यदि आप एक छोटे व्यवसाय के मालिक हैं, तो आपके पास IT स्टाफ या कोई ऐसा व्यक्ति नहीं हो सकता है जो लगातार जांच करे कि Microsoft 365 में तैर रहा आपका डेटा और जानकारी सुरक्षित और संरक्षित है या नहीं। सौभाग्य से, Microsoft के पास आपके सब्सक्रिप्शन में शामिल एक नया प्रीव्यू फीचर है जिसे Compliance Score कहा जाता है जो आपकी मदद कर सकता है।
Compliance Score के साथ, आपको अनुपालन मानकों को प्रबंधित करने का एक सरल तरीका मिलता है। आपको उन सुरक्षा कार्यों के लिए सिफारिशें मिलती हैं जो आप उद्योग नियमों और मानकों का पालन करने के लिए कर सकते हैं जिनके बारे में अन्य कंपनियां अक्सर IT विभागों को सोचने और संभालने के लिए भुगतान करती हैं। यहां बताया गया है कि आप इसका उपयोग कैसे कर सकते हैं।
समझने योग्य मुख्य बातें
Compliance Score में गोता लगाने से पहले, शर्तों का एक सेट है जिसे आपको समझने की आवश्यकता होगी। आप control नामक कुछ देखेंगे। Control एक आवश्यकता या विनियमन, मानक, या नीति है। आप एक action भी देखेंगे, जो एक गतिविधि है जो आपको control लागू करने में मदद करती है। अंत में, आप एक assessment देखेंगे जो एक विशिष्ट विनियमन, मानक, या नीति से controls का समूह है।
इसके अलावा, Compliance Score को Compliance Manager या Center के साथ भ्रमित नहीं किया जाना चाहिए। वे एक ही बैकएंड साझा करते हैं, लेकिन Compliance Score, Compliance Manager का एक सरलीकृत संस्करण है और आपको अपने संगठन की वर्तमान अनुपालन स्थिति का अधिक पूर्ण दृश्य देता है, साथ ही इसे सुधारने के लिए आप जो कदम उठा सकते हैं।
कृपया ध्यान रखें कि Microsoft आपको कुछ सबसे सामान्य विनियमों और मानकों के आधार पर एक प्रारंभिक संख्यात्मक स्कोर प्रदान करेगा। Microsoft द्वारा समझाया गया, यह जोखिम-आधारित स्कोर "डेटा सुरक्षा और नियामक मानकों के आसपास जोखिम कम करने में मदद करने वाले कार्यों को पूरा करने में आपकी प्रगति को मापता है।"
आप अपनी कंपनी के लिए प्रासंगिक आकलन बनाकर और लेकर इस स्कोर को सुधारने में सक्षम होंगे। आप इन आकलनों का चयन, संशोधन, या अपना खुद का निर्माण करने में सक्षम होंगे ताकि आप उन चीजों को देख सकें जो आपके लिए सबसे महत्वपूर्ण हैं। बस ध्यान रखें कि उच्च स्कोर होने का हमेशा यह मतलब नहीं है कि आप पूरी तरह से अनुपालन कर रहे हैं। Microsoft के अनुसार, यह "किसी विशेष मानक या विनियमन के साथ संगठनात्मक अनुपालन के पूर्ण उपाय को व्यक्त नहीं करता है।"
अंत में, आप अपने अनुपालन को बेहतर बनाने के लिए त्वरित कार्रवाई देख पाएंगे। उनके पास सही समाधान के लिए चरण-दर-चरण निर्देशों के साथ विस्तृत मार्गदर्शन होगा। इन्हें पूरा करने से आपका स्कोर बेहतर होगा।
होम डैशबोर्ड का उपयोग कैसे करें
एक बार जब आप Microsoft 365 ऐप लॉन्चर से Compliance पर क्लिक करके अपना Compliance Score देखने जाएंगे, तो आपको Microsoft 365 Compliance Center पर ले जाया जाएगा। यहां से, आप विभिन्न सेक्शन देखेंगे। पहला आपके अनुपालन स्कोर को दिखाएगा, जो सूचना की रक्षा, पहुंच नियंत्रित करना, डिवाइस प्रबंधन, और बहुत कुछ जैसे विभिन्न कार्यों में विभाजित है।
यहां से, आप उन सेक्शन पर नेविगेट कर पाएंगे जिनका हम नीचे वर्णन करेंगे। आप क्लाउड ऐप अनुपालन, साथ ही फ़ाइलें साझा करने वाले यूजर्स जैसी चीजें भी देखेंगे। इसके अलावा, यहां सुरक्षा अलर्ट के लिए एक सेक्शन होगा, साझा फ़ाइलों की एक सूची जो आपकी सुरक्षा से समझौता कर सकती हैं, और हाई-रिस्क ऐप्स। आप इनमें से प्रत्येक सेक्शन पर अधिक विवरण और आपके डेटा की गतिविधि पर एक नज़र के लिए क्लिक कर सकते हैं।
अपना अनुपालन स्कोर कैसे देखें
अपने अनुपालन स्कोर में गहराई से जाने के लिए, आप साइडबार में compliance score पर क्लिक कर सकते हैं। यहां से, आप अपना समग्र स्कोर देखेंगे। आप उस डेटा को देखने के लिए ऊपर और नीचे स्क्रॉल कर सकते हैं जो स्कोर में गया, और कुछ प्रमुख सुधार कार्य जो आप कर सकते हैं।
