GSuite के बिना कस्टम Google डॉक्स टेम्प्लेट कैसे बनाएं

यदि आप अपने अधिकांश काम के लिए Google डॉक्स का उपयोग करते हैं, तो आप देख सकते हैं कि आप एक ही दस्तावेज़ लेआउट का बार-बार उपयोग करते हैं। पुराने दस्तावेज़ों से स्वरूपण और शैलियों की प्रतिलिपि बनाने के बजाय, उस विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ के लिए टेम्पलेट बनाना बहुत आसान है। इस तरह, जब आप उस प्रकार का एक नया दस्तावेज़ तैयार करना चाहते हैं, तो आप Google डॉक्स टेम्पलेट को लोड कर सकते हैं और आपके लिए पहले से ही सांसारिक कार्य कर सकते हैं।

एक समय में Google डॉक्स में एक सुविधा हुआ करती थी जहाँ आप एक टेम्प्लेट बना सकते थे और उसे एक टेम्प्लेट गैलरी में सबमिट कर सकते थे। इसने नए दस्तावेज़ों के लिए बार-बार उपयोग करने के लिए टेम्पलेट सेट करना बहुत आसान बना दिया। हालाँकि, Google ने तब से कस्टम टेम्प्लेट को नियमित Google डॉक्स से हटा दिया है और इसे अपनी GSuite सेवा में स्थानांतरित कर दिया है, जिसका उपयोग करने के लिए नियमित भुगतान की आवश्यकता होती है। नियमित उपयोगकर्ता अभी भी Google के पूर्व-निर्मित टेम्प्लेट का उपयोग कर सकते हैं लेकिन अपने स्वयं के टेम्प्लेट अपलोड नहीं कर सकते। उन उपयोगकर्ताओं के लिए जो केवल एक टेम्प्लेट बनाने के लिए भुगतान नहीं करना चाहते हैं, आइए देखें कि मैन्युअल रूप से टेम्प्लेट कैसे बनाएं।

टेम्पलेट सेट करना

इसे प्राप्त करने के लिए, हम एक दस्तावेज़ बनाने जा रहे हैं जो हमारे टेम्पलेट के रूप में कार्य करता है। यदि आप शुरू से टेम्पलेट बनाना चाहते हैं, तो Google डॉक्स के मुख्य पृष्ठ पर "नया दस्तावेज़" बटन पर क्लिक करके एक रिक्त दस्तावेज़ बनाएं।

यदि आपके पास पहले से एक दस्तावेज़ है जो उस लेआउट का उपयोग करता है जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं, तो इसके बजाय बेझिझक उसका उपयोग करें। बेशक, आप इससे सभी डेटा हटाना चाहेंगे ताकि आप इसे भविष्य के दस्तावेज़ों के लिए उपयोग कर सकें। किसी भी काम को खोने से बचने के लिए, आप किसी दस्तावेज़ को खोलकर उसकी एक कॉपी बना सकते हैं, फिर “फ़ाइल” पर क्लिक करके, उसके बाद “एक प्रतिलिपि बनाएँ…” पर क्लिक कर सकते हैं, इससे एक डुप्लिकेट फ़ाइल बन जाएगी जिसे आप अपने टेम्पलेट के लिए स्वतंत्र रूप से संपादित कर सकते हैं।

अब हम इस दस्तावेज़ को एक टेम्पलेट के रूप में बनाएंगे। ऐसा करने के लिए, दस्तावेज़ सेट करें ताकि सभी मूल स्वरूपण किया जा सके, लेकिन फ़ील्ड में कोई डेटा नहीं है। इस तरह, जब हम भविष्य में टेम्प्लेट का उपयोग करते हैं, तो हमें केवल आवश्यकतानुसार डेटा दर्ज करना होता है। उदाहरण के लिए, नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट में, हम एक दस्तावेज़ के लिए एक टेम्प्लेट बना रहे हैं जिसमें आपके व्यक्तिगत विवरण की आवश्यकता है। हम इसे सेट करते हैं ताकि सभी फ़ील्ड मौजूद हों लेकिन उनमें कोई डेटा न हो, इसलिए जब भी हम टेम्प्लेट का उपयोग करते हैं तो हम उन्हें हर बार भर सकते हैं।

यदि यह चीजों को आसान बनाता है, तो बेझिझक प्लेसहोल्डर टेक्स्ट छोड़ दें ताकि आपको याद दिलाया जा सके कि कहां जाना है। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास एक अक्षर टेम्प्लेट है, तो आप "" और "" जैसे टेक्स्ट सम्मिलित करना चाह सकते हैं ताकि खुद को याद दिलाया जा सके कि उन हिस्सों में क्या दर्ज करना है। आप प्लेसहोल्डर टेक्स्ट को उस शैली में फिट करने के लिए भी प्रारूपित कर सकते हैं जिसमें आप अपने उत्तरों को शामिल करना चाहते हैं, इसलिए बिना gsuite के आपको हर बार मैन्युअल रूप से परिवर्तन करने की आवश्यकता नहीं है।

