यहां सबसे निर्णायक ईमेल सॉर्टिंग समाधान है जिसकी आपको आवश्यकता होगी

चाहे आप जीमेल, आउटलुक, गूगल इनबॉक्स, याहू मेल या कुछ और का उपयोग करें, ईमेल ईमेल है और देर-सबेर आपका इनबॉक्स भर जाता है। लेकिन एक सरल छँटाई प्रणाली यह सुनिश्चित करेगा कि आपको कभी भी यह महसूस न हो कि यह हाथ से निकल गया है और हमेशा आपके संदेशों में शीर्ष पर रहता है।

क्या आपने कभी अपने ईमेल इनबॉक्स में टू-डू लिस्ट ट्रिक्स लागू करने की कोशिश की है? मैंने किया। अधिक बार नहीं, वे काम नहीं करते। ईमेल और टू-डू सूचियों के बीच अंतर के बारे में हम जो समझने में विफल होते हैं, वह यह है कि कार्यों के लिए केवल आपकी ओर से एक कार्रवाई की आवश्यकता होती है, जबकि ईमेल लोगों के साथ संवाद करने के बारे में होते हैं।

लेकिन एक लोकप्रिय उत्पादकता प्रणाली को संशोधित करना ईमेल की निरंतर हड़बड़ी को नियंत्रित करने का उत्तर है। अमेरिकी राष्ट्रपति ड्वाइट आइजनहावर के कार्यों को क्रमबद्ध करने के लिए मैट्रिक्स ईमेल को छांटने में भी आश्चर्यजनक रूप से प्रभावी है, अगर आप इसे सही तरीके से बदलते हैं।

ईमेल के लिए संशोधित आइजनहावर मैट्रिक्स

आइजनहावर मैट्रिक्स है कि कैसे उन्होंने अपनी टू-डू सूची को चार चतुर्भुजों में क्रमबद्ध किया, जिससे उन्हें यह पता लगाने में मदद मिली कि उन्हें आगे क्या कार्य करना चाहिए। मूल मैट्रिक्स इस तरह दिखता है, और हम इसे बरकरार रखेंगे:

आप प्रत्येक ईमेल को इन चार चतुर्थांशों में से एक में वर्गीकृत करेंगे। चतुर्भुज यह तय करने जा रहे हैं कि आप उस ईमेल के साथ क्या करते हैं और जब आप उस पर कार्य करते हैं। "इनबॉक्स शून्य" के बारे में भूल जाइए, हम केवल काम पूरा करने पर ध्यान केंद्रित करने जा रहे हैं।

आउटलुक में फ़ोल्डर के साथ मैट्रिक्स को संयोजित करना या अपने इनबॉक्स को वश में करने के लिए जीमेल लेबल का उपयोग करना सबसे अच्छा है। इसलिए प्रत्येक चतुर्थांश का अपना लेबल/फ़ोल्डर नाम होगा और शायद उसका अपना रंग भी होगा।

आप जो भी करें, इन चतुर्भुजों का नाम न बदलें। तो आपके फ़ोल्डर या लेबल में केवल ये चार श्रेणियां होंगी:

• महत्वपूर्ण और जरूरी
• महत्वपूर्ण (तत्काल नहीं)
• तत्काल (महत्वपूर्ण नहीं)
• महत्वपूर्ण नहीं और न ही जरूरी

"तत्काल" क्या है?

यह पहचानना आसान है कि "महत्वपूर्ण" क्या है - यह एक व्यक्तिपरक कॉल है जिसे हम अपनी प्राथमिकताओं के आधार पर आसानी से ले सकते हैं। लेकिन "अत्यावश्यक" समय-आधारित गणना की एक छवि प्रस्तुत करता है, और यह लोगों को निराश करता है।

आराम करो, घबराओ मत। यहाँ "तत्काल" का अर्थ वही होगा जो आप चाहते हैं। यदि आपके पास एक भी पल के बिना व्यस्त दिन है, तो "तत्काल" एक नया अर्थ लेता है। यदि आपके पास बैठकों से भरा दिन है, तो "तत्काल" एक और अर्थ लेता है। इसे लचीला होने दें; वास्तव में, यह महत्वपूर्ण है कि यह लचीला हो।

कई उत्पादकता विशेषज्ञ वास्तव में आइजनहावर मैट्रिक्स के "अत्यावश्यक" कॉलम के लिए एक समय सीमा रखना पसंद करते हैं, लेकिन यह जीवन और काम की समय-आधारित जरूरतों को बदलते रहने के कारण व्यवहार्य नहीं है।

"तत्काल" को परिभाषित करने के लिए कोई जादू सूत्र या निर्धारित समय सीमा नहीं है। जब आप इसे देखेंगे तो आपको पता चल जाएगा। इसे समझना कोई मुश्किल शब्द नहीं है, इसलिए इसे ज़्यादा मत समझिए।

