एक्सेल के टेक्स्ट-टू-कॉलम में महारत: 3 व्यावहारिक तकनीकें

एक्सेल का टेक्स्ट टू कॉलम विज़ार्ड कई उपयोगों के साथ एक बहुत महत्वपूर्ण फीचर है। इस आर्टिकल में, मैं आपको सिखाऊंगा कि एक्सेल में टेक्स्ट को कॉलम में कैसे बदलें। जैसे आप अपने डेटाबेस के कॉलम को अपने तरीके से विभाजित कर सकते हैं, आप अपने ईमेल पते से महत्वपूर्ण जानकारी निकाल सकते हैं। यहां तक कि मैंने यह भी दिखाया है कि टेक्स्ट टू कॉलम विज़ार्ड के उन्नत विकल्प का उपयोग करके ट्रेलिंग माइनस साइन को नेगेटिव में कैसे बदलें।

आप नीचे दिए गए लिंक से प्रैक्टिस बुक डाउनलोड कर सकते हैं।

एक्सेल में टेक्स्ट को कॉलम में बदलने के 3 व्यावहारिक केस

इस सेक्शन में, आपको एक्सेल में टेक्स्ट को कॉलम में बदलने के 3 व्यावहारिक केस मिलेंगे। मैं उन्हें उचित चित्रण के साथ यहां एक-एक करके चर्चा करूंगा। आइए अब उन्हें जांचें।

1. टेक्स्ट टू कॉलम फीचर का उपयोग करके कॉलम विभाजित करें

जब आप एक्सेल में जानकारी संग्रहीत करने के लिए अपना डेटाबेस डिज़ाइन करते हैं, तो आपको एक बात बहुत सावधानी से याद रखनी होगी। आपके हर कॉलम में न्यूनतम मात्रा में डेटा होना चाहिए।

डेटाबेस तभी शक्तिशाली होते हैं जब आप उन्हें शक्तिशाली बनाते हैं। आप ऐसा कैसे कर सकते हैं? ऊपर बताई गई समस्याओं से कैसे बच सकते हैं?

आइए एक उदाहरण पर विस्तार से चर्चा करें और पहले स्थान पर समस्याओं का निदान करने के लिए काम करें।

यह एक सैंपल डेटासेट अवलोकन है। इस डेटासेट में, हमारे पास कुछ व्यक्तियों के बारे में कुछ जानकारी है (यानी उनका संपर्क नाम, पता, जन्म तिथि, आदि।)

तो हमारा वास्तव में महत्वपूर्ण डेटाबेस तैयार है। अब मैं इसे मैनिपुलेट करके इसे और भी अधिक उपयोगी बना सकूंगा। मैं नामों को वर्णानुक्रम में व्यवस्थित करना चाहता हूं।

यहां समस्या? पहला नाम और अंतिम नाम एक ही कॉलम में एक साथ हैं।

मैं जानना चाहता हूं कि मेरी सूची में इलिनोइस के कितने लोग हैं। यहां समस्या? पूरा पता एक कॉलम में डाला गया है।

मैं जानना चाहता हूं कि मेरे पास 20-30 साल के कितने लोग हैं। आपने सही समझा। नहीं किया जा सकता। वही कॉलम।

तो आपको पैटर्न समझ आ गया, है ना? प्रत्येक कॉलम में बहुत अधिक जानकारी है।

अगर वे अलग-अलग कॉलम में होते, तो यह बहुत आसान होता।

इस प्रकार की समस्याओं को हल करने के लिए: आप तीन टूल का उपयोग कर सकते हैं:

1. आप एक्सेल में टेक्स्ट टू कॉलम फीचर का उपयोग कर सकते हैं
2. आप फ्लैश फिल फीचर का उपयोग कर सकते हैं। फ्लैश फिल फीचर एक्सेल 2013 के लिए एक नया टूल है
3. और आप एक्सेल फंक्शन का उपयोग करके कॉलम डेटा को अंतिम छोटे टुकड़ों में विभाजित कर सकते हैं।

एक्सेल में फ्लैश फिल फीचर कैसे काम करता है यह जानने के लिए, यह आर्टिकल पढ़ें: एक्सेल 2013 में फ्लैश फिल का उपयोग कैसे करें

