जब ऐसी गूगल शीट्स बना रहे हों जिन्हें अन्य लोगों को भरना हो, तो एक ड्रॉप-डाउन सूची डेटा-एंट्री प्रक्रिया को सरल बना सकती है।
आप अपनी ड्रॉप-डाउन सूची के लिए आइटम्स को सेल्स की दूसरी रेंज से खींच सकते हैं, या आप उन्हें सीधे दर्ज कर सकते हैं। दोनों कैसे करें, साथ ही मौजूदा ड्रॉप-डाउन सूची को कैसे संशोधित करें, यह सीखें।
गूगल शीट्स में मैन्युअल ड्रॉप-डाउन सूचियां बनाएं
गूगल शीट्स ड्रॉप-डाउन सूची बनाने का सबसे तेज़ तरीका डेटा वैलिडेशन सेटिंग्स के अंदर आइटम्स को सूचीबद्ध करना है।
ऐसा करने के लिए:
1. उस सेल का चयन करें जहां आप ड्रॉप-डाउन सूची बनाना चाहते हैं। मेनू से डेटा चुनें, और फिर डेटा वैलिडेशन चुनें।
2. मानदंड के आगे, आइटम की सूची चुनें।
3. इस चयन के बगल में फ़ील्ड में, उन आइटम्स को टाइप करें जिन्हें आप ड्रॉप-डाउन सूची में शामिल करना चाहते हैं, कॉमा से अलग करके।
4. सहेजें बटन चुनें, और आप देखेंगे कि आपके द्वारा चुने गए सेल में अब एक ड्रॉप-डाउन सूची है।
डेटा वैलिडेशन विकल्प
डेटा वैलिडेशन विंडो में कुछ महत्वपूर्ण सेटिंग्स हैं जिन पर ध्यान देना चाहिए।
यदि आप सेल में ड्रॉप-डाउन सूची दिखाएं को अचयनित करते हैं, तो ड्रॉप-डाउन तीर दिखाई नहीं देगा। हालांकि, जब उपयोगकर्ता टाइप करना शुरू करता है, तो सूची आइटम दिखाई देंगे।
अमान्य डेटा पर अनुभाग में, यदि आप चेतावनी दिखाएं चुनते हैं, तो एक लाल चेतावनी संकेतक दिखाई देगा। यह एक संदेश प्रदर्शित करता है जो उपयोगकर्ता को चेतावनी देता है कि टाइप किया गया आइटम सूची में किसी भी चीज़ से मेल नहीं खाता।
यदि आप इसके बजाय इनपुट अस्वीकार करें चुनते हैं, तो गूगल शीट्स प्रविष्टि को अस्वीकार कर देगा और इसे ड्रॉप-डाउन सूची के पहले आइटम से प्रतिस्थापित कर देगा।
उपस्थिति अनुभाग में, यदि आप वैलिडेशन सहायता टेक्स्ट दिखाएं चुनते हैं और उसके नीचे फ़ील्ड में टेक्स्ट टाइप करते हैं, तो जब उपयोगकर्ता ड्रॉप-डाउन सेल का चयन करेगा तो वह टेक्स्ट दिखाई देगा।
गूगल शीट्स रेंज से ड्रॉप-डाउन सूचियां बनाएं
गूगल शीट्स ड्रॉप-डाउन सूचियां बनाने का एक अधिक डायनामिक तरीका सेल्स की एक रेंज की सामग्री का उपयोग करके सूची भरना है।
ऐसा करने के लिए:
1. पहले, अपनी वैलिडेशन सूचियों को सेल्स की किसी भी रेंज में बनाएं। ये उसी स्प्रेडशीट में होने की आवश्यकता नहीं है। आप इन सूचियों को अन्य स्प्रेडशीट टैब में भी बना और चुन सकते हैं।
2. अगला, उस सेल का चयन करें जहां आप ड्रॉप-डाउन सूची बनाना चाहते हैं। मेनू से डेटा चुनें, और फिर डेटा वैलिडेशन चुनें।
3. इस बार, मानदंड ड्रॉप-डाउन सूची से रेंज से सूची चुनें। फिर, रेंज चयन विंडो खोलने के लिए छोटे ग्रिड चयन आइकन का चयन करें।
4. वह रेंज चुनें जिसे आप अपनी सूची के रूप में उपयोग करना चाहते हैं, और आप डेटा रेंज चुनें फ़ील्ड में रेंज टेक्स्ट देखेंगे।
5. चयन विंडो को बंद करके वैलिडेशन विंडो पर वापस जाने के लिए ओके चुनें। शेष ड्रॉप-डाउन विकल्पों को कॉन्फ़िगर करें जिन्हें आप चाहते हैं और फिर सहेजें बटन चुनकर समाप्त करें।
6. अब, आप आपके द्वारा चुने गए सेल में ड्रॉप-डाउन सूची आइटम के रूप में रेंज डेटा देखेंगे।
7. किसी अन्य कॉलम के लिए जिसे आप डायनामिक ड्रॉप-डाउन सूची के रूप में जोड़ना चाहते हैं, इसी प्रक्रिया को जारी रखें।
अपने डेटा के स्रोत के रूप में रेंज का उपयोग करना हर ड्रॉप-डाउन सूची को मैन्युअली अपडेट किए बिना अपनी स्प्रेडशीट को अपडेट रखने का एक शानदार तरीका है।
गूगल शीट्स ड्रॉप-डाउन सूचियों के बारे में रोचक तथ्य
