पिछले साल, Microsoft ने घोषणा की कि वे Office 365 का उपयोग करके फ़ाइलों की प्रतिलिपि बनाने की अनुमति देंगे। लेकिन अब से, Microsoft उपयोगकर्ताओं को मेटाडेटा और संस्करण प्रबंधन के लिए पूर्ण निष्ठा सुरक्षा के साथ Office 365 में फ़ाइलों को स्थानांतरित करने की अनुमति देता है। इस प्रकार यह बड़ी तस्वीर को देखने पर सभी प्रक्रियाओं को आसान बनाने में मदद करता है। अब आइए देखें कि ये सभी चीजें कैसे एक साथ आती हैं और चीजों को आसान बनाती हैं।
Office 365, SharePoint और OneDrive के बीच फ़ाइलें ले जाएं
यदि आप SharePoint में फ़ाइलों को स्थानांतरित करना चाहते हैं तो ट्यूटोरियल का यह खंड आपके लिए सबसे अधिक उपयोगी होगा। Move to कमांड चीजों को करने में वास्तव में सहायक है।
सबसे पहले, आपको SharePoint के अंदर अपनी वांछित फ़ाइल सूची या फ़ाइलों का चयन करना होगा।
इसे चुनने के बाद, आपको ऊपर स्क्रीनशॉट में दिखाए अनुसार कमांड बार पर जाना होगा।
उस कमांड बार में, फ़ाइल को स्थानांतरित करने के लिए Move चुनें।
उसके बाद, आप नीचे दिए गए चित्र में दिखाए अनुसार गंतव्य का चयन करने के लिए कहने वाला एक मेनू देखेंगे।
लक्ष्य की यह सूची उन लक्ष्यों को दिखाएगी जो आपके काम के लिए प्रासंगिक हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि यह Microsoft Graph द्वारा संचालित है।
अब, बस अपनी फ़ाइल को स्थानांतरित करने के लिए एक स्थान चुनें और Move Here पर क्लिक करें। इसमें आपके OneDrive स्थान, Office 365 स्थान और बहुत कुछ शामिल होंगे। यदि आपका वांछित लक्ष्य प्रदर्शित नहीं होता है तो आप एक कस्टम स्थान भी चुन सकते हैं।
प्रासंगिक परिदृश्य
ये क्षमताएं कई परिदृश्यों में किसी व्यक्ति के लिए उपयोगी होंगी। क्योंकि मेटाडेटा और संस्करण इतिहास जैसे सभी मामूली विवरणों को संरक्षित करना बहुत से लोगों के लिए मायने रखता है।
प्रवासन:
समय अब बदल रहा है। कंपनियां मूल सर्वर-आधारित प्रणालियों या थर्ड पार्टी सेवाओं से विश्वसनीय और बेहतर सेवाओं जैसे Office 365 की ओर प्रवास कर रही हैं। कई बार, सभी फ़ाइलों को इन नए स्थानों पर ठीक से प्रवास नहीं किया जाता है, और कुछ पुराने स्थानों पर अप्रभावित रह जाते हैं। इसलिए, इस तरह के प्रावधान उपयोगकर्ता को इन नए समाधानों में प्रवास की जा रही फ़ाइलों का उचित रिकॉर्ड बनाए रखने में मदद करते हैं।
साझाकरण:
यह उन परिदृश्यों में उपयोगी है जब आपने अभी एक फ़ाइल का नया ड्राफ्ट पूरा किया है, और आप इसे अपनी टीम के साथ साझा करना चाहते हैं।
प्रकाशन:
यदि आप चाहें, तो आप इसे आसानी से कहीं होस्ट कर सकते हैं और अपने दर्शकों के साथ साझा कर सकते हैं। यह आपकी पहुंच बढ़ाने देता है और विश्वसनीय उपकरणों के साथ अधिक पहुंच, बेहतर उपयोगकर्ता अनुभव होता है।
आधुनिकीकरण:
यदि आप कुछ पुरानी फ़ाइलों को एक नई साइट प्रोजेक्ट वेबसाइट पर ला रहे हैं, तो आप विशेषताओं के संरक्षण के साथ ऐसा कर सकते हैं। साथ ही, आप फ़ाइलों को उस उपयोगकर्ता समूह के प्रकार के अनुसार समूहित कर सकते हैं जिससे यह संबंधित है।
मल्टीजियो:
आपकी विरासत सामग्री नई भौगोलिक क्षेत्रों में नई साइटों पर ले जाई जा सकेगी।
इसके साथ, Microsoft की टीम ने कुछ FAQ या अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों के बारे में भी बात की। यहां उनमें से कुछ हैं:
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQs)
फ़ाइल कॉपी को एक साल पहले रोल आउट किया गया था - क्या नई सुविधा फ़ाइलों की प्रतिलिपि बनाने के साथ कुछ भी बदलती है?
