तेजी से काम करने के लिए Microsoft Excel समय बचाने वाले ट्रिक्स

Excel स्प्रेडशीट कई उद्योगों द्वारा व्यवसाय योजना बनाने, वित्तीय रिपोर्ट बनाने, बजट रिपोर्ट तैयार करने आदि के लिए उपयोग किया जाने वाला प्रमुख एप्लिकेशन है। सरल शब्दों में, Excel स्प्रेडशीट का उपयोग आपके कार्य जीवन को व्यवस्थित करने के लिए किया जाता है। जबकि Excel एक शक्तिशाली स्प्रेडशीट टूल है, कोई भी काम पर लग सकता है, Excel में महारत हासिल करना समय लेने वाला हो सकता है और शायद Excel स्प्रेडशीट के साथ काम करने के लिए कुछ धैर्य की आवश्यकता होगी।

समय बचाने और तेजी से काम करने के लिए Excel टिप्स

उन्नत सूत्रों के साथ Excel में डेटा प्रबंधित करना और गणना करना आपके वित्तीय विश्लेषण में संपूर्ण कौशल की आवश्यकता होती है और यह हमारी कल्पना से कहीं अधिक महत्वपूर्ण है। कुछ नौकरियों में नीरस चरण होते हैं जिनमें आपको बार-बार अनावश्यक कार्यों को दोहराने की आवश्यकता होगी जिससे आपका समय बर्बाद होगा।

Microsoft Excel आपके थकाऊ काम को आसान तरीके से करता है। चाहे वह दोहराए जाने वाले कार्य हों या डेटा को साफ तरीके से प्रबंधित करना, Excel इसे अच्छी तरह से करता है। ऐसी कई Excel सुविधाएं हैं जिनके बारे में हममें से ज्यादातर नहीं जानते। उन छिपे हुए टिप्स और सुविधाओं को जानने से हमें अपना काम तेजी से पूरा करने और बहुत समय बचाने में मदद मिलती है। आज, मैं आपको अपने Windows कंप्यूटर पर समय बचाने और अपना काम तेजी से पूरा करने के लिए कुछ Excel टिप्स बताऊंगा।

Microsoft Excel समय बचाने वाली ट्रिक्स

अपने Excel कौशल को अगले स्तर पर ले जाना महत्वपूर्ण है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि स्प्रेडशीट का उपयोग करने के आपके तरीके अधिकतम दक्षता दे रहे हैं। Excel में कई एकीकृत विशेषताएं हैं जो आपको अपना काम जल्दी पूरा करने की अनुमति देती हैं। आप Excel में सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले चरणों के लिए कुछ टिप्स और ट्रिक्स में महारत हासिल कर सकते हैं ताकि Excel के साथ काम करते समय अपनी दक्षता में सुधार कर सकें और अपना कीमती समय बचा सकें। इस लेख में, हम कुछ टिप्स की रूपरेखा तैयार करते हैं जिन्हें आप दैनिक वर्कफ़्लो में शामिल कर सकते हैं जो आपको दोहराए जाने वाले कार्यों से मुक्त कर सकते हैं और Excel का उपयोग करते समय आपका समय बचाने में मदद कर सकते हैं।

हम छोटी समस्याओं का सामना कर सकते हैं जैसे एक ही सेल में कई लाइनें बनाना या एक ही कागज पर कई वर्कशीट प्रिंट करना। हम इसे करने के लिए विभिन्न तकनीकों का पालन करते हैं, जो उतनी कुशल नहीं हो सकतीं जितना हम उन्हें चाहते हैं। यह लेख आपको बताएगा कि ऐसे कार्यों को आसानी से कैसे करें ताकि आपका समय बचे और आप अपना काम तेजी से पूरा कर सकें।

