माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के कई उपयोगकर्ता रिपोर्ट करते हैं कि उन्हें उस समस्या का सामना करना पड़ रहा है जहां उन्हें 'डॉक्यूमेंट सेव नहीं हुआ' का त्रुटि संदेश मिलता है। वे उस समस्या का भी अनुभव करते हैं जहां उनका डॉक्यूमेंट सभी क्रियाओं को आजमाने के बावजूद बिल्कुल सेव नहीं होता। माइक्रोसॉफ्ट ने आधिकारिक तौर पर अपनी आधिकारिक वेबसाइट पर इस मुद्दे को स्वीकार किया है।
माइक्रोसॉफ्ट जो बता रहा था, उसके बावजूद हमने पाया कि इस मुद्दे के होने के कई अन्य कारण हैं और क्या वर्कअराउंड मौजूद हैं। सुनिश्चित करें कि आप समाधानों का पालन शुरुआत से करते हैं और तदनुसार नीचे की ओर काम करते हैं। साथ ही, हम मान रहे हैं कि आपके पास माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस की एक सक्रिय प्रति है और आप एक प्रशासक भी हैं।
त्रुटि संदेशों 'डॉक्यूमेंट सेव नहीं हुआ', 'डॉक्यूमेंट पूरी तरह से सेव नहीं हुआ', और 'डॉक्यूमेंट सेव नहीं हुआ। पहले से सेव की गई किसी भी प्रति को हटा दिया गया है' का कारण क्या है?
सभी उपयोगकर्ता रिपोर्टों का विश्लेषण करने और अपने शोध को संयोजित करने के बाद, हम इस निष्कर्ष पर पहुंचे कि इस मुद्दे के होने के कई अलग-अलग कारण थे। सूचीबद्ध त्रुटि संदेशों का अनुभव करने के कुछ कारण हैं लेकिन इन तक सीमित नहीं:
- प्रक्रिया बाधित: सेविंग प्रक्रिया आपके द्वारा जानबूझकर या अनजाने में बाधित हुई थी। यह आमतौर पर ESC बटन दबाकर या विंडो के ऊपरी-दाएं हिस्से में मौजूद क्लोज आइकन दबाकर किया जाता है।
- नेटवर्क समस्याएं: यदि आप एक्सेल डॉक्यूमेंट को इंटरनेट पर सेव कर रहे हैं, तो ऐसे मामले हो सकते हैं जहां खराब कनेक्शन के कारण फ़ाइल साझाकरण बाधित होता है और इस वजह से, आपको एक त्रुटि संदेश प्राप्त होता है। नेटवर्क की जांच यहां काम करती है।
- हार्डवेयर समस्याएं: ऐसी स्थितियां भी हैं जहां आप एक्सेल फ़ाइल को बाहरी हार्डवेयर जैसे USB या हार्ड ड्राइव पर सेव कर रहे हैं। यदि वह हार्डवेयर समस्या पैदा कर रहा है या फ़ाइल पार नहीं हो रही है, तो आप त्रुटि संदेश का अनुभव करेंगे।
- अनुमति समस्याएं: हमें कुछ ऐसे मामले भी मिले जहां उपयोगकर्ता एक्सेल फ़ाइलों को एक सिस्टम डायरेक्टरी में सेव कर रहे थे जहां कोई अनुमति नहीं थी। यदि कोई अनुमति नहीं है, तो उपयोगकर्ता फ़ाइल को सेव नहीं कर पाएगा और त्रुटि संदेश सामने आएगा।
इससे पहले कि हम समाधानों पर आगे बढ़ें, हम आपके कंप्यूटर पर खुली मौजूदा एक्सेल फ़ाइल को किसी अन्य डमी फ़ाइल का उपयोग करके सेव करने का प्रयास करेंगे। यह फ़ाइल की सामग्री को बचा लेगा और फिर हम त्रुटि संदेश का निवारण करेंगे। सुनिश्चित करें कि आप एक प्रशासक के रूप में लॉग इन हैं।
