शुरुआती लोगों के लिए Microsoft Access सुविधाएँ, युक्तियाँ और कैसे-कैसे करें

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सबसे लोकप्रिय ऑफिस प्रोडक्टिविटी सूट है और ऐसा क्यों नहीं होना चाहिए? Microsoft ने समय-समय पर Office में सुधार किया है और अब वह सब कुछ प्रदान करता है जो हम चाहते थे। पहली रिलीज के बाद से, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस ने हमेशा उपयोगकर्ताओं को प्रभावित किया है। अब माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस लगभग हर विंडोज-आधारित पीसी पर चलता है - और यहां तक ​​कि मैक पर भी।

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस इसमें कई एप्लिकेशन का संग्रह है - जैसे वर्ड, पावरपॉइंट, एक्सेल, आदि। ये सबसे व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले ऑफिस ऐप हैं और उनमें से सभी माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस हैं। अपेक्षाकृत कम प्रयोग किया जाता है। बहुत से लोग यह मानते हुए भी नहीं देखते कि यह क्या है, यह पेशेवरों के लिए हो सकता है और उनके लिए नहीं।

वास्तव में, यह सच नहीं है। एमएस एक्सेस वर्ड या एक्सेल की तरह एक और सुविधा संपन्न एप्लिकेशन है और इसका उपयोग करना भी आसान है। इस पोस्ट में, मैं आपको माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस के बारे में बताने जा रहा हूं , इसकी विशेषताएं, और युक्तियों का उपयोग करना, ताकि आप उम्मीद से इसे आसानी से उपयोग करने में सक्षम हो सकें।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस

Microsoft Access मूल रूप से एक डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली है और इसमें इसके लेआउट और नेविगेशनल पहलुओं सहित अन्य Microsoft Office उत्पादों का रंगरूप है। डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली का मतलब यह नहीं है कि आपको इसका उपयोग करने के लिए SQL सर्वर के बारे में जानना होगा। एक्सेस पर सब कुछ जीयूआई आधारित है और वांछित क्रियाओं को करने के लिए उपयुक्त बटनों पर क्लिक करके इसे आसानी से उपयोग किया जा सकता है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस का उपयोग क्यों करें

अपने आप को एक व्यवसाय चलाने पर विचार करें, आप चीजें बेचते हैं, चीजें खरीदते हैं, और कर्मचारियों का प्रबंधन करते हैं। हमारे कार्यालय में चीजों को प्रबंधित करने के लिए आपको एक प्रबंधन उपकरण की आवश्यकता होती है और आप SQL या RDMS अनुप्रयोगों के बारे में नहीं जानते हैं। एमएस एक्सेस यहां फिट बैठता है; यह आपको अन्य RDBMS की तरह ही एक डेस्कटॉप डेटाबेस सिस्टम प्रदान करता है। MS Access को आरंभ करने के लिए किसी कॉन्फ़िगरेशन और विशेष सेटअप प्रक्रियाओं की आवश्यकता नहीं है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस का उपयोग कैसे करें

1. एमएस एक्सेस लॉन्च करें, और यही आप देखने वाले हैं। टेम्प्लेट का एक गुच्छा मुख्य स्क्रीन पर उपलब्ध है, प्रत्येक टेम्प्लेट पूरी तरह से विशिष्ट उपयोग के लिए और सभी आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए डिज़ाइन किया गया है।
2. किसी भी टेम्पलेट का चयन करें और अपनी मशीन पर डेटाबेस स्कीमा डाउनलोड करने के लिए "डाउनलोड" पर क्लिक करें। इस मामले में, मैं एक "छात्र" टेम्पलेट चुनने जा रहा हूं जो स्कूल के उद्देश्य के लिए है और सभी छात्र विवरणों को आसानी से प्रबंधित करता है।
3. अब स्क्रीन तीन सेक्शन में बंट गई है। बाएं हिस्से में सभी टेबल, रिपोर्ट और फॉर्म हैं। ऊपरी मध्य में मुख्य नियंत्रण और आउटपुट अनुभाग में मध्य भाग होता है।
4. "नया छात्र" पर क्लिक करें और एक फॉर्म पॉप अप होता है जिसमें सभी सामान्य फ़ील्ड होते हैं। फ़ॉर्म भरकर और CTL+S कुंजियों को दबाकर फ़ॉर्म को सहेजकर एक नया छात्र जोड़ा जा सकता है।
5. सभी रिपोर्ट जैसे कुल छात्र, अनुभाग के अनुसार छात्र, उपस्थिति रिकॉर्ड, और संपर्क जानकारी बाईं ओर रिपोर्ट अनुभाग से देखी जा सकती है।

