आपके द्वारा किसी दस्तावेज़ में किए गए परिवर्तनों के बारे में चिंता न करना या दस्तावेज़ लिखते समय उसे सहेजना आजकल एक महत्वपूर्ण विशेषता है। वे दिन गए जब आपको किसी दस्तावेज़ में किए गए संपादन को मैन्युअल रूप से सहेजना पड़ता था। हालांकि, कुछ उपयोगकर्ता हैं जो अपने मैक मशीनों पर Microsoft Office उत्पादों के साथ आने वाली ऑटोसेव सुविधा के साथ एक समस्या का सामना कर रहे हैं। जैसा कि सामने आया है, ऑटोसेव सुविधा या तो ग्रे आउट हो जाती है या ठीक से काम नहीं कर रही है जिसका अर्थ है कि फाइल ऑटोमैटिकली सहेजी नहीं जा रही है।
आपके सिस्टम पर सामान्य स्थानीय फाइलें इस मामले का अपवाद हैं क्योंकि यह समस्या केवल तब होती है जब फाइल OneDrive के साथ सिंक की जाती है। मूल रूप से, सुविधा कैसे काम करती है जब आप किसी फाइल को अपने OneDrive अकाउंट में सहेजते हैं, तो यह ऑटोमैटिकली सहेजी जाती है ताकि आपके द्वारा किए गए परिवर्तन स्थानीय संस्करण के साथ-साथ क्लाउड पर संग्रहीत संस्करण दोनों पर मौजूद हों। इसलिए, जब आप किसी ऐसी फाइल पर काम कर रहे होते हैं जो आपके पर्सनल OneDrive, OneDrive for Business, या Microsoft Sharepoint पर सहेजी जाती है, तो ऑटोसेव ऑटोमैटिकली सक्षम हो जाता है। कुछ कारण हैं कि ऑटोसेव आपके मामले में काम नहीं कर रहा है जिन्हें हम नीचे सूचीबद्ध करने जा रहे हैं।
- फाइल को स्थानीय रूप से सहेजना — ऑटोसेव सुविधा के बंद या ग्रे आउट होने के मुख्य कारणों में से एक है जब आप फाइल को क्लाउड के बजाय स्थानीय रूप से संग्रहीत करते हैं। ऐसे मामले में, एप्लिकेशन ऑटोसेव सुविधा को बंद रखता है और आपको सुविधा वापस पाने के लिए अपनी फाइल को सही तरीके से अपने क्लाउड पर सहेजना होगा।
- पुराने फ़ाइल फॉर्मेट — जैसा कि सामने आया है, सुविधा काम नहीं कर रही हो सकती है क्योंकि आप जिस फाइल पर काम कर रहे हैं वह समर्थित नहीं है। सटीक होने के लिए, यदि आप .doc, .xls, आदि फ़ाइल फॉर्मेट का उपयोग करने वाली फाइलों पर काम कर रहे हैं, तो ऑटोसेव सुविधा काम नहीं करेगी क्योंकि यह इन फ़ाइल फॉर्मेट के लिए उपलब्ध नहीं है। ऐसे मामले में, आपको अपनी फाइल का फॉर्मेट बदलना होगा और सुविधा काम करना शुरू कर देगी। टाइटल बार में देखें कि आप किस फ़ाइल फॉर्मेट के साथ काम कर रहे हैं।
अब जब हम समस्या के संभावित कारणों से निपट चुके हैं, तो आइए उन संभावित सुधारों पर जाएं जिन्हें आप ऑटोसेव सुविधा को फिर से काम करने के लिए लागू कर सकते हैं। हालांकि, शुरू करने से पहले, सुनिश्चित करें कि आपने विकल्प मेनू से ऑटोसेव विकल्प चेक किया है। हो सकता है कि सुविधा केवल सेटिंग्स से बंद हो जिसकी वजह से यह काम नहीं कर रही है। इसलिए, नीचे दिए गए विभिन्न तरीकों में कूदने से पहले, बस अपनी सेटिंग्स को दोबारा जांच लें। ऐसा करने के लिए, बस File > Options पर जाएं और फिर पॉप-अप विंडो पर Save टैब पर स्विच करें। यह Save टैब के तहत पहला विकल्प होना चाहिए।
