Google पत्रक व्यक्तिगत और व्यावसायिक उपयोग के लिए बनाए गए अब तक के सबसे अच्छे टूल में से एक है। यह सरल सॉफ्टवेयर विभिन्न प्रकार की सेवाएं प्रदान करता है जैसे मेल मर्जिंग, जटिल सूत्र, और भी बहुत कुछ। जब तक आप कार्यक्रम के सभी पहलुओं के बारे में जानते हैं, तब तक आप इस उपकरण का पूरी तरह से उपयोग कर सकते हैं।
Google पत्रक भी सबसे बहुमुखी कार्यक्रमों में से एक है। आप लगभग कुछ भी कर सकते हैं जो आप केवल प्रति शीट बनाने से परे करना चाहते हैं। गणना और रिपोर्ट कई फ़ाइल स्वामियों द्वारा बनाई, साझा और संपादित की जा सकती हैं।
यदि आप विश्व के विभिन्न क्षेत्रों में फैली एक टीम के साथ सहयोग कर रहे हैं, तो Google स्प्रैडशीट्स को किसी भी समय, काफी आसानी से एक्सेस और देखा जा सकता है। जब आप Google स्प्रैडशीट जैसे दिलचस्प नए ऐप पर आते हैं, तो आप इस अनुभव का अधिकतम लाभ उठाने के लिए अधिक से अधिक टिप्स और ट्रिक्स जानना चाहेंगे। इसलिए, आप जितनी तेज़ी से इन ट्रिक्स और हैक्स को सीखेंगे, आपका अनुभव उतना ही अधिक कुशल होगा।
Google पत्रक में कार्यक्षमता की एक विस्तृत श्रृंखला होती है और इसमें अत्यधिक मात्रा में प्रयोज्यता होती है, चाहे आप उनका उपयोग कैसे भी करना चाहें। उन्हें शुरू करना आसान है, हालांकि, आप डेटा के साथ काम की एक विस्तृत श्रृंखला कर सकते हैं क्योंकि आप इस अद्भुत एप्लिकेशन की अधिक विशेषताओं और कार्यों को सीखना जारी रखते हैं।
Google स्प्रैडशीट्स जो कई लाभ ला सकता है, उनमें से आपको यह जानने में बहुत दिलचस्पी होगी कि इसे अपने लाभ के लिए कैसे उपयोग किया जाए। अन्यथा, आप उन सभी महान लाभों से चूकने वाले हैं जो इससे आपको और आपके व्यवसाय को समग्र रूप से मिल सकते हैं।
यहां कुछ बेहतरीन Google स्प्रैडशीट ट्रिक्स हैं और हैक्स जिनके बारे में आपको पता होना चाहिए
- एक टिप्पणी के माध्यम से एक ईमेल भेजें
Google स्प्रैडशीट्स पर, आप विशिष्ट कक्षों को हाइलाइट कर सकते हैं और उसमें अपनी टिप्पणियां सम्मिलित कर सकते हैं। इसके अलावा, आप इस टिप्पणी के माध्यम से स्वचालित रूप से एक ईमेल भी भेज सकते हैं।
इस प्रकार Google स्प्रैडशीट्स ने आपकी पूरी टीम के साथ सहयोग के लिए सर्वोत्तम सुविधाओं में से एक की पेशकश की है। इस स्वचालित ईमेल सुविधा के साथ, आप प्राप्तकर्ता को रीयल-टाइम में अपडेट कर सकते हैं।
टिप्पणी के माध्यम से ईमेल भेजने के लिए आपको बस इतना करना है:
- उस सेल पर क्लिक करें जिसमें आप टिप्पणी जोड़ना चाहते हैं और टिप्पणी जोड़ें विकल्प चुनें।
- जब टिप्पणी बॉक्स पॉप अप हो, तो एक प्लस चिह्न (+) और फिर प्राप्तकर्ता का ईमेल पता जोड़ें।
- जब आप अपनी टिप्पणी जोड़ते हैं, तो प्राप्तकर्ता को भी तुरंत ईमेल प्राप्त होगा।
