चाहे आप Gmail, Outlook, Google Inbox, Yahoo Mail या कुछ और उपयोग करें, ईमेल तो ईमेल है और जल्दी या बाद में, आपका इनबॉक्स भर जाएगा। लेकिन एक सरल सॉर्टिंग सिस्टम यह सुनिश्चित करेगा कि आप कभी भी महसूस न करें कि यह हाथ से निकल गया है और हमेशा अपने संदेशों के शीर्ष पर रहें।
कभी अपने ईमेल इनबॉक्स पर टू-डू सूची ट्रिक्स लागू करने की कोशिश की? मैंने की। अक्सर, वे काम नहीं करते। हम ईमेल और टू-डू सूचियों के बीच के अंतर को समझने में विफल रहते हैं कि कार्य केवल आपसे एक कार्रवाई की आवश्यकता होती है, जबकि ईमेल लोगों के साथ संवाद करने के बारे में होते हैं।
लेकिन एक लोकप्रिय उत्पादकता प्रणाली को संशोधित करना ईमेल के निरंतर झुंड को वश में करने का उत्तर है। अमेरिकी राष्ट्रपति ड्वाइट आइजनहावर का कार्य सॉर्ट करने का मैट्रिक्स ईमेल सॉर्ट करने के लिए भी अद्भुत रूप से प्रभावी है, यदि आप इसे सही ढंग से ट्वीक करते हैं।
ईमेल के लिए संशोधित आइजनहावर मैट्रिक्स
आइजनहावर मैट्रिक्स है कि कैसे उन्होंने अपनी टू-डू सूची को चार चतुर्थांशों में सॉर्ट किया, जिससे उन्हें यह पता लगाने में मदद मिली कि उन्हें आगे कौन सा कार्य करना चाहिए। मूल मैट्रिक्स ऐसा दिखता है, और हम इसे बरकरार रखने जा रहे हैं:
आप प्रत्येक ईमेल को इन चार चतुर्थांशों में से एक में वर्गीकृत करेंगे। चतुर्थांश यह निर्धारित करेंगे कि आप उस ईमेल के साथ क्या करते हैं और आप उस पर कब कार्रवाई करते हैं। "इनबॉक्स ज़ीरो" के बारे में भूल जाएं, हम सिर्फ चीजों को पूरा करने पर ध्यान केंद्रित करने जा रहे हैं।
मैट्रिक्स को Outlook में फ़ोल्डर्स या Gmail में लेबल के साथ संयोजित करना सबसे अच्छा है। इसलिए प्रत्येक चतुर्थांश का अपना लेबल/फ़ोल्डर नाम होगा और शायद उसका अपना रंग भी।
आप जो भी करें, इन चतुर्थांशों के नाम न बदलें। इसलिए आपके फ़ोल्डर या लेबल में केवल ये चार श्रेणियां होंगी:
- Important And Urgent (महत्वपूर्ण और तत्काल)
- Important (Not Urgent) (महत्वपूर्ण लेकिन तत्काल नहीं)
- Urgent (Not Important) (तत्काल लेकिन महत्वपूर्ण नहीं)
- Not Important Nor Urgent (न तो महत्वपूर्ण न ही तत्काल)
"तत्काल" क्या है?
यह पहचानना आसान है कि "महत्वपूर्ण" क्या है - यह एक व्यक्तिपरक निर्णय है जिसे हम अपनी प्राथमिकताओं के आधार पर आसानी से ले सकते हैं। लेकिन "तत्काल" एक समय-आधारित गणना की छवि पेश करता है, और यह लोगों को भ्रमित करता है।
आराम करें, घबराएं नहीं। "तत्काल" यहां का मतलब वही होगा जो आप चाहते हैं। यदि आपके पास एक भी पल बर्बाद किए बिना एक व्यस्त दिन है, तो "तत्काल" एक नया अर्थ लेता है। यदि आपका दिन बैठकों से भरा है, तो "तत्काल" एक और अर्थ लेता है। इसे लचीला रहने दें; वास्तव में, यह महत्वपूर्ण है कि यह लचीला है।
कई उत्पादकता विशेषज्ञ वास्तव में आइजनहावर मैट्रिक्स के "तत्काल" कॉलम में समय सीमा रखना पसंद करते हैं, लेकिन यह देखते हुए कि जीवन और काम की समय-आधारित जरूरतें बदलती रहती हैं, यह व्यवहार्य नहीं है।
"तत्काल" को परिभाषित करने के लिए कोई जादुई सूत्र या निर्धारित समय सीमा नहीं है। आप इसे देखते ही जान जाएंगे। यह समझने के लिए एक कठिन शब्द नहीं है, इसलिए इसे ओवरथिंक न करें।
इसे सरल रखें, "चतुर्थांश नियम" न रखें
