MS Word 2016 बैकस्टेज व्यू में महारत हासिल करें - दस्तावेज़ आसानी से बनाएं, खोलें, सेव करें, प्रिंट करें और शेयर करें

पिछले भाग में Microsoft Word 2016 सीखने के क्रम में, अब हम MS Word 2016 में बैकस्टेज व्यू के बारे में जानेंगे। बैकस्टेज व्यू का उपयोग नए Word दस्तावेज़ बनाने, मौजूदा दस्तावेज़ खोलने, सेव करने, प्रिंट करने, शेयर करने आदि के लिए किया जाता है।

बैकस्टेज व्यू के साथ शुरू करें

अब, हम MS Word 2016 में बैकस्टेज व्यू के साथ शुरू कर रहे हैं। हमारे भाग-1 में हमने सीखा कि बैकस्टेज व्यू में MS Word डॉक्स कैसे दर्ज करें। हालांकि, यदि आप भाग -1 से चूक गए हैं, तो हम इस ट्यूटोरियल में आगे इसकी चर्चा करेंगे।

• एक खाली दस्तावेज़ बनाएं

नया दस्तावेज़ बनाने के लिए, हमें खाली दस्तावेज़ से शुरू करने की आवश्यकता है। बैकस्टेज व्यू में प्रवेश करने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:

1. रिबन के ऊपरी बाएं कोने में स्थित फाइल टैब पर क्लिक करके बैकस्टेज व्यू तक पहुंचें।
   
2. अब नया विकल्प पर टैप करें और फिर खाली दस्तावेज़ पर क्लिक करें।
   
3. एक नया खाली दस्तावेज़ बनेगा।

• टेम्पलेट से रिज्यूमे बनाएं

टेम्प्लेट का उपयोग रिज्यूमे, रिपोर्ट, पत्र आदि जैसे पूर्वनिर्धारित दस्तावेज़ को त्वरित तरीके से बनाने के लिए किया जाता है। जब हम ऐसे दस्तावेज़ बनाते हैं तो टेम्प्लेट हमारा बहुत समय बचाता है। टेम्पलेट से रिज्यूमे बनाने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

1. रिबन के ऊपरी बाएं कोने में स्थित फाइल टैब पर क्लिक करके बैकस्टेज व्यू तक पहुंचें।
2. अब नया विकल्प पर टैप करें और यहां आपको कई पूर्वनिर्धारित टेम्प्लेट दिखाई देंगे।
3. अब, खोज बार में रिज्यूमे खोजें।
   
4. एक बार जब आपको वह रिज्यूमे फॉर्मेट मिल जाए जो आप चाहते हैं, तो उसका पूर्वावलोकन करने के लिए एक रिज्यूमे टेम्पलेट चुनें।
5. रिज्यूमे टेम्पलेट का एक पूर्वावलोकन दिखाई देगा। दाएं फलक में स्थित बनाएं विकल्प पर क्लिक करें।
   
6. चयनित रिज्यूमे टेम्पलेट के साथ एक नया दस्तावेज़ बनेगा।

• मौजूदा दस्तावेज़ खोलें

यदि आप अपना पहले से सेव किया गया दस्तावेज़ खोलना चाहते हैं, तो आपको बस बैकस्टेज व्यू में प्रवेश करना होगा। ओपन विकल्प पर क्लिक करें। यहां, इस पीसी जैसे विकल्प का चयन करें या आप मौजूदा दस्तावेज़ प्राप्त करने के लिए ब्राउज़ विकल्प पर क्लिक कर सकते हैं। वहां से, आप दस्तावेज़ खोल सकते हैं। यदि यह Microsoft OneDrive पर संग्रहीत है तो आप दस्तावेज़ को खोल सकते हैं। लेकिन सुनिश्चित करें, आप Microsoft खाते पर साइन इन हैं।

• हाल के दस्तावेज़ को पिन करें

यदि आप वही दस्तावेज़ संपादित करना चाहते हैं जिसे आपने पहले संपादित किया था। तो आपके पास इसे पिन करने का विकल्प है। किसी हाल के दस्तावेज़ को पिन करने के लिए। बस बैकस्टेज व्यू में प्रवेश करें, ओपन पर क्लिक करें, फिर हाल के पर टैप करें। दाएं फलक में, आप पहले से संपादित दस्तावेज़ की सूची देखेंगे। बस उस संपादित दस्तावेज़ पर माउस होवर करें जिसे आप पिन करना चाहते हैं। फिर पुशपिन आइकन पर टैप करें। यदि आप बाद में इसे अनपिन करना चाहते हैं, तो आप फिर से उसी पुशपिन आइकन पर क्लिक कर सकते हैं।

