Outlook ईमेल सर्च में मास्टरी: प्रेषक, तिथि, कीवर्ड, आकार और अधिक द्वारा कोई भी संदेश खोजें

क्या आपके ईमेल इंडेक्स्ड हैं?

सबसे अच्छे ईमेल खोज परिणामों के लिए, आइए सुनिश्चित करें कि Outlook ने सब कुछ इंडेक्स कर लिया है।

इंडेक्सिंग क्या है? ठीक वैसे ही जैसे किसी किताब का इंडेक्स सभी विषयों को सूचीबद्ध करता है और उन्हें कहां ढूंढना है, Outlook इंडेक्सिंग एक ऐसा डेटाबेस बनाती है। प्रोग्राम्स के लिए मुफ्त टेक्स्ट के गुच्छा के बजाय डेटाबेस के माध्यम से खोजना आसान होता है।

1. Search Current Mailbox फ़ील्ड में कर्सर रखें, जिसे Instant Search बॉक्स के रूप में भी जाना जाता है। यह Search tools बार लाएगा।
2. Search Tools बटन पर क्लिक करें और फिर Indexing Status पर। एक छोटी विंडो खुलेगी जो दिखाएगी कि कितने ईमेल इंडेक्स होने बाकी हैं।

यदि इंडेक्स होने वाली वस्तुओं की संख्या शून्य के अलावा कुछ भी है, तो इसे कुछ मिनट दें। यह सुनिश्चित करेगा कि खोज यथासंभव पूर्ण हो।

इंडेक्सिंग कुछ संसाधन लेती है। यदि आप पाते हैं कि यह Outlook या आपके कंप्यूटर को बहुत धीमा कर देता है, तो आप बेहतर कंप्यूटर प्रदर्शन प्राप्त करने के लिए इंडेक्सिंग को बंद कर सकते हैं।

स्थायी रूप से सर्च टैब जोड़ें

क्या यह बहुत अच्छा नहीं होगा यदि हम हर बार सर्च बार में क्लिक किए बिना आसानी से सर्च टैब में जा सकें? आइए ऐसा करते हैं।

• File पर क्लिक करें।

• बाईं ओर, लगभग आधे रास्ते पर Options पर क्लिक करें।

• Options विंडो में, Customize Ribbon पर क्लिक करें।

• Customize Ribbon फलक में, Choose commands from: के तहत ड्रॉपडाउन मेनू पर क्लिक करें और Tool Tabs चुनें।

• Search Tools देखें और इसे चुनें। फिर Add>> बटन पर क्लिक करें।

• Search Tools Main Tabs क्षेत्र में दिखाई देगा। इस क्षेत्र के बगल में ऊपर और नीचे तीरों का उपयोग करके निर्धारित करें कि यह रिबन में कहां दिखाई देगा, या इसे वहीं छोड़ दें। फिर परिवर्तन को लागू करने के लिए OK पर क्लिक करें।

• Search Tools टैब देखें। अब हम कभी भी सभी खोज टूल्स को आसानी से एक्सेस कर सकते हैं।

खोज का दायरा सेट करें

Search Tools टैब में, हम आसानी से खोज का दायरा सेट कर सकते हैं। बाईं ओर, हम देखेंगे कि हम दायरे को All Mailboxes, Current Mailbox, Current Folder, Subfolders, या All Outlook Items पर सेट कर सकते हैं।

• All Mailboxes - इस दायरे को चुनें यदि हमारे पास Outlook में शेयर्ड मेलबॉक्स या अन्य अकाउंट हैं। कुछ लोगों के पास Outlook में उनके काम और व्यक्तिगत दोनों ईमेल अकाउंट हो सकते हैं।
• Current Mailbox - खोज को केवल एक मेलबॉक्स तक सीमित रखने के लिए इस दायरे को चुनें। सुनिश्चित करें कि मेलबॉक्स Outlook के बाएं फलक में चुना गया है।
• Current Folder - यह दायरा खोज को Outlook के बाएं फलक में वर्तमान में चयनित फ़ोल्डर तक सीमित कर देगा।
• Subfolders - यह दायरे को बाएं फलक में चयनित फ़ोल्डर के तहत फ़ोल्डर्स तक सीमित करता है।
• All Outlook Items - सबसे खुला दायरा खोज को सभी ईमेल, कॉन्टैक्ट्स, कैलेंडर आइटम और कार्यों पर लागू करेगा। बड़ी मात्रा में डेटा के कारण, इस दायरे पर खोज धीमी हो सकती है और अनावश्यक परिणाम दे सकती हैं। इस दायरे का कम उपयोग करें।

Outlook में सर्च ऑपरेटर्स

सर्च ऑपरेटर्स का उपयोग करके खोज परिणामों को अधिक विशिष्ट बनाया जा सकता है।

किसी विशिष्ट वाक्यांश को खोजने के लिए, खोज वाक्यांश के चारों ओर डबल कोटेशन मार्क्स लगाएं।

उदाहरण: "TPS report"

