यदि आपके IT एडमिनिस्ट्रेटर ने इसे सक्षम किया है, तो आप Microsoft Teams में "Shifts" अनुभव देख सकते हैं। यह एक शेड्यूल प्रबंधन टूल है जो मैनेजर्स और फ्रंटलाइन वर्कर्स (जो सीधे ग्राहकों या जनता के संपर्क में आते हैं) के लिए बनाया गया है। यह Teams प्लान के साथ बिना किसी अतिरिक्त लागत के शामिल है और Microsoft के पुराने Staff Hub अनुभव को भी बदल देता है।
Shifts ऐप खोलें और नई शिफ्ट प्रबंधित करना शुरू करें
शुरू करने के लिए, आपको Shifts ऐप खोलना होगा। यह Teams के बाएं साइड में बिल्ट-इन होता है। यदि यह वहां नहीं दिखता, तो आपको ... More apps पर क्लिक करके लिस्ट में ढूंढना होगा। एक बार वहां पहुंचने पर, आपको वर्तमान सप्ताह के लिए आपको असाइन की गई शिफ्ट्स की सूची दिखाई देगी। यदि कुछ नहीं है, तो आपको किसी मैनेजर या एडमिन से शिफ्ट असाइन करने या ऐप के माध्यम से जोड़ने के लिए कहना होगा।
हम आगे चर्चा करेंगे कि मैनेजर या एडमिन ऐसा कैसे कर सकते हैं, लेकिन ध्यान रखें कि ये अगले चरण आमतौर पर केवल मैनेजर्स या उचित एडमिन अनुमति वाले लोगों के लिए हैं। मैनेजर Shifts में केवल तभी शेड्यूल बना सकते हैं जब वे Office 365 टीम के मालिक के रूप में सेट हों। बाकी सभी को अभी भी Shifts का एक्सेस मिलेगा, लेकिन वे केवल अपनी साप्ताहिक शिफ्ट देख पाएंगे या टाइम ऑफ और अन्य अनुरोधों का प्रबंधन कर पाएंगे।
यदि आप एक मैनेजर हैं और आपके पास उचित अनुमतियां हैं, तो शिफ्ट बनाने के लिए जारी रखने के लिए, आप पेज पर टीमों की सूची से Create चुनना चाहेंगे। एक बार Create चुनने के बाद, आपसे शिफ्ट के लिए टाइम जोन चुनने के लिए कहा जाएगा। यदि आप वैश्विक स्तर पर काम करते हैं, जैसे हम OnMSFT पर करते हैं, तो आप ऐसा टाइम जोन चुनना चाहेंगे जिसे हर कोई समझ सके। चूंकि हम Microsoft के बारे में लिख रहे हैं, हम पैसिफिक टाइम जोन का उपयोग करते हैं, जहां रेडमंड, सिएटल स्थित है।
फिर आप Teams को शेड्यूल बनाने के लिए कुछ समय देना चाहेंगे। पूरा होने पर, आपको एक टूर लेने के लिए प्रेरित किया जाएगा। यह आपको दिखाता है कि आप टीम मेंबर्स कैसे जोड़ सकते हैं, शिफ्ट कैसे बना सकते हैं, और बहुत कुछ। हम अगले सेक्शन में उन पर चर्चा करेंगे।
मैनेजर शिफ्ट और शेड्यूल कैसे बना सकते हैं
उचित Office 365 अनुमतियों वाले मैनेजर Microsoft Teams में Shifts के साथ कर्मचारियों के लिए शिफ्ट और शेड्यूल बना सकते हैं। यह "add people to the group" बटन पर क्लिक करके किया जा सकता है। यह आइकन स्क्रीन के दाईं ओर एक व्यक्ति की तस्वीर के रूप में दिखाई देता है। आप किसी को भी शिफ्ट और शेड्यूल में जोड़ सकते हैं, जब तक कि उनके पास आपके Office 365 प्लान के तहत एक वैध प्रोफ़ाइल हो।
