<पी> एक्सेल में शक्तिशाली, लेकिन अक्सर अनदेखी की गई विशेषताएं हैं जो एक रत्न के रूप में काम करती हैं। यह दोहराए जाने वाले कार्य को स्वचालित कर सकता है, सटीकता में सुधार कर सकता है और आपकी रिपोर्ट को प्रबंधित करना आसान बना सकता है। जब हम रिपोर्ट बनाने में पूरी शिद्दत से लगे होते हैं, तो छोटी-छोटी दक्षता वृद्धि भी हर हफ्ते आपके कई घंटे बचा सकती है। <पी> इस ट्यूटोरियल में, हम 7 छिपी हुई एक्सेल विशेषताएं दिखाएंगे जो रिपोर्ट पर घंटों की बचत करती हैं।
1. फ़्लैश भरण - डेटा को तुरंत पुन:स्वरूपित करें
<पी> फ्लैश फिल एक एआई-संचालित पैटर्न पहचान उपकरण है जो आपकी टाइपिंग में पैटर्न का पता लगाता है और बाकी कॉलम को स्वचालित रूप से भर देता है। <पी> आप इस सुविधा का उपयोग फ़ार्मुलों का उपयोग किए बिना डेटा को साफ़ करने या बदलने के लिए कर सकते हैं।- प्रथम और अंतिम नामों का विभाजन।
- फ़ोन नंबर फ़ॉर्मेट करना.
- टेक्स्ट से कोड निकालना।
- अपने डेटा के आगे वाले कॉलम में अपना इच्छित पैटर्न टाइप करना प्रारंभ करें।
- परिवर्तन के कुछ उदाहरण (दो या अधिक सेल) टाइप करें।
- एक्सेल 365 में, यह स्वचालित रूप से पैटर्न का पता लगाता है और शेष कॉलम को भर देता है।
- पुराने संस्करणों के लिए,
- डेटा पर जाएं टैब>> फ़्लैश फ़िल चुनें या Ctrl + E दबाएँ .
- एक्सेल स्वचालित रूप से पूरे कॉलम को पूरा करता है।
- टाइप एडम्स, जॉन , पहली पंक्ति में.
- दो या दो से अधिक सेल टाइप करने के बाद, एक्सेल स्वचालित रूप से पैटर्न का पता लगाता है और बाकी कॉलम का सुझाव देता है।
- एक्सेल बाकी को पैटर्न के आधार पर भरता है।
<पी> समय की बचत: रिपोर्टों के लिए अक्सर इस प्रकार के फ़ॉर्मेटिंग की आवश्यकता होती है, और बिना किसी फ़ॉर्मूले के, यह एकबारगी परिवर्तनों के लिए तुरंत काम करता है। 2. कस्टम नंबर फ़ॉर्मेटिंग - मान बदले बिना डेटा फ़ॉर्मेट करता है
<पी> कस्टम नंबर फ़ॉर्मेटिंग पेशेवर दिखने वाली रिपोर्ट बना सकती है जो अंतर्निहित डेटा को बदले बिना बिल्कुल वही प्रदर्शित करती है जिसकी आपको आवश्यकता है। <पी> बुनियादी सिंटैक्स:Positive;Negative;Zero;Text<पी> उपयोग करने के चरण:
- घर पर जाएं टैब>> नंबर फॉर्मेट आइकन पर क्लिक करें .
- या राइट-क्लिक करें>> सेल को फ़ॉर्मेट करें चुनें .
- आप Ctrl+1 भी दबा सकते हैं फ़ॉर्मेट सेल खोलने के लिए डायलॉग बॉक्स.
- नंबर चुनें टैब>> कस्टम चुनें .
- अपने कस्टम प्रारूप टाइप करें।
- लाभ कॉलम का चयन करें।
- फ़ॉर्मेट सेल खोलें संवाद बॉक्स>> नंबर चुनें>> कस्टम चुनें .
- निम्न फ़ॉर्मेटिंग डालें.
- ठीक क्लिक करें .
