अधिकांश एक्सेल उपयोगकर्ता फंक्शन, फॉर्मूला, चार्ट और फिर डेटा कॉपी-पेस्ट करने के लिए कुछ सामान्य शॉर्टकट के साथ एक्सेल सीखना शुरू करते हैं। लेकिन सबसे बड़ी उत्पादकता छलांग आमतौर पर शॉर्टकट से आती है—खासकर वे जो दोहराए जाने वाले माउस वर्क को हटाते हैं। दैनिक कार्यों में एक्सेल का उपयोग करते समय, शॉर्टकट काम को आसान बनाते हैं।
इस ट्यूटोरियल में, हम 5 एक्सेल शॉर्टकट दिखाएंगे जिन्हें ज्यादातर लोग देर से खोजते हैं।
1. Ctrl + Shift + तीर कुंजियाँ: वास्तविक रेंज को तुरंत चुनें
हजारों पंक्तियों के माध्यम से स्क्रॉल करना दर्दनाक और समय लेने वाला है। आप Ctrl + Shift + तीर कुंजियों का उपयोग करके डेटा के किनारे पर तुरंत जा सकते हैं।
मान लीजिए आपके पास एक बड़ी तालिका (सैकड़ों/हजारों पंक्तियाँ) है। आपको पूरे कॉलम सेक्शन, पंक्तियों के ब्लॉक का चयन करना है, या स्क्रॉल किए बिना तेजी से आगे बढ़ना है।
उपयोग के चरण:
- अपने डेटासेट के अंदर क्लिक करें
- उस कॉलम में अंतिम भरे सेल तक नीचे चुनने के लिए Ctrl + Shift + ↓ (नीचे) दबाएं
- उस पंक्ति में अंतिम भरे सेल तक दाएं चुनने के लिए Ctrl + Shift + → (दाएं) दबाएं
- पूरे डेटासेट का चयन करने के लिए दोनों दिशाओं को जोड़ सकते हैं:
- Ctrl + Shift + ↓ दबाएं, फिर चयनित रहते हुए Ctrl + Shift + → दबाएं
- या Ctrl + A दबाएं
मान लीजिए आप सेल्स और कॉस्ट कॉलम में करेंसी फॉर्मेट लागू करना चाहते हैं:
- Ctrl + Shift + ↓ और → दबाकर सेल्स और कॉस्ट दोनों कॉलम चुनें
- अब Ctrl + Shift + $ (करेंसी) दबाएं या फॉर्मेटिंग लागू करें
पूरा कॉलम/पंक्ति चुनें:
- Ctrl + Space → पूरा कॉलम चुनें
- Shift + Space → पूरी पंक्ति चुनें
प्रो टिप: यदि कॉलम के अंदर खाली सेल हैं, तो एक्सेल पहले खाली पर रुक जाता है। अगले भरे क्षेत्र पर जाने के लिए तीर कुंजी फिर से दबाएं; उस दिशा में डेटा के अंत तक पहुंचने के लिए दोहराएं।
2. फ्लैश फिल (Ctrl + E): आपका व्यक्तिगत डेटा सहायक
फ्लैश फिल एक्सेल की स्मार्ट सुविधाओं में से एक है—यह ऐसा लगता है जैसे बिल्ट-इन माइंड रीडर हो। यह आपके डेटा में पैटर्न को पहचानता है और बाकी को स्वचालित रूप से भर देता है।
मान लीजिए आपके पास पूर्ण नामों का एक कॉलम है, और आप केवल पहले नाम निकालना चाहते हैं।
- फॉर्मूला लिखने के बजाय, पहले पूर्ण नाम के बगल वाले सेल में बस "आयान" टाइप करें
- Ctrl + E दबाएं
- एक्सेल पैटर्न को पहचानता है और पूरे कॉलम को पहले नामों से भर देता है
यह डेटा संयोजित करने के लिए भी काम करता है। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास आईडी और विक्रेता के लिए अलग-अलग कॉलम हैं:
