तेजी से काम करने के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल टाइम सेविंग ट्रिक्स

एक्सेल स्प्रेडशीट कई उद्योगों द्वारा व्यावसायिक योजनाओं को तैयार करने, वित्तीय रिपोर्ट बनाने, बजट रिपोर्ट तैयार करने आदि के लिए उपयोग किया जाने वाला प्रीमियर एप्लिकेशन है। सरल शब्दों में, एक्सेल स्प्रेडशीट का उपयोग आपके कार्य जीवन को व्यवस्थित करने के लिए किया जाता है। जबकि एक्सेल एक शक्तिशाली स्प्रेडशीट टूल है, कोई भी कभी भी काम कर सकता है, एक्सेल में महारत हासिल करने में समय लग सकता है और एक्सेल स्प्रेडशीट के साथ काम करने के लिए शायद कुछ धैर्य की आवश्यकता होगी।

समय बचाने और तेजी से काम करने के लिए एक्सेल टिप्स

उन्नत फ़ार्मुलों के साथ एक्सेल में डेटा का प्रबंधन और गणना करने के लिए वित्तीय विश्लेषण में आपके कौशल की आवश्यकता होती है और यह हमारी कल्पना से कहीं अधिक महत्वपूर्ण है। कुछ नौकरियों में नीरस कदम होते हैं जिनके लिए आपको अनावश्यक कार्यों को बार-बार दोहराने की आवश्यकता होगी जिससे आपका समय बर्बाद होगा।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल अपने थकाऊ काम को आसान तरीके से करता है। चाहे वह दोहराए गए कार्य हों या डेटा को साफ तरीके से प्रबंधित करना हो, एक्सेल इसे अच्छी तरह से करता है। एक्सेल के कई ऐसे फीचर हैं जो हममें से ज्यादातर लोग नहीं जानते हैं। उन छिपी युक्तियों और विशेषताओं को जानने से हमें अपना काम तेजी से पूरा करने और बहुत समय बचाने में मदद मिलती है। आज, मैं आपको कुछ एक्सेल टिप्स के बारे में बताऊंगा अपने विंडोज कंप्यूटर पर समय बचाने और अपना काम तेजी से पूरा करने के लिए।

Microsoft Excel समय बचाने वाली तरकीबें

यह सुनिश्चित करने के लिए अपने एक्सेल कौशल को अगले स्तर पर ले जाना महत्वपूर्ण है कि स्प्रैडशीट का उपयोग करने के आपके तरीके अधिकतम दक्षता पर मंथन कर रहे हैं। एक्सेल में कई एकीकृत विशेषताएं हैं जो आपको अपना काम जल्दी करने की अनुमति देती हैं। आप एक्सेल के साथ काम करते हुए अपनी दक्षता में सुधार करने और अपना कीमती समय बचाने के लिए एक्सेल में सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले चरणों के लिए कुछ युक्तियों और युक्तियों में महारत हासिल कर सकते हैं। इस लेख में, हम कुछ युक्तियों की रूपरेखा तैयार करते हैं जिन्हें आप दैनिक वर्कफ़्लो में शामिल कर सकते हैं जो आपको दोहराए जाने वाले कार्यों से मुक्त कर सकते हैं और एक्सेल का उपयोग करते समय अपना समय बचाने में मदद कर सकते हैं।

हमें छोटी-छोटी समस्याओं का सामना करना पड़ सकता है जैसे एक ही सेल में कई लाइनें बनाना या एक पेपर पर कई वर्कशीट प्रिंट करना। हम ऐसा करने के लिए विभिन्न तकनीकों का पालन करते हैं, जो शायद उतना कुशल न हों जितना हम चाहते हैं कि वे हों। यह लेख आपको बताएगा कि आप अपना समय बचाने के लिए ऐसे कार्यों को आसानी से कैसे कर सकते हैं ताकि आप अपना काम तेजी से पूरा कर सकें।

