यदि आपके IT व्यवस्थापक ने इसे सक्षम किया है, तो आप Microsoft Teams में "Shifts" अनुभव देख सकते हैं। यह एक शेड्यूल प्रबंधन टूल है जो प्रबंधकों और प्रथम पंक्ति के कर्मचारियों के लिए अभिप्रेत है (जो वे लोग हैं जो सीधे ग्राहकों या आम जनता के संपर्क में आते हैं।) यह बिना किसी अतिरिक्त लागत के टीम योजनाओं के साथ शामिल है और Microsoft के पुराने स्टाफ हब अनुभव को भी प्रतिस्थापित करता है। ।
लेकिन, यह सिर्फ फर्स्टलाइन वर्कर्स के लिए नहीं है। शिफ्ट के साथ, प्रबंधक शेड्यूल बनाने, शिफ्ट की अदला-बदली करने, समूह बनाने, टाइम-ऑफ अनुरोध करने और यहां तक कि एक समय घड़ी रखने में सक्षम हैं। यह सुविधा छोटे व्यवसायों के लिए काफी उपयोगी हो सकती है क्योंकि यह Microsoft Teams अनुभव के लिए अत्यधिक अनुकूलित है। अपने और अपने कर्मचारी के काम के घंटों और शेड्यूल को प्रबंधित करने के लिए आप इसके साथ कैसे शुरुआत कर सकते हैं, इस पर एक व्यापक नज़र डालें।
Shift ऐप खोलना और नई शिफ़्ट प्रबंधित करना शुरू करना
आरंभ करने के लिए, आपको Shift ऐप खोलना होगा। इसे Teams के लेफ्ट साइड में बनाया गया है। यदि आप इसे वहां नहीं देखते हैं, तो आपको ... अधिक ऐप्स . पर क्लिक करना होगा और इसे सूची में खोजें। वहां पहुंचने पर, आपको वर्तमान सप्ताह के लिए आपको सौंपी गई शिफ्टों की एक सूची दिखाई देगी। अगर कुछ भी नहीं है, तो आपको एक प्रबंधक या व्यवस्थापक को आपको एक शिफ्ट सौंपने की आवश्यकता है, या उन्हें ऐप के माध्यम से एक जोड़ने के लिए कहें।
हम चर्चा करने वाले हैं कि आगे प्रबंधक या व्यवस्थापक ऐसा कैसे कर सकते हैं, लेकिन ध्यान रखें कि ये अगले चरण आम तौर पर प्रबंधकों या केवल सही व्यवस्थापक अनुमतियों वाले लोगों के लिए अभिप्रेत हैं। प्रबंधक शिफ़्ट में केवल तभी शेड्यूल बना सकते हैं जब वे Office 365 टीम के स्वामी हों . बाकी सभी लोगों के पास अभी भी Shift तक पहुंच होगी, लेकिन उनके पास केवल सप्ताह के लिए अपनी स्वयं की शिफ्ट देखने या समय की छुट्टी और अन्य अनुरोधों को प्रबंधित करने के विकल्प होंगे।
यदि आप एक प्रबंधक हैं और आपके पास शिफ्ट बनाना जारी रखने के लिए उचित अनुमतियां हैं, तो आप बनाएं चुनना चाहेंगे पृष्ठ पर टीमों की सूची से। एक बार जब आप बनाएं . चुनते हैं आपको शिफ्ट के लिए एक समय क्षेत्र चुनने के लिए कहा जाएगा। यदि आप विश्व स्तर पर काम कर रहे हैं, जैसा कि हम यहां ओएनएमएसएफटी में हैं, तो हो सकता है कि आप एक ऐसा समय क्षेत्र चुनना चाहें जिसे हर कोई समझ सके। जैसा कि हम माइक्रोसॉफ्ट के बारे में लिख रहे हैं, हम प्रशांत समय क्षेत्र का उपयोग करते हैं, जिसमें रेडमंड, सिएटल, कंपनी स्थित है।
फिर आप शेड्यूल बनाने के लिए टीमों को कुछ समय देना चाहेंगे। जब हो जाए, तो आपको भ्रमण करने के लिए प्रेरित किया जाएगा। यह आपको दिखाता है कि आप टीम के सदस्यों को कैसे जोड़ सकते हैं, शिफ्ट बना सकते हैं, और बहुत कुछ। हम अगले अनुभागों में उनके बारे में जानेंगे।
प्रबंधक कैसे शिफ़्ट और शेड्यूल बना सकते हैं
