एक रिपोर्ट डेटा को एक संगठित प्रारूप में सारांशित और प्रस्तुत करने के लिए उपयोग किया जाने वाला एक उपकरण है, आमतौर पर मुद्रित। रिपोर्ट्स और फॉर्म्स समान हैं, लेकिन फॉर्म्स का उपयोग डेटा देखने, इनपुट करने और संपादित करने के लिए किया जाता है और रिकॉर्ड्स का विस्तृत दृश्य प्रदान करते हैं और आमतौर पर स्क्रीन पर दिखाए जाते हैं। रिपोर्ट्स का उपयोग जानकारी देखने, सारांशित करने और डेटा को समूहित करने के लिए किया जाता है और स्क्रीन पर देखा जा सकता है लेकिन आमतौर पर मुद्रित किया जाता है।
Access में रिपोर्ट डिजाइन उपकरण
- रिपोर्ट: वर्तमान क्वेरी या टेबल में डेटा की एक बुनियादी रिपोर्ट बनाएं जो समूह या कुल जोड़ सकती है
- रिपोर्ट डिजाइन: डिजाइन दृश्य में एक नई खाली रिपोर्ट बनाएं। आप रिपोर्ट में उन्नत डिजाइन परिवर्तन कर सकते हैं, जैसे कस्टम नियंत्रण प्रकार जोड़ना और कोड जोड़ना।
- खाली रिपोर्ट: एक नई खाली रिपोर्ट बनाएं ताकि आप फील्ड्स डाल सकें और रिपोर्ट डिजाइन कर सकें।
- रिपोर्ट विज़ार्ड: रिपोर्ट विज़ार्ड प्रदर्शित करता है जो एक सरल अनुकूलित रिपोर्ट बनाने में आपकी सहायता करता है।
- लेबल: मानक या कस्टम लेबल बनाने के लिए लेबल विज़ार्ड प्रदर्शित करता है।
Microsoft Access का उपयोग करके रिपोर्ट कैसे बनाएं
1] रिपोर्ट टूल का उपयोग करके रिपोर्ट बनाएं
बनाएं टैब पर रिपोर्ट समूह में जाएं, रिपोर्ट समूह पर क्लिक करें। एक रिपोर्ट जल्दी बन जाती है। फॉर्म के विपरीत, रिपोर्ट्स को संपादित नहीं किया जा सकता, लेकिन आप कॉलम को समायोजित करके अपनी रिपोर्ट को संशोधित कर सकते हैं; कॉलम पर क्लिक करके, एक पीला बॉर्डर दिखाई देगा, और आप कॉलम के किनारे को अपनी पसंदीदा लंबाई तक खींच सकते हैं।
किसी कॉलम या पंक्ति को हटाने के लिए, जिसे आप नहीं चाहते हैं। पंक्ति या कॉलम पर राइट क्लिक करें और हटाएं पर क्लिक करें। रिपोर्ट को लेआउट दृश्य में संशोधित किया जाना चाहिए।
2] रिपोर्ट डिजाइन का उपयोग करके रिपोर्ट बनाएं
रिपोर्ट समूह में, रिपोर्ट डिजाइन चुनें; यह आपको डिजाइन दृश्य प्रदर्शन पर ले जाएगा। डिजाइन दृश्य पेज हेडर, विवरण, और पेज फूटर जैसे अनुभागों में स्तरित है।
खाली लेआउट में डेटा जोड़ने के लिए, गुण पर क्लिक करें, फिर गुण शीट के शीर्ष पर ड्रॉप-डाउन मेनू के तीर पर क्लिक करें, अब रिपोर्ट चुनें। डेटा पर क्लिक करें। रिकॉर्ड स्रोत ड्रॉप-डाउन मेनू पर, अपनी क्वेरी या टेबल चुनें जिसे आप अपनी रिपोर्ट में उपयोग करना चाहते हैं।
मौजूदा फील्ड्स जोड़ें पर क्लिक करें। उन फील्ड्स पर क्लिक करें जिन्हें आप रिपोर्ट में जोड़ना चाहते हैं और उन्हें विवरण अनुभाग में खींचें।
