रिमोट वर्क के लिए माइक्रोसॉफ्ट टीम्स में महारत हासिल करें: जुड़े रहने के लिए व्यापक गाइड

क्या आपको अचानक रिमोटली काम करने के लिए मजबूर किया जा रहा है? लेकिन आपको पता नहीं है कि यह कैसे करना है? चिंता न करें, यहां हम माइक्रोसॉफ्ट टीम्स का उपयोग कैसे करें, इस पर एक व्यापक गाइड के साथ मौजूद हैं।

माइक्रोसॉफ्ट टीम्स संचार, टीम सहयोग और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग बाजार में एक अपेक्षाकृत नया खिलाड़ी है। जैसे-जैसे ज़ूम से संबंधित गोपनीयता और सुरक्षा चिंताएं बढ़ रही हैं, छिपे हुए रत्न सामने आ रहे हैं।

सरल शब्दों में, माइक्रोसॉफ्ट टीम्स एक ऐसा टूल है जो Office 365 के साथ एकीकृत होता है, और यह वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग, फ़ाइल स्टोरेज, चैट आदि जैसी क्षमताओं को जोड़ता है।

इसका उपयोग करके, आप ऑनलाइन ऑफिस दस्तावेज़ बना सकते हैं, विचार और विशेषज्ञता साझा कर सकते हैं, बॉट्स का लाभ उठा सकते हैं, और भी बहुत कुछ कर सकते हैं।

महत्वपूर्ण बात यह है कि आपको इस शानदार टूल का उपयोग करने के लिए भुगतान भी नहीं करना पड़ता।

लाभ - माइक्रोसॉफ्ट टीम्स मुफ्त टूल

• असीमित चैट, ऑडियो और वीडियो कॉल
• टीम के लिए 10GB फ़ाइल स्टोरेज
• प्रत्येक व्यक्ति के लिए 2GB
• यह Office ऑनलाइन ऐप्स - वर्ड, पावरपॉइंट, एक्सेल, वननोट और 140 से अधिक बिजनेस ऐप्स के साथ एकीकृत होता है
• अपनी संपर्क सूची में 300 लोगों तक जोड़ सकते हैं (संगठन के भीतर या बाहर)

नोट: माइक्रोसॉफ्ट टीम्स का मुफ्त संस्करण केवल उन लोगों के लिए उपलब्ध है जिन्होंने कमर्शियल Office 365 सब्सक्रिप्शन के लिए भुगतान नहीं किया है।

मुख्य विशेषताएं - माइक्रोसॉफ्ट टीम्स

• एक टीम को एक साथ लाएं
• Office 365 एकीकरण
• API और बॉट फ्रेमवर्क के माध्यम से टीम्स को कस्टमाइज़ करें
• एक ही समय में फ़ाइलों को संपादित करें और खोलें
• Azure एक्टिव डायरेक्टरी एकीकरण

अभी भी आश्वस्त नहीं हैं, ज़ूम पर ही टिके रहना चाहते हैं?

यहां माइक्रोसॉफ्ट टीम्स और ज़ूम के बीच एक त्वरित तुलना है

अवलोकन - माइक्रोसॉफ्ट टीम्स

माइक्रोसॉफ्ट टीम्स के साथ शुरुआत करने के लिए, आपको माइक्रोसॉफ्ट टीम्स वेब पेज पर जाने और एक अकाउंट बनाने की आवश्यकता है। एक बार अकाउंट होने के बाद, आप भुगतान और मुफ्त दोनों योजनाओं की तुलना कर सकते हैं और तय कर सकते हैं कि आप किस योजना का उपयोग करना चाहते हैं। इसके साथ, आप माइक्रोसॉफ्ट टीम्स डेस्कटॉप एप्लिकेशन भी डाउनलोड कर सकते हैं।

टीम्स और चैनल्स

अब, आपके पास माइक्रोसॉफ्ट टीम इंस्टॉल है, आपको एक नाम और विवरण देकर एक टीम सेट अप करने की आवश्यकता है। प्रत्येक टीम के उपखंड होते जिन्हें चैनल्स कहा जाता है; एक जनरल चैनल स्वचालित रूप से बनाया जाता है। जब भी कोई गतिविधि होती है, तो चैनल हाइलाइट हो जाता है।

चैनल टैब्स - प्रत्येक चैनल के अपने डिफ़ॉल्ट टैब होते हैं - कन्वर्सेशन, फाइल्स, नोट्स, टीम सर्विसेज। यदि आप चाहें तो अपने स्वयं के टैब जोड़ सकते हैं।

कन्वर्सेशन - यह माइक्रोसॉफ्ट टीम्स की एक आवश्यक और केंद्रीय विशेषता है, और यह एक केंद्रीकृत चर्चा बोर्ड के रूप में काम करता है जहां सभी संचार सहेजे जाते हैं और खोज योग्य बनाए जाते हैं।