प्रबंधक और जिनके पास सही Office 365 अनुमतियाँ हैं, वे Microsoft Teams में Shift वाले कर्मचारियों के लिए शिफ़्ट और शेड्यूल बना सकते हैं। यह "लोगों को समूह में जोड़ें" बटन पर क्लिक करके किया जा सकता है। यह आइकन स्क्रीन के सबसे दाहिनी ओर किसी व्यक्ति की तस्वीर के रूप में दिखाई देता है। आप तब तक शिफ्ट और शेड्यूल में किसी को भी जोड़ सकेंगे, जब तक उनके पास आपकी Office 365 योजना के तहत एक मान्य प्रोफ़ाइल है।
एक बार जब किसी व्यक्ति को समूह में "जोड़ दिया" जाता है, तो आप उनके लिए एक शिफ़्ट बना सकते हैं। ऐसा करने के लिए, सप्ताह के लिए उनके शेड्यूल में खाली स्लॉट पर बस डबल क्लिक करें। डिफ़ॉल्ट रूप से, यह शेड्यूल सप्ताह के दिनों में विभाजित किया जाएगा। वहां से, आप किसी विशिष्ट दिन पर डबल-क्लिक कर सकते हैं और विशिष्ट शिफ्ट के बारे में कुछ विवरण भर सकते हैं। इसमें प्रारंभ और समाप्ति समय, एक विशिष्ट विषय (या गतिविधि) के लिए एक रंग शामिल है, कुछ नोट्स जो कि बदलाव के लिए है। आप गतिविधि जोड़ें . पर क्लिक करके कुछ और विशिष्ट गतिविधियों को भी जोड़ सकते हैं जिन्हें कवर नहीं किया गया है बटन।
एक बार हो जाने के बाद, सहेजें . पर क्लिक करके शिफ़्ट को शेड्यूल में जोड़ा जा सकता है बटन। आप कभी भी वापस जा सकते हैं और शेड्यूल में राइट-क्लिक करके और शिफ्ट संपादित करें choosing चुनकर विवरण संपादित कर सकते हैं . यदि आप इसे किसी अन्य दिन में कॉपी करना चाहते हैं, (जो हम इसलिए करते हैं क्योंकि हमारे यहां ओनएमएसएफटी में बहुत सारे समान लेखन बदलाव हैं), तो आप राइट-क्लिक कर सकते हैं, कॉपी करें चुनें। और फिर जहां आप शिफ्ट रखना चाहते हैं वहां राइट-क्लिक करें और पेस्ट करें चुनें।
यदि आप शेड्यूल को थोड़ा कस्टमाइज़ करना चाहते हैं, तो आप शिफ्ट स्लॉट के ऊपर वाले बॉक्स में एक नाम या अतिरिक्त विवरण दर्ज कर सकते हैं। आप दिन के नोट्स . के अंतर्गत कुछ नोट्स भी जोड़ सकते हैं स्वयं को कुछ अतिरिक्त जानकारी देने के लिए अनुभाग।
आप ओपन शिफ्ट्स क्षेत्र पर क्लिक करके कुछ ओपन शिफ्ट भी बना सकते हैं। इससे पहले कि आप उन्हें अपने अन्य सदस्यों को सौंपें, इससे आप "मुफ़्त" बदलाव कर सकेंगे। जब आप एक ओपन शिफ्ट बनाते हैं, तो आप इसे टीम के सदस्यों को असाइन करने में सक्षम होंगे। बस ... . पर क्लिक करें इसके अंतर्गत, और ओपन शिफ्ट असाइन करें चुनें।
सदस्यों द्वारा दृश्य को फ़िल्टर करने, वर्तमान दृश्य को प्रिंट करने, या बदलाव, उपलब्धता या समूहों के आधार पर दृश्य बदलने के लिए अतिरिक्त नियंत्रण भी हैं। जरूरत पड़ने पर आप इसे एक दिन, सप्ताह या महीने के दृश्य में भी बदल सकते हैं।
अपनी टीम के साथ बदलाव साझा करना
एक बार शिफ्ट बन जाने के बाद, यह आधिकारिक नहीं होता है या आपके कर्मचारी के टीम के संस्करण में तब तक दिखाई नहीं देता जब तक इसे साझा नहीं किया जाता है। आप बैंगनी टीम के साथ साझा करें . पर क्लिक करके ऐसा कर सकते हैं स्क्रीन के ऊपर दाईं ओर बटन। इसके बाद यह आपको टीम के सदस्यों के साथ इसे साझा करने के तरीके पर अतिरिक्त नियंत्रण देगा। आप उन दिनों को चुनने के लिए कुछ विकल्प देखेंगे जिन्हें आप टीम के सदस्यों के साथ साझा करना चाहते हैं। उस श्रेणी का चयन करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें जिसे आप शामिल करना चाहते हैं। वे पूरी टीम को सूचित करने के लिए चेकबॉक्स भी होंगे (जो कि शेड्यूल पर सूचीबद्ध सभी हैं) या केवल वे लोग जो प्रभावित हुए हैं (वे लोग जिन्हें आपने अभी-अभी शिफ्ट सौंपा है।)