- एक नई एक्सेल फ़ाइल खोलें। अब उस फ़ाइल पर वापस जाएं जो त्रुटि पैदा कर रही है और Ctrl + C दबाएं। यह एक्सेल फ़ाइल की पूरी सामग्री को कॉपी कर देगा।
- अब उस डमी एक्सेल फ़ाइल पर वापस जाएं जिसे हमने अभी बनाया है। अब ऊपरी-बाएं सेल पर क्लिक करें और फिर Ctrl + V दबाएं। यह फॉर्मूला सहित पूरी सामग्री को नई फ़ाइल में कॉपी कर देगा।
- एक बार हो जाने पर, File > Save As पर क्लिक करें और फिर अपने कंप्यूटर की भौतिक हार्ड ड्राइव पर मौजूद एक स्थानीय स्थान का चयन करें।
फ़ाइल सेव करने के बाद, नीचे दिए गए समस्या निवारण विधियों पर आगे बढ़ें:
समाधान 1: रुकावटों की जांच करना
ऐसे कई मामले भी हैं जहां एक्सेल स्वयं फ़ाइल को उसके आवश्यक गंतव्य पर सेव करने से बाधित होता है। यह उन अवसरों पर हो सकता है जहां आप गलती से Esc बटन दबाते हैं या कोई अन्य सॉफ़्टवेयर/प्रक्रिया सेविंग को जारी रखने से रोकती है।
यहां, आपको सेविंग टैब पर वापस जाना चाहिए और फिर किसी अन्य कुंजी को दबाए बिना फिर से सेव करने का प्रयास करना चाहिए। यदि यह काम नहीं करता है, तो Windows + R दबाएं, डायलॉग बॉक्स में "taskmgr" टाइप करें और Enter दबाएं। टास्क मैनेजर लॉन्च होना चाहिए। अब किसी भी संभावित सेवा की जांच करें जो सेविंग प्रक्रिया को बाधित कर सकती है। यदि आपको कोई मिलती है, तो प्रक्रिया को समाप्त करें और फिर से सेव करने का प्रयास करें।
समाधान 2: नेटवर्क कनेक्शन की जांच करना
ऐसे कई मामले हैं जहां आप एक्सेल फ़ाइल को लोकल नेटवर्क पर एक नेटवर्क स्थान पर सेव कर रहे हैं (उदाहरण के लिए, संगठनों में, कर्मचारी कभी-कभी नेटवर्क पर किसी अन्य फ़ाइल स्थान पर फ़ाइलों को दूरस्थ रूप से सेव करते हैं)। इन मामलों में, नेटवर्क में ज्यादा देरी नहीं होनी चाहिए और इसमें स्थिर गुण होना चाहिए।
माइक्रोसॉफ्ट के अनुसार, यदि आपके कार्य नेटवर्क में हर बार व्यवधान होता है और उच्च विलंब है, तो संभावना है कि आप डॉक्यूमेंट को सेव नहीं कर पाएंगे। हमने अपने सिस्टम पर चरणों को दोहराया और इस कथन का सकारात्मक परीक्षण किया।
यदि आप एक संगठनात्मक नेटवर्क पर हैं, तो अन्य सहकर्मी के कंप्यूटर से एक दूरस्थ फ़ाइल भेजने का प्रयास करें (यह मानते हुए कि वह पहले से ही उसी नेटवर्क का उपयोग कर रहा है)। यदि वही समस्या होती है, तो इसका मतलब है कि नेटवर्क कनेक्शन गुणों के साथ कुछ समस्या है और आपको IT से संपर्क करना चाहिए।
समाधान 3: हार्डवेयर घटकों की जांच करना
इससे पहले कि हम अनुमतियों पर आगे बढ़ें, यह सुनिश्चित करने के लिए एक और चीज जांचनी है कि आपका सारा हार्डवेयर ठीक से काम कर रहा है। यदि आप एक्सेल फ़ाइल को बाहरी फ्लैश/हार्ड ड्राइव पर सेव कर रहे हैं, तो आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि कनेक्शन उचित और निर्बाध है। यहां तक कि अगर बाहरी ड्राइव को कुछ भौतिक क्षति हुई है, तो आपको यह त्रुटि संदेश प्राप्त होगा।
