अपने ईमेल की व्यक्तिगत प्रति रखना बाद में उन्हें संदर्भित करने की आवश्यकता होने पर काम आ सकता है। उदाहरण के लिए, आप अपनी अगली नौकरी के लिए नमूनों का दस्तावेजीकरण करना चाह सकते हैं, उन परियोजनाओं को सहेज सकते हैं जिन पर आपने काम किया है, या प्राप्त फीडबैक को बनाए रख सकते हैं।
अपने कार्य ईमेल का बैकअप लेने के लिए आप कई विधियों का उपयोग कर सकते हैं। उनमें से एक इसे PDF के रूप में सहेजना है। यदि यह एक कार्य ईमेल है, तो अपने पर्यवेक्षक या IT विभाग से जांच करना सुनिश्चित करें कि आप अपने ईमेल का संग्रह बनाने से पहले किसी भी कानूनी नतीजे से बचने के लिए।
कारण जो भी हो, हम आपको कुछ आसान चरणों में ईमेल को PDF के रूप में सहेजने का तरीका दिखाएंगे।
ईमेल को PDF फ़ाइल के रूप में कैसे सहेजें
यह गाइड बताएगा कि Gmail, Outlook, या मैक के लिए मेल ऐप पर ईमेल को PDF के रूप में कैसे सहेजें।
Outlook (विंडोज)
आप इन चरणों का उपयोग करके Outlook से अपने कंप्यूटर या फोन पर ईमेल को PDF के रूप में सहेज सकते हैं।
- वह ईमेल संदेश खोलें जिसे आप PDF फ़ाइल के रूप में सहेजना चाहते हैं और फिर फ़ाइल > प्रिंट चुनें।
- प्रिंटर अनुभाग के तहत ड्रॉप-डाउन मेनू में Microsoft Print to PDF चुनें।
- अगला, प्रिंट चुनें।
- प्रिंट आउटपुट के रूप में सहेजें बॉक्स में उस फ़ोल्डर पर जाएं जहां आप PDF फ़ाइल सहेजना चाहते हैं।
- फ़ाइल नाम फ़ील्ड में फ़ाइल का नाम बदलें और फिर परिवर्तन को प्रभावी करने के लिए सहेजें चुनें।
Outlook के पिछले संस्करणों (2010 या उससे पहले) में, आपको ईमेल संदेश को HTML फ़ाइल के रूप में सहेजने की आवश्यकता है और फिर इसे PDF फ़ाइल में बदलना होगा।
- ईमेल संदेश विंडो में फ़ाइल > इस रूप में सहेजें चुनें।
- इस रूप में सहेजें बॉक्स में जाएं और उस फ़ोल्डर को ढूंढें जहां आप PDF फ़ाइल सहेजना चाहते हैं। फ़ाइल नाम फ़ील्ड में PDF फ़ाइल का नाम बदलें और इस रूप में सहेजें प्रकार ड्रॉप-डाउन मेनू में HTML चुनें।
- सहेजें चुनें, एक वर्ड डॉक्यूमेंट खोलें, फ़ाइल > खोलें चुनें, और फिर आपके द्वारा पहले सहेजी गई HTML फ़ाइल चुनें।
- फ़ाइल > इस रूप में सहेजें चुनें, एक स्थान चुनें जहां आप फ़ाइल सहेजना चाहते हैं, और फिर इस रूप में सहेजें प्रकार ड्रॉप-डाउन मेनू में PDF चुनें।
- सहेजें चुनें और आपके द्वारा चुने गए फ़ोल्डर में PDF फ़ाइल की जांच करें।
नोट: यदि आप Outlook 2007 का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको ईमेल को PDF फ़ाइल के रूप में सहेजने का विकल्प ढूंढने में कठिनाई हो सकती है। इसके बजाय, आप ईमेल संदेश को कॉपी कर सकते हैं, इसे एक वर्ड डॉक्यूमेंट में पेस्ट कर सकते हैं, और फिर डॉक्यूमेंट को PDF फ़ाइल के रूप में सहेज सकते हैं। संदेश में हेडर नहीं होगा, लेकिन आप इसे मैन्युअल रूप से वर्ड डॉक्यूमेंट में टाइप कर सकते हैं।
Outlook (मैक)
यदि आप मैक पर Outlook का उपयोग कर रहे हैं और ईमेल को PDF फ़ाइल के रूप में सहेजना चाहते हैं तो चरण थोड़े अलग हैं।
- Outlook में आपके द्वारा PDF के रूप में सहेजे जाने वाले ईमेल संदेश को खोलें और फ़ाइल > प्रिंट चुनें।
- अगला, PDF ड्रॉप-डाउन मेनू में PDF के रूप में सहेजें चुनें।
- आपके द्वारा सहेजे जाने वाले PDF के लिए फ़ाइल नाम दर्ज करें।
- कहां के बगल में तीर चुनें और उस फ़ोल्डर पर जाएं जहां आप अपनी PDF फ़ाइल सहेजना चाहते हैं।
- अगला, सहेजें चुनें।
मेल ऐप
मेल ऐप macOS और iOS डिवाइस उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध है। आप मेल ऐप से ईमेल संदेश को अपने मैक या iPhone/iPad पर PDF फ़ाइल के रूप में भी सहेज सकते हैं।
मैक
यदि आप किसी ईमेल को PDF के रूप में सहेजना चाहते हैं ताकि उसका उपयोग कहीं और किया जा सके या भविष्य के संदर्भ के लिए स्टोर किया जा सके, तो इन चरणों का उपयोग करें।
