अन्य लोगों के साथ अपना आउटलुक कैलेंडर कैसे साझा करें

आपकी नौकरी के आधार पर, एक समय ऐसा भी आ सकता है जब आपको किसी और को अपने व्यस्त कार्यक्रम तक पहुंच प्रदान करने की आवश्यकता होगी। यदि आपके पास एक कार्यकारी सहायक है, तो संभवतः आपको स्थायी आधार पर अपने कैलेंडर तक पहुंच की अनुमति देने की आवश्यकता होगी। जब आप यात्रा कर रहे हों तो कैलेंडर साझा करना भी सहायक होता है और जब तक आप वापस नहीं आते हैं तब तक आपको काम पर अपने जूते भरने के लिए किसी और की आवश्यकता होती है।

आपके कारणों के बावजूद, आउटलुक हमें अपना शेड्यूल साझा करने के कई तरीके प्रदान करता है। आप आमंत्रण भेजकर किसी व्यक्ति को विभिन्न रूपों में स्नैपशॉट भेजकर, या उससे भी बेहतर, अपने कैलेंडर पर एक नज़र डालने की अनुमति दे सकते हैं।

लेकिन जो चीज वास्तव में आउटलुक कैलेंडर को साझा करना महान बनाती है, वह यह है कि यह डिफ़ॉल्ट कैलेंडर फ़ोल्डर तक सीमित नहीं है। यदि आपके पास एक से अधिक कैलेंडर फ़ोल्डर हैं, तो आप चुन सकते हैं कि आप किसे साझा करना चाहते हैं। यह उन स्थितियों के लिए बहुत अच्छा है जहां आपको अपने सहयोगियों के साथ किसी विशेष प्रोजेक्ट के लिए कैलेंडर फ़ोल्डर साझा करने की आवश्यकता होती है। आप इससे भी आगे जा सकते हैं और अपने सहकर्मियों को अपने कैलेंडर में नियुक्तियों और घटनाओं को संशोधित करने की क्षमता प्रदान कर सकते हैं। यदि आप पहले से ही Office 365 या किसी अन्य एक्सचेंज-आधारित खाते का उपयोग कर रहे हैं, तो आप एक साझाकरण आमंत्रण भेज सकते हैं ताकि प्राप्तकर्ता आपके कैलेंडर को अपनी कैलेंडर सूची में देख सके।

अगर आपके पास कुछ चीजें हैं जिन्हें आप उनसे दूर रखना चाहते हैं, तो आप इसे आसानी से कर सकते हैं। आउटलुक में प्रत्येक संपर्क, कार्य या संदेश को निजी के रूप में चिह्नित किया जा सकता है ताकि अन्य उपयोगकर्ता जिनके पास उस साझा फ़ोल्डर तक पहुंच है, वे इसे नहीं देख पाएंगे। कैलेंडर जानकारी साझा करने का सबसे अच्छा तरीका इस बात पर अत्यधिक निर्भर है कि आप और आपके प्राप्तकर्ता किस प्रकार के सर्वर का उपयोग करते हैं।

नीचे आपके पास विधियों का एक संग्रह है जो आपको अपनी आउटलुक कैलेंडर जानकारी साझा करने में सक्षम करेगा। एक ऐसी विधि का पालन करें जो आपके आउटलुक संस्करण के अनुकूल हो और आपके उद्देश्य को पूरा करे।

विधि 1:ई-मेल के माध्यम से अपना कैलेंडर भेजना (सभी आउटलुक संस्करण)

यदि आप अपना आउटलुक कैलेंडर ईमेल के माध्यम से भेजने का निर्णय लेते हैं, तो यह प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स में ईमेल अटैचमेंट के रूप में आएगा। प्राप्तकर्ता को ईमेल के संदेश के मुख्य भाग में कैलेंडर स्नैपशॉट मिलेगा।

कैलेंडर स्नैपशॉट भेजने से पहले, आप फ़ॉन्ट बदलने और कुछ दिनों या घंटों को हाइलाइट करने सहित विभिन्न दृश्य पहलुओं को संपादित कर सकते हैं। अपना आउटलुक कैलेंडर भेजने के लिए यहां एक त्वरित मार्गदर्शिका दी गई है:

नोट: गाइड आउटलुक 2016 का उपयोग करके लिखा गया था। यदि आप पुराने आउटलुक संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, तो पुराने संस्करणों पर सटीक पथ के लिए नोट पैराग्राफ देखें।