[Green]$#,##0;[Red]($#,##0);[Blue]$0;"N/A"<पी>
<पी> अब मुनाफ़ा हरा दिखाई देगा और घाटा लाल दिखाई देगा, और ब्रेक-ईवन रिपोर्ट में नीला दिखाई देगा। यह एक प्रारूप टेक्स्ट फ़ार्मुलों और मैन्युअल स्टाइलिंग के कई कॉलमों को प्रतिस्थापित कर सकता है। <पी> 
<पी> शक्तिशाली सामान्य उदाहरण: - वर्णनात्मक पाठ के साथ प्रतिशत:
0.0% "Growth";[Red]-0.0% "Decline";0% "Flat"<पी> यह प्रारूप रंग और प्रतिशत के साथ वर्णनात्मक पाठ जोड़ता है।
- दिनांक संक्षिप्ताक्षर:
- बड़ी संख्याएं सरलीकृत:
- मूल्य पर आधारित सशर्त पाठ:
[>100]"Exceeded Target";[>50]"On Track";"Needs Attention"<पी> समय की बचत: आपको प्रदर्शन प्रयोजनों के लिए किसी सूत्र, मैन्युअल रंग या यहां तक कि सहायक कॉलम की भी आवश्यकता नहीं होगी।
3. पावर क्वेरी - डेटा सफ़ाई को स्वचालित करें
<पी> पावर क्वेरी विभिन्न डेटा स्रोतों को आयात और कनेक्ट करती है। हालाँकि उपयोगकर्ता सोचते हैं कि यह एक डेटा कनेक्टर या आयात उपकरण है, यह उपयोगकर्ता के अनुकूल इंटरफ़ेस के साथ डेटा परिवर्तन के लिए बहुत सारी सुविधाएँ प्रदान करता है, किसी कोडिंग की आवश्यकता नहीं है। <पी> उपयोग करने के चरण:- डेटा पर जाएं टैब>> डेटा प्राप्त करें चुनें .
- अपना स्रोत चुनें (एक्सेल फ़ाइलें, डेटाबेस, वेब पेज, आदि)
- अपने डेटा स्रोतों का चयन करें>> ट्रांसफ़ॉर्म डेटा पर क्लिक करें .
- पावर क्वेरी संपादक का उपयोग करें अतिरिक्त रिक्त स्थान हटाने, टेक्स्ट केस बदलने या कॉलम विभाजित करने के लिए।
- बंद करें और लोड करें पर क्लिक करें एक्सेल में डेटा लोड करने और एक क्लिक से किसी भी समय रीफ्रेश करने के लिए।
- घर पर जाएं टैब>> पंक्तियाँ हटाएँ चुनें>> रिक्त पंक्तियाँ हटाएँ चुनें .
- घर पर जाएं टैब>> स्प्लिट कॉलम चुनें>>डिलीमिटर द्वारा चुनें .
- ट्रांसफॉर्म पर जाएं टैब>> पहली पंक्ति को हेडर के रूप में उपयोग करें चुनें .
- ट्रांसफॉर्म पर जाएं टैब>> फ़ॉर्मेट चुनें>> प्रत्येक शब्द को बड़े अक्षरों में लिखें चुनें .
- ट्रांसफ़ॉर्म पर जाएं टैब>> डेटा प्रकार चुनें (दिनांक, पूर्णांक, मुद्रा निर्धारित करें)।
<पी> एकाधिक फ़ाइलों का संयोजन: <पी> स्वचालित रूप से दर्जनों समान Excel फ़ाइलों को एक मास्टर रिपोर्ट में मर्ज करें। - डेटा पर जाएं टैब>> डेटा प्राप्त करें चुनें>> फ़ाइल से चुनें>> फ़ोल्डर से चुनें .
- ब्राउज़ करें फ़ोल्डर >>फ़ाइलों को संयोजित करेंचुनें>> परिवर्तन चुनें आवश्यकतानुसार डेटा.
4. त्वरित विश्लेषण उपकरण - तेज़ चार्ट, योग और फ़ॉर्मेटिंग
<पी> त्वरित विश्लेषण उपकरण एक्सेल में एक दृश्य लेकिन छिपा हुआ उपकरण है। यह चयन के आधार पर स्वचालित रूप से चार्ट, टेबल और फ़ॉर्मेटिंग का तुरंत सुझाव देता है। <पी> उपयोग करने के चरण:- अपना डेटा चुनें.
