यदि आप अपने अधिकांश काम के लिए गूगल डॉक्स का उपयोग करते हैं, तो आप देख सकते हैं कि आप बार-बार उसी दस्तावेज़ लेआउट का उपयोग करते हैं। पुराने दस्तावेज़ों से फ़ॉर्मेटिंग और स्टाइल कॉपी करने के बजाय, उस विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ के लिए एक टेम्पलेट बनाना बहुत आसान है। इस तरह, जब आप उस प्रकार का एक नया दस्तावेज़ बनाना चाहते हैं, तो आप गूगल डॉक्स टेम्पलेट लोड कर सकते हैं और सांसारिक काम पहले से ही आपके लिए हो चुका होता है।
एक समय गूगल डॉक्स में एक सुविधा होती थी जहां आप एक टेम्पलेट बना सकते थे और इसे टेम्पलेट गैलरी में सबमिट कर सकते थे। इसने नए दस्तावेज़ों के लिए बार-बार उपयोग करने के लिए टेम्पलेट सेट करना बहुत आसान बना दिया। हालांकि, गूगल ने तब से नियमित गूगल डॉक्स से कस्टम टेम्पलेट्स को हटा दिया है और इसे अपनी GSuite सेवा में स्थानांतरित कर दिया है, जिसे उपयोग करने के लिए नियमित भुगतान की आवश्यकता होती है। नियमित उपयोगकर्ता अभी भी गूगल के पूर्व-निर्मित टेम्पलेट्स का उपयोग कर सकते हैं लेकिन अपने स्वयं के अपलोड नहीं कर सकते। उन उपयोगकर्ताओं के लिए जो केवल टेम्पलेट बनाने के लिए भुगतान नहीं करना चाहते, आइए देखें कि अपने दम पर मैन्युअल रूप से टेम्पलेट कैसे बनाया जाए।
टेम्पलेट सेट करना
इसे प्राप्त करने के लिए, हम एक दस्तावेज़ बनाने जा रहे हैं जो हमारे टेम्पलेट के रूप में कार्य करता है। यदि आप खरोंच से एक टेम्पलेट बनाना चाहते हैं, तो गूगल डॉक्स के मुख्य पेज पर "नया दस्तावेज़" बटन पर क्लिक करके एक खाली दस्तावेज़ बनाएं।
यदि आपके पास पहले से कोई दस्तावेज़ है जो उस लेआउट का उपयोग करता है जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं, तो बेझिझक उसका उपयोग करें। बेशक, आप इससे सभी डेटा हटाना चाहेंगे ताकि आप इसे भविष्य के दस्तावेज़ों के लिए उपयोग कर सकें। किसी भी काम को खोने से बचने के लिए, आप इसे खोलकर, फिर "File," पर क्लिक करके, उसके बाद "Make a copy..." पर क्लिक करके दस्तावेज़ की एक प्रति बना सकते हैं। यह एक डुप्लिकेट फ़ाइल बनाएगा जिसे आप अपने टेम्पलेट के लिए स्वतंत्र रूप से संपादित कर सकते हैं।
अब हम इस दस्तावेज़ को टेम्पलेट के रूप में बनाएंगे। ऐसा करने के लिए, दस्तावेज़ को इस तरह सेट करें कि सभी बुनियादी फ़ॉर्मेटिंग हो चुकी हो, लेकिन फ़ील्ड में कोई डेटा न हो। इस तरह, जब हम भविष्य में टेम्पलेट का उपयोग करेंगे, तो हमें केवल आवश्यकतानुसार डेटा दर्ज करना होगा। उदाहरण के लिए, नीचे स्क्रीनशॉट में, हम एक दस्तावेज़ के लिए एक टेम्पलेट बना रहे हैं जिसे आपके व्यक्तिगत विवरण की आवश्यकता है। हमने इसे इस तरह सेट किया है कि सभी फ़ील्ड मौजूद हैं लेकिन उनमें कोई डेटा नहीं है, ताकि हम हर बार टेम्पलेट का उपयोग करते समय उन्हें भर सकें।
यदि यह चीजों को आसान बनाता है, तो प्लेसहोल्डर टेक्स्ट छोड़ने के लिए स्वतंत्र महसूस करें ताकि आपको याद रहे कि क्या कहां जाता है। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास एक पत्र टेम्पलेट है, तो आप "<NAME>" और "<BUSINESS>" जैसे टेक्स्ट डालना चाह सकते हैं ताकि आप खुद को याद दिला सकें कि उन हिस्सों में क्या दर्ज करना है। आप प्लेसहोल्डर टेक्स्ट को उस शैली में फ़ॉर्मेट भी कर सकते हैं जिसे आप अपने उत्तरों में पसंद करेंगे, इसलिए GSuite के बिना आपको हर बार मैन्युअल रूप से परिवर्तन नहीं करने पड़ते।
