लिक करें और टास्क के लिए एक नाम टाइप करें। वैकल्पिक रूप से, एक नियत तिथि चुनें और उपयोगकर्ता को कार्य सौंपें। फिर यह उनके लिए पूरा करने के लिए एक कार्य के रूप में दिखाई देगा।
एक बार कार्य बन जाने के बाद, आप अधिक विकल्पों को प्रदर्शित करने के लिए उस पर क्लिक कर सकते हैं। इनमें नोट्स, चेकलिस्ट, टिप्पणियां और अटैचमेंट जोड़ने की क्षमता शामिल है। आप किसी कार्य की प्राथमिकता और वर्तमान प्रगति का भी संकेत दे सकते हैं।
फलक का दाहिना भाग आपको कार्य में जोड़ने के लिए रंग-कोडित लेबल से चयन करने देता है - ये बोर्ड स्क्रीन पर वापस कार्ड पर दिखाई देंगे। किसी भी लेबल का नाम बदलने के लिए उस पर क्लिक करें। लेबल आपको विभिन्न प्रकार के कार्यों के बीच अंतर करने में मदद करते हैं।
प्लानर का उपयोग करना
उपलब्ध विकल्पों का उपयोग करने का कोई निर्धारित तरीका नहीं है। छोटी टीमों के लिए, "करने के लिए," "करने" और "पूर्ण" बाल्टी के साथ एक साधारण सेटअप पर्याप्त हो सकता है। फिर आप प्रगति का स्पष्ट अवलोकन बनाने के लिए टास्क कार्ड को बकेट के बीच खींच सकते हैं।
अधिक मात्रा में कार्यों वाली बड़ी टीमों को अधिक संरचित दृष्टिकोण से लाभ हो सकता है। एक रैखिक प्रक्रिया का प्रतिनिधित्व करने वाली योजनाओं में प्रक्रिया के प्रत्येक चरण के लिए एक बाल्टी शामिल हो सकती है (जैसे "डिज़ाइन", "विकास", "परीक्षण" और "रिलीज़" सॉफ़्टवेयर विकास के लिए, या "योजना", "लिखें", "संपादित करें" , "समीक्षा" लिखने के लिए)। इसके बाद आप कार्ड पर "प्रगति" विकल्प का उपयोग पूर्णता स्थिति को इंगित करने के लिए कर सकते हैं।
कार्यों के बारे में अधिक जानकारी प्राप्त करने के लिए, आप प्लानर की अंतर्निहित विश्लेषण क्षमताओं का उपयोग कर सकते हैं। अपनी योजना का विज़ुअल ब्रेकडाउन प्राप्त करने के लिए प्रदर्शन के शीर्ष पर "चार्ट" टैब पर क्लिक करें। यह कार्य की स्थिति, बकेट और प्राथमिकता पर रिपोर्ट करता है, ताकि आप स्पष्ट रूप से देख सकें कि कार्य कैसे आगे बढ़ रहा है। शेड्यूल टैब आपको एक कैलेंडर दृश्य देता है जो आपको यह देखने देता है कि कार्य कब पूरा करने की योजना है।
इस लेख ने आपको प्लानर की बुनियादी अवधारणाओं का एक उच्च-स्तरीय अवलोकन दिया है। यदि आप अधिक जानना चाहते हैं, तो हमारे पास विशिष्ट सुविधाओं पर अधिक विस्तृत मार्गदर्शिकाएँ उपलब्ध हैं। स्टिकी नोट्स के कॉलम से ढके इन-ऑफिस व्हाइटबोर्ड को बदलने में प्लानर उत्कृष्ट है। आप अपने कार्यों का एक नज़र में दृश्य प्राप्त कर सकते हैं, जो वितरित दूरस्थ कार्य करने वाली टीमों में भी सभी को सूचित करता है।