चाहे आपकी कंपनी कितनी भी बड़ी हो, यदि आप Microsoft 365 के साथ हैं, तो आपको अपने संचालन के हिस्से के रूप में वेब पर Outlook पर निर्भर रहना होगा। लेकिन, महामारी अभी भी जारी रहने के कारण, बड़े और छोटे दोनों व्यवसाय अभी भी कर्मचारियों को घर से काम करने का सुझाव दे रहे हैं। इसका मतलब है कि आप अपने इनबॉक्स में अधिक समय बिता रहे होंगे। इसलिए, आज हम Outlook.com का अधिकतम लाभ उठाने के लिए कुछ टिप्स और ट्रिक्स देखेंगे।
अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित करें
हमारी सूची में सबसे पहले इनबॉक्स को व्यवस्थित करने के कुछ तरीके हैं। हम Focused Inbox चालू करने का सुझाव देते हैं। यह आमतौर पर डिफ़ॉल्ट रूप से चालू होता है, लेकिन आप स्क्रीन के ऊपरी बाएं कोने में सेटिंग्स कॉग पर क्लिक करके और फिर Focused inbox के लिए टॉगल स्विच पर क्लिक करके इसे चालू कर सकते हैं। फोकस्ड इनबॉक्स के साथ, Outlook उन संदेशों को फ़िल्टर करता है जो उसे लगता है कि सबसे महत्वपूर्ण हैं। आप किसी भी समय Other सेक्शन पर क्लिक करके गैर-महत्वपूर्ण संदेशों पर स्विच कर पाएंगे।
जब आप यहां हैं, तो आप अपने इनबॉक्स को फ़िल्टर भी कर सकते हैं। फोकस्ड इनबॉक्स चालू होने के बावजूद, आपको अभी भी कुछ ऐसे संदेश मिलेंगे जो आप पर लागू नहीं होते, इसलिए फ़िल्टर फ़ंक्शन का उपयोग करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें। इनबॉक्स के ऊपरी दाएं कोने में Filter बटन पर क्लिक करके संदेशों को फ़िल्टर करें। आप अनरीड, टू मी, फ्लैग्ड, मेंशन, अटैचमेंट, सॉर्ट, और बहुत कुछ के द्वारा फ़िल्टर कर सकते हैं।
अपने फोकस्ड इनबॉक्स को प्रशिक्षित करें
यदि आपका फोकस्ड इनबॉक्स बिल्कुल फोकस्ड नहीं है और संदेश Other में दिखाई दे रहे हैं, तो चीजों को साफ करने का एक तरीका है। हमारी दूसरी टिप के लिए, हम Other और फोकस्ड इनबॉक्स के बीच संदेशों को ले जाकर अपने फोकस्ड इनबॉक्स को प्रशिक्षित करने का सुझाव देते हैं। ऐसा करने के लिए, Other से संदेश पर क्लिक करें और फिर स्क्रीन के शीर्ष पर Move to बटन पर क्लिक करें। वहां से, Always move to focused inbox चुनें। इस विकल्प के चयनित होने पर, इस प्रेषक के संदेश हमेशा आपके फोकस्ड इनबॉक्स में जाएंगे, ताकि यह दृश्य में रहे।
कीबोर्ड शॉर्टकट आज़माएं
| शॉर्टकट | दबाने योग्य कुंजियाँ |
|---|---|
| नया संदेश | CTRL+N |
| उत्तर दें | CTRL+R |
| सभी को उत्तर दें | CTRL+SHIFT+R |
| आगे भेजें | CTRL+SHIFT+F |
| पिछला/अगला | ऊपर/नीचे कुंजियाँ |
Outlook.com का उपयोग करते समय अपने व्यस्त दिन में समय बचाना चाहते हैं? माउस को खींचने के बजाय कुछ कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग क्यों न करें? Word, Excel, और PowerPoint की तरह, वेब पर Outlook में सामान्य कार्यक्षमता के लिए कुछ कीबोर्ड शॉर्टकट हैं। इन शॉर्टकट्स के साथ, आप कुछ समय बचा पाएंगे और शायद कुछ और काम कर पाएंगे। ऊपर दी गई तालिका पर एक नज़र डालें, और Microsoft पर पूरी सूची यहां देखें।
भटका हुआ महसूस कर रहे हैं? सहायता के लिए सेटिंग्स खोजें
यदि आप Outlook.com में नौसिखिए हैं, तो खो जाना आसान हो सकता है। आप यह नहीं समझ पाएंगे कि अपने इनबॉक्स, संदेश पढ़ने, संदेश भेजने, या अधिक से संबंधित किसी सेटिंग को कैसे बदलें। खैर, Microsoft आपकी मदद करता है। स्क्रीन के ऊपरी दाएं कोने में सेटिंग्स कॉग से, आप सामान्य सेटिंग्स खोज सकते हैं। इसमें थीम बदलना, साझा करना, फॉरवर्डिंग, टाइम ज़ोन, और बहुत कुछ शामिल है। आप सभी Outlook सेटिंग्स देखने के लिए लिंक पर भी क्लिक कर सकते हैं। यह नीचे उपलब्ध है।
एक हस्ताक्षर बनाएं या आउट ऑफ ऑफिस नोटिफिकेशन सेट करें
हमारी सूची में अंतिम दो चीजें हैं जो आपके लिए उपयोगी होंगी। पहला है हस्ताक्षर बनाना, और दूसरा है आउट ऑफ ऑफिस नोटिफिकेशन सेट करना। हस्ताक्षर बनाने से आपके ईमेल को एक व्यक्तिगत स्पर्श मिलता है, और आउट ऑफ ऑफिस नोटिफिकेशन जब आप काम के लिए उपलब्ध नहीं होते तो संदेशों का ऑटो-रिप्लाई करेंगे।
हस्ताक्षर सेट अप करने के लिए, settings मेनू पर जाएं, और फिर View all Outlook settings चुनें। वहां से, Mail पर क्लिक करें इसके बाद Compose and reply। उस पेज से, आप एक हस्ताक्षर बना पाएंगे जो स्वचालित रूप से आपके ईमेल संदेशों में जुड़ जाएगा। आप इसे आपके द्वारा लिखे गए नए संदेशों, या उन संदेशों पर शामिल करना चुन सकते हैं जिन्हें आप फॉरवर्ड या उत्तर देते हैं।
अंत में, आउट ऑफ ऑफिस नोटिफिकेशन सेट करने के लिए आप वापस settings मेनू पर जा सकते हैं और view all outlook settings चुन सकते हैं। वहां से, mail पर क्लिक करें, और फिर Automatic Replies। ऑटो-रिप्लाई चालू करने के लिए चेकबॉक्स चुनें, और फिर उत्तर भेजने के लिए समय और तारीख दर्ज करें और फिर अपना संदेश (आउट ऑफ ऑफिस होने के बारे में) दर्ज करें और फिर Save पर क्लिक करें।
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पिछले वर्ष में, हमने कई अन्य Microsoft 365 संबंधित विषयों को कवर किया है। हम सुझाव देते हैं कि आप उन्हें हमारे समर्पित न्यूज़ हब पर देखें। कुछ विषयों में मीटिंग्स कैसे प्रबंधित करें, Outlook के साथ Microsoft To Do का उपयोग कैसे करें, और बहुत कुछ शामिल हैं। साथ ही, कमेंट करके हमें बताएं कि आप Outlook का उपयोग कैसे कर रहे हैं।
