Microsoft Office सबसे लोकप्रिय ऑफिस उत्पादकता सुइट है और क्यों नहीं होना चाहिए? Microsoft ने समय-समय पर Office में सुधार किया है और अब वह सब कुछ प्रदान करता है जो हम चाहते होंगे। पहली रिलीज़ से ही, Microsoft Office ने हमेशा उपयोगकर्ताओं को प्रभावित किया है। अब Microsoft Office लगभग हर Windows-आधारित PC पर चलता है – और Mac पर भी।
Microsoft Office इसमें कई एप्लिकेशन का संग्रह है – जैसे Word, PowerPoint, Excel, आदि। ये सबसे व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले Office ऐप्स हैं और उन सभी में, Microsoft Access अपेक्षाकृत कम उपयोग किया जाता है। कई लोग यह देखने की जहमत भी नहीं उठाते कि यह क्या है, यह मानते हुए कि यह पेशेवरों के लिए हो सकता है और उनके लिए नहीं।
वास्तव में, यह सच नहीं है। MS Access Word या Excel की तरह एक और सुविधा-संपन्न एप्लिकेशन है और इसका उपयोग करना भी सरल है। इस पोस्ट में, मैं आपको Microsoft Access, इसकी सुविधाओं और उपयोग टिप्स के बारे में बताने जा रहा हूं, ताकि आप उम्मीद कर सकें कि इसका उपयोग काफी आसानी से कर पाएंगे।
Microsoft Access
Microsoft Access मूल रूप से एक डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली है और इसमें अन्य Microsoft Office उत्पादों की तरह रूप और अनुभव है, जिसमें इसका लेआउट और नेविगेशनल पहलू शामिल हैं। डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली का मतलब यह नहीं है कि आपको इसका उपयोग करने के लिए SQL Server के बारे में जानना होगा। Access पर सब कुछ GUI आधारित है और वांछित क्रियाएं करने के लिए उपयुक्त बटन पर क्लिक करके आसानी से उपयोग किया जा सकता है।
Microsoft Access क्यों उपयोग करें
अपने आप को एक व्यवसाय चलाते हुए मानें, आप चीजें बेचते हैं, चीजें खरीदते हैं, और कर्मचारियों का प्रबंधन करते हैं। आपको हमारे कार्यालय में चीजों को प्रबंधित करने के लिए एक प्रबंधन उपकरण की आवश्यकता है और आप SQL या RDMS एप्लिकेशन के बारे में नहीं जानते हैं। MS Access यहां फिट बैठता है; यह आपको किसी अन्य RDBMS की तरह एक डेस्कटॉप डेटाबेस सिस्टम प्रदान करता है। MS Access को शुरू करने के लिए किसी कॉन्फ़िगरेशन और विशेष सेटअप प्रक्रियाओं की आवश्यकता नहीं होती है।
Microsoft Access का उपयोग कैसे करें
- MS Access लॉन्च करें, और यह वह है जो आप देखने वाले हैं। मुख्य स्क्रीन पर टेम्पलेट्स का एक गुच्छा उपलब्ध है, प्रत्येक टेम्पलेट विशिष्ट उपयोग के लिए पूरी तरह से डिज़ाइन किया गया है और सभी आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए।
- कोई भी टेम्पलेट चुनें और अपने मशीन पर डेटाबेस स्कीमा डाउनलोड करने के लिए "download" पर क्लिक करें। इस मामले में, मैं "student" टेम्पलेट चुनने जा रहा हूं जो स्कूल उद्देश्य के लिए है और सभी छात्र विवरणों को काफी आसानी से प्रबंधित करता है।
- अब स्क्रीन तीन खंडों में विभाजित है। बायां भाग सभी टेबल, रिपोर्ट और फॉर्म हैं। ऊपरी मध्य में मुख्य नियंत्रण हैं और केंद्र भाग आउटपुट अनुभाग है।