शीर्ष पर, कुछ टैब होंगे, जिनमें से एक में सुधार सुझाव हैं। इस पर क्लिक करने से आपको कुछ कार्रवाइयां करने के तरीके पर चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका मिलेगी ताकि आपका स्कोर बढ़ सके।
एक अन्य टैब में समाधान और आकलन होंगे। ये आपको दिखाएंगे कि कुछ समाधान आपके स्कोर में कैसे योगदान दे सकते हैं। आकलन भी होंगे। इन पर क्लिक करने से आपको कुछ प्रकारों द्वारा निर्दिष्ट डेटा सुरक्षा नियंत्रणों को लागू करने में मदद मिलेगी। इनमें अनुपालन, सुरक्षा, गोपनीयता, और डेटा सुरक्षा मानक, विनियमन, और कानून शामिल हैं।
डेटा वर्गीकरण कैसे जांचें
Compliance Score में तीसरा सेक्शन डेटा वर्गीकरण होगा। यहां से आप क्लासिफायर बना सकते हैं जिनका उपयोग आपके संवेदनशील डेटा की रक्षा और संचालन के लिए किया जा सकता है। फिर आप यह पता लगा पाएंगे कि कौन सा डेटा लेबल किया जा रहा है ताकि आप अपनी वर्गीकरण रणनीतियों को ठीक कर सकें।
आपको अवलोकन पेज पर एक स्नैपशॉट मिलेगा। यहां से, आपको Microsoft 365 ऐप्स में संवेदनशील जानकारी और लेबल कहां उपयोग किए जा रहे हैं, इसकी त्वरित झलक मिलेगी और उनकी जांच के लिए कुछ लिंक मिलेंगे। आप कंटेंट एक्सप्लोरर के साथ वर्गीकृत सामग्री में गहराई से गोता लगा सकते हैं, जो आपको संवेदनशील जानकारी प्रकार या लेबल के अनुसार फ़िल्टर करने की अनुमति देता है ताकि आप देख सकें कि आपके व्यवसाय के अंदर कितने आइटम वर्गीकृत हैं। अंत में, आप स्थानों में वर्गीकरण गतिविधियों और रुझानों के विस्तृत दृश्य के साथ गतिविधि की निगरानी और समीक्षा कर सकते हैं।
नीतियों का प्रबंधन कैसे करें
पॉलिसी सेक्शन से, आप Microsoft 365 में कुछ नीतियां सेट अप कर पाएंगे जो आपके स्कोर को सुधारने में मदद कर सकती हैं। ये नीतियां प्रकारों द्वारा सूचीबद्ध होंगी, चाहे वह डेटा, एक्सेस, या सुरक्षा हो। आमतौर पर, ये नीतियां अधिक अनुभवी यूजर्स और IT एडमिन के लिए होती हैं, लेकिन किसी एक पर क्लिक करने से आपको मूल बातें और एक व्याख्या मिलेगी कि आप पॉलिसी को कैसे बदलकर अपने अनुपालन स्कोर को सुधार सकते हैं। ज्यादातर मामलों में, एक लिंक भी होगा जो आपको उक्त नीति के लिए Microsoft के डॉक्यूमेंटेशन पर ले जाएगा।
अनुमतियों का प्रबंधन कैसे करें
अगला, अनुमतियों का सेक्शन है। यहां से, आप Microsoft 365 अनुमतियों और Office 365 में भूमिकाओं को असाइन कर सकते हैं। आप यूजर्स को ग्लोबल एडमिनिस्ट्रेटर, डेटा एडमिनिस्ट्रेटर, अनुपालन एडमिनिस्ट्रेटर, और बहुत कुछ के रूप में जोड़ सकते हैं। ध्यान रखें, हालांकि, Office 365 भूमिकाओं का एक अलग पेज है, और आपको उसके लिए यहां जाना होगा। यदि आपको अनुमतियां सेट करने में परेशानी हो रही है, तो हम आपको Microsoft 365 में विभिन्न प्रशासनिक भूमिकाओं पर हमारे गाइड को देखने के लिए आमंत्रित करते हैं।
कैटलॉग का उपयोग कैसे करें
कैटलॉग सेक्शन में, आपको कुछ समाधान मिलेंगे जिन्हें आप अपने संगठन के अंदर ले जा सकते हैं ताकि समग्र अनुपालन स्टोर में सुधार हो सके। इसमें डेटा हानि रोकथाम, सूचना शासन, सूचना सुरक्षा, रिकॉर्ड प्रबंधन, और बहुत कुछ जैसे विषय शामिल हैं। आप यह भी देखेंगे कि आप आंतरिक जोखिमों की पहचान, विश्लेषण, और उपचार कैसे कर सकते हैं, साथ ही ऑडिट, डेटा जांच, और बहुत कुछ का जवाब कैसे दे सकते हैं। इनमें से प्रत्येक समाधान चरण-दर-चरण गाइड और यहां तक कि वीडियो के साथ आते हैं जो बताते हैं कि आप उनके साथ कैसे शुरुआत कर सकते हैं।
कस्टमाइज़ करना और अधिक
ये Compliance Score की जांच की मूल बातें हैं, लेकिन आप थोड़ा और कर सकते हैं। यदि आप Compliance डैशबोर्ड के लुक को कस्टमाइज़ करना पसंद करते हैं, तो आप साइड पर Customize navigation पर क्लिक करके ऐसा कर सकते हैं। यह आपको विभिन्न चीजें दिखाएगा जिन पर हमने यहां पहले ही चर्चा की है। आपके परिवर्तन आपके लिए अद्वितीय होंगे और अन्य एडमिन को प्रभावित नहीं करेंगे।
अपने Compliance Score के साथ बेझिझक खेलें, और नीचे कमेंट करके हमें बताएं कि आप इस अनुभव को कैसे पसंद कर रहे हैं। इसके अलावा, अधिक कैसे-कैसे और अन्य गाइड के लिए हमारे Microsoft 365 हब को देखना न भूलें।