ऐसी वस्तुओं को खोजने के लिए जिनमें दो या अधिक शब्द होने चाहिए, लेकिन जरूरी नहीं कि वे एक-दूसरे के बगल में हों या लिखे गए क्रम में हों, AND ऑपरेटर का उपयोग करें।

उदाहरण: work AND weekend

किसी कीवर्ड वाली वस्तुओं को खोजने और किसी भिन्न कीवर्ड वाली वस्तुओं को बाहर करने के लिए, NOT ऑपरेटर का उपयोग करें।

उदाहरण: saturday NOT great

किसी ऐसी चीज़ की तलाश है जिसमें एक शब्द या दूसरा हो सकता है? OR ऑपरेटर आज़माएं।

उदाहरण: giraffe OR product

इन सभी ऑपरेटर्स को संयोजित किया जा सकता है ताकि खोज उतनी विशिष्ट हो जितनी हम चाहें। हमारे पास "TPS report" AND weekend OR giraffe NOT great जितना जटिल कुछ हो सकता है।

कीवर्ड द्वारा Outlook खोजें

Outlook ईमेल की सबसे आसान खोज कीवर्ड खोज है। यह सबसे सरलता से हमारे इनबॉक्स के शीर्ष पर Instant Search फ़ील्ड से किया जाता है।

• Instant Search फ़ील्ड के बगल में ड्रॉप-डाउन बॉक्स में या Search टैब में दायरा सेट करें।

• खोज फ़ील्ड में कीवर्ड, या शब्द टाइप करें और Enter कुंजी टैप करें। खोज को अधिक विशिष्ट बनाने के लिए सर्च ऑपरेटर्स का उपयोग यहां किया जा सकता है।

प्रेषक द्वारा Outlook खोजें

प्रेषक द्वारा Outlook ईमेल खोजने के लिए:

• Search टैब पर जाएं और From बटन पर क्लिक करें।

• यह Instant Search फ़ील्ड में

  from:"Sender Name"

  दर्ज करेगा।

• डबल-कोट्स के बीच से Sender Name हटाएं और उस व्यक्ति का नाम टाइप करें जिसे हम ढूंढ रहे हैं। हम पूरे टर्म को सीधे Instant Search में भी टाइप कर सकते हैं। खोजने के लिए Enter कुंजी टैप करें।

विषय द्वारा Outlook खोजें

विषय द्वारा Outlook ईमेल खोजने के लिए:

• Search टैब के तहत, Subject पर क्लिक करें।

• यह Instant Search फ़ील्ड में

  subject:"keywords"

  डालता है।

• keywords को उस विषय से बदलें जिसे हम ढूंढ रहे हैं। पूरी फ्रेज़ को Instant Search में भी टाइप किया जा सकता है। खोजने के लिए Enter कुंजी टैप करें।

तिथि द्वारा Outlook खोजें

तिथि द्वारा Outlook ईमेल खोजने के लिए:

• Search टैब में, This Week पर क्लिक करें। यह विकल्प दिखाएगा: Today, Yesterday, This Week, Last Week, This Month, Last Month, This Year, Last Year।

• जो भी चुना जाता है वह Instant Search फ़ील्ड में इस तरह दर्ज किया जाएगा:

  received:today, received:yesterday, received:this week, received:last week, received:this month, received:last month, received:this year, received:last year

  खोजने के लिए Enter कुंजी दबाएं।

हम received: ऑपरेटर का उपयोग कैलेंडर तिथियों (

received:dd/mm/yyyy

received:tuesday

अटैचमेंट वाली वस्तुओं के लिए Outlook खोजें

अटैचमेंट द्वारा Outlook ईमेल खोजने के लिए:

• Search टैब के तहत, Has Attachments पर क्लिक करें।

• यह Instant Search फ़ील्ड में

  hasattachments:yes

  दर्ज करेगा। इसे खोज को संकीर्ण करने के लिए किसी अन्य प्रकार की खोज के साथ जोड़ा जाना चाहिए। खोजने के लिए Enter टैप करें।

हम

hasattachments:no

श्रेणी द्वारा Outlook खोजें

ईमेल व्यवस्थित करने के लिए श्रेणी टूल का उपयोग कम किया जाता है।

• हम Search टैब के तहत Categorized बटन का उपयोग करके श्रेणी द्वारा खोज सकते हैं।

• यह Instant Search फ़ील्ड में

  category:="Color Category"

  दर्ज करेगा। खोजने के लिए Enter दबाएं।

इसे मैन्युअली भी टाइप किया जा सकता है। बस श्रेणी के अनुरूप रंग बदलें। उदाहरण के लिए, लाल श्रेणी खोजने के लिए, हम

category:="Red Category"

category:="Blue Category"

प्राप्तकर्ता द्वारा Outlook ईमेल खोजें

यह ईमेल को इस आधार पर खोजने का तरीका है कि उन्हें किसे भेजा गया था।

• Sent To बटन पर क्लिक करने से हमें विकल्प दिखाई देंगे: Sent To: Me or CC: Me, Not Sent Directly to Me, और Sent to Another Recipient।

