किसी भी छोटे व्यवसाय के संचालन के हिस्से के रूप में, आपको अपने ग्राहकों पर नज़र रखने की आवश्यकता होगी। आमतौर पर, इसका मतलब है कि ग्राहक सेवा क्लाइंट डेटाबेस सिस्टम जैसे स्ट्रीक सीआरएम, या सोमवार.com के लिए भुगतान करना। ये सेवाएं वास्तव में बहुत अच्छी हैं क्योंकि वे अक्सर उपयोगकर्ता के अनुकूल होती हैं और एक अच्छा ग्राफिकल यूजर इंटरफेस पेश करती हैं। हालाँकि, क्या आप जानते हैं कि आप Microsoft Access के साथ अपना स्वयं का डेटाबेस बना सकते हैं? आज की Microsoft 365 मार्गदर्शिका में, हम आपको दिखाएंगे कि कैसे।
एक्सेस के साथ डेटाबेस क्यों बनाएं?
आरंभ करने से पहले, हम बताएंगे कि आप एक्सेस के साथ ग्राहक सेवा डेटाबेस क्यों बनाना चाहते हैं। जवाब बहुत सरल है। इसे कुछ ही चरणों में करना आसान है, और आपके साथ सब कुछ पूर्व-स्वरूपित हो जाएगा। छोटे व्यवसायों के लिए जो चीजों को सरल रखते हैं, आप इसका उपयोग असाइनमेंट, प्राथमिकता, स्थिति, ग्राहकों और प्रस्तावों को ट्रैक करने के लिए कर सकते हैं। यदि आपकी ज़रूरतें अधिक जटिल हैं, तो हो सकता है कि एक्सेस आपके लिए काम न करे, लेकिन अधिक बुनियादी ज़रूरतों के लिए, यह बहुत अच्छा काम करेगा क्योंकि यह पहले से ही आपकी Microsoft 365 सदस्यता के हिस्से के रूप में शामिल है।
ग्राहक सेवा डेटाबेस बनाना
ग्राहक सेवा डेटाबेस बनाने के साथ आरंभ करने के लिए, आपको एक्सेस खोलना होगा, और फिर नया क्लिक करना होगा . आपको कई प्रकार के टेम्प्लेट दिखाई देंगे, लेकिन हम ग्राहक सेवा डेटाबेस की तलाश कर रहे हैं। इसे खोजने के लिए नीचे स्क्रॉल करें, और फिर इसे क्लिक करें। एक्सेस डेटाबेस बनाएगा।
एक बार बन जाने के बाद, आप सामग्री सक्षम करें . पर क्लिक करना चाहेंगे स्क्रीन के शीर्ष पर। फिर, आप मामलों और अपने ग्राहकों के लिए अपना डेटा दर्ज करना शुरू कर सकते हैं। आप Nनया मामला . क्लिक करके एक नया मामला जोड़ सकते हैं , और फिर परिणामी फॉर्म भरें। केस टाइटल, असाइनी, ग्राहक, प्राथमिकता, श्रेणियां, स्थिति, और बहुत कुछ के लिए स्पॉट हैं। जैसे ही आप फ़ॉर्म भरते हैं, आपको ग्राहक जानकारी और कर्मचारी जानकारी भी भरने के लिए पॉप-अप संकेत मिलेंगे। चीजों को आसान बनाने के लिए इन्हें भरें।
यदि आप केवल इस डेटाबेस के साथ ग्राहकों या कर्मचारियों की सूची प्रबंधित करना चाहते हैं, तो आप ग्राहक सूची पर क्लिक करना चाहेंगे। या कर्मचारियों की सूची बटन। यह उन्हें एक नए टैब में खोल देगा।
रिपोर्ट केंद्र
जैसे ही आप ग्राहक सेवा डेटाबेस में अधिक से अधिक डेटा भरते हैं, हो सकता है कि आपको रिपोर्ट को फ़िल्टर या जेनरेट करना पड़े। आप इसे वास्तव में आसानी से कर सकते हैं। श्रेणी, असाइन किए गए और स्थिति के लिए फ़िल्टर बटन हैं। यदि आप इन क्षेत्रों को चुनते हैं, तो वे आपको सटीक डेटा फ़िल्टर करने का अवसर देंगे जिसकी आपको तलाश है। आप ओपन चार्ट्स फ़ंक्शन का उपयोग उपयोगी रिपोर्ट तैयार करने के लिए भी कर सकते हैं जैसे असाइन किए गए और अतिदेय मामलों द्वारा ओपन केस।
पहुंच में और भी बहुत कुछ है!
हालांकि हमने अभी एक्सेस में ग्राहक सेवा डेटाबेस को छुआ है, और भी बहुत कुछ है जिसका उपयोग और निर्माण किया जा सकता है। आप कॉल ट्रैकर, बग ट्रैकर, इन्वेंट्री ट्रैकर, इवेंट मैनेजर और बहुत कुछ बना पाएंगे. एक्सेस में एक्सप्लोर करने के लिए बहुत सारे टेम्प्लेट हैं, इसलिए इसे अभी देखें और हमें टिप्पणियों में अपने विचार बताएं।