एक्सेल में मेलिंग लिस्ट बनाएं: दो प्रमाणित तरीके

व्यवसायों में, हमारे हजारों ग्राहक होते हैं और हमें अपनी सेवाओं में किसी भी अपडेट या बदलाव के बारे में उन्हें सूचित करना होता है। एक्सेल में मेलिंग लिस्ट बनाने से हम इस थकाऊ काम को मिनटों में कर सकते हैं। ज्यादातर मामलों में, हमारे पास ग्राहकों के मेलिंग पते एक्सेल फाइल में होते हैं, और हम उन ग्राहकों के मेलिंग पतों का उपयोग करके उन्हें अपनी कंपनी के पते में बदलाव के बारे में सूचित करना चाहते हैं।

मान लीजिए हमारी कंपनी का नाम मैरिगोल्ड सेल्स है, और पता 7 ओक वैली सेंट., लैकलैंड, फ्लोरिडा 33801 से बदलकर मैरिगोल्ड सेल्स, 71 ग्लेनडेल एवेन्यू, बोका रैटन, फ्लोरिडा 33428 हो गया है। अब, हम इस घटना के बारे में अपने ग्राहकों को सूचित करना चाहते हैं।

हम उन्हें मेलिंग लिस्ट का उपयोग करके इस घटना के बारे में सूचित करना चाहते हैं।

एक्सेल वर्कबुक डाउनलोड करें

एक्सेल में मेलिंग लिस्ट बनाने के 2 आसान तरीके

विधि 1: माइक्रोसॉफ्ट वर्ड मेल मर्ज का उपयोग करके एक्सेल में मेलिंग लिस्ट बनाना

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड मेल मर्ज नामक एक सुविधा प्रदान करता है। हम एक्सेल से डेटा आयात करने के बाद मेलिंग लिस्ट का एक टेम्पलेट बनाने के लिए इस सुविधा का उपयोग कर सकते हैं। डेटा में सभी ग्राहकों के नाम, कंपनी के नाम, कंपनी के पते, और ईमेल पते होते हैं। मेल मर्ज निम्नलिखित अनुक्रमों को निष्पादित करने के बाद स्वचालित रूप से एक मेलिंग लिस्ट डाल देगा।

चरण 1: चूंकि आप मेलिंग लिस्ट बनाना चाहते हैं, आपको माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का उपयोग करके एक लिखित संदेश तैयार करना होगा। माइक्रोसॉफ्ट वर्ड खोलें, मेलिंग्स टैब पर जाएं > लेटर्स चुनें (स्टार्ट मेल मर्ज सेक्शन से)।

चरण 2: अपनी आवश्यकताओं के अनुसार संदेश लिखें (यानी, ग्राहक को पता परिवर्तन के बारे में सूचित करना)। नीले रंग का लेखन उस मेलिंग लिस्ट के अनुसार होगा जिसे आप बनाने वाले हैं।

चरण 3: रिसिपिएंट्स चुनें (स्टार्ट मेल मर्ज सेक्शन से) > विकल्पों से मौजूदा सूची का उपयोग करें चुनें।

चरण 4: मौजूदा सूची का उपयोग करें चुनने से आप अपने कंप्यूटर फोल्डर्स में पहुंच जाते हैं। आवश्यक फाइल चुनें (यानी, एक्सेल में मेलिंग लिस्ट बनाना)।

ओपन पर क्लिक करें।

चरण 5: टेबल चुनें विंडो खुलती है। सुनिश्चित करें कि आप डेटा की पहली पंक्ति में कॉलम हेडर हैं टॉगल को चेक करें।

ओके पर क्लिक करें।

चरण 6: माइक्रोसॉफ्ट वर्ड डेटा लोड करता है। कर्सर को प्राप्तकर्ता नाम के बगल में रखें फिर मर्ज फील्ड डालें पर जाएं (मेलिंग्स टैब के तहत राइट एंड इन्सर्ट फील्ड्स में)।

चरण 7: मर्ज फील्ड डालें डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है। इन्सर्ट सेक्शन के तहत डेटाबेस फील्ड्स चुनें। फिर, कोई भी फील्ड चुनें (यानी, पहला नाम) और बाद में, नीचे दी गई इमेज में दिखाए अनुसार इन्सर्ट पर क्लिक करें।