- एक नए कॉलम में 1001_आयान ट्रेडर्स टाइप करना शुरू करें
- Ctrl + E दबाएं, और एक्सेल को बाकी पूरा करते हुए देखें
यह फोन नंबर फॉर्मेटिंग, ईमेल एड्रेस निर्माण, डेटा रीफॉर्मेटिंग, और अनगिनत अन्य पैटर्न को संभालता है।
प्रो टिप: फ्लैश फिल एक्सेल 2013 में पेश किया गया था। माइक्रोसॉफ्ट 365 में, एक्सेल पहचाने गए पैटर्न के आधार पर बाकी एंट्री को ऑटो-सुझाव दे सकता है; स्वीकार करने के लिए Enter दबाएं।
3. Ctrl + Shift + L: फ़िल्टर को तुरंत टॉगल करें (चालू/बंद)
आसान सॉर्टिंग और खोज के लिए अपने डेटा हेडर पर फ़िल्टर तुरंत जोड़ें या हटाएं। फ़िल्टर आपको मेनू या रिबन के बिना बड़े डेटासेट के माध्यम से स्लाइस करने देते हैं। उन्हें स्थायी रूप से दृश्य बदले बिना विश्लेषण के लिए बंद करें।
उपयोग के चरण:
- अपने डेटासेट के अंदर क्लिक करें
- Ctrl + Shift + L दबाएं
- फ़िल्टर करने के लिए ड्रॉपडाउन तीर का उपयोग करें
- उन्हें हटाने के लिए फिर से दबाएं
आप केवल "लंबित" ऑर्डर देखना चाहते हैं:
- Ctrl + Shift + L दबाकर फ़िल्टर चालू करें
- स्थिति कॉलम ड्रॉपडाउन का विस्तार करें >> लंबित चुनें
- आपको लंबित ऑर्डर के लिए फ़िल्टर की गई पंक्तियां मिलेंगी
- यदि आप Ctrl + Shift + L फिर से दबाते हैं, तो यह फ़िल्टर हटा देगा
4. F4: अंतिम क्रिया दोहराएं
F4 आपको अपने सबसे हाल के संपादन या फॉर्मेटिंग परिवर्तन को अन्य सेल पर त्वरित रूप से दोहराने देता है, क्लिक बचाता है और दोहराव कम करता है। यह अविश्वसनीय रूप से उपयोगी है, फिर भी कई लोग इसे देर से खोजते हैं।
उपयोग के चरण:
- एक क्रिया करें, जैसे सेल फॉर्मेट करना (उदाहरण के लिए, "लंबित" के लिए लाल हाइलाइट)
- दूसरा सेल या रेंज चुनें
- F4 दबाकर वही क्रिया तुरंत लागू करें
यह समान बॉर्डर लागू करने या पंक्तियों को बल्क में हटाने जैसे दोहराए जाने वाले कार्यों के लिए एक बड़ा समय बचाने वाला है। फॉर्मूला संपादित करते समय, F4 सापेक्ष और निरपेक्ष संदर्भों (जैसे $A$1) के बीच टॉगल भी करता है।
प्रो टिप: यदि आपका F4 कुंजी काम नहीं करता है, तो अंतिम क्रिया दोहराने के लिए Fn + F4 दबाएं।
5. Ctrl + T: एक रेंज को टेबल में बदलें
अपने डेटा को Ctrl + T के साथ एक्सेल टेबल में बदलने से ऐसी सुविधाएं अनलॉक होती हैं जिन्हें ज्यादातर लोग जानते भी नहीं हैं। यह शॉर्टकट चयनित रेंज को तुरंत एक फॉर्मेटेड टेबल में बदल देता है, जिससे ऑटोमैटिक फ़िल्टरिंग, सॉर्टिंग और डायनामिक फॉर्मूला सक्षम होते हैं जो आपके डेटा के साथ विस्तारित होते हैं।
उपयोग के चरण:
- Ctrl + A दबाकर सभी डेटा चुनें (हेडर सहित)
- Ctrl + T दबाएं
- यदि लागू हो तो मेरी टेबल में हेडर हैं चेक करें
- OK पर क्लिक करें