• अनुकूलता मोड

यदि आप एक Word दस्तावेज़ खोलते हैं जो MS Word के पुराने संस्करण जैसे 2007 या 2010 में बनाया गया था। तो यह दस्तावेज़ अनुकूलता मोड में खुलेगा। MS Word 2016 में, यह किसी दस्तावेज़ के पुराने संस्करण की कुछ विशेषताओं को निष्क्रिय कर देता है। तो, अनुकूलता मोड में, आप केवल उस कमांड तक पहुंच सकते हैं जिसका उपयोग उस पुराने संस्करण में किया गया था। यदि आप वर्तमान संस्करण में मोड बदलकर Word 2016 की सुविधाओं का उपयोग करना चाहते हैं, तो आपको उस दस्तावेज़ को वर्तमान संस्करण में बदलना होगा। इसे बदलने के लिए आपको बस दस्तावेज़ के बैकस्टेज व्यू में प्रवेश करना होगा और कन्वर्ट बटन पर क्लिक करना होगा। अब यह आपसे फ़ाइल प्रकार को अपग्रेड करने के लिए कहेगा।

नोट: दस्तावेज़ का रूपांतरण मूल दस्तावेज़ के लेआउट को बदल सकता है।

• सेव और सेव एज़ फीचर

MS Word एक फ़ाइल को सेव करने के तीन तरीके प्रदान करता है: सेव, सेव एज़ और Ctrl+S।

सेव: यदि आप एक दस्तावेज़ पर काम कर रहे हैं जो खुला है और दस्तावेज़ का नाम और स्थान पहले से परिभाषित है, तो उस दस्तावेज़ को सेव करने के लिए आपको बस Ctrl+S दबाना होगा या आप बैकस्टेज व्यू पर सेव बटन पर क्लिक कर सकते हैं।

सेव एज़: यदि आप उस दस्तावेज़ की एक प्रति सेव करना चाहते हैं, तो आप अलग नाम और स्थान परिभाषित करने के लिए सेव एज़ बटन पर क्लिक कर सकते हैं।

• ऑटोरिकवर फीचर

ऑटोरिकवर फीचर आपको फ़ाइल को पुनर्प्राप्त करने में मदद करता है, यदि आप दस्तावेज़ को सेव करना भूल गए या Word फ़ाइल क्रैश हो गई।

• प्रिंट फीचर

इस फीचर का उपयोग दस्तावेज़ को प्रिंट करने के लिए किया जाता है। इस फीचर का उपयोग करने के लिए, आप उन प्रतियों को चुन सकते हैं जिन्हें आप प्रिंट करना चाहते हैं। आपको प्रिंटर प्रकार चुनना होगा और आपकी आवश्यकता के अनुसार कुछ अन्य सेटिंग्स हैं।

• शेयर फीचर

यदि आप अपने द्वारा बनाई गई फ़ाइल को शेयर करना चाहते हैं, तो आप इस फीचर का उपयोग इसे शेयर करने के लिए कर सकते हैं। आपको बस शेयर बटन पर टैप करना होगा, यहां आपको दस्तावेज़ शेयर करने के विभिन्न तरीके दिखाई देंगे जैसे लोगों के साथ शेयर करें, ईमेल, ऑनलाइन प्रस्तुत करें, ब्लॉग पर पोस्ट करें।

• एक्सपोर्ट फीचर

एक्सपोर्ट फीचर का उपयोग फ़ाइल प्रकार बदलने के लिए किया जाता है। यदि आप फ़ाइल प्रकार को .PDF या Word 97-2003 दस्तावेज़ में बदलना चाहते हैं तो यह फीचर आपकी मदद करेगा। यह फीचर विभिन्न फ़ाइल प्रकार प्रदान करता है। यदि आप दस्तावेज़ को pdf में निर्यात करना चाहते हैं, तो आपको फ़ाइल के बैकस्टेज व्यू में प्रवेश करना होगा, फिर एक्सपोर्ट->PDF/XPS दस्तावेज़ बनाएं पर टैप करें। दाएं फलक से बनाएं बटन पर टैप करें। हालांकि, यदि आप फ़ाइल को किसी भिन्न प्रारूप में सहेजना चाहते हैं, तो आप फ़ाइल प्रकार बदलें पर क्लिक कर सकते हैं और फिर दस्तावेज़ को आवश्यक फ़ाइल प्रकार के अनुसार सहेज सकते हैं।

• क्लोज फीचर

इसका उपयोग खुले दस्तावेज़ को बंद करने के लिए किया जाता है।

• इन्फो फीचर

यह फीचर खुले दस्तावेज़ की जानकारी प्रदर्शित करता है। दाएं फलक में, यह प्रोटेक्ट डॉक्यूमेंट, इंस्पेक्ट डॉक्यूमेंट, और मैनेज डॉक्यूमेंट जैसी कुछ अन्य सुविधाएं दिखाता है।

खाते, फीडबैक, और विकल्प जैसी कुछ अन्य विशेषताएं उपलब्ध हैं। खाता आपको लॉग इन किए गए खाते की जानकारी देखने में मदद करता है। फीडबैक से आप Microsoft को फीडबैक भेज सकते हैं और विकल्प आपको अपने दस्तावेज़ को अनुकूलित करने के लिए विभिन्न विकल्पों में प्रवेश करने देता है।

बस इतना ही! अब आपने MS Word 2016 में बैकस्टेज व्यू के बारे में सीख लिया है। भाग 3 देखें Microsoft Word 2016 के बारे में अधिक जानने के लिए।