एक्सेल बटन से पावर बीआई और पावर ऑटोमेट लॉन्च करें:एक चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका

<पी> एक्सेल एक शक्तिशाली प्लेटफ़ॉर्म है और हमेशा एक स्प्रेडशीट टूल से कहीं अधिक रहा है। पावर ऑटोमेट और पावर बीआई की शक्ति के साथ, अब आप एक्सेल को एक वर्कफ़्लो लॉन्चर की तरह काम कर सकते हैं, जहां एक बटन पर क्लिक करने से रिपोर्ट ताज़ा हो सकती है, ईमेल भेज सकते हैं, SharePoint सूचियों को अपडेट कर सकते हैं, या अनुमोदन वर्कफ़्लो को भी ट्रिगर कर सकते हैं।

<पी> इस ट्यूटोरियल में, हम आपको दिखाएंगे कि Excel बटन से Power BI या Power Automate क्रियाओं को कैसे ट्रिगर किया जाए।

एक्सेल से पावर बीआई या पावर ऑटोमेट को ट्रिगर क्यों करें?

अपनी स्प्रेडशीट से सीधे दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित करें।
मांग पर Power BI डैशबोर्ड को रीफ्रेश करें।
टीम्स, आउटलुक, या SharePoint को एक्सेल डेटा तुरंत भेजें।
एक्सेल छोड़े बिना अनुमोदन वर्कफ़्लो लॉन्च करें।
वर्कफ़्लो बटन के साथ एक्सेल को हल्के वजन वाले "ऐप" में बदलें।

आपको क्या चाहिए (आवश्यकताएँ)

वेब के लिए Excel के साथ Microsoft 365 खाता (Office स्क्रिप्ट के लिए).
पावर ऑटोमेट तक पहुंच (Microsoft 365 में शामिल)।
पावर बीआई सेवा (मुफ़्त या प्रो, आपकी डेटासेट साझाकरण आवश्यकताओं के आधार पर)।

विधि 1:ऑफिस स्क्रिप्ट (नियमित) के साथ एक्सेल ऑनलाइन बटन का उपयोग करें

<पी> यह विधि पावर ऑटोमेट के मानक संस्करण पर काम करती है (कोई प्रीमियम आवश्यक नहीं)।

चरण 1:एक्सेल में एक ऑफिस स्क्रिप्ट बनाएं

वेब के लिए एक्सेल में अपनी कार्यपुस्तिका खोलें।
स्वचालित पर जाएं टैब>> नई स्क्रिप्ट चुनें .
मौजूदा स्क्रिप्ट को निम्नलिखित स्क्रिप्ट से बदलें:

function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {
    console.log("Excel button clicked! Triggering Power Automate...");
}

इसे TriggerFlow के रूप में सहेजें .

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चरण 2:एक्सेल में एक बटन जोड़ें

आप कोड संपादक से एक बटन जोड़ सकते हैं .
अधिक विकल्प (...) पर क्लिक करें>> कार्यपुस्तिका में जोड़ें चुनें .

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<पी> अब, इस बटन पर क्लिक करने से आपकी स्क्रिप्ट चालू हो जाएगी।

चरण 3:स्क्रिप्ट को पावर ऑटोमेट से कनेक्ट करें

कोड संपादक से कार्यों को स्वचालित करें .
अधिक विकल्प (...) पर क्लिक करें>> किसी कार्य को स्वचालित करें चुनें .

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यह पावर ऑटोमेट पर नेविगेट करेगा वेबसाइट.
जारी रखें क्लिक करें .

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में स्क्रिप्ट चलाएँ>> पैरामीटर चुनें
- स्थान: एक्सेल ऑनलाइन (व्यवसाय) चुनें
- दस्तावेज़ लाइब्रेरी: दस्तावेज़ चुनें
- फ़ाइल: अपनी एक्सेल फ़ाइल चुनें
- स्क्रिप्ट: ट्रिगरफ़्लो चुनें

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प्लस (+) पर क्लिक करें कोई क्रिया जोड़ने के लिए आइकन.
पावर बीआई चुनें .

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आपको Power BI के लिए कई क्रियाएं दिखाई देंगी.
डेटासेट रीफ्रेश करें चुनें .

<पी>

इनपैरामीटर्स
- कार्यस्थान: मेरा कार्यक्षेत्र चुनें
- डेटासेट: अपना डेटासेट चुनें

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आप प्रवाह में अन्य क्रियाएं जोड़ सकते हैं।
- आउटलुक → एक ईमेल भेजें
- टीमें → एक संदेश पोस्ट करें
- SharePoint → एक नया सूची आइटम जोड़ें

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एक बार जब आपका काम पूरा हो जाए, तो प्रवाह को बचाएं।
सहेजें पर क्लिक करें .

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चरण 4:पावर स्वचालित प्रवाह का परीक्षण करें

परीक्षण पर क्लिक करें .

<पी>

मैन्युअल रूप से चुनें प्रवाह का परीक्षण करने के लिए.
परीक्षण पर क्लिक करें .

<पी>

रन फ़्लो क्लिक करें .