एक बार कोई "ग्रुप में जोड़ा" जाता है, तो आप उनके लिए शिफ्ट बना सकते हैं। ऐसा करने के लिए, बस उनकी साप्ताहिक शेड्यूल में एक खाली स्लॉट पर डबल-क्लिक करें। डिफ़ॉल्ट रूप से, यह शेड्यूल सप्ताह के दिनों में विभाजित होगा। वहां से, आप एक विशिष्ट दिन पर डबल-क्लिक करके उस विशिष्ट शिफ्ट के बारे में कुछ विवरण भर सकते हैं। इसमें प्रारंभ और समाप्ति समय, एक विशिष्ट थीम (या गतिविधि) के लिए रंग, शिफ्ट किस लिए है इसके बारे में कुछ नोट्स शामिल हैं। आप Add Activity बटन पर क्लिक करके कुछ और विशिष्ट गतिविधियां भी जोड़ सकते हैं जो कवर नहीं की गई हैं।
एक बार हो जाने पर, शिफ्ट को Save बटन पर क्लिक करके शेड्यूल में जोड़ा जा सकता है। आप हमेशा वापस जाकर विवरण संपादित कर सकते हैं, शेड्यूल में राइट-क्लिक करके Edit Shift चुनकर। यदि आप इसे दूसरे दिन कॉपी करना चाहते हैं (जो हम करते हैं क्योंकि OnMSFT पर हमारे पास बहुत सारी समान लेखन शिफ्ट हैं), तो आप राइट-क्लिक करके Copy चुन सकते हैं और फिर जहां आप शिफ्ट रखना चाहते हैं वहां राइट-क्लिक करके Paste चुन सकते हैं।
यदि आप शेड्यूल को थोड़ा कस्टमाइज़ करना चाहते हैं, तो आप शिफ्ट स्लॉट के ऊपर बॉक्स में नाम या अतिरिक्त विवरण दर्ज कर सकते हैं। आप Day Notes सेक्शन के तहत कुछ नोट्स भी जोड़ सकते हैं ताकि आपको कुछ अतिरिक्त जानकारी मिल सके।
आप Open Shifts एरिया पर क्लिक करके कुछ ओपन शिफ्ट भी बना सकते हैं। यह आपको उन्हें अपने अन्य मेंबर्स को असाइन करने से पहले "फ्री" शिफ्ट बनाने देगा। जब आप एक ओपन शिफ्ट बनाते हैं, तो आप उसे टीम मेंबर्स को असाइन कर सकते हैं। बस उसके नीचे ... पर क्लिक करें और Assign open shift चुनें।
व्यू को मेंबर्स द्वारा फ़िल्टर करने, वर्तमान व्यू को प्रिंट करने, या शिफ्ट, उपलब्धता, या ग्रुप्स के आधार पर व्यू बदलने के लिए अतिरिक्त कंट्रोल भी हैं। आप चाहें तो दिन, सप्ताह, या महीने के व्यू में भी बदल सकते हैं।
अपनी टीम के साथ शिफ्ट साझा करना
एक बार शिफ्ट बन जाने के बाद, यह तब तक आधिकारिक नहीं होती या आपके कर्मचारी के Teams संस्करण में दिखाई नहीं देती जब तक इसे साझा नहीं किया जाता। आप स्क्रीन के ऊपरी दाएं कोने में बैंगनी Share with team बटन पर क्लिक करके ऐसा कर सकते हैं। यह आपको टीम मेंबर्स के साथ इसे कैसे साझा करना है, इस पर अतिरिक्त कंट्रोल देगा। आप उन दिनों को चुनने के विकल्प देखेंगे जिन्हें आप टीम मेंबर्स के साथ साझा करना चाहते हैं। आप जिस रेंज को शामिल करना चाहते हैं उसे चुनने के लिए स्वतंत्र महसूस करें। पूरी टीम को सूचित करने (जो शेड्यूल पर सूचीबद्ध सभी लोग हैं) या केवल प्रभावित लोगों को (जिन लोगों को आपने अभी शिफ्ट असाइन की है) के लिए चेकबॉक्स भी होंगे।
टाइम ऑफ और अन्य अनुरोधों का प्रबंधन करना
