दोपहर का भोजन पकाने का समय नहीं? कोई समस्या नहीं, एक कैन ले लो। कैंपिंग चाउ चाहिए जो खराब न हो? आसान, कुछ डिब्बाबंद भोजन ले लो। वही ईमेल उत्तर बार-बार टाइप करने से थक गए? कैन्ड ईमेल आज़माएं! सोच रहे हैं मैं मजाक कर रहा हूँ? फिर से सोचो। कैन्ड रिस्पॉन्स, या कैन्ड रिप्लाई, एक ऐसी सुविधा है जिसे बहुत से उपयोगकर्ताओं ने कभी नहीं आजमाया, लेकिन एक बार जब आप इसे आजमा लेते हैं, तो पीछे मुड़कर नहीं देखते।
क्या आप हमेशा से जीमेल कैन्ड रिस्पॉन्स के बारे में सुनते आए हैं लेकिन इसे आजमाने का मौका कभी नहीं मिला? क्या आप इसके बारे में पहली बार सुन रहे हैं? आपके उत्तर के बावजूद, यदि आपने इस शानदार सुविधा को पहले कभी नहीं आजमाया है, तो यह उच्च समय है कि आप ऐसा करें, और यह पूरी तरह से स्पष्ट करने के लिए कि आपको ऐसा क्यों करना चाहिए, यह पोस्ट आपको कैन्ड रिस्पॉन्स के बारे में सब कुछ बताएगी, वास्तव में क्या वे हैं, कब वे उपयोगी हैं और कैसे आप उनका उपयोग करके समय बचा सकते हैं।
कैन्ड रिस्पॉन्स क्या हैं?
यदि आप पिछले कई वर्षों से आसपास रहे हैं, तो संभावना है कि आपने कम से कम कैन्ड रिस्पॉन्स के बारे में सुना हो। अपने मनोरंजक नाम के साथ, कैन्ड रिस्पॉन्स वास्तव में डिब्बाबंद भोजन जितने उपयोगी हैं, और लगभग दोगुने स्वस्थ। इसे सरलता से कहें तो, कैन्ड रिस्पॉन्स आपके बचाव में आते हैं जब आपको एक ही टेक्स्ट को ईमेल में बार-बार उपयोग करने की आवश्यकता होती है। कैन्ड रिस्पॉन्स के अनगिनत उपयोग हैं, जैसा कि हम जल्द ही देखेंगे, लेकिन इससे पहले कि हम उनमें गोता लगाएं, यह समझना महत्वपूर्ण है कि वास्तव में कैन्ड रिस्पॉन्स क्या हैं।
कारण चाहे जो हो, लगभग सभी के पास आवर्ती ईमेल होते हैं जो बार-बार एक ही बात कहते हैं। आप हर बार जब उन्हें भेजना चाहते हैं तो इन प्रतिक्रियाओं को टाइप कर सकते हैं, लेकिन आप उन्हें एक बार लिख सकते हैं, उन्हें डिब्बाबंद कर सकते हैं, और हर बार जब आप उनका उपयोग करना चाहते हैं तो उन्हें डिब्बे से बाहर निकाल सकते हैं। यह सुविधा लगभग हर ईमेल प्लेटफॉर्म पर उपलब्ध है, लेकिन शायद जीमेल पर सबसे अच्छी तरह से जानी जाती है और उपयोग करने में सबसे आसान है।
मैं इनका उपयोग क्यों करना चाहूंगा?
इसे सरलता से कहें, क्यों नहीं? कैन्ड रिस्पॉन्स के कुछ बेहतरीन उपयोग यहां दिए गए हैं:
एक ही ईमेल को कई बार भेजना: क्या आप ईबे, अमेज़ॅन या इसी तरह की साइटों पर सामान बेचते हैं? अपने उत्पाद का वर्णन करने के लिए कैन्ड रिस्पॉन्स का उपयोग करें, या खरीदारों को सूचित करें कि यह बिक चुका है। कई ग्राहकों को अनुबंध, प्रश्न या विवरण भेजने की आवश्यकता है? उन ईमेल को डिब्बाबंद करें। कई ईमेल का उसी तरह से जवाब देने की आवश्यकता है? यह कैन्ड रिस्पॉन्स के लिए एकदम सही उपयोग है। हर बार इन ईमेल को खरोंच से टाइप करने के बजाय, या पुराने ईमेल से कॉपी और पेस्ट करने के बजाय, बस एक कैन्ड रिस्पॉन्स सहेजें। यह क्लासिक उपयोग है।
स्मार्ट ऑटो-रिस्पॉन्डर: जीमेल में, और किसी अन्य क्लाइंट में जो परिष्कृत फिल्टर प्रदान करता है, आप स्मार्ट ऑटो-रिस्पॉन्डर सेट करने के लिए कैन्ड रिस्पॉन्स का उपयोग कर सकते हैं। वे स्मार्ट क्यों हैं? जब आप एक ऑटो-रिस्पॉन्स ईमेल सेट करते हैं, तो यह आपसे संपर्क करने वाले सभी को भेजा जाता है, चाहे वह कोई भी हो। यह हमेशा आदर्श नहीं होता। क्या आप चाहते हैं कि आपके ग्राहकों को एक उत्तर मिले, आपके परिवार को दूसरा, और बाकी को बिल्कुल भी उत्तर न मिले? बस अलग-अलग कैन्ड रिस्पॉन्स सेट करें, और उन्हें अपने ईमेल फिल्टर से जोड़ दें।
एकाधिक हस्ताक्षर: कई ईमेल क्लाइंट आपको एक ही ईमेल पते के लिए एकाधिक हस्ताक्षर उपयोग नहीं करने देते। कैन्ड रिस्पॉन्स के साथ, आप कई अलग-अलग हस्ताक्षर सेट कर सकते हैं और उनमें से प्रत्येक को कैन्ड रिस्पॉन्स के रूप में सहेज सकते हैं। अब, जब आप ईमेल लिखना शुरू करते हैं, तो आप एक क्लिक में प्रासंगिक हस्ताक्षर जोड़ सकते हैं।
रचनात्मक उपयोग: कैन्ड रिस्पॉन्स के साथ आप क्या कर सकते हैं इसकी कोई सीमा नहीं है, यह सब इस बात पर निर्भर करता है कि आप कितने रचनात्मक होना चाहते हैं। क्या आपके पास एक सेट किराने की सूची है? इसे स्वचालित रूप से भेजने के लिए सेट करें जब आपके पति आपको इसके लिए ईमेल करें। क्या आपको किसी को बार-बार एक ही बात समझानी पड़ती है? समय बर्बाद न करें, मूल व्याख्या को डिब्बाबंद करें और आवश्यकतानुसार इसे संशोधित करें। इसके साथ मज़े करें!