- "New Student" पर क्लिक करें और एक फॉर्म पॉप अप होता है जिसमें सभी सामान्य फ़ील्ड होते हैं। फॉर्म भरकर और CTL+S कुंजी दबाकर फॉर्म को सहेजकर एक नया छात्र जोड़ा जा सकता है।
- बाएं हाथ की ओर रिपोर्ट अनुभाग से कुल छात्र, सेक्शन के अनुसार छात्र, उपस्थिति रिकॉर्ड, और संपर्क जानकारी जैसे सभी रिपोर्ट देखे जा सकते हैं।
इसी तरह, इसके लिए टेम्पलेट हैं:
- Assets: जो उन उत्पादों से संबंधित है जिनमें एक कंपनी व्यापार कर रही है
- Contacts: लोगों या कर्मचारियों के संपर्क विवरण प्रबंधित करता है।
- Issues: ग्राहक शिकायतों और मुद्दों का प्रबंधन करता है।
- Events: घटनाओं और उनके विवरण को व्यवस्थित करता है।
- Marketing projects: मार्केटिंग और बिक्री उद्देश्य के लिए।
- Projects: असाइनमेंट और कंपनी प्रोजेक्ट प्रबंधित करता है।
- Faculty: यह एक कर्मचारी प्रबंधन टेम्पलेट है।
- Student: स्कूल और कॉलेज प्रशासन उद्देश्यों के लिए, और इसी तरह।
एक खाली Access डेटाबेस बनाना
Microsoft Access आपको स्क्रैच से डेटाबेस बनाने के विकल्प देता है। यह टेबल, विशेषताओं को परिभाषित करने और इन टेबल के लिए नियम सेट करने से शुरू होता है। आप Macros या प्रोग्रामेबल मॉड्यूल बना सकते हैं जिनका उपयोग किया जा सकता है। आप इन टेबल पर कोई भी प्रतिबंध सेट कर सकते हैं, चाहे वह प्राथमिक कुंजी, विदेशी कुंजी, और Not NULL हो।
यह Microsoft Access का सिर्फ एक अवलोकन था। कई सुविधाएं उपलब्ध हैं जो आपको एक कस्टम डेटाबेस बनाने, डेटा स्टोर करने, और डेटा को सबसे सरल संभव तरीके से प्रबंधित करने में मदद कर सकती हैं। Microsoft Access का उपयोग रैपिड एप्लिकेशन डेवलपमेंट के लिए करके आप अपनी लागत कम रख सकते हैं, MS Access एक मल्टी-यूजर डेटाबेस है; इस अर्थ में कि शुरुआत से ही, Access को नेटवर्क पर संचालित करने के लिए डिज़ाइन किया गया था।
MS Access शुरू करने के बुनियादी चरण क्या हैं?
Microsoft Access के साथ शुरुआत करने के लिए आपको पहली चीज़ जानने की आवश्यकता है वह है उस डेटाबेस का प्रकार जिस पर आप काम करना चाहते हैं। चूंकि यह ऐप अनगिनत विकल्प प्रदान करता है, आप इसे अपने कंप्यूटर पर खोलने के बाद भ्रमित हो सकते हैं। हालांकि, आपको नाम ढूंढना होगा और एक टेम्पलेट चुनना होगा ताकि आप पलों में इस टूल का उपयोग शुरू कर सकें।
Microsoft Access की मूल बातें क्या हैं?
Microsoft Access की मूल बातें इस लेख में उल्लिखित हैं, और इसे पूरी तरह से समझने के लिए इसका पालन करने की सिफारिश की जाती है कि चीजें कैसे काम करती हैं। हालांकि टेम्पलेट का उपयोग करके डेटाबेस प्राप्त करना काफी सीधा है, आपको भविष्य में समस्याएं आ सकती हैं जब आप इसे किसी अन्य प्रोग्राम में आयात करने का प्रयास करेंगे। इसलिए आपको Microsoft Access के कुछ बुनियादी टिप्स और ट्रिक्स सीखने के लिए पूरा लेख पढ़ने की आवश्यकता है।
Microsoft का कहना है कि नवीनतम संस्करण 255 समवर्ती उपयोगकर्ताओं का समर्थन करेगा। MS Access पर उन्नत सुविधाओं में एक्सेस डेटाबेस को कई प्रोग्राम के साथ साझा करना और डेटाबेस को अन्य फ़ाइल प्रारूपों में निर्यात करना शामिल है।
अगला पढ़ें: Microsoft Access डेटा को Microsoft Excel में आयात कैसे करें।