इसके बाद, पहला नाम, अंतिम नाम, कंपनी का नाम, शहर, राज्य, और पिन कोड डालने के लिए चरण 7 को लगभग 3 या 4 बार दोहराएं। आप अपने संदेश में किसी भी फील्ड को डाल सकते हैं,

चरण 8: फिर से, कर्सर को अभिवादन पंक्ति के सामने रखें (यानी, प्रिय प्राप्तकर्ता नाम)। उसके बाद राइट एंड इन्सर्ट फील्ड्स सेक्शन पर जाएं > अभिवादन पंक्ति चुनें।

चरण 9: अभिवादन पंक्ति डालें डायलॉग बॉक्स खुलता है। अभिवादन पंक्ति डालें डायलॉग बॉक्स से,

ग्राहक के नाम का कोई भी प्रारूप चुनें। आप प्राप्तकर्ता नाम के बाद कॉमा (,) या अन्य डिलीमीटर डाल सकते हैं। आपके कार्यों का पूर्वावलोकन डायलॉग बॉक्स में पूर्वावलोकन सेक्शन के तहत प्रदर्शित होता है।

ओके पर क्लिक करें।

चरण 1 से 9 को निष्पादित करने से डेटा फाइल में प्रत्येक ग्राहक के लिए मेल लिस्ट का एक टेम्पलेट तैयार होता है। टेम्पलेट नीचे दी गई तस्वीर में दर्शाए अनुसार समान होगा।

चरण 10: यदि आप किसी ग्राहक के लिए पूर्वावलोकन देखना चाहते हैं। बस परिणाम पूर्वावलोकन विकल्प चुनें (परिणाम पूर्वावलोकन सेक्शन से)।

एक पल में, टेम्पलेट पहले ग्राहक के मेलिंग पत्र में बदल जाता है जैसा कि निम्नलिखित तस्वीर में दिखाया गया है।

आप ग्राहक के पहले और अंतिम नाम के बीच कोई स्पेस नहीं देखते। बस पहले नाम के बाद एक स्पेस डालें जैसा कि नीचे दी गई इमेज में किया गया है।

सभी ग्राहकों के नामों में उनके पहले और अंतिम नाम के बीच समान स्पेस होगा। डेटा के बीच आगे और पीछे जाने के लिए दिशा तीरों पर क्लिक करें।

चरण 11: आप विशिष्ट विकल्पों पर क्लिक करके पत्र को संपादित, प्रिंट, या यहां तक कि ईमेल भी कर सकते हैं (यानी, ईमेल संदेश भेजें)।

चरण 12: ईमेल पर मर्ज डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है। टू कमांड बॉक्स में ईमेल पता चुनें। विषय पंक्ति कमांड बॉक्स में एक उपयुक्त विषय टाइप करें (यानी, पता परिवर्तन)।

ओके पर क्लिक करें।

आप ग्राहकों की एक श्रृंखला चुन सकते हैं जिन्हें ईमेल भेजना है।

और पढ़ें: एक्सेल में कॉमा सेपरेटेड लिस्ट कैसे बनाएं (5 तरीके)

समान पठन

• एक्सेल में मानदंड के आधार पर लिस्ट कैसे जनरेट करें (4 तरीके)
• मानदंड के आधार पर एक्सेल में यूनिक लिस्ट बनाएं (9 तरीके)
• एक्सेल में नंबर वाली लिस्ट कैसे बनाएं (8 तरीके)

विधि 2: माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक इम्पोर्ट फीचर का उपयोग करके मेलिंग लिस्ट बनाना

पिछली विधि में, हमने मेलिंग लिस्ट बनाने के लिए माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का उपयोग किया। हालांकि, माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक भी एक निश्चित डेटा टाइप फाइल (यानी, CSV फाइल टाइप) आयात करके मेलिंग बॉक्स बनाने का विकल्प प्रदान करता है।

चूंकि हमारे पास एक्सेल में ग्राहकों के संपर्क की डेटा फाइल है, हम एक्सेल के सेव एज फीचर का उपयोग करके फाइल को CSV फॉर्मेट में कनवर्ट करते हैं। फाइल रूपांतरण नीचे दी गई तस्वीर में दर्शाया गया है (फाइल > सेव एज > पेश किए गए फॉर्मेट से CSV चुनें > सेव पर क्लिक करें)।

