क्या आप एक लीडर हैं?
यदि आपका उत्तर नहीं है, तो आप इसके बारे में सही तरीके से नहीं सोच रहे हैं। चाहे आप इसे महसूस करें या नहीं, आप हैं एक लीडर। भले ही इसका मतलब अपने जीवन का नेतृत्व करना हो और संतुलित विकल्पों के साथ इसे दिशा देना हो।
आप अभी एक लीडर हो सकते हैं। नीचे दिए गए टूल्स और टिप्स का उपयोग करके आप और भी बेहतर बन सकते हैं।
आपके काम और आपके जीवन के पांच क्षेत्र हैं जिन्हें आपको अच्छी तरह से प्रबंधित करने की आवश्यकता है यदि आप किसी भी क्षेत्र में लीडर बनना चाहते हैं। पहला है कभी बॉल न गिराना। हमेशा वह पूरा करना जो आपसे पूरा करने के लिए कहा गया है, या जिन लक्ष्यों को आपने पूरा करने के लिए अपना मन बनाया है। यह लीडर का पहला संकेत है।
दूसरा है ईमेल का जवाब देना। खराब नेतृत्व का पहला संकेत एक सक्रिय इनबॉक्स के शीर्ष पर बने रहने में असमर्थता है। इस लेख में, आपको एक और ईमेल का जवाब देना कभी न भूलने की तकनीक मिलेगी। अन्य क्षेत्रों में जीवन संतुलन बनाए रखना, हाथ में काम पर केंद्रित रहना, और दीर्घकालिक दृष्टि बनाए रखना शामिल है। ये सभी चीजें एक साथ सुनिश्चित करेंगी कि आप जो कुछ भी करते हैं उसमें एक लीडर हैं।
1. बॉल न गिराएं — हमेशा टू-डू सूची का उपयोग करें
कभी मत सोचें कि आप टू-डू सूची के लिए पर्याप्त व्यस्त नहीं हैं। जैसे-जैसे आप अपने लक्ष्यों को अधिक पूरा करते हैं, आपके पैरों पर डाली गई जिम्मेदारियां बढ़ेंगी। यदि आप सोचते हैं कि आप जो कुछ भी करने की आवश्यकता है वह सब याद रखने जा रहे हैं, तो इसके बारे में भूल जाएं।
वर्षों से, मैंने कई समय प्रबंधन टूल्स का उपयोग किया, और अंततः अपने पसंदीदा को GQueues और Todoist तक सीमित कर दिया। इन ऑफ-द-शेल्फ टू-डू ऐप्स को अपनी अनूठी स्थिति के लिए काम करने के लिए संघर्ष करने के बाद, मैंने उन सभी को छोड़ने और गूगल स्प्रेडशीट का उपयोग करके अपना खुद का समाधान अनुकूलित करने का फैसला किया।
यदि GQueues, Todoist, या यहां तक कि बहुत लोकप्रिय रिमेंबर द मिल्क जैसे पूर्व-निर्मित समय प्रबंधन ऐप्स आपके लिए काम करते हैं, तो हर तरह से उनका उपयोग करें। हालांकि, उनका धार्मिक रूप से उपयोग करें, न कि केवल कभी-कभी। अपने जीवन को चलाने के लिए उनका उपयोग करें — हर एक प्रोजेक्ट कार्य को शेड्यूल करने के लिए जिस पर आप काम कर रहे हैं। यह वह सूची होनी चाहिए जिसे आप सुबह सबसे पहले खोलते हैं, और सोने से पहले आखिरी चीज जिसे आप बंद करते हैं।
यदि आप अपना खुद का समाधान अनुकूलित करना चाहते हैं, तो आप वह दृष्टिकोण अपना सकते हैं जो मैंने किया था — आपके द्वारा निभाई जाने वाली हर भूमिका या प्रोजेक्ट को अलग शीट्स पर अपना खुद का कलर कोड दें। उन अन्य शीट्स का उपयोग उस भूमिका या प्रोजेक्ट से जुड़े सभी कार्यों को सूचीबद्ध करने के लिए करें, और फिर एक मुख्य "शेड्यूल" शीट का उपयोग करके ठीक से योजना बनाएं कि आप प्रत्येक दिन किस पर काम करने जा रहे हैं। कलर कोड्स का उपयोग आपको दिखाता है कि क्या आप अपनी सभी जिम्मेदारियों को समान समय दे रहे हैं।
2. कभी न भूलें — ईमेल लेबल्स का उपयोग करें
क्या आपके साथ ऐसा कभी हुआ है: आप अपने इनबॉक्स के माध्यम से उड़ रहे हैं, और किसी ऐसे अनुरोध पर आते हैं जो किसी ने आपको कुछ त्वरित कार्य करने के लिए भेजा है। आप अपने आप से सोचते हैं, "ओह यह इतना सरल और तेज है, मुझे इसे लिखने की ज़रूरत नहीं है क्योंकि मुझे याद रहेगा।" एक महीने बाद, आपको उसी व्यक्ति से एक ईमेल मिलता है जो पूछता है कि आप क्यों भूल गए।
ऐसा न करें। यह यह धारणा बनाता है कि आप बिखरे हुए और अव्यवसायिक हैं। इसके बजाय, उन ईमेल्स को "फाइल" करें जिनसे आपसे कार्रवाई की आवश्यकता है एक विशेष लेबल के साथ। जीमेल में, मैं "नीड-टू-डू" नामक एक का उपयोग करता हूं।
