प्रूफ-रीडिंग लेखों को अक्सर आंखों की दूसरी जोड़ी की आवश्यकता होती है, लेकिन कभी-कभी परिवर्तनों को शामिल करने का सुझाव देने के बजाय प्रूफरीडर द्वारा लेखक की सहमति के बिना दस्तावेज़ में सीधे संशोधन किए जाते हैं। कुछ लोगों को यह हतोत्साहित करने वाला लग सकता है क्योंकि किसी दस्तावेज़ को पूरा करने में उन्हें घंटों लग जाते हैं लेकिन संपादक/प्रूफ़रीडर को उस टैग लाइन को समाप्त करने में कुछ ही मिनट लगते हैं।
शब्द 'संपादन प्रतिबंध' . नामक एक विशेषता है जो ऐसे लेखकों को प्रूफ़-रीडर द्वारा अपने दस्तावेज़ों में अनावश्यक संपादन और स्वरूपण को प्रतिबंधित करने में मदद करता है।
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में संपादन प्रतिबंध
वह दस्तावेज़ खोलें जिसके लिए आप संपादन प्रतिबंध सेट करना चाहते हैं और रिबन इंटरफ़ेस पर रखे 'समीक्षा' टैब को चुनें।
अगला, 'प्रोटेक्ट' सेक्शन से, 'रिस्ट्रिक्ट एडिटिंग' विकल्प चुनें। एक बार चुने जाने के बाद, आप संपादन प्रतिबंध क्षेत्र में होंगे। यहां से आप संपादन प्रतिबंध लगाने के विकल्प प्रदान कर सकते हैं।
'संपादन प्रतिबंध' के रूप में पढ़ने वाले शीर्षक के ठीक नीचे, निम्न विकल्प के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें - 'दस्तावेज़ में केवल इस प्रकार के संपादन की अनुमति दें'।
यहां आप दस्तावेज़ के लिए स्वरूपण प्रतिबंध भी सेट कर सकते हैं। हालाँकि, ये प्रतिबंध उतने महत्वपूर्ण नहीं हैं। तो, आप विकल्पों को यथास्थिति में छोड़ सकते हैं।
जब हो जाए, तो ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें और प्रदर्शित विकल्पों की सूची से, वांछित विकल्प चुनें। यदि आप दूसरों को अपने दस्तावेज़ में कोई परिवर्तन करने की अनुमति नहीं देना चाहते हैं, तो आप 'कोई परिवर्तन नहीं' (केवल पढ़ने के लिए मोड) के लिए जा सकते हैं। फिर भी, कई लोग 'टिप्पणियाँ' विकल्प चुनना पसंद करते हैं क्योंकि यह पाठक को आपके दस्तावेज़ों में परिवर्तन करने की अनुमति नहीं देता है, लेकिन यदि आवश्यक हो तो टिप्पणियों के माध्यम से कुछ बदलावों का सुझाव देता है।
इसके बाद, यदि आप चुनी गई सेटिंग्स को लागू करने के लिए तैयार हैं, तो 'हां, सुरक्षा लागू करना शुरू करें' बटन पर क्लिक करें और कुछ सेकंड प्रतीक्षा करें।
आपके कंप्यूटर स्क्रीन पर एक छोटी 'स्टार्ट एनफोर्सिंग प्रोटेक्शन' विंडो दिखाई देगी, जो आपको दस्तावेज़ पर प्रतिबंध को पासवर्ड से सुरक्षित रखने का विकल्प प्रदान करती है।
इतना ही! इन सेटिंग्स के साथ, एक प्रूफ-रीडर को टिप्पणियों और अनुशंसाओं को छोड़ने की अनुमति होगी, लेकिन दस्तावेज़ में प्रत्यक्ष परिवर्तन शुरू करने का कोई भी प्रयास विफल हो जाएगा।