Gmail, Outlook, और Apple Mail में ईमेल को PDF के रूप में सहेजें - चरण-दर-चरण गाइड

• यदि आप Outlook या Gmail का उपयोग कर रहे हैं, तो ईमेल खोलें और Print विकल्प पर क्लिक करें। Print मेनू में Save/Print चुनें, अपने PDF को नाम दें और Enter दबाएं।
• यदि आप मोबाइल पर Outlook या Gmail का उपयोग कर रहे हैं, तो ईमेल खोलें और तीन-डॉट आइकन पर टैप करें। Print चुनें, अगले मेनू में Save as PDF चुनें और PDF आइकन पर टैप करें।
• यदि आप iPhone पर Apple Mail का उपयोग कर रहे हैं, तो ईमेल खोलें और Reply आइकन पर टैप करें। अब Share आइकन पर टैप करें, Save to Files चुनें, एक नाम चुनें और Save पर टैप करें।
• यदि आप Mac पर Apple Mail का उपयोग कर रहे हैं, तो ईमेल खोलें और मेनू बार में File पर क्लिक करें। Export to PDF चुनें, अपने PDF को नाम दें और Save पर क्लिक करें।

ईमेल पेशेवर संचार की मुख्यधारा विधि बन गए हैं। नौकरी के प्रस्तावों से लेकर नोटिफिकेशन तक, हमारे इनबॉक्स में अक्सर महत्वपूर्ण जानकारी होती है जो कुछ समय बाद स्वचालित रूप से हटाई जा सकती है।

महत्वपूर्ण ईमेल को गलती से हटाने से बचने के लिए, उन्हें PDF में बदलना सलाहनीय है ताकि वे आपके डिवाइस पर सुरक्षित रहें, जिससे ईमेल ऑफ़लाइन और ऑनलाइन दोनों तरह से सुलभ हो सकें। इस गाइड में, हम देखेंगे कि अपने ईमेल को PDF के रूप में आसानी से और प्लेटफॉर्म और सेवाओं में कैसे सहेजें।

अपने ईमेल को PDF के रूप में सहेजने का सबसे सरल सार्वभौमिक तरीका Outlook में पाया जाता है, जो लगभग हर संभव प्लेटफॉर्म पर उपलब्ध है। इसलिए, यदि आप Outlook का उपयोग करते हैं, तो चरण प्रत्येक डिवाइस के लिए बहुत समान और काफी सीधे हैं।

Outlook.com

Outlook के वेब क्लाइंट पर भरोसा करने वाले उपयोगकर्ताओं के लिए, इन चरणों का पालन करें:

1. वेब ब्राउज़र में Outlook.com पर नेविगेट करें।
2. वह ईमेल संदेश चुनें जिसे आप सहेजना चाहते हैं और टूलबार में ऊपर “Print” बटन पर क्लिक करें।
   टूलबार में Print बटन पर क्लिक करें।
3. ईमेल खुलने पर फिर से Print पर क्लिक करें।
   Print बटन पर क्लिक करें।
4. प्रिंटर मेनू में, बस अंतिम बार Print पर क्लिक करें। आपके ब्राउज़र के आधार पर, यह मेनू थोड़ा अलग दिख सकता है।
   Print बटन पर क्लिक करें।
5. PDF फ़ाइल के लिए एक नाम और स्थान चुनें और Save पर क्लिक करें या बस अपने कीबोर्ड पर Enter दबाएं।
   PDF के लिए नाम और स्थान चुनें।

यदि आप Mac पर Safari में Outlook.com का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको पारंपरिक ब्राउज़र प्रिंटर मेनू नहीं दिखाई देगा बल्कि Apple का बिल्ट-इन मेनू दिखाई देगा। जब यह पॉप अप होता है, तो सब कुछ अनदेखा करें और बस नीचे बाएं में “PDF” बटन पर क्लिक करें। फिर, अपने PDF को नाम दें और उसके लिए एक स्थान चुनें, और Save पर क्लिक करें।

यह भी देखें: PDF को छोटा कैसे बनाएं ➜

Windows और macOS पर Outlook ऐप

डेस्कटॉप उपयोगकर्ताओं के लिए तकनीकी रूप से Outlook के दो अलग-अलग संस्करण उपलब्ध हैं। Windows के लिए मानक Outlook ऐप है और फिर Preview संस्करण, जो Mac पर मानक Outlook ऐप होता है। इसलिए, यदि आपके पास नया ऐप है, तो ऊपर Outlook.com के लिए दिए गए चरणों का पालन करें क्योंकि ऐप साइट की तरह ही दिखता और कार्य करता है।

लेकिन यदि आप मानक Windows ऐप का उपयोग कर रहे हैं, तो इन चरणों का पालन करें:

1. Microsoft Outlook लॉन्च करें।
   
   
2. बस अपने वांछित ईमेल पर राइट-क्लिक करें और मेनू से Quick Print चुनें (ऊपर से दूसरा विकल्प)।
   ईमेल पर राइट-क्लिक करें और Quick Print चुनें।
3. अब, बस एक स्थान और फ़ाइल नाम चुनें और Enter दबाएं। आपका ईमेल स्वचालित रूप से PDF के रूप में सहेजा जाएगा।
   PDF के लिए नाम और स्थान चुनें।

Android और iPhone पर Outlook ऐप

यदि आप मोबाइल पर हैं, तो Android और iPhone डिवाइस दोनों पर Outlook ऐप पर ईमेल को PDF के रूप में डाउनलोड करने के चरण समान हैं:

1. अपने फोन पर Outlook लॉन्च करें और वह ईमेल खोलें जिसे आप सहेजना चाहते हैं।
2. दाएं कोने में तीन डॉट्स पर दबाएं और “Print“ पर टैप करें।
   Outlook App – Print Option
3. ऊपरी बाएं कोने में, टैप करें और “Save as PDF” चुनें और दाएं पर PDF आइकन पर टैप करें:
   Outlook App – Print Menu
4. आपसे आपके PDF के लिए एक नाम और स्थान चुनने के लिए कहा जाएगा, ऐसा करें और Save पर टैप करें।

यदि आप iPhone पर हैं, तो आप इस प्रिंट मेनू को नहीं देखेंगे, इसके बजाय आपको बिल्ट-इन iPhone प्रिंट मेनू दिखाई देगा। यहां, ऊपरी दाएं कोने में Share आइकन पर टैप करें, फिर Save to Files पर टैप करें। अब, बस अपने PDF फ़ाइल के लिए एक नाम दर्ज करें और एक स्थान चुनें, और Save पर क्लिक करें।

यह भी देखें: Windows, Mac, Android और iPhone पर PDF में कैसे टाइप करें ➜

2. Gmail

यदि आप Android का उपयोग करते हैं, तो आपके पास सबसे अधिक संभावना Gmail अकाउंट है। आप नीचे दिए गए चरणों का पालन करके सभी डिवाइस पर Gmail को PDF में आसानी से बदल सकते हैं।

Gmail.com

यह विधि किसी भी चीज़ पर काम करती है जो ब्राउज़र चलाती है, लेकिन अधिक वास्तविक रूप से Windows और macOS डिवाइस पर:

1. अपना पसंदीदा ब्राउज़र लॉन्च करें और Gmail पर जाएं। वह ईमेल खोलें जिसे आप PDF के रूप में सहेजना चाहते हैं।
2. यदि आप पूरा ईमेल वार्तालाप प्रिंट करना चाहते हैं, तो “Print All” बटन दबाएं। अन्यथा, उस ईमेल के तीन-डॉट आइकन पर क्लिक करें जिसे आप डाउनलोड करना चाहते हैं।
   
   Gmail – Print All
3. प्रिंटर मेनू अब नए टैब में खुलेगा। Print पर क्लिक करें, अपने PDF के लिए एक स्थान और नाम चुनें और Enter दबाएं।

वहां आपके पास है। आपका ईमेल आपके कंप्यूटर पर PDF के रूप में सहेजा गया है।

Android और iPhone पर Gmail ऐप

1. Gmail ऐप को अपने मोबाइल पर डाउनलोड करें और खोलें।
2. वह ईमेल देखें और खोलें जिसे आप PDF के रूप में डाउनलोड करना चाहते हैं।
3. ऊपरी दाएं कोने में तीन डॉट्स पर दबाएं।
   Gmail On Mobile – Print Options
4. ऊपरी बाएं पर टैप करें और सुनिश्चित करें कि Save as PDF चुना गया है। फिर दाएं पर PDF आइकन पर टैप करें।
   Gmail on Mobile – Print Menu
5. आपसे आपके PDF के लिए एक नाम और स्थान चुनने के लिए कहा जाएगा, ऐसा करें और Save पर टैप करें।

यदि आप iPhone पर हैं, तो आप इस प्रिंट मेनू को नहीं देखेंगे, इसके बजाय आपको बिल्ट-इन iPhone प्रिंट मेनू दिखाई देगा। यहां, ऊपरी दाएं कोने में Share आइकन पर टैप करें, फिर Save to Files पर टैप करें। अब, बस अपने PDF फ़ाइल के लिए एक नाम दर्ज करें और एक स्थान चुनें, और Save पर क्लिक करें।

