कई गूगल शीट्स उपयोगकर्ता सरल कार्यों पर बहुत अधिक समय खर्च करते हैं। इसका मुख्य कारण यह है कि वे गूगल शीट्स के कुछ सबसे उपयोगी फॉर्मूलों से अनजान होते हैं। फॉर्मूले आपका जीवन आसान बनाने, प्रक्रिया को तेज़ करने और मानवीय त्रुटियों को दूर करने के लिए होते हैं।
फॉर्मूला सेट करना
गूगल शीट्स में फॉर्मूला उपयोग करना आसान है। किसी सेल में बस "=" टाइप करें और फिर मनचाहा फॉर्मूला लिखें। जैसे-जैसे आप टाइप करते हैं, एक छोटा प्रश्न चिह्न बॉक्स दिखाई देता है। उस पर क्लिक करके आप उस फॉर्मूले के बारे में अधिक जान सकते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि हम "=add(" टाइप करते हैं, तो हमें पता चलेगा कि यह फ़ंक्शन दो संख्याओं का योग लौटाता है और इसे मान 1, कॉमा, फिर मान 2 को पैरेंथेसिस के भीतर जोड़कर फॉर्मेट किया जा सकता है।
इसका मतलब है कि "=add(1,3)" टाइप करने पर 1+3 का उत्तर मिलेगा।
"1" और "3" टाइप करने के बजाय, हम शीट्स पर सेल्स को भी संदर्भित कर सकते हैं। सेल का नाम (कॉलम और रो द्वारा दर्शाया गया) जोड़कर, शीट्स उन दिए गए सेल्स के लिए फॉर्मूला स्वचालित रूप से निष्पादित करेगा।
इसलिए, यदि हम "=add(B3,C3)" टाइप करते हैं, तो सेल्स B3 और C3 के मान जुड़ जाएंगे। यह वही उत्तर देता है।
यह दृष्टिकोण निम्नलिखित अनुभागों में अधिकांश फॉर्मूलों के लिए काम करता है।
समय बचाने वाले गूगल शीट्स के 10 उपयोगी फॉर्मूले
निम्नलिखित गूगल शीट्स के 10 सबसे उपयोगी फॉर्मूले हैं जो आपका समय बचाने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। बहुत सारे छिपे हुए शीट्स फॉर्मूले हैं जो आपकी मदद कर सकते हैं, लेकिन ये वे हैं जिनका दैनिक उपयोगकर्ता उपयोग और लाभ उठा सकते हैं।
1. कैलेंडर को अलविदा कहें TODAY() के साथ
ऐसा लगता है कि हम हर दिन खुद से पूछते हैं "आज की तारीख क्या है?" शीट्स में, यह एक बड़ा मुद्दा बन जाता है — समय सीमा ट्रैक करना और तारीखों की गिनती के लिए दैनिक अपडेट की आवश्यकता होती है। जब तक कि आप TODAY() फ़ंक्शन का उपयोग न करें।
इसे एक सेल में डालने के बाद, आपको आज की तारीख मिल जाती है। यह हर दिन अपडेट होता है और आपको कुछ भी करने की आवश्यकता नहीं होती।
एक्सेल में अंतर्निहित दिनांक और समय फ़ंक्शंस की एक पूरी श्रृंखला होती है। इससे दो तारीखों के बीच अंतर ढूंढना आसान हो जाता है। TODAY() फ़ंक्शन के साथ, आपके पास एक लगातार बदलता हुआ दूसरा वेरिएबल हो सकता है।
2. COUNTIF() सशर्त गिनती को आसान बनाता है
शीट्स आपको "सशर्त गिनती" के रूप में जानी जाने वाली थोड़ी कोडिंग करने की सुविधा भी देता है। यह तब होता है जब आप किसी आइटम को केवल तभी गिनते हैं जब वह निश्चित मानदंडों के अंतर्गत आता हो।
उदाहरण के लिए, यदि आप जानना चाहते हैं कि आपके सर्वेक्षण प्रतिभागियों में से कितनों के पास दो या अधिक कारें हैं, तो आप COUNTIF() स्टेटमेंट का उपयोग कर सकते हैं।
शर्त दो से बड़ा या बराबर मान होगी।
इस फॉर्मूले के बिना, आपको मैन्युअल रूप से डेटा को स्कैन करना होगा और वह संख्या ढूंढनी होगी जिसे आप खोज रहे हैं।
