एक और नए साल की शुरुआत के साथ, आपने सोचा होगा कि आप अलग तरीके से क्या करना चाहेंगे। काम और घर के बीच हमेशा बहुत कुछ करना होता है। लेकिन, सही टूल और आदतों के साथ, आप 2017 को अब तक का सबसे अधिक उत्पादक वर्ष बना सकते हैं।
हमने एक 12-चरणीय कार्यक्रम तैयार किया है जो आपकी उत्पादकता की आदतों को बदलने में आपकी मदद करेगा। आप जनवरी से दिसंबर तक, एक-एक करके उन पर विजय प्राप्त कर सकते हैं।
जनवरी:शेड्यूल पर रहें
समय के पाबंद रहने और अपने शेड्यूल से चिपके रहने के अलावा नए साल की शुरुआत करने का कोई बेहतर तरीका नहीं है। आप निश्चित रूप से अपने आप से एक वादा कर सकते हैं, लेकिन अगर आपके पास आपकी मदद करने के लिए एक अच्छा टूल है, तो यह और भी आसान है।
ऐसा कैलेंडर चुनें जिसमें रिमाइंडर, पुनरावर्ती ईवेंट और क्रॉस-प्लेटफ़ॉर्म एक्सेस हो। सबसे लोकप्रिय और सहज विकल्पों में से एक Google कैलेंडर है। आप इसे वेब और अपने Android या iOS डिवाइस पर उपयोग कर सकते हैं।
आप अपने द्वारा बनाए जाने वाले प्रत्येक ईवेंट के लिए एक रिमाइंडर सेट कर सकते हैं और तय कर सकते हैं कि कब अधिसूचित किया जाए। आप साप्ताहिक मीटिंग के लिए पुनरावर्ती ईवेंट जोड़ सकते हैं, अपना कैलेंडर दूसरों के साथ साझा कर सकते हैं, और समय निकालने के लिए अपॉइंटमेंट पृष्ठ सुविधा का उपयोग कर सकते हैं।
फ़रवरी:लक्ष्य निर्धारित करें
स्पष्ट रूप से लक्ष्य निर्धारित करने और उन पर ध्यान केंद्रित करने से आपको उन्हें पूरा करने में मदद मिलती है। आप प्रत्येक दिन के लिए एक लक्ष्य के साथ सरल शुरुआत कर सकते हैं या सही में कूद सकते हैं और प्रत्येक सप्ताह, हर महीने या पूरे वर्ष के लिए लक्ष्य निर्धारित कर सकते हैं। और, इसे ठीक उसी कैलेंडर पर रखें।
जब आप इन उद्देश्यों को अपने लिए निर्धारित करते हैं, तो समाप्त होने पर एक पुरस्कार पर विचार करें। यह न केवल आपको सुरंग के अंत में प्रकाश देखने देगा, बल्कि आपको अधिक प्रेरणा भी देगा।
उदाहरण के लिए, जब आप सप्ताह के अंत तक उस कठिन, लंबे दस्तावेज़ को समाप्त कर लें, तो अपने पसंदीदा रेस्तरां में दोपहर का भोजन करें।
मार्च:टेम्प्लेट का उपयोग करें
दस्तावेजों की बात करें तो नए साल में (अधिक) टेम्प्लेट का उपयोग करने पर विचार करें। जब आप शुरू से एक व्यावसायिक दस्तावेज़ बनाते हैं, तो इसमें बहुत अधिक समय लग सकता है। लेकिन, जब आप एक टेम्पलेट से शुरू करते हैं, तो आप आसानी से उस समय को कम कर सकते हैं और अगले कार्य पर आगे बढ़ सकते हैं।
आप व्यावसायिक पत्रों और योजनाओं के लिए माइक्रोसॉफ्ट वर्ड टेम्पलेट्स, बजट और वित्त के लिए एक्सेल टेम्पलेट्स और प्रस्तुतियों के लिए पावरपॉइंट टेम्पलेट्स का उपयोग कर सकते हैं।
आप OneNote, एवरनोट और Google डॉक्स के लिए टेम्प्लेट भी देख सकते हैं। ये सभी दस्तावेज़ निर्माण को आसान बनाते हैं।
