किसी को आश्चर्य नहीं होगा कि मेरा 15 साल पुराना Gmail अकाउंट हमेशा कम स्टोरेज चेतावनी देता है, Google मुझे इसके पेड स्टोरेज टियर्स में से एक खरीदने के लिए धकेल रहा है। लेकिन क्लाउड स्टोरेज के लिए भुगतान करना उचित ठहराना मुश्किल है जब मैं पहले से ही Microsoft 365 पर्सनल प्लान के लिए भुगतान करता हूं जो 1TB स्टोरेज ऑफर करता है। और विभिन्न Gmail एड-ऑन को आजमाने के बावजूद अपने इनबॉक्स को बेहतर तरीके से मैनेज करने के लिए, स्टोरेज समस्या बनी रहती है।
अधिक स्टोरेज के लिए भुगतान करने के बजाय, मैंने एक तरीका खोजा जिससे एक भी ईमेल डिलीट किए बिना 15GB खाली किया जा सके। मुझे बस एक नया Gmail अकाउंट और POP फॉरवर्डिंग चाहिए थी अपने सभी पुराने ईमेल को एक अलग आर्काइव में ले जाने के लिए। इस तरह, मैंने अपने पुराने ईमेल रखे और दूसरे दशक के लिए जगह बना ली।
सेटअप कैसे काम करता है
यह आपके पुराने ईमेल से निपटने का सबसे अच्छा तरीका है
आपके पास हमेशा अपने पुराने ईमेल्स को मैन्युअली डिलीट करने का विकल्प होता है। Gmail में आपके इनबॉक्स को साफ करने में मदद के लिए कुछ बिल्ट-इन टूल्स हैं, और आप उन न्यूज़लेटर्स से जल्दी से अनसब्सक्राइब करने के लिए Manage Subscriptions फीचर का उपयोग कर सकते हैं जिन्हें आप अब नहीं पढ़ते। लेकिन अगर आप शुरुआत से अपने इनबॉक्स के साथ अनुशासित नहीं रहे हैं, तो हजारों न्यूज़लेटर्स, रसीद्स, और प्रोमोशनल मैसेजेस के बीच अपने कुछ सौ महत्वपूर्ण ईमेल्स को ढूंढना एक दर्द है। यहां तक कि अगर आप सब कुछ सॉर्ट करने के लिए समय लेते हैं, तो आप क्लीनअप के दौरान कुछ उपयोगी डिलीट कर सकते हैं जो उस समय महत्वपूर्ण नहीं लगता।
Google Google One के माध्यम से स्टोरेज अपग्रेड प्रदान करता है, जो $1.99 प्रति माह से 100GB के लिए शुरू होता है। लेकिन विशेष रूप से ईमेल स्टोरेज के लिए भुगतान करना तब तक समझ में नहीं आता जब तक आपको Drive फाइल्स और Photos के लिए भी स्पेस की आवश्यकता न हो। यदि ऐसा होता, तो आपके पास शायद पहले से ही सब्सक्रिप्शन होता।
अपने पुराने ईमेल्स को एक सेकेंडरी अकाउंट में ले जाना दोनों समस्याओं को हल करता है। आप अपने प्राइमरी अकाउंट पर स्टोरेज खाली करते हुए बाद में एक्सेस के लिए सब कुछ संरक्षित करते हैं।
सेटअप POP प्रोटोकॉल का उपयोग करता है ताकि एक ईमेल अकाउंट दूसरे से संदेश प्राप्त कर सके। आप अपने पुराने अकाउंट पर POP इनेबल करते हैं, एक नया आर्काइव अकाउंट बनाते हैं, और इसे सब कुछ खींचने के लिए कहते हैं। नया अकाउंट बार-बार कनेक्ट होता है, सभी संदेशों को कॉपी करता है, और वैकल्पिक रूप से एक बार प्राप्त होने पर उन्हें मूल इनबॉक्स से डिलीट कर देता है। Gmail स्वचालित रूप से भारी काम संभालता है।
अपने ईमेल ट्रांसफर करने की तैयारी
अपना बैकअप और क्रेडेंशियल्स तैयार करें
कोई भी बदलाव करने से पहले, Google Takeout का उपयोग करके अपने ईमेल्स का बैकअप बनाएं। Google Takeout पर जाएं, Gmail चुनें, और अपने आर्काइव को अपने कंप्यूटर या एक्सटर्नल ड्राइव पर डाउनलोड करें। यह आपको एक सेफ्टी नेट देता है अगर ट्रांसफर के दौरान कुछ गलत होता है।
आपको अपने पुराने Gmail अकाउंट के लिए एक ऐप-स्पेसिफिक पासवर्ड बनाने की भी आवश्यकता होगी। Google की सुरक्षा सेटिंग्स अक्सर आपके नियमित पासवर्ड के साथ POP एक्सेस को ब्लॉक करती हैं। Google App password पर जाएं, Email Transfer जैसी किसी चीज़ के साथ लेबल किया गया एक वन-टाइम ऐप पासवर्ड बनाएं, और 16-अंकीय कोड कॉपी करें। अगले चरणों के लिए इसे संभाल कर रखें। यदि आप एरर में चलते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपने अपने ईमेल अकाउंट के लिए टू-फैक्टर ऑथेंटिकेशन सेट अप किया है और फिर से प्रयास करें।
अपने ईमेल अकाउंट के लिए ऐप-स्पेसिफिक पासवर्ड बनाना इस प्रक्रिया में एक महत्वपूर्ण कदम है। इसके बिना, आप ट्रांसफर पूरा नहीं कर पाएंगे क्योंकि Google का सर्वर आपके नियमित पासवर्ड के साथ प्रमाणित करने से इनकार कर देगा।
