आपके काम के आधार पर, एक समय ऐसा आ सकता है जब आपको किसी और को अपने व्यस्त शेड्यूल तक पहुंच देनी पड़े। यदि आपके पास एक कार्यकारी सहायक है, तो संभवतः आपको स्थायी आधार पर अपने कैलेंडर तक पहुंच की अनुमति देनी होगी। कैलेंडर साझा करना तब भी उपयोगी होता है जब आप यात्रा पर जा रहे हों और आपकी अनुपस्थिति में किसी और को आपके कार्य संभालने हों।
कारण जो भी हो, आउटलुक हमें हमारे शेड्यूल को साझा करने के कई तरीके प्रदान करता है। आप अपने कैलेंडर का स्नैपशॉट विभिन्न रूपों में भेजकर किसी को दिखा सकते हैं, या बेहतर तरीका यह है कि एक आमंत्रण भेजा जाए।
लेकिन जो चीज आउटलुक कैलेंडर साझाकरण को वास्तव में शानदार बनाती है, वह यह है कि यह केवल डिफ़ॉल्ट कैलेंडर फ़ोल्डर तक सीमित नहीं है। यदि आपके पास एकाधिक कैलेंडर फ़ोल्डर हैं, तो आप चुन सकते हैं कि किन्हें साझा करना है। यह उन स्थितियों के लिए बहुत अच्छा है जहां आपको किसी विशेष प्रोजेक्ट के लिए कैलेंडर फ़ोल्डर को सहकर्मियों के साथ साझा करना हो। आप इससे भी आगे जा सकते हैं और अपने सहकर्मियों को अपने कैलेंडर में अपॉइंटमेंट और इवेंट संशोधित करने की क्षमता प्रदान कर सकते हैं। यदि आप पहले से ही ऑफिस 365 या किसी अन्य एक्सचेंज-आधारित खाते का उपयोग कर रहे हैं, तो आप एक साझाकरण आमंत्रण भेज सकते हैं ताकि प्राप्तकर्ता आपकी कैलेंडर को अपनी कैलेंडर सूची में देख सके।
यदि कुछ चीजें हैं जिन्हें आप उनसे छिपाकर रखना चाहते हैं, तो आप इसे आसानी से कर सकते हैं। आउटलुक में हर संपर्क, कार्य, या संदेश को निजी के रूप में चिह्नित किया जा सकता है ताकि उस साझा फ़ोल्डर तक पहुंच रखने वाले अन्य उपयोगकर्ता उसे न देख सकें। कैलेंडर जानकारी साझा करने का सबसे अच्छा तरीका इस बात पर अत्यधिक निर्भर करता है कि आप और आपके प्राप्तकर्ता किस प्रकार के सर्वर का उपयोग करते हैं।
नीचे आपके पास उन तरीकों का संग्रह है जो आपको अपने आउटलुक कैलेंडर की जानकारी साझा करने में सक्षम बनाएंगे। उस विधि का पालन करें जो आपके आउटलुक संस्करण के अनुकूल हो और आपके उद्देश्य को पूरा करे।
विधि 1: ईमेल के माध्यम से अपना कैलेंडर भेजना (सभी आउटलुक संस्करण)
यदि आप अपना आउटलुक कैलेंडर ईमेल के माध्यम से भेजने का निर्णय लेते हैं, तो यह प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स में ईमेल अटैचमेंट के रूप में पहुंचेगा। प्राप्तकर्ता को ईमेल के संदेश निकाय में कैलेंडर स्नैपशॉट मिलेगा।
कैलेंडर स्नैपशॉट भेजने से पहले, आप विभिन्न दृश्य पहलुओं को संपादित कर सकते हैं, जिसमें फ़ॉन्ट बदलना और कुछ दिनों या घंटों को हाइलाइट करना शामिल है। यहां आपके आउटलुक कैलेंडर को भेजने की एक त्वरित मार्गदर्शिका है:
नोट: यह मार्गदर्शिका आउटलुक 2016 का उपयोग करके लिखी गई थी। यदि आप पुराने आउटलुक संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, तो पुराने संस्करणों के सटीक पथों के लिए नोट पैराग्राफ देखें।
- नेविगेशन फलक में, स्क्रीन के निचले-बाएं कोने में कैलेंडर आइकन पर क्लिक करें।
नोट: आउटलुक 2007 के लिए - नेविगेशन फलक का विस्तार करें और फिर मेरा कैलेंडर साझा करें पर क्लिक करें। - अब होम टैब पर क्लिक करके इसे विस्तारित करें, फिर ईमेल कैलेंडर पर क्लिक करें।
- कैलेंडर के आगे ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें और उस कैलेंडर का चयन करें जिसे आप भेजना चाहते हैं।
- दिनांक सीमा का उपयोग करके उस अवधि को निर्धारित करें जिसे आप ईमेल के माध्यम से भेजना चाहते हैं। यदि डिफ़ॉल्ट विकल्प पर्याप्त विशिष्ट नहीं हैं, तो आप किसी विशेष दिनांक सीमा को चुनने के लिए दिनांक निर्दिष्ट करें विकल्प का उपयोग कर सकते हैं।