अप्रैल:ब्रेक डाउन लार्ज प्रोजेक्ट्स
बहुत बार हमें एक परियोजना सौंपी जाती है या हम स्वयं एक परियोजना बनाते हैं और इसे एक ही बार में पूरा करना चाहते हैं। लेकिन, यह प्रति-उत्पादक साबित हो सकता है। आप आगे बढ़ने से पहले परियोजनाओं को छोटे-छोटे टुकड़ों में तोड़कर और काम को हाथ में लेकर अधिक स्पष्ट रूप से ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
प्रोजेक्ट मैनेजर प्रोजेक्ट की अलग-अलग शाखाएं, एलिमेंट और वर्क पैकेज तैयार करने के लिए वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर का इस्तेमाल करते हैं।
एक बड़ी परियोजना की बड़ी तस्वीर देखना, निश्चित रूप से महत्वपूर्ण है। लेकिन, यदि आप एक-एक करके कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, तो आप बेहतर ढंग से व्यवस्थित करने में सक्षम होंगे, ट्रैक पर आसान बने रहेंगे, और एक पूरी तरह से तैयार परियोजना सुनिश्चित करेंगे।
मई:टू-डॉस बनाएं और प्राथमिकता दें
उन बड़ी परियोजनाओं या केवल आपके दिन-प्रतिदिन के कार्यों में आपकी सहायता करने के लिए, एक टू-डू सूची का उपयोग करें और प्राथमिकता दें। कैलेंडर की तरह ही, आपको ऐसे टूल की तलाश करनी चाहिए जो रिमाइंडर, पुनरावर्ती कार्य और क्रॉस-प्लेटफ़ॉर्म एक्सेस प्रदान करता हो।
Wunderlist एक शानदार कार्य सूची प्रबंधक है। आप प्रत्येक में कार्य-सूची के साथ अनेक सूचियाँ बना सकते हैं। फिर रिमाइंडर जोड़ें, प्राथमिकता के आधार पर सेट और सॉर्ट करें, नोट्स शामिल करें और फ़ाइलें संलग्न करें। आप पुनरावर्ती कार्य भी बना सकते हैं और उप-कार्य जोड़ सकते हैं।
ट्रैक पर बने रहने और क्या करने की आवश्यकता को प्राथमिकता देने के लिए, एप्लिकेशन वेब, एंड्रॉइड, आईओएस और विंडोज डेस्कटॉप एप्लिकेशन के रूप में मुफ्त में उपलब्ध है। Windows 10 में, Wunderlist अब Cortana के साथ भी समन्वयित हो जाती है।
जून:डेलिगेट टास्क
कार्य सूची उपकरण के साथ खुद को ट्रैक पर रखना प्रभावी है, लेकिन कई बार ऐसा होता है। अगर आप लोड बांटने की स्थिति में हैं तो इसे करने की आदत डालें। आपको सब कुछ खुद करने की जरूरत नहीं है। और, चाहे वह काम पर हो या घर पर, अगर आपके पास मदद करने के लिए लोग हैं तो उन्हें जाने दें।
जब आप किसी प्रोजेक्ट को कार्यों में विभाजित करते हैं, उदाहरण के लिए, अपने आप को उच्च प्राथमिकता वाले टुकड़ों पर ध्यान केंद्रित करने दें। फिर अपने स्टाफ या टीम को निम्न प्राथमिकता वाले कार्य दें। यह आपको इस बात का ध्यान रखने की अनुमति देता है कि सबसे महत्वपूर्ण क्या है, लेकिन फिर भी यह सुनिश्चित करता है कि सभी आइटम पूरे हो गए हैं।
आइजनहावर मैट्रिक्स को अपने कार्यों को प्राथमिकता देने और सौंपने में आपकी मदद करने दें। जब आप किसी ऐसे कार्य की पहचान करते हैं जो अत्यावश्यक है, लेकिन महत्वपूर्ण नहीं है, तो आपको उसे सौंपना चाहिए।