यदि आपके पास पहले से कोई सेकेंडरी Gmail अकाउंट नहीं है, तो अब एक बनाएं। यह आपका डेडिकेटेड आर्काइव अकाउंट होगा जहां आपके सभी पुराने ईमेल रहेंगे।
अपने ईमेल ट्रांसफर करें
Gmail को भारी काम करने दें
अपने पुराने Gmail अकाउंट में POP इनेबल करके शुरू करें। Settings खोलें, See all settings पर क्लिक करें, और Forwarding and POP/IMAP टैब पर जाएं। POP for all mail इनेबल करें, फिर When messages are accessed with POP के तहत, delete Gmail's copy चुनें यदि आप ट्रांसफर के बाद पुराना इनबॉक्स क्लियर करना चाहते हैं। अपने बदलाव सेव करें।
अब अपने नए आर्काइव अकाउंट पर स्विच करें। Settings खोलें, Accounts and Import पर जाएं, और Check mail from other accounts के बगल में Add an email account पर क्लिक करें। अपना पुराना Gmail एड्रेस दर्ज करें और Import emails from my other account (POP3) चुनें।
अगली स्क्रीन पर, पहले बनाया गया ऐप पासवर्ड दर्ज करें, पोर्ट को 995 पर सेट करें, और Always use a secure connection (SSL) पर टिक करें। साथ ही, Label incoming messages इनेबल करें ताकि आप ट्रांसफर किए गए मेल को आसानी से पहचान सकें, और Archive incoming messages ताकि वे इनबॉक्स को छोड़कर सीधे All Mail में जाएं। ट्रांसफर शुरू करने के लिए Add Account पर क्लिक करें। Google आपके ईमेल एड्रेस पर एक कन्फर्मेशन लिंक के साथ एक ईमेल भेजेगा, इसलिए अपना Gmail अकाउंट खोलें और लिंक पर क्लिक करें।
Gmail अब आपके पुराने अकाउंट से सभी संदेशों को स्वचालित रूप से खींचना शुरू कर देगा। बड़े इनबॉक्स के लिए, इसमें घंटे या कुछ दिन भी लग सकते हैं। मेरा अकाउंट, लगभग 50,000 संदेशों के साथ, पूरी तरह से ट्रांसफर होने में लगभग डेढ़ दिन लगा।
एक बार ट्रांसफर पूरा हो जाने पर, अपने पुराने अकाउंट पर वापस जाएं और स्टोरेज स्पेस खाली करने के लिए Trash खाली करें। फिर अपने आर्काइव अकाउंट की सेटिंग्स पर लौटें और Check mail from other accounts के तहत मेल इम्पोर्ट लिंक को डिलीट करें ताकि आगे किसी भी ऑटोमेटिक सिंकिंग को रोका जा सके।
जो आपको जानना चाहिए
ट्रांसफर की कुछ सीमाएं हैं
यह प्रक्रिया सब कुछ मूव नहीं करती। ड्राफ्ट्स और Spam फोल्डर्स POP ट्रांसफर में शामिल नहीं हैं, इसलिए यदि आपके पास ड्राफ्ट्स में महत्वपूर्ण वर्क-इन-प्रोग्रेस ईमेल्स बैठे हैं, तो आपको उन्हें मैन्युअली फॉरवर्ड या कॉपी करना होगा। Spam वैसे भी 30 दिनों के बाद ऑटो-डिलीट हो जाता है, इसलिए यह कम चिंता का विषय है।
बड़े इनबॉक्स के लिए ट्रांसफर में समय लग सकता है। दसियों हजारों ईमेल्स को पूरी तरह से माइग्रेट करने में कुछ दिन लग सकते हैं। बाद में Trash खाली करने में भी भारी अकाउंट्स के लिए एक घंटा लग सकता है। यदि आप वर्षों के संचित ईमेल के साथ काम कर रहे हैं तो इसके लिए योजना बनाएं।
एक बार काम पूरा हो जाने पर आपके द्वारा बनाए गए ऐप पासवर्ड को डिलीट करना न भूलें। इसे सक्रिय छोड़ना एक अनावश्यक सुरक्षा जोखिम है। और शायद सबसे महत्वपूर्ण बात, अपने आर्काइव अकाउंट में कम से कम हर दो साल में एक बार साइन इन करें। Google दो साल की कोई गतिविधि न होने के बाद निष्क्रिय अकाउंट्स को डिलीट कर देता है, जो आपके पूरे ईमेल इतिहास को मिटा देगा।
Gmail की स्टोरेज समस्या का एक सरल समाधान
यह तरीका हर किसी के लिए काम नहीं करेगा। यदि आपको अपने पुराने ईमेल्स तक लगातार पहुंच की आवश्यकता है, तो अकाउंट्स के बीच स्विच करना कम सुविधाजनक है। लेकिन अगर आपके पुराने ईमेल बस वहां बैठे स्पेस ले रहे हैं, तो उन्हें एक फ्री आर्काइव अकाउंट में ले जाना Google को मासिक भुगतान करने से ज्यादा मायने रखता है उस स्टोरेज के लिए जिसका आप मुश्किल से उपयोग करते हैं।
मेरा आर्काइव कुछ महीनों से चल रहा है, और मुझे इसमें एक बार भी खुदाई करने की आवश्यकता नहीं पड़ी। लेकिन यह जानकर आश्वस्त होता है कि अगर मुझे कभी पुरानी रसीद या बातचीत की आवश्यकता हुई तो वे ईमेल अभी भी सुलभ हैं।