ऐसे अन्य IF फ़ंक्शन भी हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं जैसे SUMIF, AVERAGEIF, और बहुत कुछ।
3. SUM() के साथ सेल्स जोड़ें
हमारे पसंदीदा फ़ंक्शंस में से एक SUM() फ़ंक्शन है। यह चयनित सीमा के भीतर सभी मात्राओं को एक साथ जोड़ता है। योग केवल एक साथ जोड़ी गई संख्याओं का समूह है। उदाहरण के लिए, 2, 3, और 4 का योग 9 है।
आप SUM() का उपयोग पूरे कॉलम को एक साथ जोड़ने के लिए कर सकते हैं।
जैसे-जैसे आप नई पंक्तियाँ जोड़ते रहते हैं, SUM() फ़ंक्शन स्वचालित रूप से अपडेट होगा और नई आइटम जोड़ देगा। इसका उपयोग सकारात्मक, नकारात्मक, या शून्य-मूल्य वाली संख्याओं के लिए किया जा सकता है।
त्वरित बजट बनाना चाहते हैं? SUM() आपका सबसे अच्छा दोस्त होगा।
4. CONCATENATE() के साथ टेक्स्ट जोड़ें
यदि आप टेक्स्ट स्ट्रिंग्स को एक साथ जोड़ना चाहते हैं, तो आप केवल जोड़ का उपयोग नहीं कर सकते। आपको कन्कैटेनेशन नामक एक प्रोग्रामिंग शब्द का उपयोग करना होगा। यह शब्द टेक्स्ट को एक साथ जोड़ने के विचार को संदर्भित करता है।
आप कई अलग-अलग सेल्स को जोड़ सकते हैं और एक ऐसा सेल बना सकते हैं जिसमें सभी टेक्स्ट शामिल हों। CONCATENATE() का उपयोग इस प्रक्रिया को स्वचालित रूप से करने का तरीका है।
इस फॉर्मूले के बिना, आपको टेक्स्ट को अलग-अलग कॉपी और पेस्ट करके एक सेल में डालना होगा। यह प्रक्रिया बहुत समय लेती है जब आप कई पंक्तियों वाली फ़ाइलों को देख रहे होते हैं।
यह फॉर्मूला बहुत अच्छा है यदि आप लोगों के पहले और अंतिम नामों को जोड़ना चाहते हैं या व्यक्तिगत संदेश बनाना चाहते हैं।
5. TRIM() अवांछित अतिरिक्त स्पेस हटाता है
जब भी टेक्स्ट के ब्लॉक्स को अन्य स्रोतों से कॉपी और पेस्ट किया जाता है, तो फॉर्मेटिंग एक बुरा सपना बन जाती है। कई बार, आपके पास अवांछित स्पेस होते हैं जो समग्र फॉर्मेट को बर्बाद कर देते हैं।
आप या तो हर स्पेस को मैन्युअली हटा सकते हैं, या आप गूगल शीट्स में TRIM() कमांड का उपयोग कर सकते हैं। यह कमांड एक संदेश में स्पेस की संख्या को कम करता है और आपको शब्दों के बीच केवल एक स्पेस छोड़ता है।
यह उन शीट्स के लिए भी उपयोगी हो सकता है जो उपयोगकर्ताओं से लिखित प्रतिक्रियाओं को स्वीकार करने के लिए सेट की गई हैं। यह गलती से डबल-स्पेसिंग की मानवीय त्रुटि को दूर करता है और एक ऐसा डॉक्यूमेंट देता है जो वास्तव में साफ दिखता है।
6. TEXT() मानों को अन्य फॉर्मेट में परिवर्तित करता है
गूगल शीट्स में एक बड़ा सिरदर्द उन मानों को पुनः फॉर्मेट करना है जो एक सेल में डाले जाते हैं। शीट्स यह अनुमान लगाने की कोशिश करेगा कि आप कौन सा फॉर्मेट चाहते हैं, लेकिन आप सेल्स के पूरे सेक्शन को बदलने के लिए मजबूर हो सकते हैं।
वैकल्पिक रूप से, आप TEXT() फ़ंक्शन आज़मा सकते हैं। यह फॉर्मूला सामान्य टेक्स्ट, शब्दों की स्ट्रिंग्स, मान, डॉलर राशि, प्रतिशत, तिथियां, और कई अन्य विकल्पों से फॉर्मेटिंग बदल देगा।
यदि आप डेटा का एक हिस्सा कॉपी और पेस्ट कर रहे हैं जिसे आपको डॉलर मूल्यों में बदलने की आवश्यकता है, उदाहरण के लिए, आप इसे करने के लिए इस फॉर्मूले का उपयोग कर सकते हैं। आप मान के बाद दिखाए जाने वाले दशमलव की संख्या भी बदल सकते हैं।
