अपने ईमेल की एक व्यक्तिगत प्रति रखना तब काम आ सकता है जब आपको बाद में उन्हें संदर्भित करने की आवश्यकता हो। उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आप अपने अगले कार्य के लिए नमूनों का दस्तावेज़ीकरण करना चाहें, जिन परियोजनाओं पर आपने काम किया है, उन्हें सहेजना या आपको प्राप्त फ़ीडबैक को बनाए रखना चाहें।
ऐसे कई तरीके हैं जिनका उपयोग आप अपने कार्य ईमेल का बैकअप लेने के लिए कर सकते हैं। उनमें से एक इसे पीडीएफ के रूप में सहेजना है। यदि यह एक कार्य ईमेल है, तो किसी भी कानूनी प्रभाव से बचने के लिए आपको अपने ईमेल का संग्रह बनाने से पहले अपने पर्यवेक्षक या आईटी विभाग से जांच करनी होगी।
आपका कारण जो भी हो, हम आपको कुछ आसान चरणों में ईमेल को PDF के रूप में सहेजने का तरीका दिखाएंगे।
पीडीएफ फाइल के रूप में ईमेल कैसे सेव करें
यह मार्गदर्शिका बताएगी कि Gmail, Outlook, या Mac के लिए मेल ऐप पर ईमेल को PDF के रूप में कैसे सहेजा जाए।
आउटलुक (विंडोज़)
आप इन चरणों का उपयोग करके एक ईमेल को आउटलुक से अपने कंप्यूटर या फोन पर पीडीएफ के रूप में सहेज सकते हैं।
- वह ईमेल संदेश खोलें जिसे आप PDF फ़ाइल के रूप में सहेजना चाहते हैं और फिर फ़ाइल . चुनें> प्रिंट करें .
- पीडीएफ में माइक्रोसॉफ्ट प्रिंट का चयन करें प्रिंटर अनुभाग के अंतर्गत ड्रॉप-डाउन मेनू में।
- अगला, प्रिंट करें चुनें .
- इस रूप में प्रिंट आउटपुट सहेजें में उस फ़ोल्डर में जाएं, जिसे आप PDF फ़ाइल सहेजना चाहते हैं बॉक्स।
- आप फ़ाइल नाम में फ़ाइल का नाम बदल सकते हैं फ़ील्ड और फिर सहेजें . चुनें परिवर्तनों को प्रभावित करने के लिए।
आउटलुक के पिछले संस्करणों (2010 या इससे पहले) में, आपको ईमेल संदेश को एक HTML फ़ाइल के रूप में सहेजना होगा और फिर इसे एक पीडीएफ फाइल में बदलना होगा।
- फ़ाइलचुनें> इस रूप में सहेजें ईमेल संदेश विंडो में।
- इस रूप में सहेजें पर जाएं बॉक्स और उस फ़ोल्डर को ढूंढें जहां आप पीडीएफ फाइल को सहेजना चाहते हैं। पीडीएफ का नाम बदलें फ़ाइल नाम . में फ़ाइल करें फ़ील्ड और प्रकार के रूप में सहेजें . में HTML चुनें ड्रॉप डाउन मेनू।
- सहेजें चुनें , Word दस्तावेज़ खोलें, फ़ाइल . चुनें> खोलें , और फिर HTML . चुनें फ़ाइल आपने पहले बचाया था।
- फ़ाइलचुनें> इस रूप में सहेजें , एक स्थान चुनें आप फ़ाइल को सहेजना चाहते हैं, और फिर इस रूप में सहेजें . में PDF चुनें टाइप करें ड्रॉप डाउन मेनू।
- सहेजें चुनें और आपके द्वारा चुने गए फ़ोल्डर में पीडीएफ फाइल की जांच करें।
नोट :यदि आप आउटलुक 2007 का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको ईमेल को पीडीएफ फाइल के रूप में सहेजने का विकल्प खोजने में मुश्किल हो सकती है। इसके बजाय, आप ईमेल संदेश की प्रतिलिपि बना सकते हैं, उसे किसी Word दस्तावेज़ में चिपका सकते हैं, और फिर दस्तावेज़ को PDF फ़ाइल के रूप में सहेज सकते हैं। संदेश में हेडर नहीं होगा, लेकिन आप इसे मैन्युअल रूप से Word दस्तावेज़ में टाइप कर सकते हैं।
आउटलुक (मैक)
यदि आप मैक पर आउटलुक का उपयोग कर रहे हैं और पीडीएफ फाइल के रूप में ईमेल को सहेजना चाहते हैं तो चरण थोड़े अलग हैं।
- वह ईमेल संदेश खोलें जिसे आप Outlook में PDF के रूप में सहेजना चाहते हैं और फ़ाइल . चुनें> प्रिंट करें .