इसके साथ, बिना किसी देरी के, आइए समाधानों के साथ शुरू करें।
विधि 1: फाइल मेनू का उपयोग करके फाइल खोलें
जैसा कि सामने आया है, विभिन्न उपयोगकर्ताओं द्वारा काम करने के रूप में रिपोर्ट किए गए समाधानों में से एक है MS Word, Excel, या उस तरह के किसी भी चीज़ के भीतर फाइल मेनू का उपयोग करके उस फाइल को खोलना जिस पर आप काम कर रहे हैं। यह अक्सर तब सहायक होता है जब आपकी फाइल MS SharePoint साइट पर या आपके मैक पर स्थानीय फोल्डर पर सहेजी जाती है। बहरहाल, फाइल मेनू के माध्यम से फाइल खोलना आपके लिए चाल चलना चाहिए।
यहां बताया गया है कि यह कैसे करें:
- सबसे पहले, उस फाइल टाइप के एप्लिकेशन को खोलें जिस पर आप काम कर रहे हैं जैसे Word।
- अब, ऊपरी दाएं कोने पर, फाइल मेनू पर जाने के लिए File विकल्प पर क्लिक करें।
- वहां से, एक नई फाइल खोलने के लिए Open विकल्प पर क्लिक करें। वैकल्पिक रूप से, आप नई विंडो लाने के लिए Ctrl + O कीबोर्ड शॉर्टकट दबा सकते हैं।
- अंत में, निर्देशिकाओं के माध्यम से जाएं और अपनी फाइल का पता लगाएं। इसे खोलें और देखें कि क्या ऑटोसेव अब काम कर रहा है।
विधि 2: फाइल को OneDrive पर सहेजें
समस्या सामने आने के सबसे आम कारणों में से एक है जब आप फाइल को स्थानीय रूप से सहेज रहे होते हैं न कि अपने OneDrive अकाउंट पर। ऑटोसेव उस समय सक्षम होता है जब आप उन फाइलों के साथ काम करना शुरू करते हैं जो आपके OneDrive अकाउंट पर सहेजी जाती हैं, चाहे वह पर्सनल हो या बिजनेस। अब, यदि फाइल किसी अन्य स्थान पर सहेजी गई है, तो ऑटोसेव सुविधा डिसेबल हो जाती है। यह तब होता है जब आप फाइल को अपने मैक मशीन पर स्थानीय फोल्डर में सहेजते हैं।
एक आम गलती जो हर कोई कभी न कभी करता है वह यह है कि वे अपने मैक सिस्टम पर फोल्डर्स के माध्यम से फाइल को OneDrive पर सहेजने का प्रयास करते हैं। यह वास्तव में फाइल को आपके OneDrive अकाउंट पर सहेजता नहीं है और इस प्रकार ऑटोसेव सुविधा काम नहीं करती है। आपको फाइल को सही तरीके से सहेजना होगा जिसे हम नीचे दिखाएंगे ताकि सुविधा काम करे। फाइल को सही तरीके से सहेजने के लिए नीचे दिए गए निर्देशों का पालन करें:
- सबसे पहले, फाइल खोलें और फिर फाइल मेनू पर जाएं।
- ड्रॉप-डाउन मेनू से, Save as विकल्प चुनें या सेव एज़ विंडो लाने के लिए Command + Shift + S कीबोर्ड शॉर्टकट दबाएं।
- अब, यहां Online Locations विकल्प पर क्लिक करें। यह आपको उस मेनू पर ले जाएगा जहां से आप फाइल को सीधे OneDrive पर सहेज सकते हैं।
- अंत में, फाइल को अपनी पसंद के किसी भी नाम से सहेजें।
- एक बार जब आप इस तरह फाइल सहेज लेते हैं, तो ऑटोसेव सुविधा ऑटोमैटिकली चालू हो जानी चाहिए।