यह भी देखें: अपने PDF पेजों को आसानी से कैसे क्रॉप या रीसाइज़ करें ➜

3. Apple Mail

आप Apple के बिल्ट-इन Mail ऐप का उपयोग करके iPhone, iPad और macOS पर आसानी से ईमेल को PDF के रूप में सहेज सकते हैं। ऊपर Outlook और Gmail अनुभागों में, हमने पहले ही हाइलाइट किया है कि iPhone पर "Print" फ़ंक्शन कैसे काम करता है लेकिन आइए विशेष रूप से Apple Mail के बारे में बात करते हैं:

iPhone

1. अपने डिवाइस पर “Mail” ऐप लॉन्च करें। वह ईमेल खोलें जिसे आप PDF के रूप में सहेजना चाहते हैं।
2. अब, नीचे Reply आइकन पर टैप करें।
   Reply आइकन पर टैप करें।
3. रिप्लाई मेनू पर, स्क्रॉल करें और “Print” पर टैप करें।
   Print पर टैप करें।
4. आपको ईमेल का थंबनेल पूर्वावलोकन दिखाई देगा। अब हम ऊपर Gmail और Outlook अनुभागों में बताए गए चरणों को दोहराते हैं – ऊपरी दाएं में Share आइकन पर टैप करें, Save to Files पर टैप करें, फिर अंत में अपने PDF को नाम दें और Save पर क्लिक करें।
   Share आइकन > Save to Files > Save

macOS और iPad

1. अपने Mac पर “Mail” ऐप खोलें और वह ईमेल चुनें जिसे आप PDF के रूप में डाउनलोड करना चाहते हैं।
2. मेनू बार में, File पर क्लिक करें और विकल्पों से “Export as PDF” चुनें।
   File पर क्लिक करें फिर Export as PDF चुनें।
3. अपने PDF के लिए एक नाम चुनें और डाउनलोड स्थान चुनें, फिर Save पर क्लिक करें। नाम और स्थान चुनें और Save पर क्लिक करें।

निष्कर्ष

आप किसी भी ईमेल को PDF के रूप में आसानी से सहेज सकते हैं, चाहे आप किसी भी ईमेल क्लाइंट या डिवाइस पर हों। कुछ स्थितियों में दूसरों की तुलना में थोड़ा अधिक काम करना पड़ सकता है लेकिन अंत में आपके पास वही शानदार PDF कॉपी होगी। सोचने पर, Google, Apple और Microsoft कुछ प्रकार के नेटिव PDF बटन को अपने ऑपरेटिंग सिस्टम और वेबसाइटों के लिए विकसित करके प्रक्रिया को और सुव्यवस्थित कर सकते हैं। तब तक, ये सभी चरण हैं जो एक ईमेल को PDF में बदलने के लिए आवश्यक हैं।

FAQs

क्या मैं एक बार PDF के रूप में सहेजे जाने के बाद ईमेल की सामग्री संपादित कर सकता हूं?

PDF आमतौर पर संपादन के लिए नहीं होते हैं। हालांकि, PDF एडिटर उपलब्ध हैं जो दस्तावेज़ में मामूली बदलाव या एनोटेशन कर सकते हैं।

क्या सभी ईमेल प्लेटफॉर्म ईमेल को PDF के रूप में सहेजने का समर्थन करते हैं?

अधिकांश आधुनिक ईमेल प्लेटफॉर्म और ऐप्स ईमेल को PDF के रूप में सहेजने या प्रिंट करने का एक तरीका प्रदान करते हैं। हालांकि, सटीक विधि प्लेटफॉर्म या डिवाइस के आधार पर भिन्न हो सकती है।

क्या मैं ईमेल के केवल विशिष्ट भागों या पेजों को PDF के रूप में सहेज सकता हूं?

हां, ईमेल प्लेटफॉर्म और डिवाइस के आधार पर, आप अक्सर प्रिंट फ़ंक्शन का उपयोग करते समय ईमेल के विशिष्ट पेजों या अनुभागों को PDF के रूप में सहेजना चुन सकते हैं।

क्या ईमेल में हाइपरलिंक PDF संस्करण में अभी भी क्लिक करने योग्य हैं?

अधिकांश मामलों में, ईमेल के भीतर हाइपरलिंक ईमेल को PDF के रूप में सहेजने पर सक्रिय और क्लिक करने योग्य रहते हैं।

लेखक के बारे में

Kamil Anwar

Kamil एक प्रमाणित MCITP, CCNA (W), CCNA (S) और पूर्व British Computer Society सदस्य हैं, जिनके पास 9 वर्षों से अधिक का अनुभव है Switches, Firewalls और Domain Controllers को कॉन्फ़िगर, डिप्लॉय और प्रबंधित करने में, साथ ही FreeNode पर अभी भी सक्रिय एक पुराने स्कूल के सदस्य हैं।