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हालाँकि क्लाउड-आधारित समाधान और बजट ऐप एक्सेल की गड़गड़ाहट को चुराने की कोशिश कर रहे हैं, फिर भी यह लेखांकन, चार्टिंग और डेटा संगठन का राजा बना हुआ है। दुनिया भर में 750 मिलियन लोग और 89 प्रतिशत व्यवसाय एमएस एक्सेल का दैनिक लाभ उठा रहे हैं, कई लोग इसकी दुर्जेय सुरक्षा विशेषता का उपयोग करना भूल जाते हैं:पासवर्ड जोड़ना और इसे केवल पढ़ने के लिए बनाना।
उपरोक्त सुरक्षा परत आपकी एक्सेल कार्यपुस्तिकाओं को अनधिकृत छेड़छाड़ का विरोध करती है। MS Office 2016 से, 256-बिट AES सुरक्षा को एकीकृत किया गया है, पुराने 128-बिट एन्क्रिप्शन से अपग्रेड किया गया है, जो आधुनिक एक्सेल को समर्पित पासवर्ड प्रबंधकों के साथ तुलनीय बनाता है।
Excel वर्कबुक को लॉक क्यों करें
किसी Excel कार्यपुस्तिका को पासवर्ड से सुरक्षित रखना दो तरह से काम कर सकता है:
- कार्यपुस्तिका तक अनधिकृत पहुंच को रोकें
- उपयोगकर्ताओं को स्प्रैडशीट की सामग्री को संशोधित करने से प्रतिबंधित करें (इसे केवल पढ़ने के लिए बनाता है)
दोनों ही मामलों में, आप किसी Excel कार्यपुस्तिका को केवल पढ़ने के लिए पासवर्ड से सुरक्षित कर सकते हैं। इसका अर्थ है कि उपयोगकर्ता कार्यपुस्तिका खोल सकेंगे और डेटा देख सकेंगे, लेकिन स्प्रैडशीट में कोई परिवर्तन नहीं कर पाएंगे. यदि आप एक छोटे से मध्यम आकार का व्यवसाय चला रहे हैं और अपने वित्तीय डेटा की अखंडता सुनिश्चित करना चाहते हैं तो यह अत्यंत महत्वपूर्ण है।
एक्सेल वर्कबुक को रीड ओनली के रूप में कैसे सेव करें
किसी Excel स्प्रेडशीट या कार्यपुस्तिका को पासवर्ड से लॉक करने और उसे केवल पढ़ने के लिए बनाने के तरीके के बारे में चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका यहां दी गई है।
1. एक बार जब आप सुरक्षित की गई कार्यपुस्तिका खोल लेते हैं, तो "फ़ाइल" विकल्प पर क्लिक करें, फिर मेनू से "इस रूप में सहेजें" विकल्प पर क्लिक करें।
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2. "इस रूप में सहेजें" संवाद बॉक्स पॉप अप होगा। बॉक्स के नीचे नेविगेट करें और "सहेजें" बटन के बगल में "टूल" विकल्प ढूंढें। "टूल्स" पर क्लिक करें और एक ड्रॉप-डाउन मेनू खुल जाएगा। ड्रॉप-डाउन मेनू में "सामान्य विकल्प" चुनें और क्लिक करें।
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3. ऐसा करते ही “सामान्य विकल्प” डायलॉग बॉक्स खुल जाएगा। यह वह जगह है जहाँ आप अपनी कार्यपुस्तिका के लिए एक पासवर्ड बनाएंगे।
नीचे दिए गए उदाहरण के अनुसार "संशोधित करने के लिए पासवर्ड" बॉक्स में अपना वांछित पासवर्ड दर्ज करें। यदि आपके पास पहले से ही एक पासवर्ड मैनेजर स्थापित है, तो आप इसका उपयोग अपने लिए एक मजबूत पासवर्ड बनाने और इसे तिजोरी में संग्रहीत करने के लिए कर सकते हैं। अन्यथा, आप इस गाइड का उपयोग हार्ड-टू-क्रैक पासवर्ड बनाने के तरीके के बारे में कर सकते हैं। सुरक्षित पासवर्ड के साथ, "केवल-पढ़ने के लिए अनुशंसित" के लिए बॉक्स को चेक करें, फिर "ओके" पर क्लिक करें।