1. AutoFill का उपयोग करें

AutoFill एक बहुत उपयोगी सुविधा है जो पिछले सेल के पैटर्न के आधार पर सेल की एक श्रृंखला को स्वचालित रूप से भरती है। मान लीजिए आप महीने के नामों के साथ एक स्तंभ दर्ज करना चाहते हैं, बस Jan दर्ज करें। सेल का चयन करें और इसे नीचे खींचें। Autofill पिछले पैटर्न के आधार पर जादुई रूप से महीने के नाम भर देता है।

2. Flash Fill का उपयोग करें

Flash Fill पहले कॉलम में दर्ज डेटा पैटर्न के आधार पर डेटा को स्वचालित रूप से जोड़ता और निकालता है। उदाहरण के लिए, यदि आपके पहले कॉलम में abc/123/xyz है और आप मान 123 को दूसरे कॉलम में निकालना चाहते हैं। बस पहले सेल में डेटा दर्ज करें। दूसरे सेल तक, Excel पैटर्न को जान जाएगा और Data Tools समूह में Flash Fill का उपयोग करके बस वही प्रदर्शित करेगा जो आप उन्हें दिखाना चाहते हैं।

इसी तरह, आप डेटा को संयोजित करने के लिए फ्लैश फिल का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपके पहले कॉलम में ईमेल पते हैं, तो आप दूसरे कॉलम में सही ईमेल पैटर्न और पहला नाम दर्ज करके फ्लैश फिल का उपयोग करके पहला कॉलम बना सकते हैं। सरल शब्दों में, यदि आप डेटा निकालना या संयोजित करना चाहते हैं, तो बस Data Tools सत्र में Flash Fill पर क्लिक करें और टाइप करें कि आप उन्हें कैसे प्रदर्शित करना चाहते हैं।

3. दोहराए जाने वाले कार्य को स्वचालित करने के लिए F4 कुंजी का उपयोग करें

F4 कुंजी सबसे लोकप्रिय कीबोर्ड शॉर्टकट है जिसका उपयोग किया जाता है जो दोहराए जाने वाले काम को करते समय आपका समय बचाएगा। यदि आप बार-बार वही चरण दोहरा रहे हैं, तो आप F4 कुंजी का उपयोग करके दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित कर सकते हैं। F4 बस आपके अंतिम कार्य या कमांड को दोहराता है। इसके अतिरिक्त, आप वर्कबुक और Excel विंडो को बंद करने के लिए F4 कुंजी का उपयोग कर सकते हैं। वर्कबुक बंद करने के लिए Ctrl+F4 दबाएं और Excel बंद करने के लिए Alt+F4 का उपयोग करें।

4. Ctrl कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करें

ऐसे कई कीबोर्ड शॉर्टकट हैं जो दोहराए जाने वाले कार्य को पूरा करने के सबसे कुशल और तेज़ तरीके प्रदान करते हैं।

• Ctrl+Shift+down arrow – सेल के नीचे स्तंभ में सभी डेटा का चयन करता है।
• Ctrl+Shift+up arrow – सेल के ऊपर स्तंभ में सभी डेटा का चयन करता है।
• Ctrl+Shift+right arrow – पंक्ति में दाईं ओर सभी डेटा का चयन करता है।
• Ctrl+Shift+left arrow – पंक्ति में बाईं ओर सभी डेटा का चयन करता है।
• Ctrl+Shift+ End – कर्सर को वर्कशीट में डेटा वाले सबसे निचले दाएं सेल पर ले जाता है और पहले सेल से लेकर डेटा वाले सबसे निचले दाएं सेल तक बीच में आने वाले हर सेल का चयन करता है।

Ctrl कीबोर्ड शॉर्टकट के बारे में अधिक जानने के लिए, office.com पर सूची देखें।

5. N() फंक्शन का उपयोग करके सूत्र और फ़ंक्शन समझाने के लिए नोट जोड़ें

आप सेल को व्याख्यात्मक नोट्स के साथ एनोटेट कर सकते हैं जो आपको जटिल फ़ंक्शन और सूत्र को अन्य स्प्रेडशीट उपयोगकर्ताओं को याद रखने और समझाने में मदद करेंगे। जटिल सूत्रों में टिप्पणियों को शामिल करने के लिए बस सूत्र के अंत में +N("your comments ") जोड़ें। उदाहरण के लिए, सूत्र =Sum(B1:B2: B3) +N("your note on formula") वाला सेल उस सेल पर क्लिक करने पर टिप्पणी और सूत्र दोनों प्रदर्शित करता है।