स्वतः भरण एक बहुत ही उपयोगी विशेषता है जो पिछली कोशिकाओं के पैटर्न के आधार पर कोशिकाओं की एक श्रृंखला को स्वचालित रूप से भर देगी। मान लीजिए आप एक महीने के नाम के साथ एक कॉलम दर्ज करना चाहते हैं, बस जनवरी दर्ज करें। सेल का चयन करें और इसे नीचे खींचें। स्वत:भरण जादुई ढंग से पिछले पैटर्न के आधार पर महीने के नामों को भर देता है।

फ्लैश फिल स्वचालित रूप से पहले कॉलम में दर्ज किए गए डेटा पैटर्न के आधार पर डेटा को जोड़ता है और निकालता है। उदाहरण के लिए, यदि आपके पहले कॉलम में abc/123/xyz है और आप दूसरे कॉलम में 123 का मान निकालना चाहते हैं। बस पहले सेल में डेटा दर्ज करें। दूसरे सेल तक, एक्सेल डेटा टूल्स समूह में फ्लैश फिल का उपयोग करके पैटर्न को जान लेगा और प्रदर्शित करेगा कि आप उन्हें क्या दिखाना चाहते हैं।

उसी तरह, आप डेटा को संयोजित करने के लिए भरण फ्लैश कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास पहले कॉलम में ईमेल पते हैं, तो आप दूसरे कॉलम में सही ईमेल पैटर्न और पहला नाम दर्ज करके पहला कॉलम बनाने के लिए फ्लैश फिल का उपयोग कर सकते हैं। सरल शब्दों में, यदि आप डेटा को निकालना या संयोजित करना चाहते हैं, तो बस डेटा टूल सत्र में फ्लैश फिल पर क्लिक करें, जिस पैटर्न को आप प्रदर्शित करना चाहते हैं उसे टाइप करके।

F4 कुंजी उपयोग किया जाने वाला सबसे लोकप्रिय कीबोर्ड शॉर्टकट है जो दोहराए जाने वाले कार्य करते समय आपका समय बचाएगा। यदि आप एक ही चरण को बार-बार दोहरा रहे हैं, तो आप F4 कुंजी का उपयोग करके दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित कर सकते हैं। F4 केवल आपकी अंतिम क्रिया या आदेश को दोहराता है। इसके अतिरिक्त, आप कार्यपुस्तिका और एक्सेल विंडो को बंद करने के लिए F4 कुंजी का उपयोग कर सकते हैं। कार्यपुस्तिका को बंद करने के लिए Ctrl+F4 दबाएं और एक्सेल को बंद करने के लिए Alt+F4 का उपयोग करें।

कई कीबोर्ड शॉर्टकट हैं जो दोहराए जाने वाले कार्य को पूरा करने के लिए सबसे कुशल और तेज़ तरीके प्रदान करते हैं।

• Ctrl+Shift+नीचे तीर - सेल के नीचे के कॉलम में सभी डेटा का चयन करता है।
• Ctrl+Shift+ऊपर तीर - सेल के ऊपर के कॉलम में सभी डेटा का चयन करता है।
• Ctrl+Shift+दायां तीर - पंक्ति में दाईं ओर सभी डेटा का चयन करता है
• Ctrl+Shift+बायां तीर - पंक्ति में बाईं ओर सभी डेटा का चयन करता है
• Ctrl+Shift+ End - कर्सर को वर्कशीट में डेटा वाले सबसे निचले दाएं सेल पर कूदता है और पहले सेल के बीच डेटा के साथ कभी भी सेल का चयन करता है जिसे आप चुनना चाहते हैं और डेटा के साथ सबसे निचला दायां सेल।

CTRL कीबोर्ड शॉर्टकट के बारे में अधिक जानने के लिए, office.com पर सूची देखें।

5. N () फ़ंक्शन का उपयोग करके सूत्रों और कार्यों की व्याख्या करने के लिए एक नोट जोड़ें

आप व्याख्यात्मक नोट्स के साथ सेल को एनोटेट कर सकते हैं जो आपको अन्य स्प्रेडशीट उपयोगकर्ताओं को जटिल कार्यों और सूत्रों को याद रखने और समझाने में मदद करेगा। जटिल फ़ार्मुलों में टिप्पणियों को शामिल करने के लिए बस +N(“आपकी टिप्पणियाँ”) . जोड़ें सूत्र के अंत में। उदाहरण के लिए, सूत्र वाला एक कक्ष =Sum(B1:B2:B3) +N(“सूत्र पर आपका नोट”) जब आप उस सेल पर क्लिक करते हैं तो टिप्पणियां और सूत्र दोनों प्रदर्शित करता है।

