जब भी कोई नौकरी छोड़ता है या किसी संगठन के साथ नहीं रहता है तो उनके डेटा को हटाना और उन्हें ऑफिस 365 से हटाना समझ में आता है। यह न केवल भविष्य के कर्मचारियों के लिए एक स्थान खाली करता है बल्कि उपयोगकर्ता को वापस जाकर अपने डेटा तक पहुंचने से रोकता है। यह उपयोगकर्ता के लिए अतिरिक्त ऑफिस 365 सब्सक्रिप्शन शुल्क का भुगतान करना भी समाप्त करता है। इस गाइड में, हम देखेंगे कि IT एडमिन पुराने ऑफिस 365 खातों को कैसे हटा सकते हैं।
कुछ जानकारी
किसी भी चीज़ में आने से पहले, हम उल्लेख करेंगे कि यह केवल IT एडमिन के लिए एक गाइड है। केवल वे लोग जिनके पास व्यवसाय या स्कूल के लिए ऑफिस 365 ग्लोबल एडमिन या उपयोगकर्ता प्रबंधन अनुमतियां हैं, उपयोगकर्ता खातों को हटा सकते हैं। यह भी ध्यान देने योग्य है कि एक IT एडमिन के पास खाते को पुनर्स्थापित करने के लिए केवल 30 दिन होंगे इससे पहले कि उपयोगकर्ता का डेटा स्थायी रूप से हटा दिया जाए।
हम यह भी उल्लेख करेंगे कि भले ही आप एक ऑफिस 365 उपयोगकर्ता को हटा दें, फिर भी आप उनके लाइसेंस के लिए भुगतान कर रहे होंगे। आपको लाइसेंस के लिए भुगतान रोकने या इसे किसी अन्य उपयोगकर्ता को स्थानांतरित करने का अतिरिक्त कदम उठाना होगा, ताकि अतिरिक्त भुगतान से बचा जा सके।
यदि महत्वपूर्ण कंपनी जानकारी खोना एक चिंता का विषय है, तो यदि आवश्यक हो तो पूर्व उपयोगकर्ता के डेटा का बैकअप लेने के तरीके हैं। अंत में, खाते को हटाने से पहले उपयोगकर्ता के ईमेल को रखना अभी भी संभव है, ईमेल को किसी अन्य स्थान पर ले जाकर। एंटरप्राइज़-स्तरीय ऑफिस 365 सब्सक्रिप्शन वाले IT एडमिन एक हटाए गए ऑफिस 365 उपयोगकर्ता खाते के मेलबॉक्स डेटा को निष्क्रिय मेलबॉक्स में बदलकर संरक्षित कर सकते हैं।
चरण 1: एक उपयोगकर्ता हटाएं
यदि आप एक उपयोगकर्ता का खाता हटा रहे हैं जिसे आपने साझा मेलबॉक्स में बदल दिया है, तो उपयोगकर्ता को हटाने से पहले एक विशेष विचार है। यदि आपने खाते पर ईमेल अग्रेषण सेट किया है तो विशेष विचार भी है।
कारण क्यों? जब कोई व्यक्ति साझा मेलबॉक्स को भेजे गए संदेश का उत्तर देता है, तो ईमेल व्यक्तिगत उपयोगकर्ता के बजाय साझा मेलबॉक्स से भेजा हुआ दिखाई देगा। इसके अतिरिक्त, ईमेल अग्रेषण भी वास्तविक खाते के अभी भी सक्रिय होने पर निर्भर करता है और यदि आप खाता हटाते हैं तो मेलबॉक्स निष्क्रिय हो जाएगा। इन स्थितियों में, माइक्रोसॉफ्ट खाते को हटाने के बजाय लाइसेंस के लिए भुगतान रोकने की सिफारिश करता है (जिसे हम अगले अनुभाग में वर्णन करते हैं।)
वैसे भी, ऑफिस 365 खाते या उपयोगकर्ता को हटाने के साथ शुरू करने के लिए, आपको माइक्रोसॉफ्ट 365 एडमिन सेंटर पर जाना होगा। यहां से, आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि शीर्ष पर नया एडमिन सेंटर आज़माएं स्विच टॉगल किया गया है। फिर आप साइडबार में उपयोगकर्ता पर क्लिक कर सकते हैं, उस उपयोगकर्ता का चयन करें जिसे आप हटाना चाहते हैं और उपयोगकर्ता हटाएं चुनें।
अधिक गहन अनुभव वाले IT एडमिन Remove-MsolUser PowerShell cmdlet के साथ एक ही समय में कई उपयोगकर्ताओं को भी हटा सकते हैं। हम इसके तकनीकी पहलुओं में नहीं जाएंगे, लेकिन यदि आप चाहें तो आप यहां इसके बारे में पढ़ सकते हैं।
चरण 2: उनके लाइसेंस के लिए भुगतान रोकें
फिर से, ऑफिस 365 खाता हटाने का मतलब यह नहीं है कि आप लाइसेंस के लिए भुगतान करना बंद कर देंगे। आप निम्नलिखित करके लाइसेंस के लिए भुगतान रोक सकते हैं। आप पहले माइक्रोसॉफ्ट 365 एडमिन सेंटर के बिलिंग पेज पर जाना चाहेंगे। फिर, आप उत्पाद और सेवाएं पेज पर क्लिक करना चाहेंगे। फिर आप सब्सक्रिप्शन का चयन कर सकते हैं और फिर लाइसेंस हटाने के लिए लाइसेंस जोड़ें/हटाएं चुन सकते हैं। आप उसी पेज से लाइसेंस को किसी और को पुनः असाइन भी कर सकते हैं, यदि आवश्यक हो। बस ध्यान रखें कि यह स्वचालित रूप से किसी को असाइन नहीं किया जाएगा।
अन्य नोट्स
आपकी स्थिति के आधार पर, आप ऑफिस 365 उपयोगकर्ता को हटाने के बाद संबंधित लाइसेंस को हटाने में सक्षम नहीं हो सकते हैं (इस मामले में, आप अब मुक्त हुए लाइसेंस को नए उपयोगकर्ता को पुनः असाइन कर सकते हैं)। यह तब होगा जब आपने पार्टनर या वॉल्यूम लाइसेंसिंग के माध्यम से लाइसेंस खरीदे हों। आप लाइसेंस हटाने में भी सक्षम नहीं हो सकते हैं यदि आप वार्षिक योजना के लिए भुगतान कर रहे हैं या यदि आप बिलिंग चक्र के बीच में हैं। इस मामले में, आप अपनी प्रतिबद्धता पूरी होने तक अपने सब्सक्रिप्शन से लाइसेंस नहीं हटा पाएंगे। आप माइक्रोसॉफ्ट से यहां ऑफिस 365 खातों को हटाने के बारे में अधिक जान सकते हैं।
