व्यवसायों में, हमारे पास हजारों ग्राहक होते हैं और उन्हें हमारी सेवाओं में किसी भी अपडेट या परिवर्तन के बारे में सूचित करना होता है। एक्सेल में मेलिंग लिस्ट बनाने से हमें थकाऊ काम मिनटों में करने में मदद मिलती है। ज्यादातर मामलों में, हमारे पास एक्सेल फ़ाइल में ग्राहकों के डाक पते होते हैं, और हम उन ग्राहकों के डाक पते का उपयोग करके उन्हें अपनी कंपनी के पते में बदलाव के बारे में सूचित करना चाहते हैं।
मान लें कि हमारी कंपनी का नाम मैरीगोल्ड सेल्स, . है और पता 7 Oak Valley St., Lakeland, फ़्लोरिडा 33801 से बदल गया है से मैरीगोल्ड सेल्स, 71 ग्लेनडेल एवेन्यू. बोका रैटन, फ़्लोरिडा 33428 . अब, हम अपने ग्राहकों को इस घटना के बारे में सूचित करना चाहते हैं।
हम उन्हें इस घटना के बारे में एक मेलिंग सूची का उपयोग करके सूचित करना चाहते हैं।
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एक्सेल में मेलिंग सूची बनाने के 2 आसान तरीके
विधि 1:माइक्रोसॉफ्ट वर्ड मेल मर्ज का उपयोग करके एक्सेल में मेलिंग सूची बनाना
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड मेल मर्ज . नामक एक सुविधा प्रदान करता है . हम एक्सेल से डेटा आयात करने के बाद मेलिंग सूची का टेम्प्लेट बनाने के लिए इस सुविधा का उपयोग कर सकते हैं। डेटा में सभी ग्राहकों के नाम होते हैं , कंपनी के नाम , कंपनी के पते , और ईमेल पते . मेल मर्ज निम्नलिखित अनुक्रमों को निष्पादित करने के बाद स्वचालित रूप से एक मेलिंग सूची सम्मिलित करेगा।
चरण 1: जैसा कि आप एक मेलिंग सूची बनाना चाहते हैं, आपको Microsoft Word का उपयोग करके एक लिखित संदेश तैयार करना होगा . माइक्रोसॉफ्ट वर्ड खोलें , मेलिंग . पर जाएं टैब> अक्षर का चयन करें (एसटार्ट मेल मर्ज से अनुभाग)।
चरण 2: संदेश को अपनी आवश्यकताओं के अनुसार लिखें (अर्थात, ग्राहक को पता परिवर्तन के बारे में सूचित करना) ) नीला रंगीन लेखन उस मेलिंग सूची के अनुसार होगा जिसे आप बनाने जा रहे हैं।
चरण 3: प्राप्तकर्ताओं का चयन करें . चुनें ( मेल मर्ज प्रारंभ करें . से अनुभाग)> मौजूदा सूची का उपयोग करें चुनें (विकल्पों में से)।
चरण 4: मौजूदा सूची का उपयोग करें . का चयन करना आपको आपके कंप्यूटर फोल्डर में ले जाता है। आवश्यक फ़ाइल का चयन करें (अर्थात, एक्सेल में एक मेलिंग सूची बनाना )।
खोलें . पर क्लिक करें ।
चरण 5: तालिका चुनें खिड़की खुलती है। सुनिश्चित करें कि आपने डेटा की पहली पंक्ति में कॉलम हेडर शामिल हैं . की जांच की है टॉगल करें।
ठीक . पर क्लिक करें ।
चरण 6: माइक्रोसॉफ्ट वर्ड डेटा लोड करता है। कर्सर को प्राप्तकर्ता नाम . के पास रखें फिर मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित करें . पर जाएं (लिखें और डालें फ़ील्ड में मेलिंग . के अंतर्गत टैब)।
चरण 7: सम्मिलित करें मर्ज फ़ील्ड संवाद बॉक्स प्रकट होता है। डेटाबेस फ़ील्ड चुनें सम्मिलित करें अनुभाग . के अंतर्गत . फिर, किसी भी फ़ील्ड का चयन करें (अर्थात, प्रथम नाम ) बाद में, सम्मिलित करें . पर क्लिक करें जैसा कि नीचे चित्र में दिखाया गया है।