आप फ़ार्मुलों का उपयोग करने के बजाय पेस्ट स्पेशल का उपयोग करके स्प्रेडशीट में जोड़, घटाव, गुणा या भाग जैसी त्वरित गणना कर सकते हैं। इस सुविधा का उपयोग करना आसान है और आपके काम को तेजी से पूरा करने के लिए छोटी गणनाओं के लिए बेहद उपयोगी है। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास संख्याओं की सूची वाला एक कॉलम है जिसे आप 100 से विभाजित करना चाहते हैं। एक सेल में 100 टाइप करें और इसे कॉपी करें। उस संख्या की सूची चुनें जिसे आप 100 से विभाजित करना चाहते हैं और विशेष चिपकाएँ पर क्लिक करें। इस डायलॉग बॉक्स में डिवाइड ऑप्शन को चुनें। यह विधि सभी चयनित संख्याओं को तुरंत 100 से विभाजित कर देगी।

7. एक सेल में एक से अधिक पंक्तियाँ

एक्सेल शीट को भरते समय कभी-कभी हमें एक ही सेल में बहुत सारी जानकारी की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी सेल में पता लिखना चाहते हैं, तो उसे एक सेल के भीतर कई पंक्तियों में होना चाहिए। फिर, यदि आप “Enter” . दबाते हैं बटन, नियंत्रण अगले सेल में चला जाता है, लेकिन वह नहीं है जो हम चाहते हैं। Alt + Enter Press दबाएं कर्सर को उसी सेल की अगली पंक्ति में ले जाने के लिए। यह एक ही सेल में कई लाइनें रखने के लिए तारणहार होगा।

8. जल्दी से सेल मान जोड़ें

यदि आप कई सेल मानों के मान या औसत मान जोड़ना चाहते हैं, तो सूत्र का उपयोग करने की कोई आवश्यकता नहीं है। इन बुनियादी कामों को पूरा करने के लिए, सेल का चयन करें, "Ctrl . दबाएं "कुंजी, और उन कक्षों का चयन करें जिन्हें आप चाहते हैं। एक्सेल शीट के निचले भाग में स्थित स्टेटस बार पर, आप योग, औसत और अन्य मूल्यों की गणना कर सकते हैं। यदि आप अन्य मान देखना चाहते हैं, तो बस स्थिति पट्टी पर राइट-क्लिक करें और वह मान चुनें जिसे आप देखना चाहते हैं।

आप न्यूनतम, अधिकतम, संख्यात्मक गणना (संख्यात्मक मानों वाले चयनित सेल) और इस तरह के कई और मान जोड़ सकते हैं।

9. पुन:उपयोग के लिए चार्ट टेम्प्लेट बनाएं

बार-बार एक ही तरह का चार्ट बनाना, दोहराए जाने वाला काम है। उदाहरण के लिए, यदि आप पूरे महीने के बिक्री डेटा के लिए एक चार्ट बनाना चाहते हैं, तो चार्ट टेम्प्लेट बनाना और चार्ट का उपयोग करने के लिए हर बार उसी टेम्प्लेट का उपयोग करना बेहतर होता है। चार्ट टेम्प्लेट बनाने और पुन:उपयोग करने के लिए, इन चरणों का पालन करें।

