लिखना आसान है, लेकिन अच्छा लिखना अपने आप में एक कला है। पठनीयता और लेखन गुणवत्ता निर्धारित करने के लक्ष्य के साथ अलग-अलग पैमाने मौजूद हैं, जिसमें अमेरिकी सरकारी दस्तावेजों को आकार देने वाले फ्लेश-किनकैड स्केल में से एक है। बहुत से लोग वर्ड प्रोसेसर का उपयोग करते हुए लिखते हैं लेकिन व्याकरण, शैली और पठनीयता से संबंधित सेटिंग्स को पास करते हैं।
Microsoft Word डिफ़ॉल्ट रूप से Flesch-Kincaid तराजू के विकल्पों के साथ आता है। जब लेखन की बात आती है तो आत्म-आलोचना असाधारण रूप से कठिन होती है, हालांकि यह पैमाना आवर्ती विषयों या शैलीगत दोषों पर आपका ध्यान आकर्षित करने में मदद कर सकता है। विकल्पों को सक्षम करना Office 2007 के बाद से समान होना चाहिए, हालाँकि लिए गए स्क्रीनशॉट Office 2013 के हैं।
Office 2007 में Office लोगो बटन पर क्लिक करके प्रारंभ करें। Office 2010 के अनुसार, पुराने लोगो को "फ़ाइल" बटन से बदल दिया गया है।
दिखाई देने वाले मेनू के निचले भाग में, Office 2007 में "Word Options" नामक एक बटन शामिल होना चाहिए। Office 2010 और बाद में बस इसे "विकल्प" कहते हैं, हालांकि उनका प्रभाव समान होता है।
इस बिंदु पर दिखाई देने वाली विंडो समान होनी चाहिए।
प्रोग्राम संस्करण के बावजूद "प्रूफ़िंग" विकल्प समान है। शीर्षक "वर्ड में वर्तनी सुधारते समय" में "पठनीयता स्कोरिंग सक्षम करें" लेबल वाला एक अंतिम चेकबॉक्स होना चाहिए। Flesch-Kincaid पैमाने को सक्षम करने के लिए इसे जांचें; कार्यक्रम को पुनः आरंभ करने की आवश्यकता नहीं है।
Word दस्तावेज़ की पठनीयता का आकलन तब तक नहीं करेगा जब तक कि उसने वर्तनी और व्याकरण की भी जाँच नहीं कर ली हो। ऐसा करने के लिए, "समीक्षा" टैब और फिर "वर्तनी और व्याकरण" पर क्लिक करें।
यदि Word में प्रस्तावित करने के लिए कोई परिवर्तन है, तो दाईं ओर एक फलक अंदर आ जाना चाहिए। परिवर्तन गैर-आवश्यक हैं, हालांकि वे पठनीयता को लाभ पहुंचाने वाले मामूली समायोजन को उजागर कर सकते हैं। सुझाए गए सभी परिवर्तनों को छोड़ने का कोई तरीका नहीं है, लेकिन एक बार पूरा होने पर एक और विंडो दिखाई देगी। इस विंडो का अंतिम भाग दस्तावेज़ की पठनीयता के बारे में है।
"रीडिंग ईज़" 0 और 100 के बीच चलता है। जो दस्तावेज़ "100" का स्कोर करते हैं, वे बेहद सरल होने की संभावना है, जैसे कि बच्चों की किताबें, और जो "0" स्कोर करते हैं, वे समझ से बाहर होने के लिए उत्तरदायी हैं।
एक वाक्य को हाइलाइट करने से आप अकेले उसका आकलन कर सकते हैं, जिसका अर्थ है कि लंबाई, शैली या जटिलता में कोई भी बाहरी कारक स्पष्ट हैं।
एक सामान्य नियम के रूप में "कुत्ता बिस्तर पर गया" जैसे वाक्य पठनीयता पर 100% स्कोर करेंगे, लेकिन ग्रेड स्तर पर कम स्कोर करेंगे।
ग्रेड स्तर अमेरिकी स्कूल ग्रेड सिस्टम के अनुमान के रूप में काम करता है, जिसमें उच्च ग्रेड एक अधिक जटिल लेखन शैली को दर्शाता है। ऐसा प्रतीत होता है कि Word के पुराने संस्करण अधिकतम 12.0 ग्रेड स्कोर तक सीमित थे, हालांकि नए संस्करण इससे अधिक उच्च स्कोर करने में सक्षम प्रतीत होते हैं:वास्तव में, Word इस अनुच्छेद को 12.2 पर स्कोर करता है।