यदि आपके पास Exchange, Microsoft 365, या Outlook.com खाता है और आप Outlook डेस्कटॉप ऐप या Outlook वेब में अपना कैलेंडर साझा करना चाहते हैं, तो नीचे पढ़ें।
दूरस्थ रूप से काम करते समय सहकर्मियों द्वारा मीटिंग शेड्यूल करने के लिए, उच्च स्तर के समन्वय की आवश्यकता होती है। कैलेंडर में कर्मचारियों की गतिविधियों को सिंक्रनाइज़ करना एक महत्वपूर्ण तत्व है जो किसी भी व्यवसाय में संचार और कार्य को बढ़ावा देता है।
Outlook आपको विभिन्न अनुमति स्तर देकर अन्य लोगों के साथ अपना कैलेंडर साझा करने की अनुमति देता है और इस लेख में आपको Outlook डेस्कटॉप ऐप और Outlook वेब (Outlook.com/Office365) दोनों में इसे कैसे करना है, इसके विस्तृत निर्देश मिलेंगे।
भाग 1. Outlook डेस्कटॉप में कैलेंडर कैसे साझा करें।
Outlook डेस्कटॉप आपके कैलेंडर को साझा करने के लिए दो (2) विकल्प प्रदान करता है। पहला विकल्प आपको अपने कैलेंडर को अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ केवल-पढ़ने की अनुमति के साथ साझा करने की अनुमति देता है जबकि दूसरी विधि आपको कैलेंडर को संपादन अधिकारों के साथ साझा करने की अनुमति देती है (जैसे परिवर्तन करना, या इवेंट जोड़ना और हटाना)। दोनों विधियों का वर्णन नीचे किया गया है।
- विधि 1. केवल-पढ़ने की अनुमति के साथ कैलेंडर साझा करें।
- विधि 2. संपादन अनुमतियों के साथ कैलेंडर साझा करें।
विधि 1. Outlook डेस्कटॉप कैलेंडर को केवल-देखने की अनुमति के साथ कैसे साझा करें।
यदि आप केवल अपने Outlook डेस्कटॉप कैलेंडर को अन्य उपयोगकर्ताओं द्वारा परिवर्तन किए बिना साझा करना चाहते हैं, तो इन चरणों का पालन करें।
1. Outlook लॉन्च करें और नीचे बाएं कोने पर कैलेंडर आइकन चुनकर अपने कैलेंडर पर जाएं।
2. वह कैलेंडर चुनें जिसे आप साझा करना चाहते हैं और होम टैब मेनू से, कैलेंडर साझा करें चुनें। *
* नोट्स:
1. कैलेंडर साझा करें बटन केवल Microsoft Exchange, Microsoft 365, या Outlook.com खातों का उपयोग करते समय उपलब्ध होता है। अन्य खाता प्रकारों वाले उपयोगकर्ता, जैसे IMAP या POP3, अपने कैलेंडर साझा नहीं कर सकते और वे वैकल्पिक विकल्प के रूप में "ईमेल कैलेंडर" या "ऑनलाइन प्रकाशित करें" का उपयोग कर सकते हैं।
2. "कैलेंडर साझा करें" विकल्प किसी को भी आपके कैलेंडर को संपादित करने की क्षमता नहीं देता, केवल इसे देखने की अनुमति देता है। यदि आप चाहते हैं कि अन्य लोग आपके कैलेंडर को देखें और संपादित करें, तो विधि-2 पर निर्देश पढ़ें।
3. साझाकरण निमंत्रण विंडो में:
a. 'के लिए…' बॉक्स में उन प्राप्तकर्ता(ओं) का ईमेल पता टाइप करें जिनके साथ आप अपना कैलेंडर साझा करना चाहते हैं, या अपने एड्रेस बुक से प्राप्तकर्ताओं का चयन करने के लिए 'के लिए…' बटन पर क्लिक करें।
b. विवरण विकल्पों में, चुनें कि आप दूसरे व्यक्ति(ओं) को कितनी जानकारी दिखाना चाहते हैं:
- पूर्ण विवरण आपके कैलेंडर में सभी आइटम का समय, विषय, स्थान और अन्य विवरण दिखाएगा।
- सीमित विवरण समय, विषय, और स्थान दिखाएगा, लेकिन कोई अन्य जानकारी नहीं।
