Google पत्रक ड्रॉप डाउन सूचियों का उपयोग कैसे करें

अन्य लोगों को भरने के लिए आवश्यक Google पत्रक बनाते समय, एक ड्रॉपडाउन सूची डेटा-प्रविष्टि प्रक्रिया को सरल बना सकती है।

आप अपनी ड्रॉपडाउन सूची के लिए अन्य सेल से आइटम खींच सकते हैं, या आप उन्हें सीधे दर्ज कर सकते हैं। जानें कि दोनों कैसे करें, साथ ही मौजूदा ड्रॉपडाउन सूची को कैसे संशोधित करें।

Google पत्रक में मैन्युअल ड्रॉपडाउन सूचियां बनाएं

Google पत्रक ड्रॉपडाउन सूची बनाने का सबसे तेज़ तरीका डेटा सत्यापन सेटिंग में आइटम सूचीबद्ध करना है।

ऐसा करने के लिए:

1. उस सेल का चयन करें जहां आप ड्रॉपडाउन सूची बनाना चाहते हैं। डेटा Select चुनें मेनू से, और फिर डेटा सत्यापन select चुनें ।

2. मानदंड के आगे, आइटम की सूची select चुनें .

3. इस चयन के आगे वाली फ़ील्ड में, अल्पविराम से अलग करके ड्रॉपडाउन सूची में वे आइटम टाइप करें जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं।

4. सहेजें . चुनें बटन, और आप देखेंगे कि अब आपके द्वारा चयनित सेल में एक ड्रॉपडाउन सूची है।

डेटा सत्यापन विकल्प

नोट करने के लिए डेटा सत्यापन विंडो में कुछ महत्वपूर्ण सेटिंग्स हैं।

यदि आप सेल में ड्रॉपडाउन सूची दिखाएं . का चयन रद्द करते हैं , ड्रॉपडाउन तीर प्रकट नहीं होगा। हालांकि, जब उपयोगकर्ता टाइप करना शुरू करता है, तो सूची आइटम दिखाई देंगे।

अमान्य डेटा पर . में अनुभाग, यदि आप चेतावनी दिखाएं . चुनते हैं , एक लाल चेतावनी संकेतक दिखाई देगा। यह एक संदेश प्रदर्शित करता है जो उपयोगकर्ता को चेतावनी देता है कि टाइप किया गया आइटम सूची में किसी भी चीज़ से मेल नहीं खाता।

अगर आप इनपुट अस्वीकार करें . चुनते हैं इसके बजाय, Google पत्रक प्रविष्टि को अस्वीकार कर देगा और इसके बजाय ड्रॉपडाउन सूची के पहले आइटम से बदल देगा।

उपस्थिति . में अनुभाग, यदि आप सत्यापन सहायता टेक्स्ट दिखाएं select चुनते हैं और इसके नीचे के क्षेत्र में टेक्स्ट टाइप करें, जब उपयोगकर्ता ड्रॉपडाउन सेल का चयन करेगा तो वह टेक्स्ट दिखाई देगा।

Google पत्रक श्रेणी से ड्रॉपडाउन सूचियां बनाएं

Google पत्रक ड्रॉपडाउन सूचियां बनाने का एक अधिक गतिशील तरीका सूची को भरने के लिए कक्षों की श्रेणी की सामग्री का उपयोग करना है।

ऐसा करने के लिए:

1. सबसे पहले, सेल की किसी भी श्रेणी में अपनी सत्यापन सूचियां बनाएं। ये एक ही स्प्रेडशीट में होना जरूरी नहीं है। आप इन सूचियों को अन्य स्प्रेडशीट टैब में भी बना और चुन सकते हैं।

2. इसके बाद, उस सेल का चयन करें जहां आप एक ड्रॉपडाउन सूची बनाना चाहते हैं। डेटा Select चुनें मेनू से, और फिर डेटा सत्यापन select चुनें ।

3. इस बार, श्रेणी से सूची बनाएं . चुनें मानदंड ड्रॉपडाउन सूची से। फिर, श्रेणी चयन विंडो खोलने के लिए छोटे ग्रिड चयन चिह्न का चयन करें।

4. उस श्रेणी का चयन करें जिसे आप अपनी सूची के रूप में उपयोग करना चाहते हैं, और आप देखेंगे कि श्रेणी पाठ डेटा श्रेणी का चयन करें में दिखाई देगा। फ़ील्ड.

5. ठीक Select चुनें चयन विंडो को बंद करने और सत्यापन विंडो पर लौटने के लिए। बाकी ड्रॉपडाउन विकल्पों को कॉन्फ़िगर करें जो आप चाहते हैं और फिर सहेजें . चुनें समाप्त करने के लिए बटन।

6. अब, आप देखेंगे कि आपके द्वारा चयनित सेल में श्रेणी डेटा ड्रॉपडाउन सूची आइटम के रूप में दिखाई देगा।

7. किसी भी अन्य कॉलम के लिए भी यही प्रक्रिया जारी रखें, जिसे आप डायनेमिक ड्रॉपडाउन सूची के रूप में जोड़ना चाहते हैं।

अपने डेटा के स्रोत के रूप में श्रेणियों का उपयोग करना आपकी स्प्रैडशीट को मैन्युअल रूप से देखे बिना और आपके द्वारा बनाई गई प्रत्येक ड्रॉपडाउन सूची को अपडेट किए बिना अपडेट रखने का एक शानदार तरीका है।