- मेल ऐप खोलें और उस ईमेल वार्तालाप का चयन करें जिसे आप PDF फ़ाइल के रूप में सहेजना चाहते हैं।
- फ़ाइल > PDF के रूप में निर्यात करें चुनें ताकि ईमेल को PDF फ़ाइल के रूप में सहेजा जा सके।
iOS (iPhone/iPad)
यदि आप अपने iOS डिवाइस पर मेल ऐप का उपयोग करते हैं, तो आप अभी भी ईमेल को PDF फ़ाइल के रूप में सहेज सकते हैं।
- अपने iPhone/iPad पर मेल ऐप खोलें, वह ईमेल संदेश चुनें जिसे आप सहेजना चाहते हैं।
- नीचे तीर पर टैप करें।
- अगला, मेनू से प्रिंट पर टैप करें।
- प्रिंट डॉक्यूमेंट स्क्रीन दिखाई देगी। अब, आपको केंद्र से बाहर की ओर पिंच करके ईमेल संदेश पर ज़ूम इन करना होगा।
- जब आप ऐसा करते हैं, तो एक नई स्क्रीन दिखाई देगी जिसमें ईमेल PDF में कन्वर्ट हो गया होगा। अब आपको बस PDF साझा करना है। स्क्रीन के ऊपरी दाएं हिस्से में साझा करें पर टैप करें।
- अगला, शेयर मेनू में फाइल्स में सहेजें पर टैप करें।
- एक फ़ोल्डर चुनें और सहेजें पर टैप करें।
वैकल्पिक रूप से, आप ईमेल संदेशों को PDF फ़ाइलों के रूप में सहेजने के लिए शॉर्टकट ऐप का उपयोग कर सकते हैं।
- अपने iPhone/iPad पर शॉर्टकट खोलें और PDF बनाएं शॉर्टकट के बगल में तीन बिंदुओं पर टैप करें।
- स्क्रीन के ऊपरी दाएं हिस्से में तीन बिंदु पर टैप करें और फिर शेयर शीट में दिखाएं विकल्प को चालू पर टॉगल करें।
Gmail
यदि आप Gmail को अपने डिफ़ॉल्ट ईमेल ऐप के रूप में उपयोग करते हैं, तो आप अपने ईमेल संदेश को अपने कंप्यूटर या मोबाइल डिवाइस पर PDF फ़ाइल के रूप में सहेज सकते हैं।
विंडोज
यदि आप विंडोज 10 PC पर Gmail का उपयोग कर रहे हैं, तो आप कुछ त्वरित चरणों में ईमेल संदेश को PDF फ़ाइल के रूप में सहेज सकते हैं।
- ईमेल संदेश खोलें और अधिक (तीन बिंदु) चुनें उत्तर दें आइकन के बगल में।
- अगला, प्रिंट चुनें।
- नोट: यदि आप संपूर्ण ईमेल थ्रेड प्रिंट करना चाहते हैं, तो सभी प्रिंट करें चुनें।
- प्रकट होने वाले प्रिंट डायलॉग में, प्रिंट गंतव्य के रूप में Microsoft Print to PDF चुनें।
- नोट: यदि आपको प्रिंटिंग डायलॉग नहीं दिखता है तो Ctrl + P चुनें।
- प्रिंट चुनें।
मैक
मैक पर Gmail में ईमेल को PDF के रूप में सहेजने के चरण विंडोज से थोड़े अलग हैं।
- ईमेल संदेश खोलें और अधिक (तीन बिंदु) चुनें।
- प्रिंट चुनें।
- PDF ड्रॉप-डाउन मेनू चुनें और फिर PDF के रूप में सहेजें चुनें।
- अगला, एक फ़ोल्डर चुनें जहां आप अपनी PDF फ़ाइल सहेजेंगे और फिर सहेजें चुनें।
एंड्रॉइड
यदि आपके पास एंड्रॉइड डिवाइस है और Gmail ऐप का उपयोग करते हैं, तो आप ईमेल संदेश को अपने फोन या टैबलेट पर PDF फ़ाइल के रूप में सहेज सकते हैं।
- Gmail में ईमेल वार्तालाप खोलें और अधिक (तीन बिंदु) > प्रिंट चुनें।
- अगला, शीर्ष दाएं हिस्से में ड्रॉप-डाउन तीर पर टैप करें।
- PDF के रूप में सहेजें पर टैप करें।
- अगला, PDF या प्रिंट आइकन पर टैप करें।
- अपनी PDF फ़ाइल सहेजने के लिए एक स्थान चुनें।
iOS
iOS के लिए Gmail में, आप ईमेल को PDF फ़ाइल के रूप में सहेज या प्रिंट कर सकते हैं।
- Gmail में ईमेल संदेश खोलें और अधिक (तीन बिंदु) पर टैप करें।
- प्रिंट पर टैप करें।
- अगला, AirPrint पर टैप करें।
- प्रिंटर विकल्प स्क्रीन पर पेज के थंबनेल पर पिंच और ज़ूम इन करके अपने ईमेल संदेश को PDF में कन्वर्ट करें।
- PDF पूर्वावलोकन स्क्रीन में साझा करें पर टैप करें।
- अगला, अपनी PDF को स्थानीय रूप से सहेजने के लिए फाइल्स में सहेजें पर टैप करें।
भविष्य के उपयोग के लिए उन ईमेल को दस्तावेज़ के रूप में रखें
अपने ईमेल संदेशों को PDF फ़ाइलों के रूप में सहेजना उन्हें बैकअप करने, विशिष्ट संदेशों को साझा करने, या बस उन्हें आसानी से सुलभ बनाने का एक सुविधाजनक तरीका है।
PDF संपादित करने, PDF को वर्ड फ़ाइल में कन्वर्ट करने, या अपने PDF को वर्ड डॉक्यूमेंट में डालने के बारे में अधिक गाइड देखें।
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