जब भी कोई व्यक्ति नौकरी छोड़ता है या किसी संगठन के साथ नहीं रहता है, तो उनके डेटा को हटाना और उन्हें Office 365 से निकालना समझ में आता है। यह न केवल भविष्य के कर्मचारियों के लिए एक स्थान को मुक्त करता है बल्कि यह उपयोगकर्ता को वापस जाने और उनके डेटा तक पहुँचने से रोकता है। यह उपयोगकर्ता के लिए अतिरिक्त Office 365 सदस्यता शुल्क का भुगतान करना भी समाप्त कर देता है। इस गाइड में, हम देखेंगे कि आईटी व्यवस्थापक पुराने Office 365 खातों को कैसे हटा सकते हैं।
कुछ जानकारी
कुछ भी करने से पहले, हम उल्लेख करेंगे कि यह केवल आईटी व्यवस्थापकों के लिए एक मार्गदर्शिका है। केवल वे लोग जिनके पास किसी व्यवसाय या विद्यालय के लिए Office 365 वैश्विक व्यवस्थापक या उपयोगकर्ता प्रबंधन अनुमतियाँ हैं, वे उपयोगकर्ता खाते हटा सकते हैं। यह भी ध्यान देने योग्य है कि उपयोगकर्ता के डेटा को स्थायी रूप से हटाए जाने से पहले एक आईटी व्यवस्थापक के पास खाते को पुनर्स्थापित करने के लिए केवल 30 दिन का समय होगा।
हम यह भी उल्लेख करेंगे कि यदि आप किसी Office 365 उपयोगकर्ता को हटा भी देते हैं, तब भी आप उनके लाइसेंस के लिए भुगतान करेंगे। आपको अतिरिक्त भुगतान करने से बचने के लिए लाइसेंस के लिए भुगतान रोकने का अतिरिक्त कदम उठाना होगा या इसे किसी अन्य उपयोगकर्ता के पास ले जाना होगा।
यदि कंपनी की महत्वपूर्ण जानकारी खोना चिंता का विषय है, तो आवश्यकता पड़ने पर पूर्व उपयोगकर्ता के डेटा का बैकअप लेने के तरीके हैं। अंत में, ईमेल को किसी भिन्न स्थान पर ले जाकर खाते को हटाने से पहले, उपयोगकर्ता के ईमेल को रखना अभी भी संभव है। एंटरप्राइज़-स्तरीय Office 365 सदस्यता वाले IT व्यवस्थापक हटाए गए Office 365 उपयोगकर्ता खाते के मेलबॉक्स डेटा को एक निष्क्रिय मेलबॉक्स में बदलकर संरक्षित भी कर सकते हैं।
चरण 1:किसी उपयोगकर्ता को हटाएं
यदि आप किसी उपयोगकर्ता का खाता हटा रहे हैं जिसे आपने साझा मेलबॉक्स में परिवर्तित किया है, तो उपयोगकर्ता को हटाने से पहले एक विशेष विचार किया जाता है। यदि आपने खाते पर ईमेल अग्रेषण सेट अप किया है तो भी विशेष ध्यान दिया जाता है।
कारण क्यों? जब कोई व्यक्ति साझा मेलबॉक्स को भेजे गए संदेश का उत्तर देता है, तो ईमेल साझा मेलबॉक्स से प्रतीत होगा, न कि व्यक्तिगत उपयोगकर्ता से। इसके अतिरिक्त, ईमेल अग्रेषण इस बात पर भी निर्भर करता है कि वास्तविक खाता अभी भी सक्रिय है और यदि आप खाते को हटाते हैं तो मेलबॉक्स निष्क्रिय हो जाएगा। इन स्थितियों में, Microsoft अनुशंसा करता है कि आप खाते को हटाने के बजाय लाइसेंस के लिए भुगतान करना बंद कर दें (जिसका वर्णन हम अगले भाग में करेंगे।)
वैसे भी, किसी Office 365 खाते या उपयोगकर्ता को हटाने के साथ आरंभ करने के लिए, आपको Microsoft 365 व्यवस्थापन केंद्र पर जाना होगा। यहां से, आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि नया व्यवस्थापन केंद्र आज़माएं स्विच को शीर्ष पर टॉगल किया जाता है। फिर आप उपयोगकर्ता . पर क्लिक कर सकते हैं साइडबार में, उस उपयोगकर्ता का चयन करें जिसे आप हटाना चाहते हैं और चुनें उपयोगकर्ता हटाएं ।
अधिक गहन अनुभव वाले IT व्यवस्थापक एक ही समय में कई उपयोगकर्ताओं को Remove-MsolUser PowerShell cmdlet से हटा सकते हैं। हम इसके तकनीकी पहलुओं में नहीं जाएंगे, लेकिन आप चाहें तो इसके बारे में यहां पढ़ सकते हैं।
चरण 2:उनके लाइसेंस के लिए भुगतान करना बंद करें
दोबारा, किसी Office 365 खाते को हटाने का अर्थ अभी भी है कि आप लाइसेंस के लिए भुगतान करेंगे। आप निम्न कार्य करके लाइसेंस के लिए भुगतान करना बंद कर सकते हैं। आप सबसे पहले बिलिंग . पर जाना चाहेंगे Microsoft 365 व्यवस्थापन केंद्र का पृष्ठ। फिर, आप उत्पाद और सेवाएं . पर क्लिक करना चाहेंगे पृष्ठ। फिर आप सदस्यता का चयन कर सकते हैं और फिर लाइसेंस हटाने के लिए लाइसेंस जोड़ें/निकालें का चयन कर सकते हैं। यदि आवश्यक हो, तो आप उसी पृष्ठ से किसी अन्य व्यक्ति को लाइसेंस पुन:असाइन भी कर सकते हैं। बस ध्यान रखें कि यह स्वचालित रूप से किसी को नहीं सौंपा जाएगा।
अन्य नोट्स
आपकी स्थिति के आधार पर, हो सकता है कि आपके द्वारा किसी Office 365 उपयोगकर्ता को निकालने के बाद आप संबंधित लाइसेंस को निकालने में सक्षम न हों (इस मामले में, आप अभी भी नए उपयोगकर्ता को अब मुक्त किए गए लाइसेंस को फिर से असाइन कर सकते हैं)। ऐसा तब होगा जब आपने किसी भागीदार या वॉल्यूम लाइसेंसिंग के माध्यम से लाइसेंस खरीदे हों। यदि आप किसी वार्षिक योजना के लिए भुगतान कर रहे हैं या यदि आप बिलिंग चक्र के बीच में हैं, तो भी आप लाइसेंस नहीं निकाल पाएंगे। इस मामले में, जब तक आपकी प्रतिबद्धता पूरी नहीं हो जाती, तब तक आप अपनी सदस्यता से लाइसेंस नहीं हटा पाएंगे। आप यहाँ Microsoft से Office 365 खाते हटाने के बारे में अधिक जान सकते हैं।