- त्वरित विश्लेषण आइकन पर क्लिक करें (नीचे दाएं).
- फ़ॉर्मेटिंग चुनें , चार्ट , कुल , टेबल , चमकदार रेखाएँ .
- एक क्लिक के साथ रिपोर्ट में सम्मिलित करने के लिए सभी सुविधाओं का अन्वेषण करें।
<पी> आइए शीर्ष 10% बिक्री पर प्रकाश डालें: - बिक्री राशि कॉलम का चयन करें (उदाहरण के लिए, H2:H101)।
- त्वरित विश्लेषण आइकन पर क्लिक करें .
- फ़ॉर्मेटिंग चुनें>> शीर्ष 10% चुनें .
<पी> समय की बचत: यह कमांड की तलाश किए बिना कुछ ही सेकंड में कच्चे डेटा को अंतर्दृष्टि में बदल सकता है। अनेक सुविधाएँ और विकल्प प्रदान करता है। 5. गतिशील सारणी - त्वरित स्पिल सूत्र
<पी> एक सूत्र से एकाधिक कक्षों को स्वचालित रूप से भरता है। जब भी कोई परिवर्तन होता है तो गतिशील रूप से अद्यतन होता है। प्रभावी और उपयोगी गतिशील सरणी फ़ंक्शंस UNIQUE, XLOOKUP, FILTER, SORT, TEXTSPLIT, आदि हैं। <पी> अद्वितीय:- एक ही बार में अद्वितीय विक्रेता प्राप्त करें।
<पी> मल्टी लुकअप के लिए XLOOKUP: - किसी विशिष्ट क्षेत्र से किसी विशिष्ट उत्पाद के लिए बिक्री डेटा प्राप्त करें।
=XLOOKUP(1,(B2:B101="East")*(C2:C101="Laptop Pro 15")*(D2:D101="Computers"), I2:I101,"No match")<पी> यह सूत्र 1s बनाने के लिए TRUE/FALSE सरणियों को गुणा करता है जहां सभी मानदंड मेल खाते हैं। फिर इकाई लागत लौटाता है जहां क्षेत्र, उत्पाद और श्रेणी मेल खाते हैं। <पी>
<पी> XLOOKUP VLOOKUP का अधिक शक्तिशाली, लचीला चचेरा भाई है जो किसी भी दिशा में काम करता है और कई मानदंडों को सहजता से संभालता है। <पी> समय की बचत: फ़िल्टर किए गए मानों को मैन्युअल रूप से कॉपी-पेस्ट करने की आवश्यकता नहीं है। ये सहायक कॉलमों को एक लाइव रेंज (#) से बदल देते हैं। परिवर्तन होने पर स्वचालित रूप से अपडेट हो जाता है। 6. डेटा का विश्लेषण करें - तुरंत AI-जनरेटेड अंतर्दृष्टि प्राप्त करें
<पी> विश्लेषण डेटा सुविधा होम टैब में सबसे दाईं ओर स्थित है। यह सुविधा डेटासेट को स्कैन करती है और स्वचालित रूप से चार्ट, सारांश और मुख्य अंतर्दृष्टि सुझाती है। यह एक्सेल के AI इंजन द्वारा संचालित है। <पी> आप इसका उपयोग कर सकते हैं;- यदि आपके पास डेटासेट है लेकिन यह निश्चित नहीं है कि यह क्या कहानी बताता है।
- आपको PivotTables बनाए बिना एक त्वरित रिपोर्ट की आवश्यकता है।
- आप प्रस्तुतियों के लिए उपयोग के लिए तैयार चार्ट चाहते हैं।
- डेटासेट के अंदर क्लिक करें।
- घर पर जाएं टैब>> डेटा का विश्लेषण करें चुनें .
- एक्सेल "क्षेत्र के अनुसार कुल बिक्री" या "उत्पाद के अनुसार बिक्री रुझान" का सुझाव देता है।
- सम्मिलित करें क्लिक करें तुरंत अपनी रिपोर्ट में जोड़ने के लिए।
<पी> आइए अपने मौजूदा डेटा का विश्लेषण करें: - डेटासेट के अंदर कहीं भी क्लिक करें।
- घर पर जाएं टैब>> डेटा का विश्लेषण करें चुनें (रिबन का दाहिना भाग).