- अगला, पीडीएफ के रूप में सहेजें का चयन करें पीडीएफ . में ड्रॉप-डाउन मेनू।
- फ़ाइल नाम दर्ज करें पीडीएफ के लिए जिसे आप सेव करना चाहते हैं।
- कहां . के आगे वाले तीर का चयन करें और उस फोल्डर में जाएं जिसे आप अपनी पीडीएफ फाइल सेव करना चाहते हैं।
- अगला, सहेजें select चुनें ।
मेल ऐप
मेल ऐप macOS और iOS डिवाइस यूजर्स के लिए उपलब्ध है। आप अपने Mac या iPhone/iPad पर मेल ऐप से एक ईमेल संदेश को PDF फ़ाइल के रूप में भी सहेज सकते हैं।
मैक
यदि आप किसी ईमेल को PDF के रूप में कहीं और उपयोग करने के लिए सहेजना चाहते हैं या भविष्य में संदर्भ के लिए संग्रहीत करना चाहते हैं, तो इन चरणों का उपयोग करें।
- मेल खोलें ऐप और ईमेल वार्तालाप . चुनें (ओं) आप एक पीडीएफ फाइल के रूप में सहेजना चाहते हैं।
- फ़ाइलचुनें> पीडीएफ के रूप में निर्यात करें ईमेल को पीडीएफ फाइल के रूप में सहेजने के लिए।
आईओएस (आईफोन/आईपैड)
यदि आप अपने आईओएस डिवाइस पर मेल ऐप का उपयोग करते हैं, तब भी आप एक ईमेल को पीडीएफ फाइल के रूप में सहेज सकते हैं।
- अपने iPhone/iPad पर मेल ऐप खोलें, वह ईमेल संदेश चुनें जिसे आप सहेजना चाहते हैं।
- नीचे तीर पर टैप करें ।
- अगला, प्रिंट करें पर टैप करें मेनू से।
- प्रिंट दस्तावेज़ स्क्रीन दिखाई देगी। अब, आपको केंद्र से बाहर की ओर चुटकी बजाते हुए ईमेल संदेश को ज़ूम इन करना होगा।
- जब आप ऐसा करते हैं, तो एक नई स्क्रीन दिखाई देगी जो ईमेल पीडीएफ में परिवर्तित हो जाएगी। अब आपको बस इतना करना है कि पीडीएफ साझा करें। साझा करें Tap टैप करें स्क्रीन के ऊपर दाईं ओर।
- अगला, फ़ाइलों में सहेजें पर टैप करें साझा करें मेनू . में ।
- फ़ोल्डर चुनें और सहेजें . टैप करें .
वैकल्पिक रूप से, आप ईमेल संदेशों को पीडीएफ फाइलों के रूप में सहेजने के लिए शॉर्टकट ऐप का उपयोग कर सकते हैं।
- खोलें शॉर्टकट अपने iPhone/iPad पर और पीडीएफ बनाएं . के आगे तीन बिंदुओं पर टैप करें शॉर्टकट।
- तीन बिंदु टैप करें स्क्रीन के ऊपर दाईं ओर और फिर टॉगल करें शेयर शीट में दिखाएं चालू . का विकल्प .