यदि आपके पास अभी तक ऐसा लेबल नहीं है, तो बस ईमेल के ऊपर छोटे लेबल आइकन पर क्लिक करें, और उस लेबल को बनाने के लिए "नया बनाएं" पर क्लिक करें। एक बार बन जाने के बाद, आपको बस उस लेबल के बगल में चेकबॉक्स को चेक करना होगा।
फिर, बाद में, जब आपके पास उन कार्यों को पूरा करने में निवेश करने का समय हो, तो आप अपने ईमेल पर वापस जा सकते हैं, अपने बाएं नेविगेशन बार में लेबल पर क्लिक करें, और आपके पास वे आइटम आपकी उंगलियों पर होंगे।
लेबल के बारे में अच्छी बात यह है कि जब आप कर लेते हैं, तो आप बस उस चेकबॉक्स को अनचेक कर सकते हैं और लेबल से छुटकारा पा सकते हैं। यदि आप नहीं चाहते तो आपको ईमेल को स्वयं हटाने की आवश्यकता नहीं है। आपका लक्ष्य मूल रूप से अपने "नीड-टू-डू" लेबल फ़ोल्डर में आइटम्स की सूची को शून्य तक रखना बन जाता है। लोग चकित होंगे कि आप अपने ईमेल का जवाब देना कितनी अच्छी तरह याद रखते हैं।
3. अपने जीवन को संतुलित करें — कलर-कोडेड कैलेंडर का उपयोग करें
तो, आपके पास आपका समय प्रबंधन ऐप है जिसका उपयोग आप कार्य परियोजनाओं और कार्यों को ट्रैक करने के लिए करते हैं। यह सब ठीक है और अच्छा है, लेकिन आपका पूरा जीवन काम नहीं है। कम से कम, यह नहीं होना चाहिए यदि आप लंबे समय तक उतनी ही मेहनत से काम करना चाहते हैं जितनी आप करते हैं।
संतुलित जीवन का रहस्य वही है जो ऊपर संतुलित कार्यभार के लिए प्रकट किया गया था — कलर कोडिंग। वास्तव में, आपके पास अपने संपूर्ण जीवन के लिए एक पूरी तरह से अलग शेड्यूल होना चाहिए, उस एक से अलग जिसका उपयोग आप काम के लिए करते हैं। मेरे मामले में, मैं गूगल कैलेंडर का उपयोग करता हूं।
गूगल कैलेंडर का उपयोग करने के बारे में अच्छी बात, निश्चित रूप से, यह तथ्य है कि आप इसे गूगल कैलेंडर मोबाइल ऐप के माध्यम से आसानी से एक्सेस कर सकते हैं।
"लाइफ कैलेंडर" और "वर्क कैलेंडर" के बीच अंतर के संबंध में दो बातें ध्यान में रखनी हैं। पहला, आपके "लाइफ" कैलेंडर में, आप मूल रूप से अपने दिन के खंडों को सामान्य कार्य कार्यों को सौंपेंगे। एक बार जब आप उस समय पर पहुंच जाते हैं, तो आप विशिष्ट कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अपने वर्क कैलेंडर को खोलेंगे।
दूसरी बात यह है कि आपके वर्क कैलेंडर की तरह ही, आपके लाइफ कैलेंडर में रंग संतुलित होने चाहिए। यदि कोई एक रंग — पारिवारिक समय, शारीरिक फिटनेस, या काम — बाकी सब चीजों पर हावी है, तो यह एक संकेत है कि आपने अपने जीवन में अच्छा संतुलन स्थापित नहीं किया है, और आपको अपने शेड्यूल को फिर से काम करने की आवश्यकता है।
4. केंद्रित रहें — कुशल बने रहने के लिए अपनी पसंदीदा विधि का उपयोग करें
दूसरों के साथ सीधे काम किए बिना एक अलग बॉक्स में काम करना केंद्रित रहने का एक बहुत आसान तरीका है। दुर्भाग्य से, यह आपके क्षेत्र में लीडर बनने का तरीका नहीं है। आपको सहकर्मियों, अपने विशेषज्ञता के क्षेत्र में अन्य लोगों, और उन अन्य लोगों के साथ अच्छा संचार बनाए रखने की आवश्यकता है जो आपके काम के लिए प्रासंगिक या महत्वपूर्ण हो सकते हैं।
संचार भी हावी हो सकता है और विकर्षण बन सकता है। आप पूरे कार्य दिवस के बीत जाने के साथ समाप्त हो सकते हैं और आपने कुछ भी पूरा नहीं किया, क्योंकि आपने पूरा दिन ईमेल भेजने या IM पर चैट करने में बिताया।
बहुत से दृष्टिकोण हैं जो बहुत से लोगों के साथ संवाद करते हुए भी केंद्रित रहने के लिए हैं, जिनमें से अधिकांश को हमने यहां MUO पर कवर किया है। अपना स्वाद चुनें और इसका धार्मिक रूप से उपयोग करें।
- जस्टिन की तरह लेगो का उपयोग करें!