- इसके बाद, आप कैलेंडर स्नैपशॉट में शामिल किए जाने वाले विवरण के विभिन्न स्तरों में से चुन सकते हैं। यदि आप सभी जानकारी शामिल करना चाहते हैं, तो पूर्ण विवरण पर क्लिक करें।
- जब आप अपने चयन से संतुष्ट हों, तो ओके पर क्लिक करें।
- ओके पर क्लिक करने के तुरंत बाद, एक नया ईमेल खुलना चाहिए। प्रति फ़ील्ड का उपयोग करके हर उस व्यक्ति को शामिल करें जिसे आप अपना कैलेंडर भेजना चाहते हैं। आप एक संदेश भी शामिल कर सकते हैं, लेकिन यह पूरी तरह वैकल्पिक है। अपना कैलेंडर ईमेल के माध्यम से साझा करने के लिए भेजें बटन दबाएं।
- प्राप्तकर्ता आपके द्वारा दिनांक सीमा का उपयोग करके पहले चुनी गई अवधि के साथ आपके कैलेंडर का एक स्नैपशॉट देख सकेगा। स्नैपशॉट के अलावा, ईमेल में एक iCalendar (.ics) फ़ाइल भी शामिल होगी जिसे आउटलुक या इस प्रारूप को स्वीकार करने वाले किसी समान प्रोग्राम में खोला जा सकता है।
विधि 2: एक्सचेंज उपयोगकर्ताओं के साथ अपना कैलेंडर साझा करना (आउटलुक 2016, आउटलुक 2010)
आउटलुक आपको अंतर्निहित तरीके से अन्य लोगों के साथ अपना कैलेंडर साझा करने की अनुमति भी देता है। लेकिन ध्यान रखें कि इस सुविधा के काम करने के लिए आपके पास एक माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज ईमेल खाता या ऑफिस 365 होना चाहिए। यह भी संभव है कि आपके खाते को कैलेंडर साझाकरण की अनुमति न देने के लिए कॉन्फ़िगर किया गया हो। यदि आपके पास साधन हैं, तो यहां आपको क्या करना है:
- स्क्रीन के निचले-बाएं कोने में कैलेंडर आइकन पर क्लिक करें।
- होम टैब का विस्तार करें और कैलेंडर साझा करें पर क्लिक करें।
- इसके तुरंत बाद, एक नई ईमेल विंडो खुलेगी। उस व्यक्ति को डालें जिसके साथ आप अपना कैलेंडर साझा करना चाहते हैं प्रति बॉक्स में।
- विवरण के पास ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करके उस विशेष व्यक्ति के साथ साझा किए जाने वाले विवरण का स्तर निर्दिष्ट करें।
- भेजें पर क्लिक करके दूसरे व्यक्ति को आमंत्रण लॉन्च करें।
- दूसरी तरफ का व्यक्ति आमंत्रण के साथ एक ईमेल प्राप्त करेगा। उन्हें बस इस कैलेंडर को खोलें पर क्लिक करना होगा।
नोट: यदि आप अपना साझाकरण आमंत्रण भेजने का प्रयास करते समय किसी त्रुटि का सामना करते हैं, तो हो सकता है कि आपने अपने संगठन द्वारा समर्थित से अधिक विवरण साझा करने का प्रयास किया हो। यदि आपको नीचे दिया गया त्रुटि संदेश दिखाई देता है, तो विवरण के तहत एक अलग विवरण स्तर चुनें।
विधि 3: आउटलुक कैलेंडर प्रिंट करना (कोई भी आउटलुक संस्करण)
अपने आउटलुक कैलेंडर को साझा करने का एक पुराना तरीका है उसे भौतिक रूप से प्रिंट करना। आप जल्दी से केवल वर्तमान दिन, एक सप्ताह या पूरा महीना प्रिंट कर सकते हैं। इसके अलावा, आप दिनांक नेविगेटर का उपयोग करके विशिष्ट तिथियों को प्रिंट करने का विकल्प चुन सकते हैं। यहां इसे करने की एक त्वरित मार्गदर्शिका है:
- फाइल रिबन टैब का विस्तार करें और प्रिंट पर क्लिक करें।
- अब आपको अपना सक्रिय प्रिंटर चुनना होगा। ऐसा करने के बाद, प्रिंट विकल्प पर जाएं और अपने कैलेंडर की दिनांक सीमा और शैली तय करें।
- चुनने के लिए कई प्रिंट शैलियाँ हैं जिनमें साप्ताहिक शैली, साप्ताहिक एजेंडा, दैनिक शैली और मासिक शैली शामिल हैं।
- अब सुनिश्चित करें कि आप प्रिंट सीमा से सही सीमा का चयन करते हैं। यदि आप अपने निजी अपॉइंटमेंट्स को बाहर करना चाहते हैं, तो निजी अपॉइंटमेंट्स के विवरण छिपाएं के आगे वाले बॉक्स को चेक करें।
- इसे प्रिंट करने से पहले अंतिम परिणाम की समीक्षा करना अच्छा अभ्यास है। आप पूर्वावलोकन बटन पर क्लिक करके इसे आसानी से कर सकते हैं। संभावित समस्याओं की पहचान करने और आवश्यक समायोजन करने के लिए पूर्वावलोकन पॉपअप का उपयोग करें।
- जब आप अपना आउटलुक कैलेंडर प्रिंट करने के लिए तैयार हों तो प्रिंट बटन दबाएं।