बाद में, चरण 7 repeat दोहराएं के बारे में 3 या 4 डालने का समय प्रथम नाम , उपनाम , कंपनी का नाम , शहर , राज्य , और ज़िप कोड . आप अपने संदेश में कोई भी फ़ील्ड सम्मिलित कर सकते हैं,
चरण 8: फिर से, कर्सर को ग्रीटिंग लाइन के सामने रखें (यानी, प्रिय प्राप्तकर्ता का नाम ) उसके बाद लिखें और सम्मिलित करें फ़ील्ड . पर होवर करें अनुभाग> ग्रीटिंग लाइन चुनें ।
चरण 9: ग्रीटिंग लाइन डालें डायलॉग बॉक्स पॉप अप होता है। ग्रीटिंग लाइन डालें . से डायलॉग बॉक्स,
ग्राहक का नाम . का कोई भी प्रारूप चुनें . आप अल्पविराम . लगा सकते हैं (, ) या प्राप्तकर्ता का नाम . के बाद अन्य सीमांकक . आपके कार्यों का पूर्वावलोकन पूर्वावलोकन . के अंतर्गत प्रदर्शित होता है संवाद बॉक्स में अनुभाग।
ठीक . पर क्लिक करें ।
निष्पादित चरण 1 करने के लिए 9 डेटा फ़ाइल में प्रत्येक ग्राहक के लिए मेल सूची का एक टेम्पलेट तैयार करता है। टेम्प्लेट वैसा ही होगा जैसा नीचे चित्र में दिखाया गया है।
चरण 10: यदि आप किसी ग्राहक का पूर्वावलोकन देखना चाहते हैं। बस परिणामों का पूर्वावलोकन करें . चुनें विकल्प (परिणामों का पूर्वावलोकन करें . से) अनुभाग)।
एक पल में, टेम्प्लेट 1 . में बदल जाता है सेंट ग्राहक का डाक पत्र जैसा कि निम्नलिखित चित्र में दिखाया गया है।
आप पहले . के बीच कोई स्थान नहीं देखते हैं और उपनाम ग्राहक की। बस एक स्पेस लगाएं प्रथम नाम . के बाद जैसा कि नीचे दी गई छवि में किया गया है।
ग्राहकों के सभी नामों में उनके प्रथम . के बीच समान स्थान होगा और उपनाम . डेटा के बीच आगे और पीछे जाने के लिए दिशा तीरों पर क्लिक करें।
चरण 11: आप संपादित कर सकते हैं , प्रिंट करें , या यहां तक कि ईमेल केवल विशिष्ट विकल्पों पर क्लिक करके पत्र (अर्थात, ईमेल संदेश भेजें )।
चरण 12: ई-मेल में मर्ज करें संवाद बॉक्स प्रकट होता है। ईमेल पता Select चुनें प्रति . में कमांड बॉक्स। एक उपयुक्त विषय टाइप करें (अर्थात, पता परिवर्तन ) विषय पंक्ति . में कमांड बॉक्स।
ठीकक्लिक करें ।
ईमेल भेजने के लिए आप कई ग्राहक नंबर चुन सकते हैं।
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विधि 2: मेलिंग सूची बनाना माइक्रोसॉफ्ट का उपयोग करना दृष्टिकोण आयात सुविधा
पिछली पद्धति में, हमने Microsoft Word . का उपयोग किया था एक मेलिंग सूची बनाने के लिए। हालांकि, माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक केवल एक निश्चित डेटा प्रकार फ़ाइल (यानी, CSV) आयात करके एक मेलिंग बॉक्स बनाने का विकल्प भी प्रदान करता है फ़ाइल प्रकार)।
चूंकि हमारे पास एक्सेल में ग्राहकों के संपर्क की डेटा फ़ाइल है, इसलिए हम फ़ाइल को केवल CSV . में कनवर्ट करते हैं एक्सेल के इस रूप में सहेजें . का उपयोग करके प्रारूपित करें विशेषता। फ़ाइल रूपांतरण नीचे चित्र में दिखाया गया है (फ़ाइल . पर जाएं)> इस रूप में सहेजें> चुनें सीएसवी प्रस्तावित प्रारूपों से> सहेजें पर क्लिक करें )।
