Excel एक शक्तिशाली प्लेटफॉर्म है और हमेशा एक स्प्रेडशीट टूल से अधिक रहा है। Power Automate और Power BI की शक्ति के साथ, अब आप Excel को वर्कफ़्लो लॉन्चर की तरह कार्य करने के लिए बना सकते हैं, जहां एक बटन पर क्लिक करने से रिपोर्ट रीफ्रेश हो सकती है, ईमेल भेजे जा सकते हैं, SharePoint सूचियां अपडेट हो सकती हैं, या यहां तक कि अनुमोदन वर्कफ़्लो ट्रिगर हो सकते हैं।
इस ट्यूटोरियल में, हम आपको दिखाएंगे कि Excel बटनों से Power BI या Power Automate क्रियाओं को कैसे ट्रिगर करें।
Excel से Power BI या Power Automate क्यों ट्रिगर करें?
- दोहराए जाने वाले कार्यों को सीधे अपनी स्प्रेडशीट से स्वचालित करें।
- मांग पर Power BI डैशबोर्ड रीफ्रेश करें।
- Excel डेटा को Teams, Outlook, या SharePoint पर तुरंत भेजें।
- Excel छोड़े बिना अनुमोदन वर्कफ़्लो लॉन्च करें।
- वर्कफ़्लो बटनों के साथ Excel को एक हल्के "ऐप" में बदलें।
आपको क्या चाहिए (पूर्वापेक्षाएँ)
- Excel for the web के साथ Microsoft 365 अकाउंट (Office Scripts के लिए)।
- Power Automate तक पहुंच (Microsoft 365 में शामिल)।
- Power BI Service (मुफ़्त या Pro, आपकी डेटासेट साझाकरण आवश्यकताओं के आधार पर)।
विधि 1: Office Scripts के साथ Excel Online बटनों का उपयोग करें (नियमित)
यह विधि Power Automate के मानक संस्करण पर काम करती है (कोई प्रीमियम आवश्यक नहीं)।
चरण 1: Excel में एक Office Script बनाएं
- अपनी वर्कबुक को Excel for the web में खोलें।
- Automate टैब पर जाएं >> New Script चुनें।
- मौजूदा स्क्रिप्ट को निम्न स्क्रिप्ट से बदलें:
function main(workbook: ExcelScript.Workbook) { console.log("Excel button clicked! Triggering Power Automate..."); }
- इसे TriggerFlow के रूप में सहेजें।
चरण 2: Excel में एक बटन जोड़ें
- आप Code Editor से एक बटन जोड़ सकते हैं।
- More Options (…) पर क्लिक करें >> Add in Workbook चुनें।
अब, इस बटन पर क्लिक करने से आपकी स्क्रिप्ट चलेगी।
चरण 3: स्क्रिप्ट को Power Automate से कनेक्ट करें
- Code Editor से कार्यों को स्वचालित करें।
- More Options (…) पर क्लिक करें >> Automate a Task चुनें।
- यह Power Automate वेबसाइट पर नेविगेट करेगा।
- Continue पर क्लिक करें।
- Run Script में >> Parameters चुनें
- Location: Excel Online (Business) चुनें
- Document Library: Documents चुनें
- File: अपना Excel फ़ाइल चुनें
- Script: TriggerFlow चुनें
- Plus (+) आइकन पर क्लिक करके एक क्रिया जोड़ें।
- Power BI चुनें।
- आपको Power BI के लिए कई क्रियाएं दिखाई देंगी।
- Refresh a dataset चुनें।
- Parameters में
- Workspace: My workspace चुनें
- Dataset: अपना डेटासेट चुनें
- आप फ्लो में अन्य क्रियाएं जोड़ सकते हैं।
- Outlook → ईमेल भेजें
- Teams → एक संदेश पोस्ट करें
- SharePoint → एक नई सूची आइटम जोड़ें
- एक बार पूरा होने पर, फ्लो सहेजें।
- Save पर क्लिक करें।
चरण 4: Power Automate फ्लो टेस्ट करें
- Test पर क्लिक करें।
- Manually चुनें फ्लो टेस्ट करने के लिए।
- Test पर क्लिक करें।
- Run flow पर क्लिक करें।
- टेस्ट चलेगा, पूरा होने पर अवधि और सफलता अधिसूचना दिखाएगा।
- Excel for the web पर वापस जाएं।
