हालांकि क्लाउड-आधारित समाधान और बजट ऐप्स एक्सेल की बादशाहत छीनने की कोशिश कर रहे हैं, फिर भी यह अकाउंटिंग, चार्टिंग और डेटा संगठन का बादशाह बना हुआ है। दुनिया भर में 750 मिलियन लोग और 89 प्रतिशत व्यवसाय दैनिक रूप से MS एक्सेल का लाभ उठाते हैं, कई लोग इसकी दुर्जेय सुरक्षा सुविधा का उपयोग करना भूल जाते हैं: पासवर्ड जोड़ना और इसे रीड-ओनली बनाना।
उपरोक्त सुरक्षा परत आपकी एक्सेल वर्कबुक को अनधिकृत छेड़छाड़ से बचाती है। MS ऑफिस 2016 से, 256-बिट AES सुरक्षा इंटीग्रेटेड की गई है, जो पुराने 128-बिट एन्क्रिप्शन से अपग्रेड है, जो आधुनिक एक्सेल को समर्पित पासवर्ड मैनेजर्स के बराबर बनाता है।
एक्सेल वर्कबुक को लॉक क्यों करें
पासवर्ड के साथ एक्सेल वर्कबुक की सुरक्षा दो तरीकों से काम कर सकती है:
- वर्कबुक तक अनधिकृत पहुंच को रोकें
- उपयोगकर्ताओं को स्प्रेडशीट की सामग्री को संशोधित करने से प्रतिबंधित करें (इसे रीड ओनली बनाता है)
दोनों ही मामलों में, आप पासवर्ड के साथ एक्सेल वर्कबुक की सुरक्षा करके इसे रीड ओनली बना सकते हैं। इसका मतलब है कि उपयोगकर्ता वर्कबुक खोलकर डेटा देख सकेंगे लेकिन स्प्रेडशीट में कोई बदलाव नहीं कर पाएंगे। यह बेहद महत्वपूर्ण है यदि आप एक छोटे से मध्यम आकार का व्यवसाय चला रहे हैं और अपने वित्तीय डेटा की अखंडता सुनिश्चित करना चाहते हैं।
एक्सेल वर्कबुक को रीड ओनली के रूप में कैसे सेव करें
यहां पासवर्ड के साथ एक्सेल स्प्रेडशीट या वर्कबुक को लॉक करने और इसे रीड ओनली बनाने के तरीके पर चरण-दर-चरण गाइड है।
- एक बार जब आप जिस वर्कबुक को सुरक्षित करना चाहते हैं उसे खोल लेते हैं, तो "फाइल" विकल्प पर क्लिक करें, फिर मेनू से "सेव एज" विकल्प पर क्लिक करें।
- "सेव एज" डायलॉग बॉक्स खुलेगा। बॉक्स के नीचे नेविगेट करें और "सेव" बटन के ठीक बगल में "टूल्स" विकल्प ढूंढें। "टूल्स" पर क्लिक करें और एक ड्रॉप-डाउन मेनू खुलेगा। ड्रॉप-डाउन मेनू में "जनरल ऑप्शन्स" चुनें और क्लिक करें।
- ऐसा करने से "जनरल ऑप्शन्स" डायलॉग बॉक्स खुल जाएगा। यहीं आप अपनी वर्कबुक के लिए पासवर्ड बनाएंगे।
"पासवर्ड टू मॉडिफाई" बॉक्स में अपना वांछित पासवर्ड दर्ज करें जैसा कि नीचे दिखाया गया है। यदि आपके पास पहले से पासवर्ड मैनेजर इंस्टॉल है, तो आप इसका उपयोग अपने लिए एक मजबूत पासवर्ड उत्पन्न करने और इसे वॉल्ट में स्टोर करने के लिए कर सकते हैं। अन्यथा, आप कठिन-से-क्रैक पासवर्ड उत्पन्न करने के तरीके पर इस गाइड का उपयोग कर सकते हैं। पासवर्ड सुरक्षित होने के बाद, "रीड-ओनली रिकमेंडेड" बॉक्स को चेक करें, फिर "ओके" पर क्लिक करें। - आपको पासवर्ड कन्फर्म करने के लिए कहा जाएगा। वही पासवर्ड दर्ज करें, फिर प्रक्रिया पूरी करने के लिए OK पर क्लिक करें। अंत में, "सेव" बटन पर क्लिक करें। अब, हर बार जब कोई उपयोगकर्ता वर्कबुक खोलने का प्रयास करेगा, तो निम्नलिखित संदेश के साथ एक पॉप-अप नोटिफिकेशन बॉक्स दिखाई देगा।
- "रीड-ओनली" बटन पर क्लिक करने से डॉक्यूमेंट खुल जाएगा लेकिन रीड-ओनली मोड में। केवल वे लोग जिनके साथ आप "पासवर्ड टू मॉडिफाई" शेयर करते हैं, वर्कबुक में बदलाव कर पाएंगे।
एक्सेल वर्कबुक को "अनप्रोटेक्ट" कैसे करें
क्या होगा यदि आप रीड-ओनली प्रतिबंध हटाना चाहते हैं और सभी को संपादन विशेषाधिकार देना चाहते हैं? रीड-ओनली सुविधा को हटाना एक आसान प्रक्रिया है और इसे केवल एक बटन के क्लिक से किया जा सकता है। आपको बस वही प्रक्रिया फिर से दोहरानी होगी और उस बॉक्स को अनचेक करना होगा जो आपकी एक्सेल वर्कबुक को रीड-ओनली बनाता है।
आइए पुनः बताएं कि उस डायलॉग बॉक्स को कैसे खोलें जिसमें "रीड-ओनली रिकमेंडेड" चेकबॉक्स है: "फाइल → सेव एज" पर क्लिक करें और दिखाई देने वाले डायलॉग बॉक्स में, "सेव" बटन के बगल में "टूल्स" ड्रॉपडाउन मेनू से "जनरल ऑप्शन्स" चुनें।
एक बार जब आप "रीड-ओनली रिकमेंडेड" बॉक्स को अनचेक कर देते हैं, तो आपके द्वारा सेट किए गए पासवर्ड को हटा दें और नए परिवर्तनों को लागू करने के लिए "सेव" पर क्लिक करें। अगली बार जब आप वर्कबुक खोलेंगे, तो यह रीड-ओनली मोड में नहीं खुलेगी, न ही यह रीड-ओनली प्रतिबंध बॉक्स प्रदर्शित करेगी।
एक्सेल फाइल एन्क्रिप्शन का लाभ उठाएं
किसी भी वर्कबुक की सुरक्षा के लिए एक्सेल में पासवर्ड सेट करना आसान और आत्म-व्याख्यात्मक है। फिर भी, यह इस पर बहुत अधिक नियंत्रण दे सकता है कि कौन वर्कबुक को एक्सेस और/या संपादित कर सकता है। यह डेटा अखंडता बनाए रखने में एक लंबा रास्ता तय कर सकता है।
अब जब आप जानते हैं कि अपनी एक्सेल वर्कबुक को रीड-ओनली कैसे बनाएं, तो अगली चीजें जो आप सीख सकते हैं वे हैं कॉनकैटेनेट फंक्शन का उपयोग करना और एक्सेल में सेल्स को कैसे विभाजित करें। हमारे पास आपके लिए कुछ वर्ड ट्यूटोरियल भी हैं - एक समय में एक पेज प्रदर्शित करना सीखें और वर्ड डॉक्यूमेंट में ऑफलाइन वीडियो कैसे जोड़ें।