एक्सेल फाइल को CSV . में बदलने के बाद फ़ाइल स्वरूप में, Microsoft Outlook . का उपयोग करके मेलिंग सूची बनाने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें ।
चरण 1: माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक खोलें . फ़ाइल Select चुनें ।
चरण 2: फ़ाइल . से रिबन विकल्प।
चुनें खोलें और निर्यात करें> आयात/निर्यात पर क्लिक करें ।
चरण 3: आयात और निर्यात विज़ार्ड दिखाई पड़ना। विज़ार्ड में, किसी अन्य प्रोग्राम या फ़ाइल से आयात करें चुनें विकल्प।
अगला दबाएं ।
चरण 4: एक फ़ाइल आयात करें कमांड बॉक्स खुलता है। अल्पविराम से अलग किए गए मान चुनें (सीएसवी ) के रूप में आयात करने के लिए फ़ाइल प्रकार चुनें ।
अगला क्लिक करें ।
चरण 5: अब, एक फ़ाइल आयात करें . में कमांड बॉक्स, ब्राउज़ करें . पर क्लिक करें फ़ाइल आयात करने के लिए (पहले सहेजी गई CSV फ़ाइल)।
चरण 6: पहले सहेजा गया CSV . चुनें कंप्यूटर निर्देशिका से फ़ाइल करें और ठीक . क्लिक करें ।
चरण 7: Outlook चरण 6 . में आयात की गई फ़ाइल को लोड करता है और प्रदर्शित करता है। चेक करें डुप्लीकेट बनाने की अनुमति दें विकल्प चुनें और फिर अगला . पर जाएं ।
चरण 8: आपको स्थान का चयन करना होगा (अर्थात, संपर्क ) जहां आयातित फ़ाइल को निकालना है, तो अगला . पर क्लिक करें ।
चरण 9: फ़ील्ड से मिलान करने के लिए, आपको आउटलुक को बताना होगा कि वह नाम . के रूप में किन वस्तुओं को लेगा , कंपनी , या ईमेल पता . परिणामस्वरूप, कस्टम फ़ील्ड मैप करें . पर क्लिक करें ।
चरण 10: मान को से . से खींचें (बाएं ओर) से प्रति (दाएं साइड) उन्हें समान रूप से असाइन करने के लिए।
दोहराएं चरण 10 कंपनी का नाम . के लिए और ईमेल पता उसके बाद ठीक . क्लिक करें नीचे दी गई छवि के समान।
चरण 11: आप फ़ाइल गंतव्य भी बदल सकते हैं। यदि ऐसी कार्रवाइयों की कोई आवश्यकता नहीं है, तो समाप्त करें . पर क्लिक करें ।
आउटलुक एक सेकंड लेता है फिर सभी संपर्कों को लोड करता है। यदि आप आयातित संपर्कों की जांच करना चाहते हैं, तो संपर्कों . पर जाएं और सभी आयातित संपर्क दिखाई देंगे जैसा कि निम्न चित्र में है।
आप प्रथम नाम . की गणना या क्रॉस-चेक कर सकते हैं स्रोत डेटा के साथ एस। यह आउटलुक एक मेलिंग सूची बनाता है जिससे आप आसानी से उनमें से प्रत्येक को तुरंत मेल कर सकते हैं।
और पढ़ें:Excel में वर्णमाला सूची कैसे बनाएं (3 तरीके)
निष्कर्ष
इस लेख में, हम प्रदर्शित करते हैं कि Microsoft उत्पादों की इंटरलिंक क्षमता का उपयोग करके Excel में एक मेलिंग सूची कैसे बनाई जाए (यानी, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड और माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक ) आशा है कि ये विधियां एक्सेल में मेलिंग सूची बनाने में आपकी खोज को पूरा करती हैं। टिप्पणी, अगर आपके पास और पूछताछ है या जोड़ने के लिए कुछ है।
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