इसी तरह, तीसरा विकल्प भी यहां कवर किया गया एक पूरा विषय है।

हम टेक्स्ट टू कॉलम फीचर पर ध्यान केंद्रित करेंगे।

1.1. नाम विभाजित करना

आइए पहले कॉन्टैक्ट कॉलम के साथ काम करें। नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण:

• सबसे पहले, पूरे कॉलम को चुनें। आप माउस का उपयोग करके पूरे कॉलम को चुन सकते हैं या दूसरा तरीका कीबोर्ड का उपयोग करना है। बस इसके लिए CTRL + SHIFT + डाउन एरो दबाएं और पूरा कॉलम बहुत आसानी से चुन लिया जाता है।
• अब डेटा रिबन खोलें और कमांड के डेटा टूल्स ग्रुप में, टेक्स्ट टू कॉलम फीचर पर क्लिक करें।

• यहां, कन्वर्ट टेक्स्ट टू कॉलम विज़ार्ड बॉक्स दिखाई देगा। यह चरण 1 का 3 दिखा रहा है। डिफ़ॉल्ट रूप से, डिलीमिटेड रेडियो बटन चुना गया है। अगला पर क्लिक करें।

♦♦नोट: हमारे मामले के लिए, फिक्स्ड विड्थ विकल्प लागू नहीं है। आप इसे तब चुन सकते हैं जब आप नए कॉलम की चौड़ाई के बारे में सुनिश्चित हों और इस तथ्य को जानते हों कि आप केवल आयामों के आधार पर डेटा को उचित रूप से ट्रंकेट कर पाएंगे। तो डिलीमिटेड हमारी समस्या के लिए ठीक है।

• उसके बाद, हम चरण 2 का 3 में प्रवेश करते हैं। यहां हम देखते हैं कि कुछ डिलीमीटर उपलब्ध हैं। हम जानते हैं कि स्पेस हमारे मामले में डिलीमीटर है। आप इस विंडो में डेटा प्रीव्यू भी देख पाएंगे। यह देखने के लिए नीचे स्क्रॉल करें कि अलग किया गया डेटा ठीक है। अगला पर क्लिक करें।

• आप कॉलम डेटा फॉर्मेट को जनरल चुन सकते हैं, डिफ़ॉल्ट रूप से यह चुना जाता है।
• यदि आप डेट चुनते हैं, तो आप अपने डेट के लिए फॉर्मेट भी चुन सकते हैं, डिफ़ॉल्ट रूप से मेरे मामले में DMY चुना गया है (DMY का अर्थ है दिन, महीना, और वर्ष), लेकिन ड्रॉपडाउन में अन्य विकल्प हैं।
• डेस्टिनेशन फ़ील्ड चुनें जहां आपका डेटा सेट होगा (यानी G4 सेल)।
• अब फिनिश पर क्लिक करें।

• और यहां अंतिम परिणाम है।

आप देखते हैं कि संपर्क कॉलम दो कॉलम में विभाजित हो गया है। मैं पहले कॉलम का नाम पहला नाम और दूसरे कॉलम का नाम अंतिम नाम रखता हूं। तो, टेक्स्ट टू कॉलम फीचर का उपयोग करके नाम वाले सिंगल कॉलम से डेटा अलग करना इतना कठिन नहीं है।

1.2. पते विभाजित करना

मान लीजिए आप सिटी स्टेट और ZIP कॉलम को इसके छोटे घटकों में अलग करने का प्रयास करते हैं: सिटी, स्टेट, और ZIP। देखें इस कॉलम में दो प्रकार के डिलीमीटर हैं: कॉमा और स्पेस। इस मामले में, आपको इसे दो चरणों में अलग करना होगा।

ऐसा करने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:

• सबसे पहले, मैं इस कॉलम को कॉमा डिलीमीटर का उपयोग करके अलग करता हूं। (मेथड 1.1 का पालन करके विज़ार्ड खोलें)

• यहां, आपका कॉलम दो भागों में विभाजित हो गया है। हम पहले कॉलम का नाम सिटी और दूसरे को स्टेट ZIP रखते हैं।

• अब हम स्टेट ZIP नामक कॉलम को स्पेस डिलीमीटर का उपयोग करके विभाजित करेंगे।

इतना आसान! है ना?