6. त्वरित गणना के लिए Paste Special का उपयोग करें

आप स्प्रेडशीट में Paste Special का उपयोग करके सूत्रों के बजाय जोड़, घटाव, गुणा या भाग जैसी त्वरित गणना कर सकते हैं। यह सुविधा उपयोग में आसान है और छोटी गणनाओं के लिए आपके काम को जल्दी पूरा करने के लिए अत्यंत उपयोगी है। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास संख्याओं की सूची वाला एक स्तंभ है जिसे आप 100 से विभाजित करना चाहते हैं। एक सेल में 100 टाइप करें और इसे कॉपी करें। उन संख्याओं की सूची का चयन करें जिन्हें आप 100 से विभाजित करना चाहते हैं और Paste special पर क्लिक करें। इस संवाद बॉक्स में, Divide विकल्प चुनें। यह विधि तुरंत सभी चयनित संख्याओं को 100 से विभाजित कर देगी।

7. एक सेल में कई लाइनें

Excel शीट भरते समय, कभी-कभी हमें एक ही सेल में बहुत सारी जानकारी की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, यदि आप एक सेल में पता लिखना चाहते हैं, तो उसे सेल के भीतर कई लाइनों पर होना चाहिए। फिर, यदि आप "Enter" बटन दबाते हैं, तो नियंत्रण अगले सेल पर चला जाता है, लेकिन यह वह नहीं है जो हम चाहते हैं। उसी सेल की अगली लाइन पर कर्सर ले जाने के लिए Alt + Enter दबाएं। यह एक ही सेल में कई लाइनें रखने के लिए उद्धारक होगा।

8. सेल मान जल्दी जोड़ें

यदि आप कई सेल मानों का योग या औसत मान चाहते हैं, तो सूत्र का उपयोग करने की कोई आवश्यकता नहीं है। इन बुनियादी चीजों को पूरा करने के लिए, सेल का चयन करें, "Ctrl" कुंजी दबाएं, और उन सेल का चयन करें जिन्हें आप चाहते हैं। स्टेटस बार पर जो Excel शीट के नीचे है, आप Sum, Average, और अन्य मानों की गणना होते हुए पा सकते हैं। यदि आप अन्य मान देखना चाहते हैं, तो स्टेटस बार पर राइट-क्लिक करें और वह मान चुनें जिसे आप देखना चाहते हैं।

आप न्यूनतम, अधिकतम, संख्यात्मक गणना (चयनित सेल जिनमें संख्यात्मक मान हैं) और कई अन्य ऐसे मान जोड़ सकते हैं।

9. पुन: उपयोग के लिए चार्ट टेम्पलेट बनाएं

बार-बार उसी तरह का चार्ट बनाना दोहराव वाला काम है। उदाहरण के लिए, यदि आप पूरे महीने के बिक्री डेटा के लिए चार्ट बनाना चाहते हैं, तो चार्ट टेम्पलेट बनाना और हर बार चार्ट का उपयोग करने पर उसी टेम्पलेट का उपयोग करना बेहतर है। चार्ट टेम्पलेट बनाने और पुन: उपयोग करने के लिए, इन चरणों का पालन करें।