- टोमैटो.ईएस का उपयोग करके पोमोडोरो तकनीक
- एक्सेल टेम्प्लेट आपको केंद्रित रख सकते हैं
- समय बर्बाद करने वाली वेबसाइट्स ब्लॉक करें
- ब्राउज़र ऐप्स के साथ अपने समय का अधिक सावधानी से ध्यान रखें
- डेस्कटॉप समय ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें
कुशलतापूर्वक नेतृत्व करने का पहला कदम अपना शेड्यूल बनाना है, दूसरा कदम उस शेड्यूल में संतुलन सुनिश्चित करना है, और तीसरा कदम — और सबसे महत्वपूर्ण — है अपने शेड्यूल पर क्या है उसे विकर्षण के बिना करना। उपरोक्त संसाधन वास्तव में मदद कर सकते हैं।
5. स्वचालित करें — अपने काम को कम करने के लिए काइज़ेन सिद्धांत का उपयोग करें
काइज़ेन जापान में एक व्यावसायिक दर्शन है, जिसका मूल अर्थ है कि आपकी कार्य प्रथाओं में निरंतर सुधार की तलाश समय के जबरदस्त समग्र सुधार की ओर ले जाएगी।
विचार यह है कि दिन के दौरान आपके द्वारा किए जाने वाले हर कार्य का जायजा लें और हमेशा यह सोचने की कोशिश करें कि क्या उन दोहराए जाने वाले कार्यों को आंशिक या पूरी तरह से स्वचालित किया जा सकता है। आप ड्रॉपबॉक्स के साथ स्वचालित करने जैसी चीजें कर सकते हैं, या VBA स्क्रिप्ट के साथ स्वचालित कर सकते हैं, लेकिन आपके द्वारा किए जाने वाले दोहराए जाने वाले कार्यों को प्रबंधित करने के सबसे आसान तरीकों में से एक है IFTTT रेसिपी के साथ स्वचालित करना।
IFTTT आपको वर्डप्रेस से जुड़े कार्यों को स्वचालित करने, दूसरों के साथ सहयोग करने, और यहां तक कि ईमेल को स्वचालित करने जैसी बिल्कुल अद्भुत चीजें करने देता है। एक लीडर के रूप में, आपको न केवल IFTTT का उपयोग अपनी हर चीज को सुव्यवस्थित करने की कोशिश करने के लिए करना चाहिए, बल्कि आपको अपने स्टाफ और सहकर्मियों को काइज़ेन की अवधारणा के बारे में सिखाना चाहिए, और कैसे IFTTT उस दक्षता को प्राप्त करने के लिए एक शक्तिशाली टूल हो सकता है।
अधिकांश के लिए, किसी भी नेतृत्व की भूमिका निभाने का सबसे डरावना हिस्सा वास्तव में यह समझना है कि नेतृत्व के लिए आवश्यक समय कैसे बनाया जाए। शक्ति-भूखे, परेशान कॉर्पोरेट सीढ़ी-चढ़ने वालों की छवियां दिमाग में आती हैं। यह उस तरह का नहीं होना चाहिए, और आप को उस तरह का लीडर नहीं बनना है। अपने आप को अधिक समय दें जिसमें संतुलन, संरचना और अधिक अनुशासित दिनचर्या शामिल हो — और आप न केवल एक लीडर बनेंगे, बल्कि आप एक बेहतर इंसान बनेंगे।