Google पत्रक ड्रॉपडाउन सूची के बारे में रोचक तथ्य

श्रेणियों से जुड़ी Google पत्रक ड्रॉपडाउन सूचियां सबसे उपयोगी हैं क्योंकि वे आपकी स्प्रैडशीट के समग्र रखरखाव को नाटकीय रूप से कम कर देती हैं।

एक श्रेणी परिवर्तन के साथ अनेक सेल अपडेट करें

यह विशेष रूप से सच है यदि आपके पास एक ही श्रेणी के आइटम से डेटा खींचने वाले कई सेल हैं। अगर आप उन सूची आइटम को अपडेट या बदलना चाहते हैं, तो आपको केवल एक ही श्रेणी में बदलाव करना होगा।

यहां तक ​​​​कि अगर उन सूची आइटम के साथ सैकड़ों सेल हैं, तो एक बार रेंज को अपडेट करने से वे सभी ड्रॉपडाउन सेल तुरंत अपडेट हो जाएंगे।

समय बचाने के लिए मान्य सेल की प्रतिलिपि बनाना

आप मान्य ड्रॉपडाउन सेल को किसी अन्य सेल में कॉपी करके भी समय बचा सकते हैं। यह सत्यापन स्क्रीन के माध्यम से फिर से कदम उठाने की प्रक्रिया के माध्यम से कदम उठाने का समय बचाता है।

मान्य सेल की प्रतिलिपि बनाना विशेष रूप से दिनों, महीनों, समय और अन्य मानक डेटासेट जैसी चयन सूचियों के लिए उपयोगी है।

जल्दी से सेल सत्यापन निकालें

मान लीजिए कि आप किसी सेल के साथ सूची आइटम शामिल नहीं करना चाहते हैं। आप सत्यापन . का चयन करके, सेल पर राइट-क्लिक करके उन्हें तुरंत हटा सकते हैं , और फिर सत्यापन निकालें . का चयन करना डेटा सत्यापन विंडो में।

आप देखेंगे कि ड्रॉपडाउन तीर सेल से गायब हो जाता है, और सभी ड्रॉपडाउन आइटम गायब हो जाते हैं। सेल एक और सामान्य स्प्रेडशीट सेल बन जाएगा।

Google पत्रक में डबल ड्रॉपडाउन सूचियों का उपयोग करना

Google पत्रक ड्रॉपडाउन सूचियों का उपयोग करने का एक और उपयोगी तरीका पत्रक के बीच जानकारी पास करना है। आप इस तकनीक का उपयोग लोगों के बीच सूचना प्रसारित करने के लिए भी कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, यदि आपके पास एक मूल शीट है जिसमें एक टीम द्वारा पूर्ण किए गए कार्यों की सूची है, तो आप उन पूर्ण कार्यों के आधार पर दूसरी स्प्रेडशीट को आधार बना सकते हैं।

हो सकता है कि आप उसी गतिशील ड्रॉपडाउन सूचियों के आधार पर उस पहली सूची को बनाना चाहें या नहीं बनाना चाहें जैसा कि पिछले अनुभाग में वर्णित है।

किसी भी तरह से, शीट पर उस सेल का चयन करें जिसे आप पूर्ण किए गए कार्यों को एक अन्य ड्रॉपडाउन सूची के रूप में भेजना चाहते हैं, और अंतिम खंड में वर्णित सत्यापन विंडो खोलें। जब आप डेटा श्रेणी का चयन करते हैं, तो इस स्रोत कार्य स्प्रैडशीट पर स्विच करें और कार्यों के संपूर्ण स्तंभ (रिक्त कक्षों सहित) का चयन करें।

अब, गंतव्य स्प्रैडशीट पर, आप देखेंगे कि कार्य कॉलम से डेटा खींच लिया गया है। इसका अर्थ है कि आपकी दूसरी टीम पहली टीम से पूर्ण किए गए कार्यों के आधार पर अपने स्वयं के प्रोजेक्ट कार्य कर सकती है।

पहली टीम नए पूर्ण किए गए कार्यों को मूल स्रोत स्प्रेडशीट में जोड़ना जारी रख सकती है।

चूंकि आपने स्रोत श्रेणी में रिक्त कक्षों को शामिल किया है, इसलिए वे नए अद्वितीय कार्य दूसरी टीम की ड्रॉपडाउन सूची में दिखाई देंगे।

ध्यान रखें कि दूसरी ड्रॉपडाउन सूची में केवल अद्वितीय कार्य दिखाई देंगे. यह स्रोत से विशिष्ट पंक्ति आइटम पास करने का सबसे अच्छा तरीका नहीं है, लेकिन यह दूसरी टीम के लिए अन्य लोगों द्वारा स्प्रैडशीट में जोड़े गए सभी अद्वितीय आइटम देखने का एक शानदार तरीका है।

आप Google पत्रक ड्रॉपडाउन सूचियों का उपयोग कैसे करेंगे?

जैसा कि आप देख सकते हैं, Google पत्रक कई तरीके प्रदान करता है जिससे आप ड्रॉपडाउन सूचियों को भरने के लिए अन्य कक्षों से जानकारी प्राप्त कर सकते हैं। या, यदि आपकी डेटा प्रविष्टि की जरूरतें काफी सरल हैं, तो आप अल्पविराम से अलग किए गए ड्रॉपडाउन सूची आइटम में मैन्युअल रूप से प्रवेश कर सकते हैं।

किसी भी तरह से, आपको अपनी किसी भी स्प्रैडशीट के लिए यथासंभव आसान और सरल डेटा प्रविष्टि करने में सक्षम होना चाहिए।