जीमेल
यदि आप अपने डिफ़ॉल्ट ईमेल ऐप के रूप में जीमेल का उपयोग करते हैं, तो आप अपने ईमेल संदेश को अपने कंप्यूटर या मोबाइल डिवाइस पर पीडीएफ फाइल के रूप में सहेज सकते हैं।
विंडोज
यदि आप विंडोज 10 पीसी पर जीमेल का उपयोग कर रहे हैं, तो आप कुछ त्वरित चरणों में एक ईमेल संदेश को पीडीएफ फाइल के रूप में सहेज सकते हैं।
- ईमेल संदेश खोलें और अधिक . चुनें (तीन बिंदु) उत्तर . के आगे चिह्न।
- अगला, प्रिंट करें चुनें .
नोट :यदि आप एक संपूर्ण ईमेल थ्रेड प्रिंट करना चाहते हैं, तो प्रिंट करें . चुनें सब।
- दिखाई देने वाले प्रिंट डायलॉग में, Microsoft Print to PDF चुनें प्रिंट गंतव्य के रूप में।
नोट :Ctrl . चुनें + पी अगर आपको प्रिंटिंग डायलॉग दिखाई नहीं देता है
- प्रिंट करें चुनें .
मैक
ईमेल को PDF के रूप में Gmail में सहेजने के चरण Mac पर Windows से थोड़े अलग हैं।
- ईमेल संदेश खोलें और अधिक . चुनें (तीन बिंदु)
- प्रिंट करें चुनें .
- पीडीएफ का चयन करें ड्रॉप-डाउन मेनू और फिर पीडीएफ के रूप में सहेजें का चयन करें .
- अगला, एक फ़ोल्डर का चयन करें जहां आप अपनी पीडीएफ फाइल को सेव करेंगे और फिर सहेजें . चुनेंगे ।
एंड्रॉयड
यदि आपके पास एक Android उपकरण है और आप Gmail ऐप का उपयोग करते हैं, तो आप अपने फ़ोन या टेबलेट पर एक ईमेल संदेश को PDF फ़ाइल के रूप में सहेज सकते हैं।
- ईमेल वार्तालाप को Gmail में खोलें और अधिक . चुनें (तीन बिंदु)> प्रिंट करें ।
- अगला, ड्रॉप-डाउन तीर पर टैप करें ऊपर दाईं ओर।
- पीडीएफ के रूप में सहेजें टैप करें ।
- अगला, पीडीएफ पर टैप करें या प्रिंट आइकन।
- अपनी पीडीएफ फाइल को सेव करने के लिए लोकेशन चुनें।
आईओएस
iOS के लिए Gmail में, आप किसी ईमेल को PDF फ़ाइल के रूप में सहेज या प्रिंट कर सकते हैं।
- ईमेल संदेश को Gmail में खोलें और अधिक . पर टैप करें (तीन बिंदु)।
- प्रिंट करें टैप करें ।
- अगला, एयरप्रिंट पर टैप करें ।
- अपने ईमेल संदेश को PDF में बदलने के लिए प्रिंटर विकल्प स्क्रीन में दिखाई देने वाले पृष्ठों के थंबनेल को पिंच और ज़ूम इन करें।
- साझा करें टैप करें पीडीएफ पूर्वावलोकन स्क्रीन में।
- अगला, फ़ाइलों में सहेजें टैप करें अपने PDF को स्थानीय रूप से सहेजने के लिए।
भविष्य में उपयोग के लिए उन ईमेल को दस्तावेज़ के रूप में रखें
अपने ईमेल संदेशों को पीडीएफ फाइलों के रूप में सहेजना बैकअप लेने, विशिष्ट संदेशों को साझा करने या उन्हें आसानी से सुलभ बनाने का एक सुविधाजनक तरीका है।
PDF को संपादित करने, PDF को Word फ़ाइल में बदलने या अपने PDF को Word दस्तावेज़ में सम्मिलित करने के बारे में अधिक मार्गदर्शिकाएँ देखें।
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