<पी>

परीक्षण चलेगा, अवधि और पूरा होने पर सफलता की सूचना दिखाएगा।

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वेब के लिए एक्सेल पर वापस जाएं।
अपने ट्रिगरफ्लो पर क्लिक करें बटन.
स्क्रिप्ट चलती है → पावर ऑटोमेट ट्रिगर होता है → कार्रवाई निष्पादित होती है।
जैसे ही हमने Power BI डेटासेट रिफ्रेश जोड़ा, हमारी रिपोर्ट तुरंत अपडेट हो जाती है।

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<पी> उपयोग मामले:

एक क्लिक से Power BI डैशबोर्ड को रीफ्रेश करें।
अनुमोदन अनुरोध सीधे एक्सेल शीट से भेजें।
डेटा बदलने पर टीमों को स्थिति अपडेट पोस्ट करें।
एक्सेल से फ़िल्टर की गई रिपोर्ट अपने प्रबंधक को ईमेल करें।
ऑर्डर डेटा को SharePoint सूचियों में लॉग करें।

विधि 2:एक्सेल बटन (प्रीमियम) से ट्रिगर पावर स्वचालित प्रवाह

चरण 1:एक पावर स्वचालित प्रवाह बनाएं

पावर ऑटोमेट पर जाएं .
बनाएं चुनें>> तत्काल क्लाउड फ़्लो चुनें .

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प्रवाह को नाम दें:एक्सेल बटन से ट्रिगर .
चुनें जब HTTP अनुरोध प्राप्त होता है ट्रिगर के रूप में.
बनाएं क्लिक करें .

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प्लस (+) पर क्लिक करें कोई क्रिया जोड़ने के लिए आइकन:
- पावर बीआई चुनें>>डेटासेट रीफ्रेश करें चुनें .

<पी>

इनपैरामीटर्स
- कार्यस्थान चुनें
- डेटासेट चुनें .

<पी>

कोई अन्य क्रिया जोड़ें:
- एक ईमेल भेजें (V2)
इनपैरामीटर्स
- इन्सर्ट में
- टाइप करें विषय
- टाइप बॉडी

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अब सहेजें प्रवाह.

<पी> फ़्लो का URL (HTTP ट्रिगर) प्राप्त करें:

प्रवाह को सहेजने के बाद, 'जब एक HTTP अनुरोध प्राप्त होता है' चरण एक अद्वितीय URL उत्पन्न करेगा।
अपने VBA कोड में उपयोग करने के लिए इस URL को कॉपी करें।

<पी>

चरण 2:एक्सेल में एक बटन बनाएं

एक्सेल खोलें।
डेवलपर पर जाएं टैब>> सम्मिलित करें चुनें>> बटन (फ़ॉर्म नियंत्रण) चुनें .
अपनी शीट पर बटन बनाएं।

<पी>

राइट-क्लिक करें>> मैक्रो असाइन करें चुनें .

<पी>

चरण 3:फ़्लो को कॉल करने के लिए VBA कोड जोड़ें

इस VBA कोड को पेस्ट करें (अपने फ़्लो URL से बदलें):

Sub TriggerFlow()
    Dim objHTTP As Object
    Dim URL As String
    
    URL = "Insert URL from your Flow"
    
    Set objHTTP = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    objHTTP.Open "POST", URL, False
    objHTTP.Send
    
    MsgBox "Flow Triggered Successfully!"
End Sub

<पी>

अपने पावर ऑटोमेट प्रवाह को कॉल करने के लिए 'ट्रिगर पावर ऑटोमेट' बटन पर क्लिक करें।
जब प्रवाह सफलतापूर्वक चालू हो जाएगा तो एक सफलता संदेश दिखाई देगा।

<पी>

निष्कर्ष

<पी> उपरोक्त विधियों का पालन करके, आप Excel बटन से Power BI या Power Automate क्रियाओं को ट्रिगर कर सकते हैं, चाहे आपके पास नियमित या प्रीमियम संस्करण हों। वेब बटन, ऑफिस स्क्रिप्ट और पावर ऑटोमेट के मानक संस्करण के लिए एक्सेल के साथ, आप पहले से ही पावर बीआई रिफ्रेश को ट्रिगर कर सकते हैं, ईमेल भेज सकते हैं, या अपनी स्प्रेडशीट से सीधे वर्कफ़्लो शुरू कर सकते हैं। यदि आपके संगठन के पास प्रीमियम लाइसेंस हैं, तो आप और भी अधिक उन्नत एकीकरण (जैसे VBA + HTTP ट्रिगर या कस्टम एपीआई) अनलॉक कर सकते हैं। लेकिन मानक संस्करण के साथ भी, एक्सेल आपके दैनिक कार्यों के लिए एक शक्तिशाली वर्कफ़्लो लॉन्चर के रूप में कार्य कर सकता है।

<पी> छोटी-छोटी कार्रवाइयों से शुरुआत करें, एक बटन बनाएं जो आपके पावर बीआई डेटासेट को रीफ्रेश करता है। एक बार जब आप इसे काम करते हुए देख लें, तो आप इस विचार को अनुमोदन, ईमेल अलर्ट या टीम सूचनाओं तक बढ़ा सकते हैं।

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