रेंज से जुड़ी गूगल शीट्स ड्रॉप-डाउन सूचियां सबसे उपयोगी हैं क्योंकि वे आपकी स्प्रेडशीट के समग्र रखरखाव को नाटकीय रूप से कम करती हैं।
एक रेंज परिवर्तन से कई सेल्स अपडेट करें
यह विशेष रूप से सच है यदि आपके पास कई सेल्स हैं जो आइटम्स के एक ही रेंज से डेटा खींचते हैं। यदि आप उन सूची आइटम्स को अपडेट या बदलना चाहते हैं, तो आपको केवल एक ही रेंज में परिवर्तन करना होगा।
यहां तक कि अगर उन सूची आइटम्स के साथ सैकड़ों सेल्स हैं, तो रेंज को एक बार अपडेट करने से उन सभी ड्रॉप-डाउन सेल्स को तुरंत अपडेट किया जाएगा।
वैलिडेटेड सेल्स कॉपी करके समय बचाएं
आप किसी अन्य सेल्स पर वैलिडेटेड ड्रॉप-डाउन सेल्स को कॉपी करके भी समय बचा सकते हैं। यह वैलिडेशन स्क्रीन के माध्यम से फिर से चरण-दर-चरण जाने की प्रक्रिया का समय बचाता है।
वैलिडेटेड सेल्स कॉपी करना विशेष रूप से चयन सूचियों जैसे दिन, महीने, समय, और अन्य मानक डेटासेट के लिए उपयोगी है।
सेल वैलिडेशन त्वरित रूप से हटाएं
मान लीजिए आप किसी भी सेल के साथ सूची आइटम्स नहीं चाहते हैं। आप सेल पर राइट-क्लिक करके, वैलिडेशन चुनकर, और फिर डेटा वैलिडेशन विंडो में वैलिडेशन हटाएं चुनकर उन्हें त्वरित रूप से हटा सकते हैं।
आप सेल से ड्रॉप-डाउन तीर को गायब होते देखेंगे, और सभी ड्रॉप-डाउन आइटम गायब हो जाएंगे। सेल सिर्फ एक और सामान्य स्प्रेडशीट सेल बन जाएगा।
गूगल शीट्स में डबल ड्रॉप-डाउन सूचियों का उपयोग करना
गूगल शीट्स ड्रॉप-डाउन सूचियों का उपयोग करने का एक और उपयोगी तरीका शीट्स के बीच जानकारी पास करना है। आप इस तकनीक का उपयोग लोगों के बीच जानकारी रिले करने के लिए भी कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि आपके पास एक मूल शीट है जिसमें एक टीम द्वारा पूर्ण किए गए कार्यों की सूची है, तो आप उन पूर्ण कार्यों के आधार पर दूसरी स्प्रेडशीट आधारित कर सकते हैं।
आप उस पहली सूची को पिछले अनुभाग में वर्णित उन्हीं डायनामिक ड्रॉप-डाउन सूचियों पर आधारित बनाना चाह सकते हैं या नहीं।
किसी भी तरह से, उस शीट पर सेल का चयन करें जिसे आप पूर्ण कार्यों को दूसरी ड्रॉप-डाउन सूची के रूप में भेजना चाहते हैं, और पिछले अनुभाग में वर्णित अनुसार वैलिडेशन विंडो खोलें। जब आप डेटा रेंज चुनते हैं, तो इस स्रोत कार्य स्प्रेडशीट पर स्विच करें और कार्यों के पूरे कॉलम (खाली सेल्स सहित) का चयन करें।
अब, गंतव्य स्प्रेडशीट पर, आप देखेंगे कि कार्यों के कॉलम से डेटा खींचा गया है। इसका मतलब है कि आपकी दूसरी टीम पहली टीम के पूर्ण कार्यों के आधार पर अपने स्वयं के प्रोजेक्ट कार्य कर सकती है।
पहली टीम मूल स्रोत स्प्रेडशीट में नए पूर्ण कार्यों को जोड़ना जारी रख सकती है।
चूंकि आपने स्रोत रेंज में खाली सेल्स शामिल किए थे, वे नए अद्वितीय कार्य दूसरी टीम की ड्रॉप-डाउन सूची में दिखाई देंगे।
ध्यान रखें कि दूसरी ड्रॉप-डाउन सूची में केवल अद्वितीय कार्य दिखाई देंगे। यह स्रोत से विशिष्ट पंक्ति आइटम पास करने का सबसे अच्छा तरीका नहीं है, लेकिन यह दूसरी टीम के लिए अन्य लोगों द्वारा स्प्रेडशीट में जोड़े गए सभी अद्वितीय आइटम्स को देखने का एक शानदार तरीका है।
आप गूगल शीट्स ड्रॉप-डाउन सूचियों का उपयोग कैसे करेंगे?
जैसा कि आप देख सकते हैं, गूगल शीट्स अन्य सेल्स से जानकारी खींचकर ड्रॉप-डाउन सूचियों को भरने के कई तरीके प्रदान करता है। या, यदि आपकी डेटा एंट्री आवश्यकताएं काफी सरल हैं, तो आप कॉमा से अलग करके मैन्युअली ड्रॉप-डाउन सूची आइटम्स दर्ज करने पर टिके रह सकते हैं।
किसी भी तरह से, आपको अपनी किसी भी स्प्रेडशीट के लिए डेटा एंट्री को यथासंभव आसान और सरल बनाने में सक्षम होना चाहिए।