यह आपके कार्यों को प्राथमिकता देने के कई तरीकों में से एक है।
जुलाई:अपना समय प्रबंधित करें
याद रखें कि प्रतिनिधिमंडल समय प्रबंधन का एक बड़ा हिस्सा है। लेकिन, सही उपकरण भी हैं। अपने समय पर नज़र रखने के लिए, इसे कैसे खर्च किया जाता है, यह रिकॉर्ड करने और दैनिक या साप्ताहिक योजना बनाने के लिए, आसान एप्लिकेशन का उपयोग करें।
अब तक, आपके पास अपना कैलेंडर और कार्य सूची प्रबंधक है। अब आपको टाइम ट्रैकिंग टूल की जरूरत है। एक बढ़िया विकल्प टॉगल है। आप क्लिक के साथ किसी गतिविधि का समय शुरू कर सकते हैं (या मोबाइल ऐप पर टैप करें)। ट्रैकिंग के लिए विभिन्न प्रोजेक्ट सेट करें, संगठन के लिए टैग जोड़ें, और साप्ताहिक, मासिक और वार्षिक रिपोर्ट देखें।
आप वेब पर और अपने Android या iOS डिवाइस पर Toggl का उपयोग कर सकते हैं। यह एप्लिकेशन डेस्कटॉप टूल के रूप में विंडोज, मैक और लिनक्स के लिए भी उपलब्ध है।
अगस्त:आराम करने के लिए समय निकालें
आपको आश्चर्य हो सकता है कि आराम करने के लिए समय निकालने से आपको अधिक उत्पादक बनने में कैसे मदद मिल सकती है। लेकिन, इसे अपने दिमाग को साफ करने के लिए अपनी परियोजना या कार्य से दूर जाने का समय समझें। जब आप इसमें लौटने के लिए तैयार हों, तो आप इसे नई आंखों से कर सकते हैं। यह अक्सर आपको वह चीज़ देखने की अनुमति देता है जो आपने पहले नहीं देखी थी।
कुछ विश्राम के तरीकों का उपयोग करते हैं जैसे कि ध्यान या साधारण साँस लेने के व्यायाम। फिर से, इस प्रकार की सहायता आपको तनाव को दूर करने, चिंता को कम करने और आपको एक ताज़ा दृष्टिकोण देने में मदद कर सकती है। दिन के अंत में, या बीच में भी, सुनिश्चित करें कि आपने आराम करने के लिए अलग समय निर्धारित किया है।
सितंबर:अपना इनबॉक्स बनाए रखें
आप किस ईमेल एप्लिकेशन का उपयोग करते हैं, इसके आधार पर आप इसे प्रबंधित करने का एक बेहतर तरीका ढूंढ सकते हैं। यदि आप माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक को पसंद करते हैं, तो आप नियम स्थापित करने का लाभ उठा सकते हैं। नियम आउटलुक को कुछ फ़ोल्डरों में ईमेल ले जाते हैं, उन्हें ध्वजांकित करते हैं, और अलर्ट ध्वनियां चलाते हैं। इसी तरह, आप Gmail फ़िल्टर सेट कर सकते हैं।
अपने ईमेल को जल्दी प्रोसेस करने के लिए आप अपने मोबाइल डिवाइस पर मेलस्वाइप [ब्रोकन यूआरएल रिमूव्ड] जैसे टूल का इस्तेमाल कर सकते हैं। कार्रवाई करने के लिए आप केवल संदेशों को स्वाइप करते हैं, जो कार्ड के रूप में प्रदर्शित होते हैं। इसलिए आप ईमेल को आसानी से ट्रैश में ले जा सकते हैं या उन्हें बाद के लिए सहेज सकते हैं।
ऐप Android [अब उपलब्ध नहीं है] और iOS [अब उपलब्ध नहीं] दोनों पर एक ईमेल खाते के लिए मुफ़्त है और इन-ऐप खरीदारी $2.99 से शुरू होती है।
अक्टूबर:टहलने जाएं
