पिछले साल, Microsoft ने घोषणा की कि वे Office 365 का उपयोग करके फ़ाइलों की प्रतिलिपि बनाने की अनुमति देंगे। लेकिन अब, Microsoft उपयोगकर्ताओं को मेटाडेटा और संस्करण प्रबंधन के लिए पूर्ण निष्ठा सुरक्षा के साथ Office 365 में फ़ाइलों को मूवी करने की अनुमति देता है। इस प्रकार यदि हम एक बड़ी तस्वीर देखें तो यह सभी प्रक्रिया को आसान बनाने में मदद करता है। अब आइए देखें कि कैसे यह सब चीजें एक साथ आती हैं और चीजों को आसान बनाती हैं।
फ़ाइलों को Office 365, SharePoint और OneDrive के बीच ले जाना
यदि आप फ़ाइलों को शेयरपॉइंट पर ले जाना चाहते हैं तो ट्यूटोरियल का यह खंड आपके लिए सबसे उपयोगी होगा। यहां ले जाएं आदेश चीजों को करने में वास्तव में सहायक होता है।
सबसे पहले, आपको SharePoint के अंदर फ़ाइलों की अपनी इच्छित फ़ाइल सूची का चयन करना होगा।
इसे चुनने के बाद, आपको कमांड बार पर जाना होगा जैसा कि ऊपर स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।
उस आदेश पट्टी में, स्थानांतरित करें . चुनें फ़ाइल को स्थानांतरित करने के लिए।
उसके बाद, आपको एक मेनू दिखाई देगा जो आपको गंतव्य का चयन करने के लिए कहेगा जैसा कि नीचे दिए गए चित्र में दिखाया गया है।
लक्ष्य की यह सूची उन लक्ष्यों को दिखाएगी जो आपके कार्य के लिए प्रासंगिक हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि यह Microsoft ग्राफ़ द्वारा संचालित है ।
अब, अपनी फ़ाइल को स्थानांतरित करने के लिए बस एक स्थान चुनें और यहां ले जाएं . पर क्लिक करें . इसमें आपके OneDrive स्थान, Office 365 स्थान और बहुत कुछ शामिल होंगे। यदि आपका वांछित लक्ष्य प्रदर्शित नहीं होता है तो आप एक कस्टम स्थान भी चुन सकते हैं।
प्रासंगिक परिदृश्य
ये क्षमताएं कई परिदृश्यों में एक व्यक्ति के लिए उपयोगी होंगी। क्योंकि मेटाडेटा और संस्करण इतिहास जैसे सभी छोटे विवरणों को संरक्षित करना बहुत से लोगों के लिए मायने रखता है।
माइग्रेशन:
समय अब बदल रहा है। कंपनियां नेटिव सर्वर-आधारित सिस्टम या तृतीय पक्ष सेवाओं से विश्वसनीय और बेहतर सेवाओं जैसे Office 365 में माइग्रेट कर रही हैं। कई बार, सभी फ़ाइलें इन नए स्थानों पर ठीक से माइग्रेट नहीं होती हैं, और कुछ पुराने स्थानों में अप्रभावित रह जाती हैं। इसलिए, इस तरह के प्रावधान उपयोगकर्ता को इन नए समाधानों में माइग्रेट की जा रही फ़ाइलों का उचित रिकॉर्ड बनाए रखने में मदद करते हैं।
साझा करना:
यह उन परिदृश्यों में उपयोगी होता है जब आपने अभी-अभी किसी फ़ाइल का नया ड्राफ़्ट पूरा किया है, और आप उसे अपनी टीम के साथ साझा करना चाहते हैं।
प्रकाशन:
आप चाहें तो इसे कहीं आसानी से होस्ट भी कर सकते हैं और अपने ऑडियंस के साथ शेयर भी कर सकते हैं। इससे आप अपनी पहुंच बढ़ा सकते हैं और विश्वसनीय टूल के साथ पहुंच बढ़ा सकते हैं, उपयोगकर्ता अनुभव बेहतर होगा।
आधुनिकीकरण:
यदि आप कुछ पुरानी फाइलों को एक नई साइट प्रोजेक्ट वेबसाइट पर ला रहे हैं, तो आप इसे विशेषताओं के संरक्षण के साथ कर सकते हैं। साथ ही, आप फ़ाइलों को उस उपयोगकर्ता समूह के प्रकार के अनुसार समूहित कर सकते हैं जिससे वह संबंधित है।
मल्टीजियो:
आपकी विरासती सामग्री को नए भौगोलिक क्षेत्रों में नई साइटों पर ले जाया जा सकेगा।
इसके साथ ही Microsoft की टीम ने कुछ FAQ या अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों के बारे में भी बात की। यहाँ उनमें से कुछ हैं:
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQs)
<ब्लॉकक्वॉट>फ़ाइल कॉपी को एक साल पहले रोल आउट किया गया था - क्या नई सुविधा फ़ाइलों की प्रतिलिपि बनाने के साथ कुछ भी बदल देती है?