एक बार जब आपका टेम्पलेट आपकी पसंद के अनुसार सेट हो जाए, तो दस्तावेज़ को कुछ यादगार नाम दें। अब जब यह सेट हो गया है, तो आपके पास भविष्य के दस्तावेज़ों के लिए उपयोग करने के लिए एक टेम्पलेट है।
टेम्पलेट ढूंढना
हालांकि, एक बड़ी समस्या है: यह दस्तावेज़ आपके गूगल ड्राइव में हर दूसरे दस्तावेज़ के समान है! यदि आप बहुत सारे दस्तावेज़ बना रहे हैं, तो आपका टेम्पलेट उनके बीच खो जाएगा। हर बार जब आप अपने टेम्पलेट का उपयोग करना चाहते हैं तो अपने गूगल डॉक्स के माध्यम से खोजना निराशाजनक हो सकता है। आइए अपने टेम्पलेट को ज़रूरत पड़ने पर ढूंढना थोड़ा आसान बनाएं।
एक फ़ोल्डर बनाना
इसे करने का एक तरीका "Templates" नामक एक फ़ोल्डर बनाना और अपना दस्तावेज़ उसमें रखना है। पहले, गूगल ड्राइव पर नेविगेट करें। फिर, किसी फ़ाइल या फ़ोल्डर द्वारा कब्जा न किए गए स्थान पर राइट-क्लिक करें और "New Folder" पर क्लिक करें।
इस फ़ोल्डर को "Templates" कहें, फिर "Create" पर क्लिक करें।
अब टेम्पलेट को फ़ोल्डर में ले जाएं। यह इसे फ़ोल्डर में क्लिक करके और खींचकर या फ़ाइल पर राइट-क्लिक करके, "Move to..." चुनकर, और फिर टेम्पलेट फ़ोल्डर चुनकर किया जा सकता है।
क्योंकि फ़ोल्डर आमतौर पर दस्तावेज़ों के ऊपर बैठते हैं, हमें अपने टेम्पलेट तक हमेशा स्पष्ट पहुंच होगी चाहे कितने भी दस्तावेज़ बनाए जाएं।
टेम्पलेट को स्टार करना
वैकल्पिक रूप से, आप बाद में आसानी से ढूंढने के लिए दस्तावेज़ को स्टार कर सकते हैं। किसी दस्तावेज़ को स्टार करने के लिए, गूगल ड्राइव में उस पर राइट-क्लिक करें और "Add star" पर क्लिक करें।
जब आप गूगल ड्राइव के बाईं ओर "Starred" श्रेणी पर क्लिक करते हैं, तो यह केवल उन दस्तावेज़ों को प्रदर्शित करता है जिन्हें आपने स्टार किया है। यह महत्वपूर्ण फ़ाइलों तक त्वरित और आसान पहुंच प्राप्त करने का एक शानदार तरीका है।
टेम्पलेट का उपयोग करना
अब जब आपके पास एक टेम्पलेट सेट है और इसे ढूंढना आसान है, तो आप इसका उपयोग दस्तावेज़ निर्माण को आसान बनाने के लिए कर सकते हैं। इसका उपयोग करने के लिए, बस गूगल ड्राइव में फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें और "Make a copy" पर क्लिक करें। यदि आप गूगल डॉक्स में हैं, तो आप इस लेख में पहले की तरह ही दस्तावेज़ की एक प्रति बना सकते हैं।
कॉपी को एक यादगार नाम दें।
यह टेम्पलेट की एक नई प्रति बनाएगा जिसे आप अपनी इच्छानुसार भर सकते हैं। अब आप पहले सेट किए गए फ़ील्ड भर सकते हैं साथ ही भविष्य के दस्तावेज़ों के लिए मूल टेम्पलेट को बरकरार रख सकते हैं।
ट्रिकी टेम्पलेट्स
गूगल द्वारा बेस गूगल डॉक्स से उपयोगकर्ता-निर्मित टेम्पलेट्स को हटाने के साथ, उपयोगकर्ताओं को अब मैन्युअल रूप से अपने स्वयं के टेम्पलेट बनाने और उपयोग करने होंगे। अब आप जानते हैं कि एक कैसे बनाना है, इसे ढूंढना आसान कैसे बनाना है, और दस्तावेज़ निर्माण को आसान बनाने के लिए इसका उपयोग कैसे करना है।
क्या टेम्पलेट्स आपके वर्कफ़्लो के लिए महत्वपूर्ण हैं? हमें नीचे बताएं।