जीमेल में कैन्ड रिस्पॉन्स सेट करना
जबकि आप ऊपर दिए गए लिंक का उपयोग करके विभिन्न प्रदाताओं और क्लाइंट में कैन्ड रिस्पॉन्स सेट करना सीख सकते हैं, नीचे आपको जीमेल में इसे ठीक से करने का तरीका मिलेगा। जीमेल क्यों? शुरुआत के लिए, यह वही है जो मैं उपयोग करता हूं, और यदि आंकड़ों पर भरोसा किया जाए, तो इस साल की शुरुआत में हॉटमेल को पार करने के बाद यह अब दुनिया की सबसे लोकप्रिय ईमेल सेवा है।
आश्चर्यजनक रूप से, कैन्ड रिस्पॉन्स अभी भी एक मूल जीमेल सुविधा नहीं है, और इसका उपयोग शुरू करने से पहले आपको इसे लैब्स टैब में सक्षम करना होगा। जीमेल कैन्ड रिस्पॉन्स सेट करने के लिए, एक नई ईमेल विंडो में इसे लिखना शुरू करें। जब आप पूरा कर लें, तो कंपोज़ विंडो के दाईं ओर त्रिकोण पर क्लिक करें, "कैन्ड रिस्पॉन्स" चुनें और फिर "नया कैन्ड रिस्पॉन्स…" पर क्लिक करें।
यदि आप अभी भी पुराने जीमेल कंपोज़ का उपयोग कर रहे हैं, और मुझे यकीन है कि आप में से कई हैं, तो प्रक्रिया थोड़ी अलग है। अपना ईमेल लिखने के बाद, विषय पंक्ति के नीचे "कैन्ड रिस्पॉन्स" लिंक देखें। आपको यहां "नया कैन्ड रिस्पॉन्स…" विकल्प मिलेगा।
बधाई हो! अब आपके पास एक नया कैन्ड रिस्पॉन्स है। जैसे-जैसे आप उन्हें जोड़ते रहेंगे, आप सूची को लंबी होती देखेंगे। बस भ्रमित न हों, हालांकि। सूची तीन शीर्षकों के तहत दिखाई देती है: सम्मिलित करें, सहेजें और हटाएं। पहला और तीसरा स्व-व्याख्यात्मक हैं, लेकिन यदि आप सहेजें मेनू के तहत अपनी प्रतिक्रियाओं में से एक को चुनते हैं, तो आप इसे अपने ड्राफ्ट ईमेल पर जो कुछ भी वर्तमान में है उससे अधिलेखित कर देंगे।
कैन्ड रिस्पॉन्स को फ़िल्टर के साथ एकीकृत करने के लिए, सेटिंग्स के माध्यम से एक नया फ़िल्टर बनाएं, और फ़िल्टर के कार्यों को चुनते समय, "कैन्ड रिस्पॉन्स भेजें" के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें, और चुनें कि आप कौन सी प्रतिक्रिया भेजना चाहते हैं।
निष्कर्ष
कैन्ड रिस्पॉन्स वास्तव में डिब्बाबंद भोजन के बाद से सबसे अच्छे आविष्कारों में से एक हैं। यदि आप आज कुछ और नहीं करते हैं, तो अपने आप पर एक एहसान करें और एक कैन्ड रिस्पॉन्स बनाएं। मैं आपसे वादा करता हूं, आपको इसका पछतावा नहीं होगा।
आप कैन्ड रिस्पॉन्स का उपयोग कैसे करते हैं? क्या आपके पास साझा करने के लिए रचनात्मक उपयोग हैं? क्या इस लेख को पढ़ने के बाद आप इस सुविधा को आजमाने के लिए प्रेरित हुए? हमें टिप्पणियों में सब कुछ बताएं।
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