• यह खोज टेक्स्ट इस तरह दर्ज करेगा: (to:"guymcd@gmail.com" OR cc:"guymcd@gmail.com")। खोजने के लिए Enter टैप करें।

• यदि हम Sent to Another Recipient चुनते हैं, तो हमें सर्च बार में टेक्स्ट संपादित करना होगा। यह

  to:"Recipient Name"

  जैसा दिखेगा।

• Recipient Name भाग को हटाएं और वह नाम दर्ज करें जिसे हम ढूंढ रहे हैं। खोजने के लिए Enter दबाएं।

पढ़े या अनपढ़ द्वारा खोजें

आप Outlook ईमेल को इस आधार पर खोज सकते हैं कि वे पढ़े गए हैं या नहीं।

• Search टैब में Unread बटन पर क्लिक करने से वे सभी ईमेल मिल जाएंगे जिन्हें अभी तक पढ़ा नहीं गया है।

• यह सर्च बार में

  isread:no

  दर्ज करता है। खोजने के लिए Enter दबाएं।

• पढ़े गए ईमेल खोजने के लिए इसे

  isread:yes

  में बदलें और खोजने के लिए Enter दबाएं।

फ्लैग द्वारा खोजें

महत्वपूर्ण ईमेल को चिह्नित करने के लिए फ्लैग का उपयोग करने से चीजों पर नज़र रखने में मदद मिलती है।

• फ्लैग किए गए ईमेल खोजने के लिए, Search टैब में Flagged बटन पर क्लिक करें।

• यह

  followupflag:followup flag

  के साथ खोज करेगा। अन्य विकल्प हैं

  followupflag:unflagged

  और

  followupflag:completed

  । खोजने के लिए Enter टैप करें।

महत्व द्वारा खोजें

Outlook में केवल महत्वपूर्ण ईमेल देखें:

• Search टैब में फ्लैग्ड बटन के नीचे, Important बटन है। उस पर क्लिक करने से कोई भी आइटम वापस आ जाएगा जिसे महत्वपूर्ण चिह्नित किया गया है।

• खोज क्वेरी

  importance:high

  जैसी दिखती है। हम high को low या normal में भी बदल सकते हैं। मैग्नीफाइंग ग्लास पर क्लिक करें या खोजने के लिए Enter दबाएं।

खोज विकल्पों को संयोजित करना

उपरोक्त सभी खोज विकल्पों को संयोजित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि हम उन वस्तुओं की तलाश कर रहे हैं जो महत्वपूर्ण और फ्लैग्ड हैं, तो हम सर्च बार में

importance:high followupflag:followup flag

इसे या तो टाइप किया जा सकता है या बस Important बटन पर क्लिक करें और फिर Flagged बटन पर।

अधिक खोज विकल्प

Search टैब में More बटन पर क्लिक करें और हमें खोज करने के 20 से अधिक तरीके दिखाई देंगे।

अधिकतर, यह सर्च बार के नीचे एक ड्रॉप-डाउन मेनू डाल देगा जिसमें वह विकल्प होंगे जो विशिष्ट खोज प्रकार समर्थन करता है।

एडवांस्ड खोज विकल्प

हम 100 से अधिक विभिन्न खोज विकल्पों तक पहुंच सकते हैं जो हमने कवर किए गए से कहीं आगे जाते हैं। हम शायद कभी इसका उपयोग न करें, लेकिन यह जानना अच्छा है कि यह यहां है।

• Search Tools पर क्लिक करें फिर Advanced Find।

• Advanced Find विंडो खुल जाएगी।

यहां चारों ओर देखने में कुछ समय बिताएं। यह भारी है कि कितना कुछ किया जा सकता है। हम किसी भी Outlook आइटम के किसी भी फील्ड के आधार पर खोज सकते हैं। कुछ सौ अलग-अलग चीजें हैं जिन पर हम खोज कर सकते हैं।

Outlook खोज की शक्ति

क्या आप Outlook की खोज क्षमताओं की व्यापकता और शक्ति पर आश्चर्यचकित नहीं हैं? क्या आप जानते भी थे कि वह सब संभव था? ज्यादातर लोग शायद उन सभी चीजों का दसवां हिस्सा भी कभी उपयोग नहीं करते जो Outlook कर सकता है। इसे सीखने के लिए एक स्प्रिंगबोर्ड के रूप में उपयोग करें कि Outlook आपके लिए और क्या कर सकता है।

आप ईमेल कार्यों के लिए अपने स्वयं के Outlook शॉर्टकट्स बना सकते हैं। ईमेल को फ़ोल्डर्स में व्यवस्थित करने के लिए Outlook नियम सेट करें। या यहां तक कि किसी ईमेल को किसी विशिष्ट समय पर भेजे जाने के लिए शेड्यूल करें! केवल ईमेल पढ़ने के लिए Outlook का होना फेरारी से किराने का सामान लाने जैसा है।