टेबल स्वचालित रूप से विस्तारित होते हैं जब आप नई पंक्तियाँ जोड़ते हैं। टेबल कॉलम में फॉर्मूला स्वचालित रूप से नीचे कॉपी हो जाते हैं। फ़िल्टर बटन तुरंत दिखाई देते हैं। डेटा को एक संरचित संदर्भ प्रणाली मिलती है जो फॉर्मूला को पठनीय बनाती है, जैसे =SUM(SalesData[Sales]) के बजाय =SUM(E2:E151)।
टेबल चार्ट को भी डायनामिक बनाते हैं। जब आपकी टेबल बढ़ती है, तो आपके चार्ट रेंज एडजस्ट किए बिना स्वचालित रूप से अपडेट होते हैं। बहुत से लोग वर्षों तक मैन्युअल रूप से रेंज एडजस्ट करते हैं, फॉर्मूला नीचे कॉपी करते हैं, और चार्ट स्रोत अपडेट करते हैं—जब वे पहले दिन से टेबल का उपयोग कर सकते थे।
बोनस: Ctrl + G (या F5) "गो टू" को पावर यूजर की तरह नेविगेट/खोलने के लिए
आप गो टू डायलॉग बॉक्स को आसानी से खोल सकते हैं ताकि किसी सेल/रेंज पर तुरंत जा सकें या विशेष सेल चुन सकें।
गो टू स्पेशल: गो टू विंडो के अंदर, स्पेशल… पर क्लिक करें और आप चुन सकते हैं:
- रिक्त
- फॉर्मूला
- कॉन्स्टेंट
- केवल दृश्यमान सेल (फ़िल्टरिंग के बाद बहुत उपयोगी)
- त्रुटियाँ
लापता मान तेजी से भरें (रिक्त)
मान लीजिए कॉलम B में लापता "श्रेणी" मान हैं और आप उन्हें "अज्ञात" से भरना चाहते हैं:
- श्रेणी कॉलम चुनें
- Ctrl + G दबाएं >> स्पेशल… चुनें
- रिक्त चुनें >> OK दबाएं
- अज्ञात टाइप करें
- Ctrl + Enter दबाएं (एक बार में सभी चयनित रिक्त सेल भरता है)
केवल दृश्यमान सेल कॉपी करें (फ़िल्टरिंग के बाद)
फ़िल्टर करने के बाद, सामान्य रूप से कॉपी करने में छिपे हुए सेल शामिल हो सकते हैं और गलतियां हो सकती हैं।
- अपना डेटा फ़िल्टर करें
- फ़िल्टर की गई रेंज चुनें
- Ctrl + G दबाएं >> स्पेशल… चुनें
- केवल दृश्यमान सेल चुनें
- कॉपी पर क्लिक करें
- अब दूसरी शीट में पेस्ट करें
अधिक शॉर्टकट टिप्स:
- Ctrl + ` (ग्रेव एक्सेंट) दबाकर एक साथ सभी फॉर्मूला दिखाएं
- Alt + = दबाकर आसन्न रेंज के लिए जल्दी SUM फॉर्मूला डालें
- अगली शीट पर जाने के लिए Ctrl + Page Down दबाएं, और पिछली शीट पर जाने के लिए Ctrl + Page Up
निष्कर्ष
ये 5 एक्सेल शॉर्टकट हैं जिन्हें ज्यादातर लोग बहुत देर से खोजते हैं। वे शुरुआत में शायद ही कभी सिखाए जाते हैं, फिर भी वे माउस निर्भरता कम करते हैं, गति और सटीकता में सुधार करते हैं, और एक्सेल को सहज महसूस कराते हैं। इन शॉर्टकट को सीखने का सबसे अच्छा समय तब था जब आपने पहली बार एक्सेल का उपयोग शुरू किया था—लेकिन कभी देर नहीं होती। एक खाली वर्कबुक में उनका अभ्यास करके मसल मेमोरी बनाएं। आपका भविष्य का स्व आपको एक और साल इंतजार न करने के लिए धन्यवाद देगा।
मुफ्त एडवांस्ड एक्सेल अभ्यास समाधान के साथ प्राप्त करें!