फाइलें - टीम्स विंडो आपको ग्रुप के साथ चैट करने, डिलीट करने, डाउनलोड करने, कॉपी करने, फ़ाइल खोलने आदि जैसे विभिन्न कार्यों को विंडो के भीतर करने देती है। यह विभिन्न एप्लिकेशन के बीच स्विच करने से बचने में मदद करता है।

नोट्स - यह टैब आपकी टीम को वननोट पर ले जाता है। इसका मतलब है, आप वननोट्स को संपादित और देख सकते हैं।

टैब जोड़ना - पावर BI डैशबोर्ड, प्लानर, स्प्रेडशीट आदि जोड़ने में मदद करता है।

मेनू - टीम्स के भीतर बाईं ओर, आपको विभिन्न विकल्प मिलते हैं - चैट, मीटिंग्स, फाइल्स, और एक्टिविटी। उनमें से अधिकांश स्व-व्याख्यात्मक हैं। जिनके लिए स्पष्टीकरण की आवश्यकता है, उनका वर्णन किया जाएगा।

एक्टिविटीज - टीम्स द्वारा किए गए अंतिम गतिविधियों को दिखाता है।

चैट - स्काइप फॉर बिजनेस वार्तालाप को संग्रहीत करके पूर्ण चैट इतिहास प्रदान करता है।

टीम्स - टीम्स के भीतर सभी टीम्स और चैनल्स का अवलोकन।

मीटिंग्स - आउटलुक से मीटिंग्स खींचता है और मीटिंग शेड्यूल करने की अनुमति देता है।

फाइल्स - वनड्राइव, वननोट में फ़ाइलों को देखें और खोजें।

अब जब हम माइक्रोसॉफ्ट टीम्स के बारे में जानते हैं और इससे हम क्या हासिल कर सकते हैं। माइक्रोसॉफ्ट टीम्स का उपयोग कैसे करें, यह सीखने का समय आ गया है।

माइक्रोसॉफ्ट टीम्स का उपयोग कैसे करें

माइक्रोसॉफ्ट टीम्स चार आवश्यक व्यावसायिक कार्यों को एक ही प्लेटफॉर्म में जोड़ती है। इसका उपयोग करके, आप संदेश भेज सकते हैं, टीम्स के साथ समन्वय कर सकते हैं, वॉयस/वीडियो कॉल कर सकते हैं, और अंत में माइक्रोसॉफ्ट 365 को एकीकृत कर सकते हैं।

1. माइक्रोसॉफ्ट टीम्स लॉन्च करें

आप माइक्रोसॉफ्ट टीम्स का उपयोग सीधे ब्राउज़र से कर सकते हैं या डेस्कटॉप एप्लिकेशन (मैक या पीसी) या मोबाइल डिवाइस (एंड्रॉइड और आईओएस) पर डाउनलोड कर सकते हैं।

इस ट्यूटोरियल के उद्देश्य के लिए, हम ब्राउज़र संस्करण का उपयोग करेंगे। चूंकि इसमें वही कार्यक्षमता है, आपको डेस्कटॉप या स्मार्टफोन एप्लिकेशन के रूप में उपयोग करते समय किसी समस्या का सामना नहीं करना पड़ेगा।

टीम्स का उपयोग करने के लिए https://teams.microsoft.com/start पर जाएं

यहां, आपको मुफ्त में साइन-अप करने का विकल्प मिलेगा। आप इस समय एक माइक्रोसॉफ्ट अकाउंट बना सकते हैं या मौजूदा का उपयोग करके लॉग इन कर सकते हैं।

हालांकि, यदि आप पहले से ही माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 365 के व्यावसायिक संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, तो आपके पास टीम्स इंस्टॉल होगा।

लॉग इन करने के बाद, आपसे पूछा जाएगा कि आप इसका उपयोग किस उद्देश्य के लिए करेंगे जैसे दोस्तों, व्यवसाय, परिवार, आदि के लिए। प्रत्येक विकल्प प्रोफाइल को तदनुसार अनुकूलित करता है लेकिन मौलिक कार्यक्षमता समान रहती है।

चूंकि हम में से अधिकांश COVID-19 के कारण घर से काम कर रहे हैं, हम 'काम के लिए' विकल्प लेंगे।

अब, आइए पहली टीम बनाते हैं।

2. एक टीम बनाएं

एक टीम बनाने या इसमें शामिल होने के लिए, टीम सेक्शन > जॉइन या क्रिएट ए टीम पर क्लिक करें। यदि पब्लिक टीम पहले से बनाई गई हैं, तो आप उन्हें देखेंगे, उस पर क्लिक करें। हालांकि, यदि आप एक विशेष टीम में शामिल होना चाहते हैं, तो आप एक कोड दर्ज कर सकते हैं।

इस उदाहरण में, हम क्रिएट ए टीम विकल्प चुनेंगे।

अब, आप तय कर सकते हैं कि टीम को पब्लिक, प्राइवेट या ऑर्ग-वाइड बनाना है।

• पब्लिक टीम का उपयोग कोई भी कर सकता है
• प्राइवेट केवल आमंत्रण द्वारा
• ऑर्ग वाइड स्वचालित रूप से व्यवसाय में सभी को जोड़ता है