क्रॉस-साइट कॉपी सुविधा के लंबे समय से अनुयायियों के लिए, आप यह जानने में रुचि रखते होंगे कि क्रॉस-साइट मूव उसी API पर बनाया गया है जो प्रवासन, प्रकाशन और पॉइंट-इन-टाइम रिस्टोर जैसे परिदृश्यों को भी शक्ति प्रदान करता है। जैसे ही हम Move रोल आउट करते हैं, हम उन फ़ाइलों के आकार और पैकेज के आकार की सीमा को हटा देंगे जिन्हें आप Move या Copy कर सकते हैं।
कॉपी के साथ, आपको अपने SharePoint टेनेंट में कहीं भी फ़ाइलों को स्थानांतरित करने में सक्षम होना चाहिए जहां आपके पास फ़ाइलें लिखने की अनुमति है, जिसमें अन्य भौगोलिक क्षेत्रों में स्थित साइटें शामिल हैं। उल्लेखनीय अपवाद यह है कि आप Information Rights Management (IRM) सक्षम लाइब्रेरी से फ़ाइलों को स्थानांतरित या कॉपी नहीं कर पाएंगे।
नई सुविधा Copy से कैसे अलग है?
कुछ चीजें हैं जो Copy और Move के बारे में अलग हैं:
- जब फ़ाइलें स्थानांतरित होती हैं, तो वे स्रोत से अपने सभी मूल संस्करणों को बरकरार रखेंगी जबकि Copy केवल फ़ाइल का अंतिम संस्करण वितरित करता है।
- जब कोई फ़ाइल स्थानांतरित हो रही होती है, तो यह तब तक स्रोत डायरेक्टरी में दिखाई देगी जब तक कि यह पूरी तरह से गंतव्य पर स्थानांतरित नहीं हो जाती और फिर इसे हटा दिया जाएगा। फ़ाइल Move पूरा होने के बाद स्रोत साइट्स के रीसायकल बिन में रहेगी और सामान्य रीसायकल शेड्यूल के अधीन होगी जब तक कि कोई उपयोगकर्ता इसे रीसायकल बिन से पुनर्प्राप्त नहीं करता।
क्या होता है यदि लक्ष्य स्थान मेटाडेटा का समर्थन नहीं करता है?
लाइब्रेरी या साइट्स के बीच फ़ाइलों को स्थानांतरित करना कॉलम नामों का मिलान करके मेटाडेटा को संरक्षित करता है। यदि गंतव्य में मिलान करने वाला कॉलम नहीं है, तो स्रोत कॉलम में मेटाडेटा खो जाएगा। इस मामले में, आपको सूचित किया जाएगा और असंगत मेटाडेटा को हटाने के साथ आगे बढ़ने की पुष्टि करने के लिए कहा जाएगा। यह संभावना नहीं है कि आपकी व्यक्तिगत फ़ाइलों (जो वर्तमान में मेटाडेटा का समर्थन नहीं करती हैं) से SharePoint साइट्स पर फ़ाइल ले जाते समय ऐसा हो, लेकिन SharePoint लाइब्रेरी या साइट्स के बीच असंगत कॉलम के साथ फ़ाइलों को स्थानांतरित करते समय ऐसा हो सकता है।
प्रशासक टीम साइट्स पर कॉलम को उनके टीम साइट्स में सुसंगत बनाकर इस त्रुटि की घटनाओं को कम कर सकते हैं। उन मामलों में जहां यह संभव नहीं है, एडमिन उपयोगकर्ताओं को इस बारे में मार्गदर्शन दे सकते हैं कि मूव मेटाडेटा को कैसे प्रभावित करेगा।
यह प्रतिधारण और रिकॉर्ड प्रबंधन के साथ कैसे काम करता है?
यदि आप प्रतिधारण या रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए सूचना नीतियों को नियंत्रित करने के लिए डेटा गवर्नेंस लेबल का उपयोग कर रहे हैं, तो स्रोत स्थान पर लागू नीति लेबल गंतव्य स्थान में मौजूद होने चाहिए। यदि गंतव्य स्रोत में फ़ाइल पर लागू नीतियों का समर्थन नहीं करता है, तो आप फ़ाइल को स्थानांतरित करने से अवरुद्ध हो जाएंगे, क्योंकि ऐसा करने से प्रतिधारण या रिकॉर्ड प्रबंधन को दरकिनार कर दिया जाएगा।
अंत में, पहले से ही Records Center लाइब्रेरी में फ़ाइलों को स्थानांतरित करने का प्रयास करने से स्रोत फ़ाइल अपनी जगह पर रह जाएगी, जिसके परिणामस्वरूप फ़ाइल की दो प्रतियां होंगी।
क्या मैं OneNote नोटबुक को स्थानांतरित कर सकता हूं?
OneNote नोटबुक में कई फ़ाइलों का समूह होता है। OneNote नोटबुक को स्थानांतरित करने से यह उपधाराओं में टूट जाएगी और इस बिंदु पर इसकी अनुशंसा नहीं की जाती है।
आप Microsoft द्वारा आधिकारिक घोषणा पोस्ट पर इसके बारे में अधिक पढ़ सकते हैं।