• आवश्यक डेटा का चयन करें और चार्ट को नियमित रूप से सम्मिलित करें।
• इसे अपनी इच्छानुसार फॉर्मेट करें। ग्रिडलाइन्स, डेटा लेबल्स, ट्रेंड लाइन्स, और जो कुछ भी आप चाहते हैं उसे जोड़ें या हटाएं।
• चार्ट को अपनी इच्छानुसार स्वरूपित करने के बाद, चार्ट का चयन करें और डिज़ाइन टैब के अंतर्गत "टेम्पलेट के रूप में सहेजें" पर क्लिक करें।
• अब, चार्ट को “.ctrx” एक्सटेंशन के साथ सेव करें। चार्ट टेम्प्लेट को सहेजने का डिफ़ॉल्ट स्थान C:\Users\Username\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Charts है और चार्ट टेम्पलेट को इसी स्थान पर सहेजें। यदि आवश्यक हो, तो आप अपनी मंजिल भी चुन सकते हैं।
• अब, चार्ट टेम्प्लेट का पुन:उपयोग करने के लिए, नवीनतम डेटा का चयन करें और "चार्ट" अनुभाग में "सम्मिलित करें" पर जाएं, "ओथर चार्ट" पर जाएं  और "सभी चार्ट प्रकार"। टेम्पलेट्स Click क्लिक करें और अपने इच्छित टेम्पलेट का चयन करें। यह नवीनतम चयनित डेटा के लिए एक चार्ट बनाता है।

चार्ट टेम्प्लेट का उपयोग करके, यह बहुत समय बचाता है, और चार्ट बनाने की कोई आवश्यकता नहीं है जैसा आप शुरू से चाहते हैं।

हम सेल मानों से एक चार्ट बना सकते हैं जो आसन्न नहीं हैं। जैसा कि हम पहले से ही जानते हैं कि, हम Ctrl . दबाकर विभिन्न सेल में मौजूद मानों का चयन कर सकते हैं कुंजी, फिर उसी तरह उन मानों का चयन करें जो आसन्न सेल नहीं हैं और फिर चार्ट डालें। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास पहले कॉलम में शीर्षक हैं और चौथे कॉलम में मान हैं, तो Ctrl कुंजी दबाए रखें और पहला कॉलम और चौथा कॉलम चुनें, फिर चार्ट डालें।

11. आसानी से समझने के लिए सूत्रों में नामों का प्रयोग करें

नाम रखने से हमेशा पहचानना आसान होता है। उसी तरह, किसी विशेष सेल या डेटा की श्रेणी का नाम रखने और सूत्रों में इसका उपयोग करने से सूत्र को अच्छी तरह से समझना आसान हो जाता है। उदाहरण के लिए, C2*B5 की तुलना में कमीशन * B5 को समझना आसान है। ऐसा करने के लिए, सेल या डेटा की श्रेणी का चयन करें और "सूत्र" टैब के अंतर्गत नाम परिभाषित करें पर क्लिक करें। यह आपको नाम दर्ज करने और नाम दर्ज करने से पहले संदर्भ कक्षों की जांच करने और "ओके" पर क्लिक करने के लिए कहता है।

मान लें कि मैंने एक विशेष सेल का चयन करके "कमीशन" नाम बनाया है, फिर जब मैं Commission*B5 का उपयोग करता हूं , यह उस सेल मान को संदर्भित करता है जिसे आयोग नाम दिया गया था।

नोट: नाम एक चरित्र से शुरू होना चाहिए और एक अंडरस्कोर से भी शुरू हो सकता है। यह किसी संख्या से शुरू नहीं होना चाहिए, और इसमें रिक्त स्थान नहीं होना चाहिए।

सभी बनाए गए नाम नाम बॉक्स से देखे जा सकते हैं। नाम बॉक्स में ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें, और यह बनाए गए नामों की सूची दिखाता है। नाम का चयन करें, और यह आपको कार्यपत्रक में उस विशेष क्षेत्र या क्षेत्र में ले जाता है।

समय बचाने और अपने कार्यों को आसानी से और शीघ्रता से पूरा करने में आपकी मदद करने के लिए ये कुछ Microsoft Excel युक्तियाँ हैं। यदि आपके पास जोड़ने के लिए कुछ है, तो कृपया टिप्पणियों के माध्यम से हमारे साथ साझा करें।

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