Excel में मास्टर डुप्लिकेट वैल्यू खोज: शीट्स और कॉलम में कुशल तकनीकें

Excel फंक्शन क्या है?

यदि आपने पहले फंक्शंस का उपयोग किया है, तो आगे बढ़ें।

एक Excel फंक्शन एक मिनी ऐप की तरह है। यह एक ही कार्य को करने के लिए चरणों की एक श्रृंखला लागू करता है। सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले Excel फंक्शन Formulas टैब में पाए जा सकते हैं। यहां हम उन्हें फंक्शन की प्रकृति के अनुसार वर्गीकृत देखते हैं -

• AutoSum
• Recently Used
• Financial
• Logical
• Text
• Date & Time
• Lookup & Reference
• Math & Trig
• More Functions.

More Functions श्रेणी में Statistical, Engineering, Cube, Information, Compatibility, and Web श्रेणियां शामिल हैं।

EXACT फंक्शन

EXACT फंक्शन का कार्य दो कॉलम की पंक्तियों के माध्यम से जाना और Excel सेल्स में मिलान करने वाले मान ढूंढना है। Exact का मतलब exact है। अपने आप में, EXACT फंक्शन केस-सेंसिटिव है। यह New York और new york को मिलान के रूप में नहीं देखेगा।

नीचे दिए गए उदाहरण में, टेक्स्ट के दो कॉलम हैं - Tickets और Receipts। केवल 10 टेक्स्ट सेट के लिए, हम उन्हें देखकर तुलना कर सकते हैं। कल्पना करें कि यदि 1,000 पंक्तियाँ या अधिक थीं। तब आप EXACT फंक्शन का उपयोग करेंगे।

सेल C2 में कर्सर रखें। फॉर्मूला बार में, फॉर्मूला दर्ज करें

=EXACT(E2:E10,F2:F10)

E2:E10 मानों के पहले कॉलम को संदर्भित करता है और F2:F10 उसके बगल वाले कॉलम को संदर्भित करता है। एक बार जब हम Enter दबाते हैं, तो Excel प्रत्येक पंक्ति में दो मानों की तुलना करेगा और हमें बताएगा कि यह मिलान है (True) या नहीं (False)। चूंकि हमने केवल दो सेल्स के बजाय रेंज का उपयोग किया, इसलिए फॉर्मूला नीचे की सेल्स में फैल जाएगा और अन्य सभी पंक्तियों का मूल्यांकन करेगा।

यह विधि सीमित है हालांकि। यह केवल उसी पंक्ति पर स्थित दो सेल्स की तुलना करेगा। यह उदाहरण के लिए A2 में क्या है इसकी तुलना B3 से नहीं करेगा। हम ऐसा कैसे करते हैं? MATCH मदद कर सकता है।

MATCH फंक्शन

MATCH का उपयोग हमें यह बताने के लिए किया जा सकता है कि सेल्स की एक रेंज में किसी विशिष्ट मान का मिलान कहां है।

मान लीजिए हम नीचे दिए गए उदाहरण में पता लगाना चाहते हैं कि कोई विशिष्ट SKU (स्टॉक कीपिंग यूनिट) किस पंक्ति में है।

यदि हम पता लगाना चाहते हैं कि AA003 किस पंक्ति में है, तो हम फॉर्मूला का उपयोग करेंगे:

=MATCH(J1,E2:E9,0)

J1 उस सेल को संदर्भित करता है जिसमें वह मान है जिसका हम मिलान करना चाहते हैं। E2:E9 उन मानों की रेंज को संदर्भित करता है जिनके माध्यम से हम खोज रहे हैं। फॉर्मूला के अंत में शून्य (0) Excel को सटीक मिलान खोजने के लिए कहता है। यदि हम नंबरों का मिलान कर रहे थे, तो हम अपनी क्वेरी से कम कुछ खोजने के लिए 1 या अपनी क्वेरी से अधिक कुछ खोजने के लिए 2 का उपयोग कर सकते थे।

लेकिन क्या होगा यदि हम AA003 की कीमत जानना चाहते हैं?

