2020 में, Google ने Google Sheets में सबसे उपयोगी सुविधाओं में से एक जोड़ी; रंग के अनुसार सॉर्ट या फ़िल्टर करने की क्षमता।
यह कुछ ऐसा है जो उपयोगकर्ता कुछ समय से Microsoft Excel में कर पा रहे थे। Google Sheets में इसके उपलब्ध होने का मतलब है कि Excel शीट्स को ऑनलाइन स्प्रेडशीट में माइग्रेट करना और भी आसान है।
यदि आप सोच रहे हैं कि आप कभी रंग के अनुसार सॉर्ट या फ़िल्टर क्यों करना चाहेंगे, तो उस परिदृश्य पर विचार करें जहां आपने कंडीशन-आधारित फॉर्मेटिंग सेट की है। इस तरह सॉर्ट करने से आप अलार्म या रैंकिंग को व्यक्तिगत संख्याओं के आधार पर नहीं बल्कि श्रेणी या प्राथमिकता के अनुसार सॉर्ट कर सकते हैं।
Google Sheets में रंग के अनुसार सॉर्ट करें
आइए एक स्प्रेडशीट देखें जिसमें विभिन्न रेंज को कवर करने वाले छात्र ग्रेड की सूची है। इस स्प्रेडशीट में हमने प्रत्येक ग्रेड रेंज के लिए उपयुक्त रंग कोड निर्दिष्ट करने के लिए कंडीशन-आधारित फॉर्मेटिंग कॉन्फ़िगर की है।
इस तरह फॉर्मेट की गई शीट के साथ, यदि आप कॉलम B के अनुसार सॉर्ट करते हैं तो आप ग्रेड को A से B तक सॉर्ट देखेंगे, लेकिन आप स्पष्ट रूप से नहीं देख पाएंगे कि प्रत्येक लेटर ग्रेड समूह को बनाने वाले ग्रेड के ब्लॉक कौन से हैं।
इसे करने का सबसे अच्छा तरीका रंग के अनुसार सॉर्ट करना है।
ऐसा करने के लिए:
- मेनू से डेटा चुनें, फ़िल्टर व्यू चुनें, फिर नया फ़िल्टर व्यू बनाएं चुनें।
- सूची को शीर्ष पर सभी "A" ग्रेड के साथ सॉर्ट करने के लिए, आप हरे रंग के अनुसार सॉर्ट कर सकते हैं। कॉलम के शीर्ष पर फ़िल्टर आइकन चुनें, रंग के अनुसार सॉर्ट करें चुनें, भरण रंग चुनें, और फिर वह रंग चुनें जिसके अनुसार आप सॉर्ट करना चाहते हैं। इस मामले में, हल्का हरा चुनें।
- आपके द्वारा चुना गया रंग सूची के शीर्ष पर समूहीकृत और सॉर्ट किया जाएगा।
आप देख सकते हैं कि आप सभी रंगों के अनुसार सॉर्ट नहीं कर सकते, और यह समझ में आता है, क्योंकि रंगों का सॉर्ट करने के लिए कोई क्रम नहीं होता।
हालांकि, यदि आप कॉलम को संख्याओं के अनुसार सॉर्ट करते हैं, तो रंग भी अपनी संख्यात्मक रेंज के अनुसार व्यवस्थित हो जाएंगे। Google Sheets में रंग के अनुसार सॉर्ट करने का मुख्य बिंदु सेल फॉर्मेटिंग (जो आमतौर पर कंडीशनल फॉर्मेटिंग पर आधारित होती है) के अनुसार एक बड़ी सूची में वस्तुओं के एक समूह की त्वरित पहचान करना है।
Google Sheets में रंग के अनुसार फ़िल्टर करें
रंग के अनुसार आइटम समूहित करने का एक अन्य दृष्टिकोण फ़िल्टरिंग सुविधा का उपयोग करना है। Google Sheets अब आपको उस रंग को छोड़कर अन्य सभी रंगों को फ़िल्टर आउट करने देता है जिसमें आप रुचि रखते हैं।
बड़ी सूचियों में, यह आपके इच्छित सभी आइटम को समूहित करने के लिए बहुत उपयोगी है जबकि अन्य सभी डेटा की अव्यवस्था को हटा देता है।
ऐसा करने के लिए, कॉलम के शीर्ष पर फ़िल्टर आइकन चुनें, रंग के अनुसार फ़िल्टर करें चुनें, भरण रंग चुनें, और फिर वह रंग चुनें जिसके अनुसार आप फ़िल्टर करना चाहते हैं। इस मामले में हल्का हरा।
एक बार जब आप एक रंग के अनुसार फ़िल्टर कर लेते हैं, तो आप उन सभी पंक्तियों को देखेंगे जहां आपके द्वारा फ़िल्टर किया गया कॉलम आपके द्वारा चुने गए रंग का है। अन्य सभी रंगों वाली पंक्तियों को व्यू से फ़िल्टर आउट कर दिया जाएगा।
यह डेटा के समूहों पर ध्यान केंद्रित करने का एक उपयोगी तरीका है, उन सभी चीजों को हटाकर जो आपके विश्लेषण के रास्ते में आ सकती हैं।