- केवल उपलब्धता केवल आपके कैलेंडर पर आइटम का समय दिखाएगा।
c. यदि आप चाहें तो विषय को संशोधित करें और अपना Outlook कैलेंडर साझा करने के लिए भेजें बटन पर क्लिक करें।
विधि 2. Outlook डेस्कटॉप कैलेंडर को देखने और संपादन अनुमतियों के साथ कैसे साझा करें।
यदि आप Outlook डेस्कटॉप में अन्य लोगों के साथ एक कैलेंडर साझा करना चाहते हैं और उन्हें इस पर परिवर्तन करने की अनुमति देना चाहते हैं (जैसे कैलेंडर इवेंट जोड़ना, संशोधित करना या हटाना), तो कैलेंडर अनुमतियाँ विकल्प का उपयोग करें। ऐसा करने के लिए:
1. Outlook लॉन्च करें और नीचे बाएं कोने पर 'कैलेंडर' आइकन चुनकर अपने कैलेंडर पर जाएं।
2. वह कैलेंडर चुनें जिसे आप साझा करना चाहते हैं और होम टैब मेनू से, कैलेंडर अनुमतियाँ चुनें।
3. जोड़ें… बटन पर क्लिक करें और उन लोगों को चुनें जिनके साथ आप अपना कैलेंडर साझा करना चाहते हैं।
4. साझा कैलेंडर के लिए लोगों का चयन करने के बाद, उन्हें एक-एक करके चुनें और ड्रॉप डाउन मेनू से अनुमति स्तर बदलें या साझा कैलेंडर पर अपनी कस्टम अनुमतियाँ निर्दिष्ट करें। हो जाने पर, लागू करें > OK पर क्लिक करें।
भाग 2. Outlook वेब कैलेंडर को अन्य लोगों के साथ कैसे साझा करें।
यदि आपके पास Outlook.com या Office365 खाता है, तो आप Outlook वेब ऐप का उपयोग करके अपने कैलेंडर को अपने संगठन के अंदर या बाहर किसी के भी साथ साझा कर सकते हैं। विशेष रूप से O365 खाते का उपयोग करते समय, जब आप अपने संगठन के अंदर किसी के साथ अपना कैलेंडर साझा करते हैं, तो वे इसे सीधे अपने Outlook डेस्कटॉप ऐप या Outlook वेब ऐप में कैलेंडर दृश्य में जोड़ सकेंगे।
Outlook वेब में अपना कैलेंडर साझा करने के लिए:
1. अपने MS खाते से Outlook.com में लॉगिन करें।
2. नेविगेशन फलक पर कैलेंडर आइकन चुनें, फिर मेरे कैलेंडर पर ड्रॉप-डाउन पर क्लिक करें और वह कैलेंडर चुनें जिसे आप साझा करना चाहते हैं।
3. फिर मेनू से साझा करें पर क्लिक करें।
4a. रिक्त फ़ील्ड में, उन उपयोगकर्ता(ओं) का ईमेल पता टाइप करें* जिनके साथ आप अपना कैलेंडर साझा करना चाहते हैं।
* नोट्स:
1. आप अपने Outlook.com कैलेंडर को उन उपयोगकर्ताओं के साथ साझा नहीं कर सकते जिनके पास Microsoft खाता नहीं है। Microsoft खाते के बिना सभी उपयोगकर्ता (जैसे Gmail, Yahoo, आदि) साझा कैलेंडर को देखने में सक्षम नहीं होंगे।
2. संगठन के बाहर के लोगों के साथ Office365 कैलेंडर साझा करने में सक्षम होने के लिए, पहले Microsoft 365 व्यवस्थापक केंद्र में बाहरी कैलेंडर साझाकरण सक्षम करें।
4b. वांछित पहुंच स्तर चुनें जिसे आप साझा कैलेंडर में चाहते हैं। (या तो सभी विवरण देख सकते हैं या संपादित कर सकते हैं। हो जाने पर, साझा करें बटन पर क्लिक करें।
5. इस बिंदु पर आपको Office365/Outlook.com पर अपना कैलेंडर सफलतापूर्वक साझा कर लेना चाहिए। यदि आप भविष्य में साझाकरण अनुमतियों को संशोधित करना चाहते हैं, तो साझा कैलेंडर पर राइट-क्लिक करें और साझाकरण और अनुमतियाँ चुनें।
बस! आपके लिए कौन सी विधि काम आई?
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