प्रिंट पूर्वावलोकन पर जाएं। आप अपनी रिपोर्ट को मुद्रित दृश्य में देखेंगे। प्रिंट दृश्य के निचले बाएं भाग में, नेविगेशन बटन हैं जो आपको रिपोर्ट के माध्यम से नेविगेट करने की अनुमति देते हैं।
डिजाइन दृश्य पर लौटने के लिए, विंडो के ऊपरी दाएं भाग पर प्रिंट दृश्य बंद करें बटन पर क्लिक करके प्रिंट पूर्वावलोकन को बंद करें।
3] खाली रिपोर्ट का उपयोग करके रिपोर्ट बनाएं
बनाएं टैब पर रिपोर्ट समूह में, खाली रिपोर्ट उपकरण चुनें।
रिपोर्ट लेआउट टूल्स विंडो के दाईं ओर, मौजूदा फील्ड्स जोड़ें चुनें। एक फील्ड सूची है; फील्ड पर क्लिक करें और फील्ड को खाली स्थान पर खींचें। फिर प्रिंट पूर्वावलोकन पर जाएं; आप अपनी रिपोर्ट का प्रिंटआउट देखेंगे।
4] रिपोर्ट विज़ार्ड का उपयोग करके रिपोर्ट बनाएं
रिपोर्ट समूह में, रिपोर्ट विज़ार्ड चुनें, एक रिपोर्ट विज़ार्ड डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
डायलॉग बॉक्स में, उस टेबल और फील्ड्स को चुनें जिन्हें आप अपनी रिपोर्ट में चाहते हैं। इन बटनों को दबाकर (>, >>, <, <<)। फिर अगला क्लिक करें।
विज़ार्ड में, एक प्रश्न पूछा जाएगा 'क्या आप कोई समूह स्तर जोड़ना चाहते हैं? वह समूह स्तर चुनें जिसकी आपको आवश्यकता है, फिर अगला।
ड्रॉप-डाउन मेनू और ड्रॉप-डाउन मेनू के बगल में बटन द्वारा आप जिस क्रम में अपनी रिपोर्ट चाहते हैं उसे चुनें जहां आप आरोही या अवरोही क्रम चुन सकते हैं। फिर अगला।
आप चुन सकते हैं कि आप अपनी रिपोर्ट को कैसे लेआउट करना चाहते हैं। आप विकल्प चुन सकते हैं; कॉलम्नार, सारणीबद्ध, और न्यायोचित, और आप लेआउट के अभिविन्यास का चयन कर सकते हैं, या तो पोर्ट्रेट या लैंडस्केप। फिर अगला
आप शीर्षक चुन सकते हैं और रिपोर्ट का पूर्वावलोकन कर सकते हैं या रिपोर्ट डिजाइन संशोधित कर सकते हैं। फिर समाप्त।
5] लेबल बनाएं
- रिपोर्ट समूह पर लेबल क्लिक करें। एक डायलॉग बॉक्स पॉप अप होगा।
- आप वह आकार चुन सकते हैं जो आप चाहते हैं। माप की इकाई, लेबल प्रकार, और निर्माता का फ़िल्टर फिर अगला।
- फ़ॉन्ट नाम, फ़ॉन्ट आकार, फ़ॉन्ट वजन, और टेक्स्ट रंग चुनें। फिर अगला।
- उन फील्ड्स को चुनें जो आप अपने मेलिंग लेबल पर चाहते हैं।
- अपने फील्ड्स को क्रमबद्ध करें। अगला।
- आप शीर्षक चुन सकते हैं और लेबल का पूर्वावलोकन कर सकते हैं या लेबल डिजाइन संशोधित कर सकते हैं।
- फिर समाप्त पर क्लिक करें। एक लेबल बन जाता है।
- आप अपने लेबल्स को प्रिंट दृश्य में देख सकते हैं।
बस इतना ही।
अगला पढ़ें: Microsoft Access में डेटाबेस कैसे बनाएं।