आराम करने के लिए समय निकालने के समान, किसी व्यायाम में समय निर्धारित करना एक अच्छा विचार है। यहां तक कि अगर आप थोड़ी सी सैर भी करते हैं, तो आप अपने दिमाग और शरीर दोनों को अच्छा करेंगे। विभिन्न अध्ययनों ने व्यायाम और उत्पादकता के बीच संबंध का खुलासा किया।
स्टॉकहोम यूनिवर्सिटी और करोलिंस्का इंस्टिट्यूट के शोधकर्ताओं द्वारा किए गए ऐसा ही एक अध्ययन दिखाया गया है:
<ब्लॉकक्वॉट>व्यायाम करने वालों ने भी स्व-मूल्यांकन की उत्पादकता में सुधार की सूचना दी -- उन्होंने महसूस किया कि उन्होंने काम पर अधिक काम किया, उनकी कार्य क्षमता अधिक थी, और वे कम बीमार थे।
इसलिए, चाहे आप अपनी डेस्क को साधारण सैर के लिए छोड़ दें या दिन के अंत में अपने नियमित कसरत को प्राथमिकता दें, आप अपने दिमाग और अपने शरीर को फिट रख सकते हैं।
नवंबर:टाइमर का उपयोग करें
एक टाइमर का उपयोग करके यह सुनिश्चित करने का एक तरीका है कि वह सैर करें या बस एक छोटे से ब्रेक का आनंद लें। यदि आपका अधिकांश काम ऑनलाइन हो जाता है तो आप एक आसान ब्राउज़र एक्सटेंशन का उपयोग कर सकते हैं। बस एक विशिष्ट समय के लिए टाइमर सेट करें और जब अलर्ट लगे, तो उठें और जाएं। Chrome के लिए 1-क्लिक-टाइमर देखें या Firefox के लिए TimerFox [अब उपलब्ध नहीं] देखें।
यदि आप ब्राउज़र एक्सटेंशन का उपयोग नहीं करना पसंद करते हैं, तो अपने मोबाइल डिवाइस पर टाइमर का उपयोग करने पर विचार करें। Android और iOS दोनों डिवाइस में बिल्ट-इन टाइमर होते हैं। किसी भी डिवाइस पर, बस डिफ़ॉल्ट घड़ी ऐप खोलें और उलटी गिनती के लिए टाइमर का उपयोग करें या एक निश्चित समय के लिए अलार्म सेट करें।
दिसंबर:अपने आप को उत्पादक बनने दें
आपने कितनी बार अपने आप से कुछ कहा है, "मेरे पास करने के लिए बहुत कुछ है, मुझे नहीं पता कि यह सब कैसे किया जाए"? या, कैसे, "ऐसा कोई तरीका नहीं है जिससे मैं सप्ताह के अंत तक वह सब समाप्त कर सकूं"? कभी-कभी अभिभूत महसूस करना समझ में आता है।
उत्पादक होने के तरीके के बारे में खुद से बात करने के बजाय, इसमें खुद से बात करें। इसके बजाय, "सब कुछ करने के लिए मुझे क्या करने की आवश्यकता है ..." या "सप्ताह के अंत तक इसे पूरा करने के लिए मैं क्या पुनर्व्यवस्थित करूंगा ..." जैसे बयानों को आजमाएं अधिक उत्पादक बनने का यह हिस्सा आपको मदद करता है ध्यान केंद्रित करें और सकारात्मक सोचें।
दूसरे शब्दों में, शिकायत करना बंद करें और उत्पादक रूप से सोचना शुरू करें।
क्या आप 2017 में अधिक उत्पादक बनने के लिए तैयार हैं?
आप पहले से ही इनमें से कुछ उपकरणों का उपयोग कर सकते हैं या कुछ आदतों की कसम खा सकते हैं। लेकिन अगर आप ऐसा नहीं करते हैं, तो नए साल की शुरुआत से बेहतर कोई समय नहीं है।
क्या आपके पास 2017 में अधिक उत्पादक बनने की योजना है? अगर आपके पास सुझाव हैं, तो हमें उन्हें सुनना अच्छा लगेगा!