इनबॉक्स शून्य तक पहुंचने के लिए बहुत सारी रणनीतियां हैं:Gmail की संग्रह सुविधा का उपयोग करें, इन Android ऐप्स का उपयोग करें, या इन iPhone ऐप्स का उपयोग करें। आप ईमेल से निपटने के लिए फ़िल्टर सेट कर सकते हैं और विशिष्ट समय अलग रख सकते हैं।
लेकिन एक बार जब आप इनबॉक्स ज़ीरो पर पहुंच जाते हैं, तो वास्तव में कठिन हिस्सा इसे बनाए रखना होता है। जैसा कि ज्यादातर चीजों के मामले में होता है, चीजों को सरल रखना अक्सर सफलता सुनिश्चित करने का सबसे अच्छा तरीका होता है।
केवल पांच फ़ोल्डरों (या जीमेल के मामले में लेबल) वाले सिस्टम के साथ, आप अपने इनबॉक्स को अव्यवस्था से मुक्त रख सकते हैं:
- कार्रवाई: उन संदेशों को स्थानांतरित करें जिनके पास एक कार्य है जो आपकी टू-डू सूची में समाप्त होता है। अगर इससे निपटने में कुछ ही मिनट लगते हैं - इसे ठीक उसी समय और वहीं करें। यदि इसके लिए अधिक प्रयास या समय की आवश्यकता है, तो इसे अपनी टू-डू सूची में लॉग इन करें और ईमेल को इस फ़ोल्डर में तब तक ले जाएँ जब तक कि कार्य पूरा न हो जाए।
- प्रतीक्षा: यह वह जगह है जहाँ आप कोई भी संदेश डालते हैं जो किसी अन्य व्यक्ति की प्रतिक्रिया या इनपुट पर प्रतीक्षा कर रहा है। यदि आप इस संदेश के बारे में कुछ नहीं कर सकते हैं, तो इसे अपने इनबॉक्स में अव्यवस्थित न होने दें।
- विचार: यह एक दीर्घकालिक फ़ोल्डर है जो पूरी तरह से वैकल्पिक है। मैंने पाया है कि मैं ईमेल पर लटका रहता हूं जिसमें उन परियोजनाओं के लिए विचार होते हैं जिन पर मैं काम कर सकता हूं, या दृष्टिकोण मैं अपने काम के लिए परीक्षण करना चाहता हूं, इसलिए यह फ़ोल्डर प्रेरणा के निरंतर स्रोत के रूप में कार्य करता है जब मेरे पास अधिक सक्रिय होने के लिए खाली समय होता है।
- संग्रह: जो कुछ भी निपटाया गया है उसे एक संग्रह फ़ोल्डर में फेंक दिया जा सकता है। यदि आप अपने ईमेल से आने वाली किसी भी जानकारी को ठीक से लॉग कर रहे हैं, तो आपको अपने संग्रह को व्यवस्थित करने की आवश्यकता नहीं है।
- परियोजना: यदि आपके पास एक विशेष रूप से बड़ी परियोजना है जिस पर आप बहुत से चलने वाले हिस्सों के साथ काम कर रहे हैं, तो आप एक प्रोजेक्ट-विशिष्ट फ़ोल्डर बनाने पर विचार कर सकते हैं, जिसमें कार्रवाई और प्रतीक्षा सबफ़ोल्डर हैं। प्रोजेक्ट पूरा होने के बाद सभी ईमेल को मुख्य संग्रह में ले जाया जा सकता है।
कई इनबॉक्स शून्य शुद्धतावादी एक परियोजना-विशिष्ट फ़ोल्डर के खिलाफ सलाह देंगे, लेकिन मैंने व्यक्तिगत रूप से पाया है कि यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि कुछ भी प्रमुख परियोजनाओं में दरार के माध्यम से नहीं आता है।
और आप उन संदेशों के लिए मिश्रण में थोड़ा स्वचालन भी कर सकते हैं जिन्हें आप हर बार उसी तरह से संभालते हैं:जीमेल, आउटलुक और अन्य प्रमुख ईमेल प्रदाता संदेशों को कभी भी छुए बिना स्थानांतरित करने के लिए स्मार्ट नियम और फ़िल्टर बनाना आसान बनाते हैं।