- अपना TriggerFlow बटन क्लिक करें।
- स्क्रिप्ट चलती है → Power Automate ट्रिगर होता है → क्रिया निष्पादित होती है।
- चूंकि हमने Power BI डेटासेट रीफ्रेश जोड़ा, हमारी रिपोर्ट तुरंत अपडेट होती है।
उपयोग के मामले:
- एक क्लिक से Power BI डैशबोर्ड रीफ्रेश करें।
- Excel शीट से सीधे अनुमोदन अनुरोध भेजें।
- डेटा बदलने पर Teams पर स्टेटस अपडेट पोस्ट करें।
- Excel से फ़िल्टर्ड रिपोर्ट अपने मैनेजर को ईमेल करें।
- ऑर्डर डेटा को SharePoint सूचियों में लॉग करें।
विधि 2: Excel बटनों से Power Automate फ्लो ट्रिगर करें (प्रीमियम)
चरण 1: एक Power Automate फ्लो बनाएं
- Power Automate पर जाएं।
- Create चुनें >> Instant Cloud Flow चुनें।
- फ्लो का नाम दें: Trigger from Excel Button।
- When an HTTP request is received को ट्रिगर के रूप में चुनें।
- Create पर क्लिक करें।
- Plus (+) आइकन पर क्लिक करके एक क्रिया जोड़ें:
- Power BI चुनें >> Refresh a dataset चुनें।
- Parameters में
- Workspace चुनें
- Dataset चुनें।
- एक और क्रिया जोड़ें:
- Send an email (V2)
- Parameters में
- To डालें
- Subject टाइप करें
- Body टाइप करें
- अब Save फ्लो पर क्लिक करें।
फ्लो का URL प्राप्त करें (HTTP ट्रिगर):
- फ्लो सहेजने के बाद, 'When an HTTP request is received' चरण एक अद्वितीय URL जनरेट करेगा।
- अपने VBA कोड में उपयोग करने के लिए इस URL को कॉपी करें।
चरण 2: Excel में एक बटन बनाएं
- Excel खोलें।
- Developer टैब पर जाएं >> Insert चुनें >> Button (Form Control) चुनें।
- अपनी शीट पर बटन खींचें।
- राइट-क्लिक करें >> Assign Macro चुनें।
चरण 3: फ्लो को कॉल करने के लिए VBA कोड जोड़ें
- यह VBA कोड पेस्ट करें (अपने फ्लो URL से बदलें):
Sub TriggerFlow() Dim objHTTP As Object Dim URL As String URL = "Insert URL from your Flow" Set objHTTP = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP") objHTTP.Open "POST", URL, False objHTTP.Send MsgBox "Flow Triggered Successfully!" End Sub
- 'Trigger Power Automate' बटन पर क्लिक करके अपने Power Automate फ्लो को कॉल करें।
- फ्लो सफलतापूर्वक ट्रिगर होने पर एक सफलता संदेश दिखाई देगा।
निष्कर्ष
उपरोक्त विधियों का पालन करके, आप Excel बटनों से Power BI या Power Automate क्रियाओं को ट्रिगर कर सकते हैं, चाहे आपके पास नियमित या प्रीमियम संस्करण हों। Excel for the web बटनों, Office Scripts, और Power Automate के मानक संस्करण के साथ, आप पहले से ही अपनी स्प्रेडशीट से सीधे Power BI रीफ्रेश ट्रिगर कर सकते हैं, ईमेल भेज सकते हैं, या वर्कफ़्लो शुरू कर सकते हैं। यदि आपके संगठन के पास प्रीमियम लाइसेंस हैं, तो आप और भी उन्नत एकीकरण अनलॉक कर सकते हैं (जैसे VBA + HTTP ट्रिगर या कस्टम APIs)। लेकिन मानक संस्करण के साथ भी, Excel आपके दैनिक कार्यों के लिए एक शक्तिशाली वर्कफ़्लो लॉन्चर के रूप में कार्य कर सकता है।
छोटे कार्यों से शुरू करें, एक बटन बनाएं जो आपके Power BI डेटासेट को रीफ्रेश करता है। एक बार जब आप इसे काम करते देखते हैं, तो आप इस विचार को अनुमोदन, ईमेल अलर्ट, या टीम सूचनाओं तक विस्तारित कर सकते हैं।
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