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4. आपको पासवर्ड की पुष्टि करने के लिए कहा जाएगा। वही पासवर्ड दर्ज करें, फिर प्रक्रिया को पूरा करने के लिए ओके पर क्लिक करें। अंत में, "सहेजें" बटन पर क्लिक करें। अब, जब भी कोई उपयोगकर्ता कार्यपुस्तिका को खोलने का प्रयास करता है, तो निम्न संदेश के साथ एक पॉप-अप सूचना बॉक्स दिखाई देगा।
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5. "केवल-पढ़ने के लिए" बटन पर क्लिक करने से दस्तावेज़ खुल जाएगा लेकिन केवल-पढ़ने के लिए मोड में। केवल वे लोग जिनके साथ आप "संशोधित करने के लिए पासवर्ड" साझा करते हैं, वे कार्यपुस्तिका में परिवर्तन करने में सक्षम होंगे।
किसी Excel कार्यपुस्तिका को "असुरक्षित" कैसे करें
क्या होगा यदि आप केवल-पढ़ने के प्रतिबंध को हटाना चाहते हैं और सभी को संपादन विशेषाधिकार देना चाहते हैं? रीड-ओनली फीचर को हटाना एक आसान प्रक्रिया है और इसे केवल एक बटन के क्लिक से किया जा सकता है। आपको बस इतना करना है कि फिर से उसी प्रक्रिया से गुजरना है और उस बॉक्स को अनचेक करना है जो आपकी एक्सेल वर्कबुक को केवल-पढ़ने के लिए बनाता है।
आइए फिर से संक्षेप करें कि "केवल पढ़ने के लिए अनुशंसित" चेकबॉक्स वाले संवाद बॉक्स को कैसे खोलें:"फ़ाइल -> इस रूप में सहेजें" पर क्लिक करें और दिखाई देने वाले संवाद बॉक्स में, "उपकरण" ड्रॉपडाउन मेनू से "सामान्य विकल्प" चुनें। "सहेजें" बटन पर।
एक बार जब आप "केवल-पढ़ने के लिए अनुशंसित" बॉक्स को अनचेक कर लेते हैं, तो आपके द्वारा सेट किया गया पासवर्ड हटा दें और नए परिवर्तनों को लागू करने के लिए "सहेजें" पर क्लिक करें। अगली बार जब आप कार्यपुस्तिका खोलेंगे, तो यह केवल-पठन मोड में नहीं खुलेगी, न ही यह केवल-पढ़ने के प्रतिबंध बॉक्स को प्रदर्शित करेगी।
एक्सेल फ़ाइल एन्क्रिप्शन का लाभ उठाएं
किसी भी कार्यपुस्तिका की सुरक्षा के लिए एक्सेल में पासवर्ड सेट करना आसान और स्व-व्याख्यात्मक है। फिर भी, यह इस पर बहुत अधिक नियंत्रण दे सकता है कि कौन किसी कार्यपुस्तिका को एक्सेस और/या संपादित कर सकता है। यह डेटा अखंडता को बनाए रखने में एक लंबा रास्ता तय कर सकता है।
अब जब आप जानते हैं कि अपनी एक्सेल वर्कबुक को केवल-पढ़ने के लिए कैसे बनाया जाता है, तो अगली चीजें जो आप सीख सकते हैं, वह है कॉन्टेनेट फ़ंक्शन का उपयोग करना और एक्सेल में सेल को कैसे विभाजित करना है। हमारे पास आपके लिए कुछ Word ट्यूटोरियल भी हैं—जानें कि एक बार में एक पृष्ठ कैसे प्रदर्शित करें और Word दस्तावेज़ों में ऑफ़लाइन वीडियो कैसे जोड़ें।