एक बार जब आप अपना टेम्प्लेट अपनी पसंद के अनुसार सेट कर लेते हैं, तो दस्तावेज़ को कुछ यादगार नाम दें। अब जब यह सेट हो गया है, तो आपके पास भविष्य के दस्तावेज़ों के लिए उपयोग करने के लिए एक टेम्प्लेट है।

टेम्पलेट ढूँढना

हालाँकि, एक बड़ी समस्या है:यह दस्तावेज़ आपके Google ड्राइव के हर दूसरे दस्तावेज़ के समान है! यदि आप बहुत सारे दस्तावेज़ बना रहे हैं, तो संभवतः आपका टेम्प्लेट उनमें खो जाएगा। हर बार जब आप अपने टेम्पलेट का उपयोग करना चाहते हैं तो अपने Google डॉक्स के माध्यम से खोजना निराशाजनक हो सकता है। आइए जरूरत पड़ने पर अपने टेम्प्लेट को ढूंढना थोड़ा आसान बनाते हैं।

फ़ोल्डर बनाना

ऐसा करने का एक तरीका है "टेम्पलेट्स" नामक एक फ़ोल्डर बनाना और उसमें अपना दस्तावेज़ डालना। सबसे पहले, Google ड्राइव पर नेविगेट करें। फिर, उस स्थान पर राइट-क्लिक करें जिसमें फ़ाइल या फ़ोल्डर का कब्जा नहीं है और "नया फ़ोल्डर" पर क्लिक करें।

इस फ़ोल्डर को "टेम्पलेट" कहें, फिर "बनाएं" पर क्लिक करें।

अब टेम्प्लेट को फोल्डर में ले जाएं। यह क्लिक करके और इसे फ़ोल्डर में खींचकर या फ़ाइल पर राइट-क्लिक करके, "यहां ले जाएं..." का चयन करके और फिर टेम्पलेट फ़ोल्डर का चयन करके किया जा सकता है।

क्योंकि फ़ोल्डर्स आमतौर पर दस्तावेज़ों के ऊपर होते हैं, हमारे पास हमेशा अपने टेम्प्लेट तक स्पष्ट पहुंच होती है, चाहे कितने भी दस्तावेज़ बनाए जाएं।

टेम्पलेट को तारांकित करना

वैकल्पिक रूप से, आप दस्तावेज़ को बाद में आसानी से ढूंढने के लिए तारांकित कर सकते हैं। किसी दस्तावेज़ को तारांकित करने के लिए, Google डिस्क में उस पर राइट-क्लिक करें और "तारा जोड़ें" क्लिक करें।

जब आप Google ड्राइव के बाईं ओर "तारांकित" श्रेणी पर क्लिक करते हैं, तो यह केवल आपके द्वारा तारांकित दस्तावेज़ प्रदर्शित करता है। महत्वपूर्ण फाइलों तक त्वरित और आसान पहुंच प्राप्त करने का यह एक शानदार तरीका है।

टेम्पलेट का उपयोग करना

अब जब आपके पास एक टेम्प्लेट सेट अप हो गया है और खोजने के लिए एक आसान स्थान पर है, तो आप दस्तावेज़ निर्माण को आसान बनाने के लिए इसका उपयोग कर सकते हैं। इसका उपयोग करने के लिए, बस Google ड्राइव में फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें और "एक प्रतिलिपि बनाएँ" पर क्लिक करें। यदि आप Google डॉक्स में हैं, तो आप किसी दस्तावेज़ की प्रतिलिपि उसी तरह बना सकते हैं जैसे हमने पहले इस लेख में बनाई थी।

प्रतिलिपि को एक यादगार नाम दें।

यह टेम्पलेट की एक नई प्रतिलिपि बनाएगा जिसे आप जैसा चाहें वैसा भर सकते हैं। भविष्य के दस्तावेज़ों के लिए मूल टेम्पलेट को बरकरार रखते हुए अब आप पहले सेट किए गए फ़ील्ड भर सकते हैं।

मुश्किल टेम्प्लेट

Google द्वारा उपयोगकर्ता द्वारा बनाए गए टेम्प्लेट को आधार Google डॉक्स से हटाने के साथ, उपयोगकर्ताओं को अब अपने स्वयं के टेम्प्लेट मैन्युअल रूप से बनाने और उपयोग करने होंगे। अब आप जानते हैं कि कैसे एक बनाना है, इसे कैसे खोजना आसान है, और दस्तावेज़ निर्माण को आसान बनाने के लिए इसका उपयोग कैसे करना है।

क्या टेम्प्लेट आपके वर्कफ़्लो के लिए महत्वपूर्ण हैं? हमें नीचे बताएं।