सॉर्टिंग . का उपयोग करना और फ़िल्टरिंग टूल आपकी पहुंच . बनाते हैं रिकॉर्ड और डेटाबेस अधिक व्यवस्थित और समझने में आसान, खासकर यदि आप अपनी डेटाबेस फ़ाइल खोलते समय पहली नज़र में डेटा को समझना चाहते हैं। इस ट्यूटोरियल में, हम डेटा को सॉर्ट करने और फ़िल्टर करने के बीच अंतर और एक्सेस में रिकॉर्ड्स को सॉर्ट और फ़िल्टर करने के तरीके के बारे में बताएंगे।
एक्सेस में सॉर्टिंग और फ़िल्टरिंग के बीच क्या अंतर है?
छँटाई उपयोगकर्ता को डेटा को आरोही या अवरोही क्रम में रखने की अनुमति देगा जबकि फ़िल्टरिंग महत्वपूर्ण रिकॉर्ड को महत्वहीन रिकॉर्ड से अलग करता है; जब डेटा फ़िल्टर किया जाता है, तो केवल फ़िल्टर मानदंड को पूरा करने वाली पंक्तियाँ प्रदर्शित होंगी, और अन्य पंक्तियाँ छिपी रहेंगी।
एक्सेस में डेटा सॉर्ट करने और फ़िल्टर करने के क्या लाभ हैं?
एक्सेस डेटाबेस में डेटा को सॉर्ट करने और फ़िल्टर करने के लाभ यह हैं कि वे व्यवस्थित प्रतिनिधित्व प्रदान करते हैं और आपको अपने डेटा की बेहतर समझ भी देते हैं।
Microsoft Access में रिकॉर्ड्स को कैसे सॉर्ट और फ़िल्टर करें
1] एक्सेस में रिकॉर्ड्स को सॉर्ट करना
उस फ़ील्ड का चयन करें जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं, उदाहरण के लिए, प्रथम नाम हमारे छात्रों की।
होम क्लिक करें टैब करें और आरोही . का पता लगाएं और अवरोही क्रमबद्ध और फ़िल्टर करें . में बटन समूह।
आरोही चुनें A से Z तक . नामों को क्रमित करने के लिए बटन या संख्याओं को सबसे बड़े से छोटे में क्रमबद्ध करें।
अवरोही . चुनें Z . से नामों को क्रमित करने के लिए बटन करने के लिए ए या संख्याओं को सबसे छोटे से सबसे बड़े में क्रमित करें।
चयनित फ़ील्ड को आपके द्वारा चुने गए क्रम के आधार पर क्रमबद्ध किया जाता है।
फिर सहेजें . क्लिक करें ।
यदि आप सॉर्टिंग क्रम को हटाना चाहते हैं, तो सॉर्ट की गई फ़ील्ड का चयन करें और सॉर्ट करें निकालें पर क्लिक करें। ।
पढ़ें :माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में रिपोर्ट्स में टोटल कैसे जोड़ें।
2] एक्सेस में रिकॉर्ड्स को फ़िल्टर करना
डेटा फ़िल्टर करने के लिए आप तीन विधियों का उपयोग कर सकते हैं।
विधि 1 फ़ील्ड के बगल में स्थित ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करना है।
डेटाबेस में आपके डेटा और कुछ चेक किए गए चेकबॉक्स के साथ एक ड्रॉप-डाउन चेकलिस्ट खुलेगी।
उन चेकबॉक्स को अचयनित करें जिन्हें आप फ़िल्टर नहीं करना चाहते हैं और वे चेकबॉक्स चुनें जिन्हें आप फ़िल्टर करना चाहते हैं।
फिर ठीक . क्लिक करें ।
परिणाम ऊपर फोटो में देखें।
दूसरी विधि रिकॉर्ड को फ़िल्टर करने के लिए चयन सुविधा का उपयोग करना है।
वह सेल या डेटा चुनें जिसे आप फ़िल्टर करना चाहते हैं।
होम . पर क्रमबद्ध और फ़िल्टर करें . में टैब समूह, चयन . पर क्लिक करें बटन।
ड्रॉप-डाउन मेनू में शामिल है . क्लिक करें जिसमें वे सेल शामिल हैं जिनमें चयनित डेटा होता है।
फ़िल्टर लागू किया गया है।
तीसरी विधि एक खोज शब्द से फ़िल्टर बनाना है।
फ़ील्ड के बगल में स्थित ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें।
एक ड्रॉप-डाउन चेकलिस्ट खुलेगी।
टेक्स्ट फ़िल्टर पर क्लिक करें फिर इसमें शामिल हैं . पर क्लिक करें विकल्प।
एक कस्टम फ़िल्टर डायलॉग बॉक्स खुलेगा।
डायलॉग बॉक्स में वह टेक्स्ट टाइप करें जिसे आप फ़िल्टर करना चाहते हैं और क्लिक करें ठीक ।
संख्याओं को फ़िल्टर करने के लिए, संख्याओं वाली फ़ील्ड के बगल में स्थित ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें।
एक ड्रॉप-डाउन चेकलिस्ट खुलेगी।
संख्या फ़िल्टर . क्लिक करें फिर आप जो विकल्प चाहते हैं उस पर क्लिक करें। इस ट्यूटोरियल के लिए, हमने बराबर . चुना है ।
डायलॉग बॉक्स में वह नंबर टाइप करें जिसे आप फ़िल्टर करना चाहते हैं और ओके पर क्लिक करें।
परिणाम देखने के लिए ऊपर फोटो देखें।
हमें उम्मीद है कि यह ट्यूटोरियल एक्सेस में रिकॉर्ड्स को सॉर्ट और फ़िल्टर करने के तरीके को समझने में आपकी सहायता करेगा; यदि आपके पास ट्यूटोरियल के बारे में प्रश्न हैं, तो हमें टिप्पणियों में बताएं।