VLOOKUP फंक्शन

VLOOKUP में V का अर्थ वर्टिकल है। अर्थात यह किसी दिए गए मान को एक कॉलम में खोज सकता है। यह जो भी कर सकता है वह मिलान किए गए मान के समान पंक्ति पर एक मान वापस करना है।

यदि आपके पास मासिक चैनल में Office 365 सब्सक्रिप्शन है, तो आप नए XLOOKUP का उपयोग कर सकते हैं। यदि आपके पास केवल अर्ध-वार्षिक सब्सक्रिप्शन है तो यह जुलाई 2020 में आपके लिए उपलब्ध होगा।

आइए समान इन्वेंट्री डेटा का उपयोग करें और किसी चीज़ की कीमत खोजने का प्रयास करें।

जहां हम पहले एक पंक्ति खोज रहे थे, फॉर्मूला दर्ज करें:

=VLOOKUP(J1,E2:G9,3,FALSE)

J1 उस सेल को संदर्भित करता है जिसमें वह मान है जिसका हम मिलान कर रहे हैं। E2:G9 उन मानों की रेंज है जिनके साथ हम काम कर रहे हैं। लेकिन VLOOKUP उस रेंज के केवल पहले कॉलम में मिलान खोजेगा। 3 रेंज की शुरुआत से तीसरे कॉलम को संदर्भित करता है।

इसलिए जब हम J1 में एक SKU टाइप करते हैं, तो VLOOKUP मिलान ढूंढेगा और उससे 3 कॉलम आगे के सेल से मान लेगा। FALSE Excel को बताता है कि हम किस प्रकार का मिलान खोज रहे हैं। FALSE का अर्थ है कि यह एक सटीक मिलान होना चाहिए जहां TRUE यह बताएगा कि यह एक करीबी मिलान होना चाहिए।

दो अलग-अलग शीट्स में मिलान करने वाले मान कैसे खोजें?

ऊपर दिए गए प्रत्येक फंक्शन मिलान करने वाले मानों को खोजने के लिए दो अलग-अलग शीट्स में काम कर सकते हैं। हम आपको दिखाने के लिए EXACT फंक्शन का उपयोग करने जा रहे हैं। यह लगभग किसी भी फंक्शन के साथ किया जा सकता है। केवल उन्हीं तक सीमित नहीं जिन्हें हमने यहां कवर किया है। अलग-अलग शीट्स और वर्कबुक्स के बीच सेल्स को लिंक करने के अन्य तरीके भी हैं।

Holders शीट पर काम करते हुए, हम फॉर्मूला दर्ज करते हैं

=EXACT(D2:D10,Tickets!E2:E10)

D2:D10 वह रेंज है जिसे हमने Holders शीट पर चुना है। एक बार जब हम उसके बाद कॉमा डालते हैं, तो हम Tickets शीट पर क्लिक कर सकते हैं और दूसरी रेंज को ड्रैग करके चुन सकते हैं।

देखें कि यह शीट और रेंज को Tickets!E2:E10 के रूप में कैसे संदर्भित करता है? इस मामले में प्रत्येक पंक्ति मेल खाती है, इसलिए परिणाम सभी True हैं।

इन फंक्शन्स का और कैसे उपयोग कर सकते हैं?

एक बार जब आप मिलान करने और चीजों को खोजने के लिए इन फंक्शन्स में महारत हासिल कर लेते हैं, तो आप उनके साथ बहुत सी अलग-अलग चीजें करना शुरू कर सकते हैं। VLOOKUP के समान कुछ करने के लिए INDEX और MATCH फंक्शन्स को एक साथ उपयोग करने पर भी एक नज़र डालें।

Excel फंक्शन्स का उपयोग करके Excel में मिलान करने वाले मान खोजने पर कुछ अच्छे सुझाव हैं? शायद कैसे अधिक करने के बारे में एक प्रश्न? नीचे टिप्पणियों में हमें एक नोट छोड़ें।