आप अपने चतुर्थांश के साथ एक कार्रवाई को जोड़ने के लिए ललचाएंगे। उदाहरण के लिए, Tutum के ब्रायन ली सिस्टम का उपयोग करते हैं और प्रत्येक चतुर्थांश के लिए एक विशिष्ट कार्रवाई रखी है, जैसे "महत्वपूर्ण लेकिन तत्काल नहीं" के लिए "तय करें कि कब करना है", और "तत्काल लेकिन महत्वपूर्ण नहीं" के लिए "इसे सौंप दें"।
उसका विरोध करें। इसके दो समस्याएं हैं।
पहला, ये "एक्शन नियम" इस बात को पक्षपाती बना देते हैं कि आप ईमेल को कैसे टैग करते हैं। यदि आप जानते हैं कि आपको अभी एक ईमेल पर कार्रवाई करनी है लेकिन ऐसा करने का समय नहीं है, तो आप पाएंगे कि आपका दिमाग आपको इसे गलत तरीके से वर्गीकृत करने में धोखा दे रहा है।
दूसरा, एक चतुर्थांश में हमेशा एक ही कार्रवाई नहीं होती। किसी कार्य को सौंपना हमेशा एक विकल्प नहीं होने वाला है। "न तो तत्काल न ही महत्वपूर्ण" का मतलब यह नहीं है कि आपको इसे हटाना होगा, आपको वह ईमेल बाद में अभी भी चाहिए हो सकता है।
इसके बजाय, आइजनहावर के मैट्रिक्स पर और चीजों को पूरा करने की अपनी क्षमता पर भरोसा करें। एक अत्यधिक जटिल, अति-विशिष्ट उत्पादकता प्रणाली वह है जिसे आप तीन-स्ट्राइक उत्पादकता नियम के साथ छोड़ देंगे। इन चतुर्थांशों के नाम वास्तव में आपको इस बारे में एक अच्छा विचार देते हैं कि एक ईमेल किस बारे में है, और आप तदनुसार सही निर्णय लेने में सक्षम होंगे।
एक सुनहरा नियम: लेबलिंग के बिना आगे न बढ़ें
विचार है अपने ईमेल को निर्दयतापूर्वक सॉर्ट करना, और इसमें आत्म-अनुशासन का एक कार्य शामिल है — आप जिस ईमेल को पढ़ रहे हैं उसे लेबल किए बिना अगले ईमेल पर नहीं जा सकते।
यह महत्वपूर्ण है। हर बार जब आप एक ईमेल खोलते हैं, तो आपको इसे सॉर्ट करना ही होगा। अपने आप को अगला मेल चेक करने की अनुमति न दें यदि आपने इसे चतुर्थांश में वर्गीकृत नहीं किया है।
जैसा कि हमने पहले चर्चा की है, न सॉर्ट करना या बुरी तरह सॉर्ट करना ही कारण है कि आपका उत्पादकता ऐप काम नहीं कर रहा है। आपको सॉर्टिंग चरण को सही करना होगा, और फिर बाकी सब जगह पर आ जाता है।
अपने ईमेल पर हमला कैसे करें
यहां इसकी सुंदरता है: एक बार आपका इनबॉक्स सॉर्ट हो जाने के बाद, आपको वास्तव में इस बारे में ज्यादा सलाह की आवश्यकता नहीं होगी कि आपको अपने ईमेल को कब और कैसे संबोधित करना चाहिए। तत्काल और महत्वपूर्ण चीजों के लिए, आप खाली समय मिलते ही उन्हें संबोधित कर देंगे।
बाकी सब कुछ के लिए, जैसा कि ActiveInbox के एंडी मिशेल ने MakeUseOf को बताया,
अपने दिन में कम-ऊर्जा बिंदुओं को चुनें (जैसे दोपहर के भोजन के बाद वह नींद वाला आधा घंटा) और इसके माध्यम से ज़ूम करने के लिए अपने इनबॉक्स में जाएं।
यदि यह पहले से प्राथमिकता दी गई है, तो किसी जरूरी आइटम को याद किए बिना चीजों को पूरा करना आसान है।
प्रत्येक दिन के अंत में, अपने सभी सॉर्ट किए गए ईमेल पर कार्रवाई करें, भले ही आपके स्मार्टफोन ऐप से। मुझ पर विश्वास करें, एक बार यह पहले से प्राथमिकता दिए जाने के बाद, आप इसे आधे समय में पूरा कर लेते हैं जो आप अन्यथा लेते हैं।
यह आसान है या कठिन?
व्यक्तिगत रूप से, मुझे ईमेल सॉर्ट करने की आइजनहावर मैट्रिक्स विधि सबसे आसान लगी जो मैंने उपयोग की है। इसने वास्तव में मेरे इनबॉक्स को मेरे लिए बहुत अधिक प्रबंधनीय बना दिया है और इसके कारण मैंने कुछ भी मिस नहीं किया है।
क्या आपको लगता है कि यह प्रणाली लागू करना आसान है या आपको यह कठिन लगेगा? हमें बताएं क्यों!