नेविगेशन फलक . में , कैलेंडर आइकन . पर क्लिक करें स्क्रीन के निचले-बाएँ कोने में।
नोट: Outlook 2007 के लिए - नेविगेशन फलक का विस्तार करें और फिर मेरा कैलेंडर साझा करें पर क्लिक करें।
अब होम टैब पर क्लिक करें इसे विस्तृत करने के लिए, फिर ईमेल कैलेंडर पर क्लिक करें।
कैलेंडर . के बगल में स्थित ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें और वह कैलेंडर चुनें जिसे आप भेजना चाहते हैं।
दिनांक सीमा का उपयोग करें कैलेंडर की अवधि निर्धारित करने के लिए जिसे आप ईमेल के माध्यम से भेजना चाहते हैं। यदि डिफ़ॉल्ट विकल्प पर्याप्त विशिष्ट नहीं हैं, तो आप तिथियां निर्दिष्ट करें . का उपयोग कर सकते हैं एक विशेष तिथि सीमा चुनने का विकल्प।
अगला, आप कैलेंडर स्नैपशॉट में शामिल किए जाने वाले विवरणों के विभिन्न स्तरों में से चुन सकते हैं। यदि आप सभी जानकारी शामिल करना चाहते हैं, तो पूर्ण विवरण . पर क्लिक करें ।
जब आप अपने चयन से संतुष्ट हों, तो ठीक . क्लिक करें ।
आपके द्वारा ठीक click क्लिक करने के तुरंत बाद , एक नया ईमेल खुलना चाहिए। प्रति . का उपयोग करें प्रत्येक व्यक्ति को शामिल करने के लिए फ़ील्ड जिसे आप अपना कैलेंडर भेजना चाहते हैं। आप एक संदेश भी शामिल कर सकते हैं, लेकिन यह पूरी तरह से वैकल्पिक है। भेजें दबाएं ईमेल के माध्यम से अपना कैलेंडर साझा करने के लिए बटन।
प्राप्तकर्ता आपके द्वारा पहले चुनी गई अवधि के साथ दिनांक सीमा का उपयोग करके आपके कैलेंडर का एक स्नैपशॉट देख सकेगा . स्नैपशॉट के अलावा, ईमेल में एक iCalendar (.ics) . भी शामिल होगा फ़ाइल जिसे आउटलुक या इसी तरह के प्रोग्राम में खोला जा सकता है जो इस प्रारूप को स्वीकार करता है।

विधि 2:अपने कैलेंडर को Exchange उपयोगकर्ताओं के साथ साझा करना (Outlook 2016, Outlook 2010)

आउटलुक आपको अपने कैलेंडर को अन्य लोगों के साथ एक अंतर्निहित तरीके से साझा करने की भी अनुमति देगा। लेकिन ध्यान रखें कि इस सुविधा के काम करने के लिए आपके पास एक Microsoft Exchange ईमेल खाता या Office 365 होना चाहिए। एक मौका यह भी हो सकता है कि आपका खाता कैलेंडर साझाकरण की अनुमति न देने के लिए कॉन्फ़िगर किया गया हो। अगर आपके पास साधन हैं, तो आपको ये करना होगा:

कैलेंडर आइकन पर क्लिक करें स्क्रीन के निचले-बाएँ कोने में।
होम का विस्तार करें टैब पर क्लिक करें और कैलेंडर साझा करें पर क्लिक करें।
इसके तुरंत बाद, एक नई ईमेल विंडो खुलेगी। उस व्यक्ति को सम्मिलित करें जिसके साथ आप अपना कैलेंडर साझा करना चाहते हैं प्रति बॉक्स।
विवरण के पास ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें उस विशेष व्यक्ति के साथ साझा किए जाने वाले विवरण के स्तर को निर्दिष्ट करने के लिए।
भेजेंक्लिक करें दूसरे व्यक्ति को आमंत्रण शुरू करने के लिए।
दूसरी ओर के व्यक्ति को आमंत्रण वाला एक ईमेल प्राप्त होगा। उन्हें बस इतना करना है कि इस कैलेंडर को खोलें पर क्लिक करें।

नोट: यदि आपको अपना साझाकरण आमंत्रण भेजने का प्रयास करते समय कोई त्रुटि आती है, तो हो सकता है कि आपने अपने संगठन द्वारा समर्थित से अधिक विवरण साझा करने का प्रयास किया हो। यदि आपको नीचे त्रुटि संदेश दिखाई देता है, तो विवरण के अंतर्गत एक भिन्न विवरण स्तर चुनें।

विधि 3:आउटलुक कैलेंडर को प्रिंट करना (कोई भी आउटलुक संस्करण)

अपने आउटलुक कैलेंडर sharing को साझा करने का एक पुराना फैशन तरीका इसे भौतिक रूप से प्रिंट करना है। आप केवल वर्तमान दिन, एक सप्ताह या एक पूरे महीने को जल्दी से प्रिंट कर सकते हैं। इसके अतिरिक्त, आप दिनांक नेविगेटर का उपयोग करके विशिष्ट तिथियों को प्रिंट करने का विकल्प चुन सकते हैं। इसे कैसे करें, इस पर एक त्वरित मार्गदर्शिका यहां दी गई है:

फ़ाइल का विस्तार करें रिबन टैब और प्रिंट करें पर क्लिक करें।
अब आपको अपना सक्रिय प्रिंटर चुनना है। ऐसा करने के बाद, प्रिंट विकल्प . पर जाएं और अपने कैलेंडर की तिथि सीमा और शैली तय करें।
आपके पास चुनने के लिए कई प्रिंट शैलियां हैं जिनमें साप्ताहिक शैली, साप्ताहिक एजेंडा, दैनिक शैली शामिल हैं और मासिक शैली।
अब सुनिश्चित करें कि आपने प्रिंट श्रेणी से सही श्रेणी का चयन किया है। यदि आप अपनी निजी नियुक्तियों को बाहर करना चाहते हैं, तो "निजी नियुक्तियों के विवरण छुपाएं" के आगे स्थित बॉक्स को चेक करें।
अंतिम परिणाम को प्रिंट करने से पहले उसकी समीक्षा करना एक अच्छा अभ्यास है। आप पूर्वावलोकन . क्लिक करके इसे आसानी से कर सकते हैं बटन। संभावित समस्याओं की पहचान करने और आवश्यक समायोजन करने के लिए पूर्वावलोकन पॉप अप का उपयोग करें।
प्रिंट करें दबाएं बटन जब आप अपने आउटलुक कैलेंडर का प्रिंट आउट लेने के लिए तैयार हों।