यह ट्यूटोरियल आपको सिखाएगा कि माइक्रोसॉफ्ट वर्ड दस्तावेज़ के संपूर्ण या कुछ हिस्सों को 'प्रतिबंधित संपादन' नामक इस सुविधा का उपयोग करके कैसे सुरक्षित किया जाए। यह सुविधा आपको दस्तावेज़ को 'केवल पढ़ने के लिए' के रूप में चिह्नित करने में सक्षम बनाती है और फिर भी दस्तावेज़ के कुछ चयनित भागों में संपादन या परिवर्तन की अनुमति देती है।
प्रतिबंधित संपादन दस्तावेज़ में कुछ पंक्तियों या वाक्यों को लॉक कर देता है, जो महत्वपूर्ण या संवेदनशील हो सकते हैं, और इस प्रकार, किसी के द्वारा संपादित नहीं किए जा सकते। इस तरह कोई MS वर्ड दस्तावेज़ में मौजूद सामग्री की रक्षा कर सकता है।
प्रतिबंधित संपादन का उपयोग करके वर्ड दस्तावेज़ सुरक्षित करें
दस्तावेज़ में असुरक्षित भागों को किसी के लिए भी उपलब्ध कराया जा सकता है, या आप केवल कुछ उपयोगकर्ताओं को संपादन या परिवर्तन करने की अनुमति दे सकते हैं। आपके पास संपूर्ण दस्तावेज़ को सुरक्षित करने और इसे केवल-पढ़ने के लिए बनाने का विकल्प भी है। आइए देखें कि यह कैसे किया जा सकता है।
शुरू करने के लिए, MS वर्ड दस्तावेज़ खोलें और 'समीक्षा' टैब पर क्लिक करें।
उन वाक्यों का चयन करें जिन पर आप प्रतिबंधित संपादन सुविधा लागू नहीं करना चाहते हैं। इस मामले में, मैंने केवल वाक्य 1 और 2 का चयन किया है। समीक्षा टैब में, 'सुरक्षा' समूह में, छवि में दिखाए अनुसार 'प्रतिबंधित संपादन' पर क्लिक करें।
प्रतिबंधित संपादन डायलॉग बॉक्स खुल जाएगा। आप निम्नलिखित देखेंगे:
- प्रारूपण प्रतिबंध
- संपादन प्रतिबंध
- अपवाद
- प्रवर्तन प्रारंभ करें
1] प्रारूपण प्रतिबंध
यह सेटिंग प्रारूपण को प्रारूपों या शैलियों के एक निश्चित चयन तक सीमित करती है। आप उन शैलियों का चयन कर सकते हैं जिन्हें आप दस्तावेज़ में अनुमति देना चाहते हैं। इसे लागू करने के लिए, चेकबॉक्स चुनें।
2] संपादन प्रतिबंध
संपादन प्रतिबंध के तहत, उस चेकबॉक्स का चयन करें जिस पर लिखा है - दस्तावेज़ में केवल इस प्रकार के संपादन की अनुमति दें।
आगे, ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें और विकल्प 'कोई परिवर्तन नहीं (केवल पढ़ने के लिए)' चुनें। दस्तावेज़ चयनित भागों को छोड़कर केवल-पढ़ने के लिए बन जाता है। आप ट्रैक किए गए परिवर्तन, टिप्पणियाँ, और फॉर्म भरने जैसे अन्य विकल्प भी चुन सकते हैं, यह इस पर निर्भर करता है कि आप किन परिवर्तनों की अनुमति देना चाहते हैं।
अपवाद (वैकल्पिक)
यह अनुभाग आपको उन उपयोगकर्ताओं को चुनने की अनुमति देता है जो दस्तावेज़ को स्वतंत्र रूप से संपादित कर सकते हैं। चयनित भाग को संपादित करने के लिए किसी को भी अनुमति देने के लिए, 'सभी' चेकबॉक्स चुनें। आप अर्धविराम द्वारा अलग किए गए उपयोगकर्ता नाम भी अलग से दर्ज कर सकते हैं।
3] प्रवर्तन प्रारंभ करें
इन सभी सेटिंग्स को अपने MS वर्ड दस्तावेज़ पर लागू करने के लिए, 'हां, सुरक्षा लागू करना शुरू करें' पर क्लिक करें।
'सुरक्षा लागू करना शुरू करें' डायलॉग बॉक्स खुल जाएगा। आपको दो सुरक्षा विधियाँ दिखाई देंगी - पासवर्ड और उपयोगकर्ता प्रमाणीकरण। 'पासवर्ड' सुरक्षा विधि चुनें और दिए गए बॉक्स में जनरेट किया गया पासवर्ड दर्ज करें और पुनः दर्ज करें। OK दबाएं।
MS वर्ड दस्तावेज़ को एन्क्रिप्ट करने के लिए, ताकि केवल दस्तावेज़ के प्रमाणित मालिक ही सुरक्षा हटा सकें, 'उपयोगकर्ता प्रमाणीकरण' पर क्लिक करें।
सुझाव:
- बड़े अक्षर, छोटे अक्षर, अक्षर, संख्या और प्रतीकों के संयोजन वाले मजबूत पासवर्ड का उपयोग करें।
- सुनिश्चित करें कि आप पासवर्ड को किसी सुरक्षित स्थान पर सुरक्षित रूप से सहेजते हैं। यदि आप पासवर्ड भूल जाते हैं, तो आप इसे पुनर्प्राप्त नहीं कर पाएंगे।
- दस्तावेज़ को एन्क्रिप्ट करने से अन्य उपयोगकर्ता एक ही समय में दस्तावेज़ पर काम नहीं कर पाएंगे।
सुरक्षित वर्ड दस्तावेज़ को कैसे अनलॉक करें
दस्तावेज़ से सभी सुरक्षा हटाने के लिए, 'सुरक्षा रोकें' बटन पर क्लिक करें। यदि आपसे पासवर्ड दर्ज करने के लिए कहा जाता है, तो पासवर्ड टाइप करें।
नोट: दस्तावेज़ से सभी सुरक्षा हटाने के लिए, आपको दस्तावेज़ पर लागू पासवर्ड पता होना चाहिए। या, आपको दस्तावेज़ के लिए प्रमाणित मालिक के रूप में सूचीबद्ध होना होगा। ऐसा करने के लिए, समीक्षा टैब > प्रतिबंधित संपादन > सुरक्षा रोकें पर क्लिक करें।
इस तरह, आप समीक्षा टैब से 'प्रतिबंधित संपादन' सुविधा का उपयोग करके अपने MS वर्ड दस्तावेज़ की रक्षा कर सकते हैं।