हार्डवेयर घटकों में आपकी डिस्क ड्राइव भी शामिल है। यदि डिस्क हेड ठीक से काम नहीं कर रहा है, तो आपको अपने स्टोरेज पर फ़ाइलों को एक्सेस करने और लिखने में समस्या होगी। यहां आपको माइक्रोसॉफ्ट वर्क जैसे सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके अन्य फ़ाइलों को सेव करने की जांच करनी चाहिए और देखना चाहिए कि क्या समस्या वहां भी होती है। यदि ऐसा नहीं होता है, तो इसका मतलब है कि फ़ाइल स्थान या एक्सेल के साथ कुछ गड़बड़ है। यदि वही समस्या होती है, तो आपको गहराई से जांच करनी चाहिए और सुनिश्चित करना चाहिए कि आपकी हार्ड ड्राइव अपेक्षा के अनुरूप काम कर रही है।
नोट: आप किसी भी त्रुटि के लिए डिस्क चेक भी चला सकते हैं।
समाधान 4: अनुमतियों की जांच करना
यदि आप एक्सेल फ़ाइल को किसी ऐसे स्थान पर सेव कर रहे हैं जहां आपके वर्तमान उपयोगकर्ता के पास अनुमति नहीं है, तो आप त्रुटि संदेश का अनुभव करेंगे। प्रत्येक ड्राइव या फ़ोल्डर की अपनी अनुमतियां होती हैं जो आमतौर पर प्रशासकों को दी जाती हैं (स्वामित्व के साथ भी ऐसा ही है)। हालांकि, कुछ सिस्टम फ़ोल्डर एक उपयोगकर्ता या मुख्य प्रशासक तक सीमित हो सकते हैं (कस्टम फ़ोल्डर के लिए भी ऐसा ही है जिनकी अनुमतियां जानबूझकर बदल दी गई हैं)। इस समाधान में, हम डायरेक्टरी पर नेविगेट करेंगे और अनुमतियों को बदलेंगे।
नोट: सुनिश्चित करें कि आप एक सामान्य प्रशासक के रूप में लॉग इन हैं। यदि आप नहीं हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप एक के साथ लॉग इन करते हैं क्योंकि आप एक सामान्य खाते में बदलाव नहीं कर पाएंगे।
- Windows + E दबाएं और उस डायरेक्टरी पर नेविगेट करें जहां आप फ़ाइल को सेव करने का प्रयास कर रहे हैं। अब, एक कदम पीछे जाएं और उस डायरेक्टरी को खोलें जहां यह फ़ोल्डर मौजूद है।
- फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें और Properties चुनें।
- "Security" टैब पर नेविगेट करें और स्क्रीन के निचले हिस्से के पास मौजूद "Advanced" पर क्लिक करें। जैसा कि आप देख सकते हैं, इस मामले में आपके खाते के लिए कोई उचित अनुमति नहीं है।
- पहले की स्क्रीन में मौजूद "Change" बटन पर क्लिक करें। यह मालिक मान के ठीक सामने होगा। यहां हम इस फ़ोल्डर के मालिक को आपके कंप्यूटर खाते में बदल देंगे।
- "Advanced" पर क्लिक करें और जब नई विंडो सामने आए, तो "Find Now" पर क्लिक करें। स्क्रीन के नीचे एक सूची आबाद होगी जिसमें आपके कंप्यूटर के सभी उपयोगकर्ता समूह शामिल होंगे। अपना खाता चुनें और "OK" दबाएं। जब आप छोटी विंडो पर वापस आएं, तो फिर से "OK" दबाएं।
