किसी भी छोटे व्यवसाय संचालन के हिस्से के रूप में, आपको संभवतः अपने ग्राहकों को ट्रैक करने की आवश्यकता होगी। आमतौर, इसका मतलब Streak CRM, या Monday.com जैसे कस्टमर सर्विस क्लाइंट डेटाबेस सिस्टम के लिए भुगतान करना होता है। ये सेवाएं वास्तव में बहुत अच्छी हैं क्योंकि वे अक्सर उपयोगकर्ता के अनुकूल होती हैं और एक अच्छा ग्राफिकल यूजर इंटरफेस पेश करती हैं। हालांकि, क्या आप जानते हैं कि आप Microsoft Access के साथ अपना खुद का डेटाबेस बना सकते हैं? आज के Microsoft 365 गाइड में, हम आपको दिखाएंगे कि कैसे।
Access के साथ डेटाबेस क्यों बनाएं?
शुरू करने से पहले, हम बताएंगे कि आप Access के साथ कस्टमर सर्विस डेटाबेस क्यों बनाना चाह सकते हैं। उत्तर काफी सरल है। यह कुछ ही चरणों में करना आसान है, और सब कुछ आपके लिए पूर्व-फ़ॉर्मेटेड होगा। छोटे व्यवसायों के लिए जो चीजों को सरल रखते हैं, आप इसका उपयोग असाइनमेंट, प्राथमिकता, स्थिति, ग्राहक, और समाधान ट्रैक करने के लिए कर सकते हैं। यदि आपकी ज़रूरतें अधिक जटिल हैं, तो Access आपके लिए काम नहीं कर सकता है, लेकिन अधिक बुनियादी ज़रूरतों के लिए, यह बहुत अच्छा काम करेगा क्योंकि यह पहले से ही आपके Microsoft 365 सब्सक्रिप्शन के हिस्से के रूप में शामिल है।
कस्टमर सर्विस डेटाबेस बनाना
कस्टमर सर्विस डेटाबेस बनाने के साथ शुरू करने के लिए, आपको Access खोलना होगा, और फिर New पर क्लिक करना होगा। आपको विभिन्न टेम्पलेट दिखाई देंगे, लेकिन हम कस्टमर सर्विस डेटाबेस ढूंढ रहे हैं। इसे खोजने के लिए नीचे स्क्रॉल करें, और फिर इस पर क्लिक करें। Access डेटाबेस बना देगा।
एक बार बन जाने पर, आप स्क्रीन के शीर्ष पर Enable Content पर क्लिक करना चाहेंगे। फिर, आप केस और अपने ग्राहकों के लिए डेटा दर्ज करना शुरू कर सकते हैं। New Case पर क्लिक करके एक नया केस जोड़ सकते हैं, और फिर परिणामी फॉर्म भर सकते हैं। केस शीर्षक, असाइनी, ग्राहक, प्राथमिकता, श्रेणियां, स्थिति, और बहुत कुछ के लिए स्थान हैं। जैसे ही आप फॉर्म भरते हैं, आपको ग्राहक जानकारी और कर्मचारी जानकारी भी भरने के लिए पॉप-अप प्रॉम्प्ट मिलेंगे। चीजों को सरल बनाने के लिए इन्हें भरें।
यदि आप केवल इस डेटाबेस के साथ ग्राहकों या कर्मचारियों की सूची प्रबंधित करना चाहते हैं, तो आप Customer List या Employee List बटन पर क्लिक करना चाहेंगे। यह उन्हें एक नए टैब में खोल देगा।
रिपोर्ट सेंटर
जैसे-जैसे आप कस्टमर सर्विस डेटाबेस में अधिक से अधिक डेटा भरते हैं, आप फ़िल्टर करना या रिपोर्ट जनरेट करना चाह सकते हैं। आप इसे बहुत आसानी से कर सकते हैं। श्रेणी, असाइन्ड टू, और स्थिति के लिए फ़िल्टर बटन हैं। यदि आप इन फ़ील्ड को चुनते हैं, तो वे आपको सटीक डेटा फ़िल्टर करने का अवसर देंगे जिसे आप ढूंढ रहे होंगे। आप उपयोगी रिपोर्ट जैसे Open Cases by Assigned To और Overdue Cases बनाने के लिए Open Charts फ़ंक्शन का भी उपयोग कर सकते हैं।
Access में और भी बहुत कुछ है!
हालांकि हमने Access में कस्टमर सर्विस डेटाबेस को छुआ है, लेकिन बहुत कुछ है जिसे उपयोग किया जा सकता है और बनाया जा सकता है। आप कॉल ट्रैकर, बग ट्रैकर, इन्वेंट्री ट्रैकर, इवेंट मैनेजर, और बहुत कुछ बना पाएंगे। Access में एक्सप्लोर करने के लिए बहुत सारे टेम्पलेट हैं, तो इसे अभी देखें और कमेंट्स में हमें अपने विचार बताएं।
