माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में रिकॉर्ड्स को सॉर्ट और फ़िल्टर कैसे करें

सॉर्टिंग और फ़िल्टरिंग टूल का उपयोग करके अपने एक्सेस रिकॉर्ड्स और डेटाबेस को अधिक व्यवस्थित और समझने में आसान बनाएं, खासकर यदि आप अपना डेटाबेस फ़ाइल खोलते समय पहली नज़र में डेटा को समझना चाहते हैं। इस ट्यूटोरियल में, हम एक्सेस में डेटा सॉर्टिंग और फ़िल्टरिंग के बीच अंतर बताएंगे और एक्सेस में रिकॉर्ड्स को सॉर्ट और फ़िल्टर करने का तरीका बताएंगे।

एक्सेस में सॉर्टिंग और फ़िल्टरिंग में क्या अंतर है?

सॉर्टिंग उपयोगकर्ता को डेटा को आरोही या अवरोही क्रम में रखने की अनुमति देगा जबकि फ़िल्टरिंग महत्वपूर्ण रिकॉर्ड्स को कम महत्वपूर्ण रिकॉर्ड्स से अलग करता है; जब डेटा फ़िल्टर किया जाता है, तो केवल वे पंक्तियाँ प्रदर्शित होंगी जो फ़िल्टर मानदंडों को पूरा करती हैं, और अन्य पंक्तियाँ छिपी रहेंगी।

एक्सेस में डेटा सॉर्टिंग और फ़िल्टरिंग के क्या फायदे हैं?

एक्सेस डेटाबेस में डेटा सॉर्टिंग और फ़िल्टरिंग के लाभ यह हैं कि वे व्यवस्थित प्रतिनिधित्व प्रदान करते हैं और आपके डेटा की बेहतर समझ भी देते हैं।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में रिकॉर्ड्स को सॉर्ट और फ़िल्टर कैसे करें

1] एक्सेस में रिकॉर्ड्स सॉर्ट करना

वह फ़ील्ड चुनें जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं, उदाहरण के लिए, हमारे छात्रों का FirstName।

होम टैब पर क्लिक करें और सॉर्ट और फ़िल्टर ग्रुप में आरोही और अवरोही बटन ढूंढें।

नामों को A से Z तक सॉर्ट करने या संख्याओं को सबसे छोटे से सबसे बड़े तक सॉर्ट करने के लिए आरोही बटन चुनें।

नामों को Z से A तक सॉर्ट करने या संख्याओं को सबसे बड़े से सबसे छोटे तक सॉर्ट करने के लिए अवरोही बटन चुनें।

चुना गया फ़ील्ड आपके द्वारा चुने गए क्रम के आधार पर सॉर्ट हो जाता है।

फिर सेव पर क्लिक करें।

यदि आप सॉर्टिंग क्रम को हटाना चाहते हैं, तो सॉर्ट किए गए फ़ील्ड को चुनें और सॉर्ट हटाएं पर क्लिक करें।

पढ़ें: माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में रिपोर्ट में टोटल्स कैसे जोड़ें।

2] एक्सेस में रिकॉर्ड्स फ़िल्टर करना

डेटा फ़िल्टर करने के लिए आप तीन विधियों का उपयोग कर सकते हैं।

विधि 1 फ़ील्ड के बगल में ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करना है।

एक ड्रॉप-डाउन चेकलिस्ट खुलेगी जिसमें डेटाबेस में आपका डेटा और कुछ चेक किए गए चेकबॉक्स होंगे।

उन चेकबॉक्स को अनचेक करें जिन्हें आप फ़िल्टर नहीं करना चाहते और उन चेकबॉक्स को चेक करें जिन्हें आप फ़िल्टर करना चाहते हैं।

फिर ओके पर क्लिक करें।

ऊपर की फोटो में परिणाम देखें।

दूसरी विधि रिकॉर्ड्स को फ़िल्टर करने के लिए चयन सुविधा का उपयोग करना है।

उस सेल या डेटा को चुनें जिसे आप फ़िल्टर करना चाहते हैं।

होम टैब पर सॉर्ट और फ़िल्टर ग्रुप में, चयन बटन पर क्लिक करें।

ड्रॉप-डाउन मेनू में शामिल है पर क्लिक करें जिसमें चयनित डेटा वाले सेल शामिल हैं।

फ़िल्टर लागू हो गया है।

तीसरी विधि एक खोज शब्द से फ़िल्टर बनाना है।

फ़ील्ड के बगल में ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें।

एक ड्रॉप-डाउन चेकलिस्ट खुलेगी।

टेक्स्ट फ़िल्टर्स पर क्लिक करें फिर शामिल है विकल्प पर क्लिक करें।

एक कस्टम फ़िल्टर डायलॉग बॉक्स खुलेगा।

डायलॉग बॉक्स में वह टेक्स्ट टाइप करें जिसे आप फ़िल्टर करना चाहते हैं और ओके पर क्लिक करें।

संख्याओं को फ़िल्टर करने के लिए, संख्याओं वाले फ़ील्ड के बगल में ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें।

एक ड्रॉप-डाउन चेकलिस्ट खुलेगी।

नंबर फ़िल्टर्स पर क्लिक करें फिर उस विकल्प पर क्लिक करें जो आप चाहते हैं। इस ट्यूटोरियल के लिए, हमने बराबर चुना।

डायलॉग बॉक्स में वह संख्या टाइप करें जिसे आप फ़िल्टर करना चाहते हैं और ओके पर क्लिक करें।

ऊपर की फोटो देखें परिणाम देखने के लिए।

हमें उम्मीद है कि यह ट्यूटोरियल आपको एक्सेस में रिकॉर्ड्स को सॉर्ट और फ़िल्टर करने का तरीका समझने में मदद करता है; यदि ट्यूटोरियल के बारे में आपके कोई प्रश्न हैं, तो हमें कमेंट्स में बताएं।