- एक्सेल एक साइड फलक खोलेगा:
- के साथ
- सुझावित पिवोटटेबल्स (उदाहरण के लिए, उत्पाद के नाम और विक्रेता द्वारा लाभ)।
- अनुशंसित चार्ट (उदाहरण के लिए, तिथि के अनुसार इकाई लागत).
- डेटा के आधार पर, यह 37 से अधिक विश्लेषण दिखाता है, जिसमें लगभग सभी प्रकार के विश्लेषण शामिल हैं।
- पिवोटटेबल/चार्ट डालें पर क्लिक करें आपके पसंदीदा सुझाव के आगे.
- आप रिपोर्ट से संबंधित कोई भी प्रश्न टाइप कर सकते हैं, जैसे "विक्रेता के लिए पाई चार्ट बनाएं"।
- एक्सेल मौके पर ही उत्तर उत्पन्न करता है।
- सुझाए गए प्रश्नों का अन्वेषण करें।
- एक्सेल स्वचालित रूप से एक क्लिक के साथ एक रिपोर्ट तैयार करता है।
<पी> समय की बचत: रुझानों को तुरंत पहचानता है और ऐसे विश्लेषण का सुझाव देता है जिसके बारे में आपने शायद सोचा भी न हो। शून्य सूत्र या PivotTable ज्ञान की आवश्यकता है। आप प्राकृतिक भाषा में प्रश्न टाइप कर सकते हैं। 7. कैमरा टूल - मुख्य मेट्रिक्स के लाइव स्नैपशॉट
<पी> यह उपकरण रिबन पर नहीं है; आपको इसे क्विक एक्सेस टूलबार में मैन्युअल रूप से जोड़ना होगा। यह किसी श्रेणी की एक तस्वीर बना सकता है जो स्वचालित रूप से अपडेट हो जाती है। आप जटिल लिंक के बिना किसी रिपोर्ट के लाइव-अपडेटिंग अनुभागों को डैशबोर्ड पर रख सकते हैं। <पी> आप इसका उपयोग कर सकते हैं;- लाइव चार्ट के साथ डैशबोर्ड बनाना।
- विभिन्न शीटों से KPI को एक दृश्य में दिखाया जा रहा है।
- टूलबार पर राइट-क्लिक करें>> कस्टमाइज़ चुनें .
- रिबन कस्टमाइज़ करें चुनें>> कैमरा चुनें>>जोड़ें पर क्लिक करें और इसे नए टैब में डालें .
- ठीक क्लिक करें .
<पी> टूल का उपयोग करने के लिए; - सेल श्रेणी का चयन करें।
- नए टैब पर जाएं>>कैमरापर क्लिक करें .
- + आइकन रखें जहां जरूरत है.
- + आइकन रखा गया एक नई शीट में.
- स्रोत में कोई भी बदलाव स्नैपशॉट को तुरंत अपडेट कर देता है।
<पी> समय की बचत: आपको जटिल लिंकिंग के बिना लाइव मेट्रिक्स को एक साथ खींचने की अनुमति देता है। डैशबोर्ड को एक बढ़िया लुक देता है क्योंकि छवि संपादन सेल संपादन की तुलना में आसान है। बोनस हिडन फीचर
<पी> समूहीकरण और रूपरेखा - रिपोर्ट अनुभागों को विस्तृत/संक्षिप्त करें: <पी> यह दैनिक विवरण रखने में मदद करता है, लेकिन डिफ़ॉल्ट रूप से सारांश दिखाता है।- मासिक विवरण जो त्रैमासिक कुल तक पहुंचते हैं।
- प्रबंधन रिपोर्ट में विस्तृत पंक्तियों को छिपाना।
- उन पंक्तियों का चयन करें जिन्हें आप समूहित करना चाहते हैं।
- डेटा पर जाएं टैब>> समूह चुनें .
- +/- का उपयोग करें विस्तार या संक्षिप्त करने के लिए बटन.