क्रॉस-साइट कॉपी सुविधा के लंबे समय तक अनुयायियों के लिए, आपको यह जानने में रुचि हो सकती है कि क्रॉस-साइट मूव उसी एपीआई पर बनाया गया है जो माइग्रेशन, प्रकाशन और पॉइंट-इन-टाइम रिस्टोर जैसे परिदृश्यों को भी शक्ति देता है। जैसे ही हम मूव को रोल आउट करते हैं, हम उन फाइलों के आकार और पैकेज के आकार की सीमा को हटा देंगे जिन्हें आप ले जा सकते हैं या कॉपी कर सकते हैं।
कॉपी की तरह, आपको अपने SharePoint टैनेंट में कहीं भी फ़ाइलें स्थानांतरित करने में सक्षम होना चाहिए, जहां आपको अन्य भौगोलिक क्षेत्रों में स्थित साइटों सहित फ़ाइलें लिखने की अनुमति है। उल्लेखनीय अपवाद यह है कि आप सूचना अधिकार प्रबंधन (IRM) सक्षम पुस्तकालयों से फ़ाइलों को स्थानांतरित या कॉपी करने में सक्षम नहीं होंगे।
नई सुविधा कॉपी से किस प्रकार भिन्न है?
ध्यान देने योग्य कुछ बातें कॉपी और मूव के बारे में अलग हैं:
- जब फ़ाइलें चलती हैं, तो वे स्रोत से अपने सभी मूल संस्करणों को बरकरार रखेंगी जबकि कॉपी केवल फ़ाइल का अंतिम संस्करण प्रदान करती है।
- जब कोई फ़ाइल चलती है, तब भी यह स्रोत निर्देशिका में तब तक दिखाई देगी जब तक कि यह पूरी तरह से गंतव्य तक नहीं चली जाती और फिर इसे हटा दिया जाएगा। स्थानांतरण पूर्ण होने के बाद फ़ाइल स्रोत साइट रीसायकल बिन में रहेगी और सामान्य रीसायकल शेड्यूल के अधीन होगी जब तक कि कोई उपयोगकर्ता इसे रीसायकल बिन से पुनर्प्राप्त नहीं करता
यदि लक्ष्य स्थान मेटाडेटा का समर्थन नहीं करता है तो क्या होगा?
पुस्तकालयों या साइटों के बीच फ़ाइलों को ले जाने से कॉलम नामों का मिलान करके मेटाडेटा सुरक्षित रहता है। यदि गंतव्य में मेल खाने वाला कॉलम नहीं है, तो स्रोत कॉलम में मेटाडेटा खो जाएगा। इस मामले में, आपको सूचित किया जाएगा और इस कदम के साथ आगे बढ़ने और बेजोड़ मेटाडेटा को हटाने की पुष्टि करने के लिए कहा जाएगा। आपकी व्यक्तिगत फ़ाइलों (जो वर्तमान में मेटाडेटा का समर्थन नहीं करती) से किसी फ़ाइल को SharePoint साइटों पर ले जाने पर ऐसा होने की संभावना नहीं है, लेकिन SharePoint लाइब्रेरी या बेमेल कॉलम वाली साइटों के बीच फ़ाइलों को स्थानांतरित करते समय ऐसा हो सकता है।
व्यवस्थापक यह सुनिश्चित करके इस त्रुटि की घटनाओं को कम कर सकते हैं कि टीम साइट्स पर कॉलम उनकी टीम साइट्स पर संगत हैं। ऐसे मामलों में जहां यह संभव नहीं है, व्यवस्थापक उपयोगकर्ताओं को इस बारे में मार्गदर्शन दे सकते हैं कि चालें मेटाडेटा को कैसे प्रभावित करेंगी।
यह अवधारण और रिकॉर्ड प्रबंधन के साथ कैसे काम करता है?
यदि आप डेटा गवर्नेंस लेबल का उपयोग अवधारण या रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए सूचना नीतियों को नियंत्रित करने के लिए कर रहे हैं, तो स्रोत स्थान पर लागू किए गए नीति लेबल गंतव्य स्थान पर मौजूद होने चाहिए। यदि गंतव्य स्रोत में फ़ाइल पर लागू नीतियों का समर्थन नहीं करता है, तो आपको फ़ाइल को स्थानांतरित करने से अवरुद्ध कर दिया जाएगा, क्योंकि ऐसा करने से प्रतिधारण या रिकॉर्ड प्रबंधन में बाधा उत्पन्न होगी।
अंत में, रिकॉर्ड्स केंद्र लाइब्रेरी में पहले से मौजूद फ़ाइलों को स्थानांतरित करने का प्रयास करने से स्रोत फ़ाइल यथावत रह जाएगी, जिसके परिणामस्वरूप फ़ाइल की दो प्रतियां बन जाएंगी।
क्या मैं OneNote नोटबुक को स्थानांतरित कर सकता/सकती हूं?
OneNote नोटबुक में कई फ़ाइलों का समूह होता है। OneNote नोटबुक को स्थानांतरित करने से नोटबुक उपखंडों में टूट जाएगी और इस समय इसकी अनुशंसा नहीं की जाती है।
आप इसके बारे में Microsoft द्वारा आधिकारिक घोषणा पोस्ट पर अधिक पढ़ सकते हैं।