इसी तरह, इसके लिए टेम्पलेट हैं:

• संपत्ति:जो उत्पादों के साथ व्यापार में एक कंपनी के साथ सौदा करती है
• संपर्क:लोगों या कर्मचारियों के संपर्क विवरण प्रबंधित करता है।
• मुद्दे:ग्राहकों की शिकायतों और मुद्दों का प्रबंधन करता है।
• इवेंट:इवेंट और उनके विवरण का आयोजन करता है।
• विपणन परियोजनाएं:विपणन और बिक्री के उद्देश्य से।
• प्रोजेक्ट:असाइनमेंट और कंपनी प्रोजेक्ट प्रबंधित करता है।
• संकाय:यह एक कर्मचारी प्रबंधन टेम्पलेट है।
• विद्यार्थी:स्कूल और कॉलेज प्रशासन के उद्देश्यों के लिए, और इसी तरह।

ब्लैंक एक्सेस डेटाबेस बनाना

Microsoft Access आपको शुरुआत से डेटाबेस बनाने के विकल्प देता है। यह इन तालिकाओं के लिए तालिकाओं, विशेषताओं और नियमों को निर्धारित करने के साथ शुरू होता है। आप उपयोग करने के लिए मैक्रोज़ या प्रोग्राम करने योग्य मॉड्यूल बना सकते हैं। आप इन तालिकाओं पर कोई भी बाधा सेट कर सकते हैं, चाहे वह प्राथमिक कुंजी हो, विदेशी कुंजी हो, और न्यूल न हो।

यह केवल Microsoft Access का एक सिंहावलोकन था . सुविधाओं का एक समूह उपलब्ध है जो आपको एक कस्टम डेटाबेस बनाने, डेटा स्टोर करने और सरल संभव तरीके से डेटा प्रबंधित करने में मदद कर सकता है। तीव्र अनुप्रयोग विकास के लिए Microsoft Access का उपयोग करके आप अपनी लागत कम रख सकते हैं, MS Access एक बहु-उपयोगकर्ता डेटाबेस है; इस अर्थ में कि शुरुआत से, एक्सेस को एक नेटवर्क पर संचालित करने के लिए डिज़ाइन किया गया था।

एमएस एक्सेस शुरू करने के लिए बुनियादी कदम क्या हैं?

Microsoft Access के साथ आरंभ करने के लिए सबसे पहले आपको यह जानना आवश्यक है कि आप किस प्रकार के डेटाबेस पर काम करना चाहते हैं। चूंकि यह ऐप अनगिनत विकल्प प्रदान करता है, आप इसे अपने कंप्यूटर पर खोलने के बाद भ्रमित हो सकते हैं। हालांकि, आपको नाम खोजने और एक टेम्पलेट चुनने की आवश्यकता है ताकि आप कुछ ही क्षणों में इस टूल का उपयोग शुरू कर सकें।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस की मूल बातें क्या हैं?

इस आलेख में माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस की मूल बातें बताई गई हैं, और यह समझने के लिए कि चीजें कैसे काम करती हैं, इसका पूरी तरह से पालन करने की अनुशंसा की जाती है। हालांकि किसी डेटाबेस को पूरा करने के लिए टेम्पलेट का उपयोग करना शुरू करना बहुत आसान है, लेकिन भविष्य में जब आप इसे किसी अन्य प्रोग्राम में आयात करने का प्रयास करेंगे तो आपको समस्याएँ आ सकती हैं। इसलिए आपको माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस के कुछ बुनियादी टिप्स और ट्रिक्स जानने के लिए पूरा लेख पढ़ने की जरूरत है।

माइक्रोसॉफ्ट का कहना है कि नवीनतम संस्करण 255 समवर्ती उपयोगकर्ताओं का समर्थन करेगा। एमएस एक्सेस पर उन्नत सुविधाओं में एक्सेस डेटाबेस को कई प्रोग्रामों के साथ साझा करना और डेटाबेस को अन्य फ़ाइल स्वरूपों में निर्यात करना शामिल है।

आगे पढ़ें :Microsoft Access डेटा को Microsoft Excel में कैसे आयात करें।