• आवश्यक डेटा का चयन करें और नियमित तरीके से चार्ट डालें।
• इसे वैसे ही फॉर्मेट करें जैसा आप चाहते हैं। ग्रिडलाइन्स, डेटा लेबल्स, ट्रेंड लाइन्स, और वह सब कुछ जोड़ें या हटाएं जो आप चाहते हैं।
• चार्ट को वैसे ही फॉर्मेट करने के बाद जैसा आप चाहते हैं, चार्ट का चयन करें और Design टैब के तहत "Save as Template" पर क्लिक करें।
• अब, चार्ट को ".ctrx" एक्सटेंशन के साथ सहेजें। चार्ट टेम्पलेट को सहेजने का डिफ़ॉल्ट स्थान C:\Users\Username\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Charts है और चार्ट टेम्पलेट को इसी स्थान पर सहेजें। यदि आवश्यक हो, तो आप अपना गंतव्य भी चुन सकते हैं।
• अब, चार्ट टेम्पलेट को पुन: उपयोग करने के लिए, नवीनतम डेटा का चयन करें और "insert" पर जाएं, "Charts" अनुभाग में, "Other Charts" और "All Chart Types" के लिए जाएं। Templates पर क्लिक करें और वह टेम्पलेट चुनें जिसे आप चाहते हैं। यह नवीनतम चयनित डेटा के लिए एक चार्ट बनाता है।

चार्ट टेम्पलेट का उपयोग करके, यह बहुत समय बचाता है, और शुरुआत से चार्ट बनाने की कोई आवश्यकता नहीं है जैसा आप चाहते हैं।

10. विभिन्न सेल मानों से चार्ट बनाएं

हम आसन्न नहीं होने वाले सेल मानों से चार्ट बना सकते हैं। जैसा कि हम पहले से ही जानते हैं कि, हम Ctrl कुंजी दबाकर विभिन्न सेल में मौजूद मानों का चयन कर सकते हैं, उसी तरह उन मानों का चयन करें जो आसन्न सेल नहीं हैं और फिर चार्ट डालें। उदाहरण के लिए, यदि आपके पहले कॉलम में शीर्षक हैं और चौथे कॉलम में मान हैं, तो Ctrl कुंजी दबाए रखें और पहले कॉलम और चौथे कॉलम का चयन करें, फिर चार्ट डालें।

11. सूत्रों में नामों का उपयोग करके आसानी से समझें

नाम होना हमेशा पहचानने में आसान होता है। उसी तरह, किसी विशेष सेल या डेटा की श्रेणी का नाम रखना और इसे सूत्रों में उपयोग करना सूत्र को अच्छी तरह से समझना आसान बनाता है। उदाहरण के लिए, Commission * B5, C2*B5 की तुलना में समझना आसान है। ऐसा करने के लिए, सेल या डेटा की श्रेणी का चयन करें और "Formulas" टैब के तहत Define Name पर क्लिक करें। यह आपसे नाम दर्ज करने के लिए कहेगा और नाम दर्ज करने से पहले संदर्भ सेल की जांच करें और "Ok" पर क्लिक करें।

मान लीजिए मैंने एक विशेष सेल का चयन करके "Commission" नाम बनाया, फिर जब मैं Commission*B5 का उपयोग करता हूं, तो यह उस सेल मान को संदर्भित करता है जिसे Commission नाम दिया गया था।

नोट: नाम एक वर्ण से शुरू होना चाहिए और अंडरस्कोर से भी शुरू हो सकता है। यह संख्या से शुरू नहीं होना चाहिए, और इसमें स्पेस नहीं होना चाहिए।

बनाए गए सभी नाम Name Box से देखे जा सकते हैं। Name Box में ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें, और यह बनाए गए नामों की सूची दिखाता है। नाम का चयन करें, और यह आपको वर्कशीट में उस विशेष क्षेत्र या इलाके में ले जाता है।

ये Microsoft Excel के कुछ टिप्स हैं जो समय बचाने और आपके कार्यों को आसानी से और जल्दी पूरा करने में मदद करते हैं। यदि आप कुछ जोड़ना चाहते हैं, तो कृपया टिप्पणियों के माध्यम से हमारे साथ साझा करें।

Excel में काम करते समय समय बचाने के लिए आप किन ट्रिक्स का सबसे अधिक उपयोग करते हैं? नीचे टिप्पणियों में साझा करें।

अब पढ़ें: उन्नत Microsoft Excel टिप्स और ट्रिक्स।