7. GOOGLETRANSLATE() के साथ अंतर्निहित अनुवाद
शीट्स आपके अनुवाद को भी तेज़ कर सकती है। यदि आपके पास एक भाषा में वाक्यांशों का एक कॉलम है जिसे आप जानते हैं, तो आप विभिन्न भाषाओं में अनुवादित वाक्यांश के कई कॉलम बना सकते हैं।
उदाहरण के लिए, हम एक ही डॉक्यूमेंट में सामान्य वाक्यांशों का अंग्रेजी से स्पेनिश, फ्रेंच और जापानी में अनुवाद कर सकते हैं। यह एक अंतरराष्ट्रीय टीम को एक ही डॉक्यूमेंट को समझने में मदद कर सकता है।
यह फॉर्मूला गूगल की अनुवाद सेवाओं के सौजन्य से है। आप किसी विशेष टेक्स्ट की भाषा पता लगाने के लिए इस फॉर्मूले का उपयोग भी कर सकते हैं उसे शीट्स में कॉपी और पेस्ट करके।
आप स्रोत भाषा को "auto" के रूप में रख सकते हैं, और शीट्स यह निर्धारित करेगी कि यह कौन सी भाषा है, फिर इसे आपके द्वारा चुनी गई उस भाषा में अनुवाद करेगी जिसे आप समझ सकते हैं।
8. SORT() के साथ डेटा को त्वरित रूप से क्रमबद्ध करें
डेटा की क्रमबद्ध सूची को बनाए रखना सिरदर्द हो सकता है। जैसे-जैसे नया डेटा इनपुट होता है या डेटा बदलता है, आपकी मैन्युअली क्रमबद्ध सूची बाधित हो जाएगी।
हर बार डेटा डालने पर मैन्युअली सॉर्ट करने के बजाय, आप अंतर्निहित SORT() कमांड का उपयोग कर सकते हैं। यह स्वचालित रूप से आरोही या अवरोही मूल्यों की एक सूची उत्पन्न करता है।
चलाने के बाद, यह क्रमबद्ध सूची को अपनी पंक्ति या कॉलम में संकलित करता है। फिर आप अपने शीट में अतिरिक्त कदम उठाने के लिए इस रेंज का उपयोग कर सकते हैं।
9. TRANSPOSE() के साथ पंक्तियों और कॉलम को स्वैप करें
क्या आपने पहली बार शीट बनाते समय गलती से उसकी पंक्ति और कॉलम को स्वैप कर दिया था? या हो सकता है कि एक क्लाइंट ने आपको ऐसा डेटा भेजा हो जिसे आप अपने डॉक्यूमेंट में जोड़ना चाहते हैं, लेकिन पंक्तियों और कॉलम को स्विच करने की आवश्यकता है।
जो भी मामला हो, आप TRANSPOSE() कमांड आज़मा सकते हैं।
यह ऐसे काम करता है: पंक्तियों और कॉलम को उलट दिया जाता है। टेबल में संबंधित डेटा भी बदल जाता है ताकि फ्लिप के बाद यह सही जगह पर हो।
जैसे-जैसे पुराना डेटा बदलता है, ट्रांसपोज़्ड टेबल भी अपडेट और बदलता रहता है।
10. AVERAGE() के साथ त्वरित औसत निकालें
शीट्स में AVERAGE() कमांड का उपयोग करने पर दी गई संख्याओं के समूह का माध्य निकल जाएगा। यदि आपको याद नहीं है, तो औसत तब होता है जब आप सभी संख्याओं को जोड़ते हैं और उनकी संख्या से विभाजित करते हैं।
यह एक उपयोगी गणित कमांड है। AVERAGE() फॉर्मूले के बिना, आप इसे कागज और कैलकुलेटर से हल करने के लिए मजबूर होंगे।
बस उन संख्याओं की रेंज चुनें जिनका औसत आप निकालना चाहते हैं, फिर शीट्स बाकी काम कर देगा।
फॉर्मूलों का उपयोग करके अपनी गूगल शीट्स दक्षता में सुधार करें
शीट्स खोलने और आपके द्वारा अभी सीखे गए इन 10 उपयोगी फॉर्मूलों को आज़माने का समय आ गया है। ये आपका समय बचाने और आपका जीवन आसान बनाने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। इन्हें स्वयं आज़माएं और देखें कि वे कितने आसान हैं।
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