1.3. टेक्स्ट को डेट में बदलें

आइए जन्म तिथि कॉलम पर काम करने का प्रयास करें।

इस कॉलम का पहला भाग महीना> फिर दिन और फिर>वर्ष है। यहां हम डेट फॉर्मेट का उपयोग करने जा रहे हैं।

• सबसे पहले, जन्म तिथि कॉलम को चुनें और मेथड 1.1 की तरह विज़ार्ड खोलें।

• यहां, इस कॉलम डेटा फॉर्मेट से, मैं डेट बटन चुनता हूं और फिर ड्रॉप-डाउन से MDY विकल्प चुनता हूं> डेस्टिनेशन सेल बदलें (यानी L4)। और अंत में> फिनिश बटन पर क्लिक करें।

• इसलिए, आप देखेंगे कि कॉलम कितनी अच्छी तरह से डेट कॉलम में बदल गया है।

वहां है!! अब आप देखते हैं कि टेक्स्ट टू कॉलम फीचर का उपयोग करके आंखों को विचलित करने वाले डेटाबेस को रीडिज़ाइन करना कितना आसान है।

2. एक्सेल में टेक्स्ट टू कॉलम का उपयोग करके ईमेल आईडी से डोमेन और यूज़रनेम निकालें

टेक्स्ट टू कॉलम फीचर ईमेल पते को यूज़रनेम और डोमेन में विभाजित करने के लिए एक आसान विकल्प प्रदान करता है।

इसे करने के लिए, नीचे दिए गए अनुसार आगे बढ़ें।

चरण:

• सबसे पहले, उन ईमेल आईडी को चुनें जिन्हें आप विभाजित करना चाहते हैं और मेथड 1.1 की तरह कन्वर्ट टेक्स्ट टू कॉलम विज़ार्ड खोलें।

कन्वर्टिंग टेक्स्ट टू कॉलम विज़ार्ड के चरण 1 में डिलीमिटेड चुनें और अगला पर क्लिक करें।

• अब, कन्वर्टिंग टेक्स्ट टू कॉलम विज़ार्ड के दूसरे चरण में, अन्य विकल्प पर टिक मार्क लगाएं और उसके ठीक बगल में @ लिखें। अगला विकल्प पर दबाएं।

• उसके बाद, चरण 3 में, डेस्टिनेशन सेट करें (यानी C2:D8) और फिनिश पर क्लिक करें।

• आप देखेंगे कि यूज़रनेम और डोमेन दो कॉलम में विभाजित हो गए हैं।

3. नेगेटिव नंबर के लिए उन्नत टेक्स्ट टू कॉलम

मान लीजिए आपके पास एक कॉलम में ट्रेलिंग माइनस साइन वाले नंबर हैं।

एक्सेल में इन नेगेटिव नंबर के लिए टेक्स्ट टू कॉलम में बदलने के लिए, नंबर चुनें और टेक्स्ट टू कॉलम फीचर करना शुरू करें।

चरण:

• सबसे पहले, मेथड 1.1 की तरह विज़ार्ड खोलें और कन्वर्टिंग टेक्स्ट टू कॉलम विज़ार्ड के चरण 1 में डिलीमिटेड चुनें और अगला पर क्लिक करें।

• चरण 2 में डिलीमीटर विकल्प में, कुछ भी न चुनें और अगला दबाएं।

• चरण 3 में, उन्नत विकल्प पर दबाएं। अब, उन्नत टेक्स्ट इम्पोर्ट सेटिंग्स में, नेगेटिव नंबर के लिए ट्रेलिंग माइनस पर टिक लगाएं और OK पर क्लिक करें।

• उसके बाद, डेस्टिनेशन सेट करें और फिनिश पर क्लिक करें।

• अंत में, आप इसके बाद नीचे परिणाम देखेंगे।

निष्कर्ष

इस आर्टिकल में, मैंने आपको एक्सेल में टेक्स्ट को कॉलम में बदलने के कुछ मेथड्स दिखाने की कोशिश की है। आशा है कि आपको आर्टिकल पसंद आया होगा। यदि आपके पास बेहतर मेथड्स, प्रश्न, या इस आर्टिकल के संबंध में फीडबैक है, तो कृपया कमेंट बॉक्स में उन्हें साझा करना न भूलें। अधिक प्रश्नों के लिए, कृपया हमारी वेबसाइट पर जाएं। संपर्क में रहें!

हैप्पी एक्सेल! 🙂

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