इसे सरल रखें, "चतुर्थांश नियम" न रखें

आप अपने चतुर्थांश के साथ किसी कार्य को जोड़ने के लिए ललचाएंगे। उदाहरण के लिए, टुटम के ब्रायन ली सिस्टम का उपयोग करते हैं और उन्होंने प्रत्येक चतुर्थांश के लिए एक विशिष्ट क्रिया रखी है, जैसे "यह तय करें कि इसे कब करना है" के लिए "महत्वपूर्ण लेकिन तत्काल नहीं", और "तत्काल लेकिन महत्वपूर्ण नहीं" के लिए "इसे सौंपना"।

इसका विरोध करें। इसमें दो समस्याएं हैं।

सबसे पहले, ये "कार्रवाई नियम" पूर्वाग्रह को समाप्त करते हैं कि आप किसी ईमेल को कैसे टैग करते हैं। अगर आप जानते हैं कि आपको अभी ईमेल पर कार्रवाई करनी है, लेकिन आपके पास इसे करने का समय नहीं है, तो आप पाएंगे कि आपका दिमाग आपको गलत तरीके से वर्गीकृत करने के लिए धोखा दे रहा है।

दूसरा, एक चतुर्थांश में हमेशा एक जैसी क्रिया नहीं होती है। किसी कार्य को सौंपना हमेशा एक विकल्प नहीं होता है। "न तो अत्यावश्यक और न ही महत्वपूर्ण" का अर्थ यह नहीं है कि आपको इसे हटाना होगा, आपको बाद में भी उस ईमेल की आवश्यकता हो सकती है।

इसके बजाय, आइजनहावर के मैट्रिक्स पर भरोसा करें और चीजों को पूरा करने की अपनी क्षमता पर भरोसा करें। एक जटिल, अति-विशिष्ट उत्पादकता प्रणाली वह है जिसे आप तीन-स्ट्राइक उत्पादकता नियम के साथ डंपिंग समाप्त कर देंगे। इन चतुर्भुजों के नाम वास्तव में आपको एक ईमेल के बारे में एक अच्छा विचार देते हैं, और आप उसके अनुसार सही निर्णय लेने में सक्षम होंगे।

एक सुनहरा नियम:लेबल किए बिना आगे बढ़ना नहीं

विचार आपके ईमेलों को बेरहमी से क्रमबद्ध करना है, और इसमें आत्म-अनुशासन का एक कार्य शामिल है — आप जो पढ़ रहे हैं उसे लेबल किए बिना आप अगले ईमेल पर नहीं जा सकते।

यह आलोचनात्मक है। हर बार जब आप कोई ईमेल खोलते हैं, तो आपको उसे पूरी तरह से सॉर्ट करना होता है। यदि आपने इसे चतुर्थांश में वर्गीकृत नहीं किया है, तो अपने आप को अगले मेल की जांच करने की अनुमति न दें।

जैसा कि हमने पहले चर्चा की है, खराब तरीके से छांटना या छांटना नहीं, यही कारण है कि आपका उत्पादकता ऐप काम नहीं कर रहा है। आपको छँटाई का चरण सही करना होगा, और फिर बाकी सब ठीक हो जाएगा।

अपने ईमेल पर हमला कैसे करें

यहां इसकी खूबी है:एक बार आपका इनबॉक्स सॉर्ट हो जाने के बाद, आपको वास्तव में इस बारे में अधिक सलाह की आवश्यकता नहीं होगी कि आपको अपना ईमेल कब और कैसे संबोधित करना चाहिए। अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण चीजों के लिए, जब आपके पास कुछ खाली समय होगा, तो आप इसे समाप्त कर देंगे।

बाकी सब चीजों के लिए, जैसा कि ActiveInbox के एंडी मिशेल ने MakeUseOf को बताया,

अपने दिन में लो-एनर्जी पॉइंट चुनें (जैसे लंच के आधे घंटे बाद की नींद) और इसे ज़ूम करने के लिए अपने इनबॉक्स में ड्रॉप करें।

यदि इसे पहले से ही प्राथमिकता दी गई है, तो जरूरी कामों को गंवाए बिना चीजों को पूरा करना आसान है।

प्रत्येक दिन के अंत में, अपने सभी सॉर्ट किए गए ईमेल पर कार्य करें, भले ही आपके स्मार्टफ़ोन ऐप से। मेरा विश्वास करो, एक बार जब यह पहले से ही प्राथमिकता में हो जाता है, तो आप इसे आधे समय में प्राप्त कर लेते हैं अन्यथा आप इसे प्राप्त कर लेते हैं।

क्या यह आसान है या कठिन?

व्यक्तिगत रूप से, मुझे ईमेल को छाँटने की आइजनहावर मैट्रिक्स विधि सबसे आसान लगती है जिसका मैंने उपयोग किया है। इसने वास्तव में मेरे इनबॉक्स को मेरे लिए अधिक प्रबंधनीय बना दिया है और इसके कारण मैंने कुछ भी नहीं छोड़ा है।

क्या आपको लगता है कि इस प्रणाली को लागू करना आसान है या आपको यह कठिन लगेगा? हमें बताएं क्यों!