अपना वर्ड दस्तावेज़ बनाते समय, आप में से कुछ इसे सुरक्षित करना चाह सकते हैं और दूसरों को इसे देखने या इसमें बदलाव करने से रोक सकते हैं। माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2013 में कुछ सुरक्षा विशेषताएं हैं जो आपको अपने दस्तावेज़ों को सुरक्षित और संरक्षित करने की अनुमति देती हैं। आइए देखते हैं।
1. अपने दस्तावेज़ों को रीड-ओनली बनाएं
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2013 उपयोगकर्ता को दस्तावेज़ों को रीड-ओनली बनाने की अनुमति देता है ताकि कोई और दस्तावेज़ को संपादित न कर सके। यह दस्तावेज़ को पीडीएफ फॉर्मेट में बदलने के समान है ताकि यह संपादन योग्य सामग्री के बिना अंतिम प्रति बन जाए। इस सुविधा को दस्तावेज़ को अंतिम के रूप में चिह्नित करना कहा जाता है। दस्तावेज़ को अंतिम के रूप में चिह्नित करने और इसे रीड-ओनली बनाने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
- फाइल -> जानकारी पर जाएं
- "दस्तावेज़ सुरक्षित करें" ड्रॉप डाउन बटन पर क्लिक करें।
- "अंतिम के रूप में चिह्नित करें" चुनें
- वर्ड पुष्टि मांगेगा कि दस्तावेज़ को अंतिम के रूप में चिह्नित किया जाएगा और फिर सेव किया जाएगा। आपको ओके बटन दबाना होगा।
- आपको एक सूचना बॉक्स मिलेगा जिसमें निम्नलिखित बताया जाएगा:
इस दस्तावेज़ को अंतिम के रूप में चिह्नित किया गया है ताकि यह इंगित किया जा सके कि संपादन पूरा हो गया है और यह दस्तावेज़ का अंतिम संस्करण है। जब कोई दस्तावेज़ अंतिम के रूप में चिह्नित किया जाता है, तो स्थिति संपत्ति "अंतिम" पर सेट हो जाती है और टाइपिंग, संपादन कमांड और प्रूफिंग मार्क बंद हो जाते हैं। आप पहचान सकते हैं कि कोई दस्तावेज़ अंतिम के रूप में चिह्नित किया गया है जब मार्क एज़ फाइनल आइकन स्टेटस बार में प्रदर्शित होता है।
- आप पीले पट्टी के साथ प्रदर्शित "वैसे भी संपादित करें" बटन पर क्लिक करके दस्तावेज़ को फिर से संपादित कर सकते हैं।
2. अपने दस्तावेज़ों को पासवर्ड से सुरक्षित करें
पासवर्ड सुरक्षा वर्ड 2007 से मौजूद है। वर्ड 2013 में, आप नीचे दिए गए चरणों के साथ अपने दस्तावेज़ों को पासवर्ड से सुरक्षित कर सकते हैं:
- फाइल -> जानकारी पर जाएं
- "दस्तावेज़ सुरक्षित करें" ड्रॉप डाउन बटन पर क्लिक करें
- पासवर्ड के साथ एन्क्रिप्ट करें
- एक नया डायलॉग विंडो खुलेगी जो एन्क्रिप्शन पासवर्ड दर्ज करने के लिए कहेगी। पासवर्ड दर्ज करें और ओके दबाएं।
- आपको पासवर्ड फिर से दर्ज करना होगा और फिर से ओके दबाना होगा।
- जब भी आप दस्तावेज़ को फिर से खोलना चाहेंगे, वर्ड आपसे पासवर्ड मांगेगा।
- कृपया ध्यान दें कि यदि आप एन्क्रिप्शन पासवर्ड भूल जाते हैं, तो माइक्रोसॉफ्ट वर्ड दस्तावेज़ को पुनर्प्राप्त करने का कोई तरीका नहीं देता है। आपको संभवतः थर्ड-पार्टी पासवर्ड क्रैकिंग यूटिलिटीज का उपयोग करना होगा जो या तो महंगी हैं या हमेशा काम नहीं करतीं।
3. संपादन योग्य फ़ील्ड के साथ वर्ड में फॉर्म बनाना
ऐसे समय होते हैं जब आप अपने दस्तावेज़ में एक फॉर्म जोड़ना चाहते हैं। वर्ड 2013 आपको संपादन योग्य फ़ील्ड के साथ फॉर्म बनाने की अनुमति देता है। आपको डेवलपर रिबन टैब को सक्षम करना होगा जिसे नीचे दिए गए चरणों का पालन करके किया जा सकता है:
- फाइल -> विकल्प -> रिबन कस्टमाइज़ करें पर जाएं।
- "डेवलपर" चेकबॉक्स चुनें जो डिफ़ॉल्ट रूप से अनचेक्ड है। आप वर्ड 2013 रिबन पर डेवलपर लेबल वाला एक नया टैब देखेंगे।
फॉर्म बनाने के बाद, आप केवल फॉर्म फ़ील्ड को संपादन के लिए सक्रिय बनाने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन कर सकते हैं। अन्य सभी टेक्स्ट संपादन योग्य नहीं होंगे।
- फॉर्म फ़ील्ड वाले दस्तावेज़ को खोलें
- फाइल -> जानकारी पर जाएं
- प्रोटेक्ट डॉक्यूमेंट ड्रॉपडाउन मेनू पर क्लिक करें और प्रतिबंधित संपादन चुनें
- यह विभिन्न विकल्पों के साथ एक साइडबार खोलेगा। आपको संपादन प्रतिबंधों में "फॉर्म भरना" चुनना होगा। साथ ही चेकबॉक्स "केवल इस प्रकार के संपादन की अनुमति दें" चुनें
- "3. प्रवर्तन प्रारंभ करें" के तहत "हां, सुरक्षा लागू करना शुरू करें" बटन पर क्लिक करें।
- आपसे दस्तावेज़ को पासवर्ड से सुरक्षित करने के लिए कहा जाएगा। आप पासवर्ड दो बार दर्ज करके ऐसा कर सकते हैं।
- आप इस फॉर्म वाले दस्तावेज़ को किसी को भी दे सकते हैं जो फॉर्म फ़ील्ड दर्ज कर सकेगा और दस्तावेज़ को सेव कर सकेगा। और कुछ भी संपादन योग्य नहीं होगा। इसे फिर से संपादन योग्य बनाने के लिए, आपको उस पासवर्ड को दर्ज करना होगा जिसे आपने दस्तावेज़ को प्रतिबंधित करते समय बनाया था।
निष्कर्ष
जबकि बहुत सारे ऑफिस सूट हैं, उनमें से कोई भी माइक्रोसॉफ्ट वर्ड जितना फीचर-रिच नहीं है। उपरोक्त सुरक्षा सुविधाओं के साथ, आप थोड़े प्रयास से अपने दस्तावेज़ बना और सुरक्षित कर पाएंगे। मैं लिखने और अपने दस्तावेज़ों को सुरक्षित करने के लिए हमेशा माइक्रोसॉफ्ट वर्ड पसंद करता हूं। आपका क्या ख्याल है? आप माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की कौन सी सुरक्षा सुविधाओं को सबसे ज्यादा पसंद और उपयोग करते हैं?