एक बार जब आप उस प्रकार की टीम पर फैसला कर लेते हैं जिसे आप बनाना चाहते हैं, तो अगला आपको इसे नाम देना होगा और एक विवरण देना होगा।

3. टीम में सदस्य जोड़ना

आप कई तरीकों से टीम्स में लोगों को जोड़ सकते हैं। लेकिन सबसे सरल तरीका है ईमेल के माध्यम से एक लिंक भेजना। एक बार रिसीवर उस पर क्लिक करता है, तो वे स्वचालित रूप से नामांकित हो जाएंगे। वैकल्पिक रूप से, आप ईमेल पते सीधे टीम्स में जोड़ सकते हैं या आउटलुक, पीपल आदि से नाम, ईमेल पते आयात कर सकते हैं।

एक बार लोग जुड़ जाने के बाद, आप उन्हें टीम्स सूची में देखेंगे और सदस्यों और उनकी गतिविधि को प्राप्त कर सकते हैं।

डिफ़ॉल्ट रूप से, इसमें जनरल उपखंड होता है जिसे चैनल्स कहा जाता है। आप इन चैनल्स में से एक जोड़ सकते हैं और दूसरों के साथ बातचीत शुरू कर सकते हैं।

4. एक चैनल जोड़ें

एक चैनल बनाने के लिए, इसे एक शीर्षक, विवरण दें। आप इसे स्टैंडर्ड या प्राइवेट रखने का फैसला कर सकते हैं। यदि आप एक निजी बातचीत चाहते हैं, तो आप प्राइवेट विकल्प चुन सकते हैं।

एक बार चैनल बन जाने के बाद, आप फाइलें लोड कर सकते हैं, पोस्ट जोड़ सकते हैं और टीम के सदस्यों के साथ बातचीत कर सकते हैं।

5. चैनल वार्तालाप

एक स्टैंडर्ड चैनल में चैट करना, यह निजी नहीं है; यह एक जोरदार चर्चा की तरह है। उदाहरण के लिए, यदि आपने जिम को एक संदेश भेजा है, तो वार्तालाप में हर कोई इसे देख सकता है। लेकिन केवल जिम को सतर्क किया जाएगा ताकि वह संदेश पर ध्यान केंद्रित कर सके। इसके अलावा, यदि आप चाहें, तो आप उल्लेख न किए जाने पर भी चैनल का जवाब दे सकते हैं।

6. वीडियो चैट

दाएं पैनल के नीचे, आपको सबसे महत्वपूर्ण विकल्प दिखाई देगा: मीट। यह एक वीडियो कैमरे जैसा दिखता है और मीट नाउ पढ़ता है।

वीडियो चैट शुरू करने के लिए, इस आइकन पर क्लिक करें। आप म्यूट कर सकते हैं, वीडियो अक्षम कर सकते हैं, फाइलें शेयर कर सकते हैं, उपस्थित लोगों को दिखा सकते हैं। आप अपने डेस्कटॉप को भी शेयर कर सकते हैं या व्हाइटबोर्ड कार्यक्षमता का उपयोग कर सकते हैं।

7. चैनल प्रबंधित करना

आप किसी भी चैनल में शामिल हो सकते हैं और छोड़ सकते हैं। यदि आप एक चैनल में शामिल होते हैं और यह उपयुक्त नहीं पाते हैं तो आप इसे हटा सकते हैं। इससे पहले कि आप इसे हटाने का फैसला करें, याद रखें कि एक बार जब आप ऐसा करते हैं तो उस चैनल से संबंधित सभी वार्तालाप, रिकॉर्डिंग और बाकी सब कुछ हटा दिया जाएगा।

हालांकि, यदि कोई संलग्न फाइलें हैं, तो उन्हें शेयरपॉइंट पर बनाए रखा जाएगा।

8. कार्यक्षमता जोड़ना

उदाहरण के लिए, हमने केवल मुख्य कार्यक्षमता समझाई। हालांकि, आप टीम्स में कैलेंडर जैसी विभिन्न सुविधाओं और एकीकरण को जोड़ सकते हैं ताकि मीटिंग शेड्यूल कर सकें और सूचित रहें।

आप ज़ूम, ट्रेलो, KUDO आदि जैसे तृतीय-पक्ष उत्पादों की एक विशाल श्रृंखला से भी जुड़ सकते हैं।

यही था; इन सरल चरणों का उपयोग करके, आप माइक्रोसॉफ्ट टीम्स का उपयोग कर सकते हैं और अपने टीम के सदस्यों के साथ सहयोग कर सकते हैं। इतना ही नहीं, बल्कि आप स्टिकर्स, इमोजी, GIFs का उपयोग करके खुद को अभिव्यक्त भी कर सकते हैं। हम आशा करते हैं कि आप माइक्रोसॉफ्ट टीम्स को एक मौका देंगे। एक बार जब आप इसका उपयोग करते हैं, तो कृपया हमारे साथ अपना अनुभव साझा करें।