अवकाश और अन्य अनुरोधों का प्रबंधन या प्रबंधन करना
शिफ्ट और शेड्यूल बनाए गए, आपके टीम के उपयोगकर्ताओं और कर्मचारियों के पास टीम के शिफ्ट अनुभाग पर क्लिक करते समय अपना शेड्यूल देखने के लिए नए विकल्प होंगे। हालांकि, अपना शेड्यूल देखने के अलावा, वे समय की छुट्टी का अनुरोध भी कर सकते हैं और अन्य अनुरोध कर सकते हैं। यह स्क्रीन के ऊपरी दाएं कोने में एक प्रश्न चिह्न वाली घड़ी के आकार के आइकन पर क्लिक करके किया जाता है।
उपयोगकर्ता समय के लिए अनुरोध कर सकते हैं, और फिर इसकी स्थिति की जांच कर सकते हैं। जरूरत पड़ने पर वे इसे रद्द भी कर सकते हैं। वे अपनी शिफ्ट की अदला-बदली करने या किसी अन्य के लिए प्रस्ताव देने का भी अनुरोध कर सकते हैं। एक अच्छा यूआई है जो उन्हें एक कारण चुनने देता है, इसके लिए एक नोट छोड़ दें, जैसा कि ऊपर देखा गया है।
एक प्रबंधक या व्यवस्थापक के रूप में, इन अनुरोधों को स्वीकार करना आपके ऊपर होगा। आप अनुरोध . पर क्लिक करके ऐसा कर सकते हैं शिफ्ट के तहत टैब। आप इसे प्रगति पर के अंतर्गत देखेंगे। फिर आप इसे स्क्रीन के दाईं ओर चेक कर सकते हैं। जैसा कि हमने ऊपर छोड़ा है, आपके पास इसे स्वीकृत या अस्वीकार करने के विकल्प होंगे। जब आप एक प्रबंधक के रूप में स्वीकृति देते हैं, तो उपयोगकर्ता को इसके बारे में सूचित किया जाएगा।
समय घड़ी को शिफ़्ट में सेट करना
टीमों में बदलाव का अंतिम पहलू जिसे हम कवर करेंगे वह टाइम क्लॉक है। यह टाइम क्लॉक विकल्प आपके कर्मचारियों को उनके मोबाइल उपकरणों का उपयोग करके अंदर और बाहर घड़ी करने देगा। एक प्रबंधक के रूप में, आप वैकल्पिक स्थान पहचान भी सेट कर सकते हैं। यह पता लगाएगा कि कर्मचारी घड़ी के अंदर और बाहर कहां हैं। टीमों में शिफ्ट में सेटिंग टैब पर क्लिक करके इन सेटिंग्स को किसी भी समय बदला या हटाया जा सकता है। आपको एक सेटअप शुरू करें . दिखाई देगा इसे सेट करने के लिए वहां बटन दबाएं।
आपके कर्मचारी अपने आईओएस या एंड्रॉइड मोबाइल उपकरणों पर माइक्रोसॉफ्ट टीम में टाइम क्लॉक का उपयोग कर सकते हैं। जब वे इसे क्लिक करते हैं, तो वे घड़ी पर आने में सक्षम होंगे, और फिर टीम ऐप पर फिर से जाकर ब्रेक के लिए घड़ी से बाहर आ जाएंगे। उनके पास इसकी पुष्टि करने का विकल्प भी होगा। फिर आप इसे एक्सेल स्प्रेडशीट के रूप में निर्यात करने में सक्षम होंगे और इसकी जांच करेंगे और उसी टाइम क्लॉक के माध्यम से घड़ी के अंदर और बाहर की रिपोर्ट डाउनलोड कर सकेंगे। अनुभाग जिसका हमने ऊपर उल्लेख किया है।
आप Shift का उपयोग कैसे करेंगे?
जैसा कि आप देख सकते हैं, टीमों में बदलाव एक बहुत व्यापक समाधान है। यदि आपके पास एडीपी जैसी पेरोल सेवाओं तक पहुंच नहीं है, तो इसका उपयोग काम के घंटों पर नज़र रखने में मदद करने के लिए किया जा सकता है, और भी बहुत कुछ। इसे सेटअप करना भी आसान है, और इसकी आदत पड़ने में ज्यादा समय नहीं लगता है। क्या आपको गाइड मददगार लगा? हमें नीचे टिप्पणी में बताएं, और इस सप्ताह ओएनएमएसएफटी के साथ बने रहना सुनिश्चित करें क्योंकि हम शिफ्ट्स के अनुभव में गहराई से उतरते हैं।