- अब लाइन "Replace owner on sub containers and objects" को चेक करें। यह सुनिश्चित करेगा कि फ़ोल्डर के भीतर सभी फ़ोल्डर/फ़ाइलें भी अपना स्वामित्व बदल लें। इस तरह आपको फ़ोल्डर के भीतर मौजूद किसी भी सब-डायरेक्टरी के लिए बार-बार पूरी प्रक्रिया नहीं दोहरानी पड़ेगी। आप अपनी पसंद के अनुसार "Replace all child object permission entries with inheritable permission entries from this object" भी चेक कर सकते हैं।
- "Apply" पर क्लिक करने के बाद प्रॉपर्टी विंडो को बंद करें और बाद में इसे फिर से खोलें। security tab पर नेविगेट करें और "Advanced" पर क्लिक करें।
- अनुमति विंडो पर, स्क्रीन के निचले हिस्से के पास मौजूद "Add" पर क्लिक करें।
- "Select principle" पर क्लिक करें। एक समान विंडो पॉप अप होगी जैसे चरण 4 में हुई थी। जब यह हो तो चरण 4 को फिर से दोहराएं।
- अब सभी अनुमतियों को चेक करें (पूर्ण नियंत्रण देकर) और "OK" दबाएं।
- लाइन "Replace all child object permission entries with inheritable permission entries from this object" को चेक करें और Apply दबाएं।
- अब, आपके पास उस डायरेक्टरी का विशेष नियंत्रण है जिसमें आप एक्सेल फ़ाइल को सेव करना चाहते हैं। अब सेव करने का प्रयास करें और जांचें कि क्या समस्या अभी भी बनी रहती है।
समाधान 5: एक्सेल को सेफ मोड में लॉन्च करना
यदि उपरोक्त सभी विधियां काम नहीं करती हैं, तो हम ऑफिस सूट को सेफ मोड में लॉन्च करने का प्रयास कर सकते हैं। जब आप ऑफिस एप्लिकेशन को सेफ मोड में लॉन्च करते हैं, तो यह एप्लिकेशन में चल रहे सभी प्लगइन्स को अक्षम कर देता है और केवल बेसिक एडिटर के साथ लॉन्च होता है। यह उन समस्याओं का निवारण करने में मदद कर सकता है जहां खराब प्लगइन्स समस्या पैदा कर रहे हैं। सुनिश्चित करें कि आप एक प्रशासक हैं।
- Windows + R दबाकर Run डायलॉग लॉन्च करें और निम्न टाइप करें:
excel /safe
- अब, Enter दबाएं। एक्सेल अब सेफ मोड में लॉन्च होगा। अब इसमें डेटा को दोहराने का प्रयास करें और फिर सेफ मोड में सेव करने का प्रयास करें। यह जांचने के लिए कि क्या समस्या किसी प्लगइन के साथ है या नहीं।
नोट: यदि आप किसी प्लगइन को समस्या पैदा करते हुए डायग्नोज करते हैं, तो प्लगइन मेनू पर नेविगेट करें और इसे अक्षम करें।
यदि उपरोक्त विधि काम नहीं करती है तो आप अपने ऑपरेटिंग सिस्टम को सेफ मोड में शुरू करने का प्रयास कर सकते हैं। यह निदान करने में मदद करेगा कि क्या कोई एप्लिकेशन समस्या पैदा कर रहा है। यदि एडिटर वहां सामान्य रूप से काम करता है, तो एप्लिकेशन को एक-एक करके सक्षम करें और पहचानें। आप अपने कंप्यूटर को सेफ मोड में बूट करने के लिए निम्नलिखित लेख आज़मा सकते हैं:
How to: Start Windows 10 in Safe Mode
How to Enter Safe Mode in Window 7, Vista & XP
