लेखों को प्रूफ-रीडिंग के लिए अक्सर दूसरी नजर की आवश्यकता होती है, लेकिन कई बार प्रूफरीडर्स द्वारा लेखक की सहमति के बिना डॉक्यूमेंट में सीधे संशोधन किए जाने के बजाय शामिल किए जाने वाले परिवर्तनों का सुझाव दिया जाता है। कुछ को यह निराशाजनक लग सकता है क्योंकि उन्हें एक डॉक्यूमेंट पूरा करने में घंटे लगते हैं लेकिन एक संपादक/प्रूफरीडर के लिए उस टैग लाइन को हटाने में केवल मिनट लगते हैं।
Word में 'Editing Restrictions' नामक एक फीचर है जो ऐसे लेखकों को उनके डॉक्यूमेंट्स पर प्रूफ-रीडर्स द्वारा अनावश्यक संपादन और फॉर्मेटिंग को प्रतिबंधित करने में मदद करता है।
Microsoft Word में संपादन प्रतिबंध
उस डॉक्यूमेंट को खोलें जिसके लिए आप संपादन प्रतिबंध सेट करना चाहते हैं और रिबन इंटरफेस पर रखे 'Review' टैब को चुनें।
अगला, 'Protect' सेक्शन से, 'Restrict Editing' विकल्प चुनें। एक बार चुने जाने पर, आप संपादन प्रतिबंध क्षेत्र में होंगे। यहां से आप संपादन प्रतिबंध सेट करने के लिए विकल्प प्रदान कर सकते हैं।
'Editing Restrictions' हेडिंग के ठीक नीचे, निम्न विकल्प के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें - 'Allow only this type of editing in the document'।
यहां आप डॉक्यूमेंट के लिए फॉर्मेटिंग प्रतिबंध भी सेट कर सकते हैं। हालांकि, ये प्रतिबंध उतने महत्वपूर्ण नहीं हैं। इसलिए, आप विकल्पों को जैसा है वैसा ही छोड़ सकते हैं।
जब हो जाए, तो ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें और प्रदर्शित विकल्पों की सूची से वांछित विकल्प चुनें। यदि आप दूसरों को अपने डॉक्यूमेंट में कोई बदलाव करने की अनुमति नहीं देना चाहते हैं, तो आप 'No changes' (रीड ओनली मोड) के लिए जा सकते हैं। फिर भी, कई लोग 'Comments' विकल्प को पसंद करते हैं क्योंकि यह पाठक को आपके डॉक्यूमेंट में बदलाव करने की अनुमति नहीं देता है लेकिन यदि आवश्यक हो तो टिप्पणियों के माध्यम से कुछ बदलावों का सुझाव देता है।
अगला, यदि आप चुनी गई सेटिंग्स को लागू करने के लिए तैयार हैं, तो 'Yes, Start Enforcing Protection' बटन पर क्लिक करें और कुछ सेकंड प्रतीक्षा करें।
आपकी कंप्यूटर स्क्रीन पर एक छोटी 'Start Enforcing Protection' विंडो दिखाई देगी, जो आपको डॉक्यूमेंट पर प्रतिबंध को पासवर्ड प्रोटेक्ट करने का विकल्प प्रदान करेगी।
बस! इन सेटिंग्स के साथ, एक प्रूफ-रीडर के पास अनिवार्य रूप से टिप्पणियां छोड़ने और सिफारिशें करने की अनुमति होगी, लेकिन डॉक्यूमेंट में सीधे बदलाव लाने के किसी भी प्रयास विफल होंगे।
