हालिया UI रीवैम्प के बाद, जीमेल ने यूज़र-फ्रेंडलीनेस और एक्सेसिबिलिटी के मामले में खुद को सर्वश्रेष्ठ ईमेल सेवा के रूप में फिर से स्थापित किया है। एक्सटेंशन और ऐड-ऑन का उपयोग करके जीमेल में विभिन्न बेल्स और व्हिसल्स जोड़ना भी आसान है। इनमें से सर्वश्रेष्ठ हैं कैन्ड रिस्पॉन्स - आपके द्वारा पूर्व-लिखित ईमेल, जिन्हें आप उंगली के एक क्लिक पर भेज सकते हैं, या यहां तक कि स्वचालित रूप से भी।
हम आपको दिखाएंगे कि कैन्ड रिस्पॉन्स कैसे बनाएं, फिर फ़िल्टर्स का उपयोग करके उन्हें जिसे चाहें ऑटो-रिप्लाई के रूप में भेजें।
कैन्ड रिस्पॉन्स सक्षम करें
सबसे पहले, आपको जीमेल में कैन्ड रिस्पॉन्स सक्षम करने की आवश्यकता होगी। यह थोड़ा रहस्य है कि इतना उपयोगी फीचर डिफ़ॉल्ट रूप से सक्षम क्यों नहीं है।
कैन्ड रिस्पॉन्स सक्षम करने के लिए, अपने जीमेल इनबॉक्स के शीर्ष-दाएं कोने में कॉग आइकन पर क्लिक करें।
सेटिंग्स में एडवांस्ड (Advanced) टैब पर क्लिक करें, फिर "कैन्ड रिस्पॉन्स" (Canned responses) के आगे "सक्षम करें" (Enable) चुनें।
कैन्ड रिस्पॉन्स का उपयोग कैसे करें
अब से, जब एक नया ईमेल लिखते समय, आप "नया संदेश" (New Message) बॉक्स में तीन-डॉटेड मेनू आइकन पर क्लिक कर सकते हैं, और "कैन्ड रिस्पॉन्स" एक विकल्प के रूप में दिखाई देगा। उस पर होवर करें, और आपको अपने कैन्ड रिस्पॉन्स को डालने, हटाने और सेव करने के विकल्प दिखाई देंगे।
एक नया कैन्ड रिस्पॉन्स (या ऑटो-रिप्लाई टेम्पलेट, जैसा भी मामला हो) बनाने के लिए, अभी के लिए "कैन्ड रिस्पॉन्स" सेटिंग को अनदेखा करें। बस वही लिखें जो आप अपने ऑटो-रिप्लाई में कहना चाहते हैं, न्यू मैसेज बॉक्स के बॉडी में।
जब आप समाप्त कर लें, तो नीचे-दाएं कोने में मेनू आइकन पर क्लिक करें, "कैन्ड रिस्पॉन्स" चुनें, फिर "नया कैन्ड रिस्पॉन्स" (New canned response) पर क्लिक करें।
आपको अपने कैन्ड रिस्पॉन्स को एक नाम देने के लिए कहा जाएगा। इसे एक लेबल दें, और "ओके" पर क्लिक करें। हमने अपना "मीटिंग" (Meeting) कहा।
अब, अगली बार जब आप न्यू मैसेज बॉक्स में कैन्ड रिस्पॉन्स मेनू पर जाएंगे, तो आपका नया ऑटो-रिप्लाई एक विकल्प के रूप में दिखाई देगा। यदि आप इसे ईमेल में जोड़ना चाहते हैं, तो बस "डालें" (Insert) शीर्षक के तहत उस पर क्लिक करें।
यदि आप अपने कैन्ड रिस्पॉन्स को एडिट करना चाहते हैं, तो पहले इसे "डालें" शीर्षक के तहत खोलें, अपने परिवर्तन करें, फिर कैन्ड रिस्पॉन्स मेनू पर वापस जाएं और इसे "सेव करें" (Save) शीर्षक के तहत क्लिक करें। ओवरराइट की पुष्टि करने के लिए कहा जाने पर ओके दबाएं।
कैन्ड रिस्पॉन्स को हटाने के लिए, कैन्ड रिस्पॉन्स मेनू खोलें और इसे "हटाएं" (Delete) शीर्षक के तहत चुनें।
कैन्ड रिस्पॉन्स को ऑटो-रिप्लाई में बदलें
अब इन कैन्ड रिस्पॉन्स को पूर्ण ऑटो-रिप्लाई में बदलने का समय है।
जीमेल में कॉग आइकन पर क्लिक करें, फिर सेटिंग्स।
अगला, "फ़िल्टर्स और ब्लॉक किए गए पते" (Filters and blocked addresses) पर क्लिक करें, फिर सबसे नीचे (यदि आपके पास मौजूदा फ़िल्टर हैं तो आपको स्क्रॉल करना पड़ सकता है) "नया फ़िल्टर बनाएं" (Create a new filter) पर क्लिक करें।
अगले बॉक्स में ऑटो-रिप्लाई के लिए अपने मानदंड चुनें - चाहे वह विशिष्ट पतों से ईमेल प्राप्त होने पर हो, ईमेल जिनमें "काम" (work) शब्द शामिल हो, या ईमेल जिनमें "विषय" (Subject) लाइन में विशिष्ट चीजें लिखी हों।
जब आप कर लें, तो "फ़िल्टर बनाएं" (Create filter) पर क्लिक करें, फिर अगले बॉक्स में "कैन्ड रिस्पॉन्स भेजें" (Send canned response) बॉक्स को टिक करें, और वह कैन्ड रिस्पॉन्स चुनें जिसे आप भेजना चाहते हैं।
जब आप तैयार हों, तो फिर से "फ़िल्टर बनाएं" पर क्लिक करें, और आप जाने के लिए तैयार हैं!
निष्कर्ष
आप उपरोक्त विधि का उपयोग करके किसी भी संख्या में ऑटो-रिप्लाई और कैन्ड रिस्पॉन्स बना सकते हैं, सभी उद्देश्यों के लिए तत्काल उत्तरों का एक डेटाबेस बना सकते हैं। आपके पास एक ऑटो-रिप्लाई हो सकता है जो कहता है कि आप कुछ घंटों में वापस आएंगे, कुछ दिनों में, या कभी नहीं, यदि आप ऐसा चाहें। यह आप पर निर्भर है।
कैन्ड रिस्पॉन्स का एक और बढ़िया उपयोग हस्ताक्षर बनाना है जिन्हें आप अपने ईमेल में डाल सकते हैं। जीमेल में एक हस्ताक्षर विकल्प है, लेकिन यह थोड़ा सीमित है, और आपको इसे हर समय चालू और बंद करना पड़ता है। कैन्ड रिस्पॉन्स के साथ आप ईमेल-दर-ईमेल आधार पर त्वरित रूप से हस्ताक्षर जोड़ सकते हैं।
अधिक जानने के लिए, कैन्ड रिस्पॉन्स को हस्ताक्षर टूल के रूप में उपयोग करने के बारे में हमारी गाइड देखें (आप हस्ताक्षर बनाने के बारे में बात करने वाले भाग पर जा सकते हैं)।