Google Sheets में रंग के अनुसार सॉर्ट या फ़िल्टर करना केवल संख्याओं के अनुसार सॉर्ट करने की तुलना में कम बारीक दृष्टिकोण है, लेकिन कभी-कभी इस तरह श्रेणियों या समूहों में डेटा को विज़ुअलाइज़ करना अधिक मूल्यवान होता है।
Google Sheets में टेक्स्ट रंग के अनुसार सॉर्ट करें
उसी तरह जैसे आप Google Sheets में सेल रंग के अनुसार सॉर्ट या फ़िल्टर कर सकते हैं, आप टेक्स्ट रंग के आधार पर भी ऐसा कर सकते हैं। यह उपरोक्त सभी कारणों के लिए उपयोगी है, लेकिन आपने सेल रंग के बजाय टेक्स्ट रंग के लिए कंडीशनल फॉर्मेटिंग बनाई है।
टेक्स्ट रंग के अनुसार सॉर्ट करने के लिए:
- मेनू से डेटा चुनें, फ़िल्टर व्यू चुनें, फिर नया फ़िल्टर व्यू बनाएं चुनें।
- सूची को शीर्ष पर सभी "A" ग्रेड के साथ सॉर्ट करने के लिए, आप हरे टेक्स्ट के अनुसार सॉर्ट कर सकते हैं। कॉलम के शीर्ष पर फ़िल्टर आइकन चुनें, रंग के अनुसार सॉर्ट करें चुनें, टेक्स्ट रंग चुनें, और फिर वह रंग चुनें जिसके अनुसार आप सॉर्ट करना चाहते हैं। इस मामले में गहरा हरा।
- आपके द्वारा चुना गया रंग सूची के शीर्ष पर समूहीकृत और सॉर्ट किया जाएगा।
भरण सॉर्ट की तरह ही, आपके द्वारा चुना गया टेक्स्ट रंग उस टेक्स्ट रंग वाली सभी वस्तुओं को सूची के शीर्ष पर समूहित कर देगा। उस समूह के नीचे की सभी वस्तुएं असॉर्टेड रहेंगी।
फिर से, यह विशिष्ट समूहों या डेटा की श्रेणियों पर ध्यान केंद्रित करने का एक अच्छा तरीका है। लेकिन यदि आप वास्तव में संख्यात्मक क्रम में सॉर्ट करना चाहते हैं तो आपको सामान्य रूप से सेल सामग्री (संख्याओं) के अनुसार सॉर्ट करना होगा।
Google Sheets में टेक्स्ट रंग के अनुसार फ़िल्टर करें
आप उन रिकॉर्ड को भी फ़िल्टर आउट कर सकते हैं जो अन्य रंग के हैं, केवल उस समूह को छोड़कर जो आप चाहते हैं। फिर से, यह बहुत लंबी सूचियों के साथ उपयोगी है जहां आप उन सभी अन्य मूल्यों को फ़िल्टर आउट करना चाहते हैं जो उस रेंज या श्रेणी में नहीं हैं जिसे आप ढूंढ रहे हैं।
टेक्स्ट रंग के अनुसार फ़िल्टर करने के लिए:
- मेनू से डेटा चुनें, फ़िल्टर व्यू चुनें, फिर नया फ़िल्टर व्यू बनाएं चुनें।
- सूची को फ़िल्टर करने ताकि केवल "A" ग्रेड शीर्ष पर सूचीबद्ध हों, आप हरे टेक्स्ट के अनुसार फ़िल्टर कर सकते हैं। कॉलम के शीर्ष पर फ़िल्टर आइकन चुनें, रंग के अनुसार फ़िल्टर करें चुनें, टेक्स्ट रंग चुनें, और फिर वह रंग चुनें जिसके अनुसार आप सॉर्ट करना चाहते हैं। इस मामले में, गहरा हरा चुनें।
- आपके द्वारा चुना गया रंग शीर्ष पर समूहीकृत और सूचीबद्ध होगा बिना किसी अन्य टेक्स्ट रंग के प्रदर्शित हुए।
यह विशेष रूप से बहुत लंबी सूचियों के लिए उपयोगी है जहां आपको "शोर" (अन्य सभी डेटा) को फ़िल्टर आउट करने की आवश्यकता होती है, ताकि आप केवल उस डेटा पर ध्यान केंद्रित कर सकें जिसकी आपको परवाह है।
Google Sheets में रंग के अनुसार सॉर्ट या फ़िल्टर करें
रंग के आधार पर Google Sheets में सॉर्ट या फ़िल्टर फ़ंक्शन का उपयोग करने से आप डेटा को समूहित और व्यवस्थित कर सकते हैं। यह सामान्य रूप से सॉर्ट या फ़िल्टर करने जैसा नहीं है क्योंकि यह डेटा को प्रत्येक पंक्ति के अनुसार नहीं बल्कि पंक्तियों के ब्लॉक के अनुसार व्यवस्थित करता है। यह ब्लॉक में जानकारी को वर्गीकृत और व्यवस्थित करने का एक शानदार तरीका है।
यदि आप इसे सही तरीके से उपयोग करते हैं तो जब भी आपके पास कंडीशनली फॉर्मेटेड डेटा हो तो इसके उपयोग हैं।
