इनबॉक्स ज़ीरो तक पहुंचने के लिए बहुत सारी रणनीतियां हैं: Gmail की आर्काइव सुविधा का उपयोग करें, इन Android ऐप्स का उपयोग करें, या इन iPhone ऐप्स का उपयोग करें। आप फ़िल्टर सेट अप कर सकते हैं और ईमेल से निपटने के लिए विशिष्ट समय निर्धारित कर सकते हैं।
लेकिन एक बार जब आप इनबॉक्स ज़ीरो पर पहुंच जाते हैं, तो वास्तव में कठिन हिस्सा इसे बनाए रखना है। ज्यादातर चीजों की तरह, चीजों को सरल रखना अक्सर सफलता सुनिश्चित करने का सबसे अच्छा तरीका है।
सिर्फ पांच फ़ोल्डर्स (या Gmail के मामले में लेबल) वाली एक प्रणाली के साथ, आप अपने इनबॉक्स को अव्यवस्था से मुक्त रख सकते हैं:
- Action: उन संदेशों को ले जाएं जिनमें एक कार्य है जो आपकी टू-डू सूची में समाप्त होता है। यदि इसे निपटाने में केवल कुछ मिनट लगते हैं - तो इसे तुरंत वहीं कर दें। यदि इसके लिए अधिक प्रयास या समय की आवश्यकता होगी, तो इसे अपनी टू-डू सूची में लॉग करें और ईमेल को इस फ़ोल्डर में तब तक ले जाएं जब तक कार्य पूरा न हो जाए।
- Waiting: यह वह जगह है जहां आप उन संदेशों को रखते हैं जो किसी और की प्रतिक्रिया या इनपुट की प्रतीक्षा कर रहे हैं। यदि इस संदेश के बारे में आप कुछ नहीं कर सकते, तो इसे अपने इनबॉक्स को अव्यवस्थित न करने दें।
- Ideas: यह कुछ हद तक एक दीर्घकालिक फ़ोल्डर है जो पूरी तरह से वैकल्पिक है। मैंने पाया है कि मैं उन ईमेल को रखता हूं जिनमें परियोजनाओं के लिए विचार होते हैं जिन पर मैं काम कर सकता हूं, या अपने काम के लिए दृष्टिकोण जिन्हें मैं परीक्षण करना चाहूंगा, इसलिए यह फ़ोल्डर जब मेरे पास अधिक सक्रिय होने के लिए खाली समय होता है तो प्रेरणा का एक निरंतर स्रोत के रूप में कार्य करता है।
- Archive: जिस किसी भी चीज़ से निपटा जा चुका है उसे एक आर्काइव फ़ोल्डर में फेंक दिया जा सकता है। यदि आप अपने ईमेल से आने वाली किसी भी जानकारी को ठीक से लॉग कर रहे हैं, तो आपको अपने आर्काइव को व्यवस्थित करने की आवश्यकता नहीं है।
- Project: यदि आपके पास एक विशेष रूप से बड़ी परियोजना है जिस पर आप बहुत सारे चलते हुए हिस्सों के साथ काम कर रहे हैं, तो आप एक परियोजना-विशिष्ट फ़ोल्डर बनाने पर विचार कर सकते हैं, जिसमें एक्शन और वेटिंग सबफ़ोल्डर हों। सभी ईमेल को परियोजना पूरी होने के बाद मुख्य आर्काइव में ले जाया जा सकता है।
कई इनबॉक्स ज़ीरो शुद्धतावादी एक परियोजना-विशिष्ट फ़ोल्डर के खिलाफ सलाह देंगे, लेकिन मैंने व्यक्तिगत रूप से पाया है कि यह प्रमुख परियोजनाओं पर दरार से कुछ भी गिरने को रोकने में मदद करता है।
और आप उन संदेशों के लिए थोड़ा स्वचालन भी मिश्रण में डाल सकते हैं जिन्हें आप हर बार उसी तरह से संभालते हैं: Gmail, Outlook, और अन्य प्रमुख ईमेल प्रदाता बिना उन्हें छुए संदेशों को स्थानांतरित करने के लिए स्मार्ट नियम और फ़िल्टर बनाना आसान बनाते हैं।
