लिखना आसान है, लेकिन अच्छा लिखना अपने आप में एक कला है। पठनीयता और लेखन गुणवत्ता निर्धारित करने के लिए अलग-अलग पैमाने मौजूद हैं, जिनमें से एक फ्लेश-किंकैड पैमाना अमेरिकी सरकारी दस्तावेज़ों को आकार देता है। कई लोग वर्ड प्रोसेसर का उपयोग करके लिखते हैं लेकिन व्याकरण, शैली और पठनीयता से संबंधित सेटिंग्स को नज़रअंदाज कर देते हैं।
Microsoft Word डिफ़ॉल्ट रूप से फ्लेश-किंकैड पैमानों के विकल्पों के साथ आता है। लेखन के मामले में आत्म-आलोचना असाधारण रूप से कठिन है, हालांकि पैमाना आवर्ती विषयों या शैलीगत दोषों की ओर आपका ध्यान आकर्षित करने में मदद कर सकता है। Office 2007 से आगे के संस्करणों में विकल्पों को सक्षम करने की प्रक्रिया समान होनी चाहिए, हालांकि स्क्रीनशॉट Office 2013 से लिए गए हैं।
चरण-दर-चरण प्रक्रिया
Office 2007 के लिए: Office लोगो बटन पर क्लिक करके शुरुआत करें।
Office 2010 और बाद के संस्करणों के लिए: पुराने लोगो के स्थान पर एक "File" (फ़ाइल) बटन आ गया है।
दिखाई देने वाले मेनू के नीचे, Office 2007 में "Word Options" (वर्ड विकल्प) नामक एक बटन शामिल होना चाहिए। Office 2010 और बाद के संस्करण इसे केवल "Options" (विकल्प) कहते हैं, हालांकि उनका प्रभाव समान होता है।
इस बिंदु पर दिखाई देने वाली विंडो समान होनी चाहिए।
"Proofing" (प्रूफिंग) विकल्प प्रोग्राम संस्करण के बावजूद समान है। "When correcting spelling in Word" (वर्ड में वर्तनी सुधारते समय) शीर्षक के नीचे अंतिम चेकबॉक्स "Enable readability scoring" (पठनीयता स्कोरिंग सक्षम करें) लेबल वाला होना चाहिए। फ्लेश-किंकैड पैमाने को सक्षम करने के लिए इसे चेक करें; प्रोग्राम को पुनरारंभ करने की आवश्यकता नहीं है।
Word तब तक दस्तावेज़ की पठनीयता का आकलन नहीं करेगा जब तक कि उसने वर्तनी और व्याकरण की जांच भी न कर ली हो। ऐसा करने के लिए, "Review" (समीक्षा) टैब पर क्लिक करें और फिर "Spelling & Grammar" (वर्तनी और व्याकरण) पर क्लिक करें।
यदि Word के पास प्रस्तावित करने के लिए कोई परिवर्तन हैं, तो दाईं ओर एक पेन स्लाइड करेगा। परिवर्तन गैर-आवश्यक हैं, हालांकि वे पठनीयता को लाभ पहुंचाने वाले मामूली समायोजनों को उजागर कर सकते हैं। सुझाए गए सभी परिवर्तनों को छोड़ने का कोई तरीका नहीं है, लेकिन पूरा होने पर एक और विंडो दिखाई देगी। इस विंडो का अंतिम भाग दस्तावेज़ की पठनीयता के बारे में है।
स्कोर समझना
Reading Ease (पठन सुगमता): 0 और 100 के बीच होती है। जो दस्तावेज़ पूर्ण "100" स्कोर करते हैं, वे अत्यधिक सरल होने की संभावना रखते हैं, जैसे बच्चों की किताबें, और जो "0" स्कोर करते हैं, वे लगभग समझ से बाहर होने के लिए उत्तरदायी होते हैं।
एक वाक्य को हाइलाइट करने से आप उसका अकेले आकलन कर सकते हैं, जिसका अर्थ है कि लंबाई, शैली, या जटिलता में कोई भी बाहरी मान स्पष्ट हो जाते हैं।
एक सामान्य नियम के रूप में, "The dog went to bed" (कुत्ता बिस्तर पर गया) जैसे वाक्य पठनीयता पर 100% स्कोर करेंगे, लेकिन ग्रेड स्तर पर कम स्कोर करेंगे।
ग्रेड स्तर अमेरिकी स्कूल ग्रेड सिस्टम के अनुमान के रूप में काम करता है, जिसमें एक उच्च ग्रेड अधिक जटिल लेखन शैली को दर्शाता है। Word के पुराने संस्करण अधिकतम 12.0 ग्रेड स्कोर तक सीमित प्रतीत होते हैं, हालांकि नए संस्करण इससे अधिक स्कोर करने में सक्षम प्रतीत होते हैं: वास्तव में, Word इस पैराग्राफ को 12.2 स्कोर करता है।