शिफ्ट और शेड्यूल बन जाने के बाद, आपके Teams यूजर्स और कर्मचारियों के पास Teams के Shifts सेक्शन पर क्लिक करके अपना शेड्यूल देखने के नए विकल्प होंगे। अपने शेड्यूल को देखने के अलावा, वे टाइम ऑफ का अनुरोध भी कर सकते हैं और अन्य अनुरोध डाल सकते हैं। यह स्क्रीन के ऊपरी दाएं कोने में घड़ी जैसे आइकन पर क्लिक करके किया जाता है जिस पर प्रश्न चिह्न होता है।
यूजर्स टाइम ऑफ के लिए अनुरोध डाल सकते हैं, और फिर उसकी स्थिति जांच सकते हैं। वे इसे रद्द भी कर सकते हैं, यदि आवश्यक हो। वे अपनी शिफ्ट स्वैप करने का अनुरोध भी कर सकते हैं या किसी अन्य के लिए ऑफर दे सकते हैं। इसके लिए एक अच्छा UI है जो उन्हें एक कारण चुनने, इसके लिए एक नोट छोड़ने की सुविधा देता है, जैसा कि ऊपर देखा गया है।
एक मैनेजर या एडमिन के रूप में, इन अनुरोधों को मंजूरी देना आप पर निर्भर करेगा। आप Shifts के तहत Requests टैब पर क्लिक करके ऐसा कर सकते हैं। आप इसे In progress के तहत देखेंगे। आप फिर स्क्रीन के दाईं ओर इस पर जांच कर सकते हैं। आपके लिए इसे मंजूर या अस्वीकार करने के विकल्प होंगे, जैसा कि हमने ऊपर छोड़ा है। जब आप एक मैनेजर के रूप में मंजूरी देते हैं, तो यूजर को इसके बारे में सूचित किया जाएगा।
Shifts में टाइम क्लॉक सेट करना
Teams में Shifts का अंतिम पहलू जिसे हम कवर करेंगे वह है टाइम क्लॉक। यह टाइम क्लॉक विकल्प आपके कर्मचारियों को उनके मोबाइल डिवाइस का उपयोग करके क्लॉक इन और आउट करने देगा। एक मैनेजर के रूप में, आप वैकल्पिक स्थान पहचान भी सेट कर सकते हैं। यह पता लगाएगा कि कर्मचारी क्लॉक इन और आउट करते समय कहां हैं। इन सेटिंग्स को Teams में Shifts में Settings टैब पर क्लिक करके किसी भी समय बदला या हटाया जा सकता है। आपको वहां इसे सेट करने के लिए एक Begin setup बटन दिखाई देगा।
आपके कर्मचारी अपने iOS या Android मोबाइल डिवाइस पर Microsoft Teams में टाइम क्लॉक का उपयोग कर सकते हैं। जब वे इस पर क्लिक करते हैं, तो वे क्लॉक पर आ सकते हैं, और फिर Teams ऐप को दोबारा देखकर ब्रेक के लिए क्लॉक ऑफ कर सकते हैं। उनके पास इसकी पुष्टि करने का विकल्प भी होगा। आप फिर इसे Excel स्प्रेडशीट के रूप में एक्सपोर्ट कर सकते हैं और उसी Time Clock सेक्शन के माध्यम से क्लॉक इन और आउट की रिपोर्ट देख और डाउनलोड कर सकते हैं जिसका हमने ऊपर उल्लेख किया था।
आप Shifts का उपयोग कैसे करेंगे?
जैसा कि आप देख सकते हैं, Teams में Shifts एक काफी व्यापक समाधान है। यदि आपके पास ADP जैसी पेरोल सेवाओं तक पहुंच नहीं है, तो इसका उपयोग कार्य घंटों को ट्रैक करने में मदद के लिए किया जा सकता है, और भी बहुत कुछ। इसे सेट करना भी सरल है, और इसकी आदत डालने में ज्यादा समय नहीं लगता। क्या आपको हमारा गाइड मददगार लगा? नीचे कमेंट में हमें बताएं, और इस सप्ताह OnMSFT से जुड़े रहें क्योंकि हम Shifts अनुभव में गहराई से गोता लगाते हैं।