एक्सेल फाइल को CSV फाइल फॉर्मेट में कनवर्ट करने के बाद, माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक का उपयोग करके मेलिंग लिस्ट बनाने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण 1: माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक खोलें। फाइल चुनें।

चरण 2: फाइल रिबन विकल्पों से।

ओपन एंड एक्सपोर्ट चुनें > इम्पोर्ट/एक्सपोर्ट पर क्लिक करें।

चरण 3: इम्पोर्ट एंड एक्सपोर्ट विज़ार्ड दिखाई देता है। विज़ार्ड में, दूसरे प्रोग्राम या फाइल से आयात करें विकल्प चुनें।

नेक्स्ट पर क्लिक करें।

चरण 4: फाइल आयात करें कमांड बॉक्स खुलता है। आयात करने के लिए फाइल प्रकार चुनें के रूप में कॉमा सेपरेटेड वैल्यूज़ (CSV) चुनें।

नेक्स्ट पर क्लिक करें।

चरण 5: अब, फाइल आयात करें कमांड बॉक्स में, पहले से सेव की गई CSV फाइल को आयात करने के लिए ब्राउज़ पर क्लिक करें।

चरण 6: कंप्यूटर डायरेक्टरी से पहले से सेव की गई CSV फाइल चुनें और ओके पर क्लिक करें।

चरण 7: आउटलुक चरण 6 में आयात की गई फाइल को लोड करता है और प्रदर्शित करता है। डुप्लिकेट बनाने की अनुमति दें विकल्प को चेक करें और फिर नेक्स्ट पर जाएं।

चरण 8: आपको वह स्थान चुनना होगा (यानी, संपर्क) जहां आयात की गई फाइल को निकाला जाना है फिर नेक्स्ट पर क्लिक करें।

चरण 9: फील्ड्स का मिलान करने के लिए, आपको आउटलुक को बताना होगा कि वह किन आइटम्स को नाम, कंपनी, या ईमेल पता के रूप में लेगा। परिणामस्वरूप, कस्टम फील्ड्स मैप करें पर क्लिक करें।

चरण 10: फ्रॉम (बाएं तरफ) से टू (दाएं तरफ) तक वैल्यू को ड्रैग करके उन्हें समान असाइन करें।

कंपनी का नाम और ईमेल पता के लिए चरण 10 दोहराएं, उसके बाद नीचे दी गई इमेज के समान ओके पर क्लिक करें।

चरण 11: आप फाइल डेस्टिनेशन भी बदल सकते हैं। यदि ऐसे कार्यों की कोई आवश्यकता नहीं है, तो फिनिश पर क्लिक करें।

आउटलुक एक सेकंड लेता है फिर सभी संपर्कों को लोड करता है। यदि आप आयातित संपर्कों को जांचना चाहते हैं, संपर्क पर जाएं और सभी आयातित संपर्क निम्नलिखित तस्वीर की तरह दिखाई देंगे।

आप स्रोत डेटा के साथ पहले नाम की गिनती या क्रॉस-चेक कर सकते हैं। यह आउटलुक एक मेलिंग लिस्ट बनाता है जिससे आप उनमें से प्रत्येक को तुरंत मेल कर सकते हैं।

और पढ़ें: एक्सेल में वर्णमाला क्रम में लिस्ट कैसे बनाएं (3 तरीके)

निष्कर्ष

इस लेख में, हम प्रदर्शित करते हैं कि माइक्रोसॉफ्ट उत्पादों (यानी, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड और माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक) की इंटरलिंक क्षमता का उपयोग करके एक्सेल में मेलिंग लिस्ट कैसे बनाएं। आशा है कि ये तरीके एक्सेल में मेलिंग लिस्ट बनाने की आपकी खोज को पूरा करेंगे। टिप्पणी करें, यदि आपके पास आगे की पूछताछ है या कुछ जोड़ना है।

संबंधित लेख

• एक्सेल में बुलेटेड लिस्ट कैसे बनाएं (9 तरीके)
• एक्सेल में टू डू लिस्ट बनाएं (3 आसान तरीके)
• एक्सेल में सेल के अंदर लिस्ट कैसे बनाएं (3 त्वरित तरीके)
• एक्सेल में प्राइस लिस्ट बनाएं (चरण-दर-चरण दिशानिर्देश)