- कक्षों को एक विशेष क्रम में समूहित करें
आप अपने Google स्प्रैडशीट पर सेल को कई तरीकों से समूहित कर सकते हैं। आम तौर पर, यह बनाई गई स्प्रेडशीट के विशिष्ट कार्य या आपकी व्यक्तिगत पसंद पर निर्भर हो सकता है। यहां, सबसे अच्छी तकनीकों में से एक जिसे आप लागू कर सकते हैं, वह है ARRAYFORMULA() का उपयोग करना।
चीजों को और भी सरल बनाने के लिए, एक सरणी मूल्यों की एक तालिका को संदर्भित करती है। जब आपके डेटा पर ARRAYFORMULA लागू किया जाता है, तो आपका डेटा भी एक ही बैच में संसाधित होता है। इस सूत्र का उपयोग करके, आप केवल एक ही स्थान पर तुरंत परिवर्तन कर सकते हैं, फिर ये परिवर्तन स्वचालित रूप से संपूर्ण डेटा श्रेणी पर लागू हो जाते हैं।
- हीटमैप बनाएं
हीटमैप्स वह विशेषता है जो आपको अपनी टेबल के कुछ महत्वपूर्ण हिस्सों पर ध्यान आकर्षित करने की अनुमति देती है। विशेष रूप से जब आप बड़े डेटा, बड़ी शीट और कई तालिकाओं पर काम कर रहे हों, तो पाठक के लिए रुचि के प्रमुख क्षेत्रों को तुरंत इंगित करना बहुत भ्रमित करने वाला होगा। केवल हाइलाइट करने के अलावा, एक हीटमैप आपकी शीट पर महत्व की परतें बनाने का सबसे अच्छा तरीका है।
उदाहरण के लिए, हल्का लाल हाइलाइट कम महत्वपूर्ण जानकारी के लिए है, मध्य लाल हाइलाइट काफी महत्वपूर्ण डेटा है, हालांकि, तीव्र लाल सबसे महत्वपूर्ण जानकारी है जिस पर सबसे अधिक ध्यान देने की आवश्यकता हो सकती है।
हीटमैप बनाने के लिए, आप निम्न चरणों के माध्यम से Google पत्रक पर सशर्त स्वरूपण सुविधा का उपयोग कर सकते हैं:
- उन कक्षों का चयन करें जिन पर आप प्रारूप नियम लागू करना चाहते हैं
- फ़ॉर्मैट पर क्लिक करें, फिर कंडीशनल फ़ॉर्मैटिंग पर क्लिक करें
- कलर स्केल फीचर का उपयोग करके एक नियम बनाएं
- पिवट टेबल का उपयोग करें
Google स्प्रैडशीट पर पिवट टेबल काम में आती हैं, खासकर जब आप डेटा के एक बड़े सेट के साथ काम कर रहे हों, जिसे आप सारांशित करना चाहते हैं।
पिवट टेबल सुविधाओं के साथ, आपकी द्वि-आयामी तालिका को पिवोट किया जा सकता है, जिससे आप अपनी तालिका के तीसरे आयाम के साथ आ सकते हैं। इस तरह की सुविधा आपको निम्नलिखित जैसे सवालों के जवाब देने में मदद करती है:
- 2019 की चौथी तिमाही में प्रत्येक स्टोर या शाखा में कितने रॉकर्स बेचे गए?
- किस बिक्री प्रतिनिधि ने मई महीने की आय के मामले में सबसे अधिक योगदान दिया?
अब से, पिवट टेबल बनाने के लिए, आप इन चरणों का पालन कर सकते हैं:
- उन सभी सेल को हाइलाइट करें जिनका उपयोग आप अपने डेटा के लिए करना चाहते हैं
- शीर्ष मेनू पर, डेटा क्लिक करें, फिर पिवट तालिका विकल्प चुनें
- अपनी इच्छानुसार एक अनुकूलित पिवट तालिका बनाएं
- भिन्न फ़िल्टर लागू करें
हां, आपके Google स्प्रैडशीट दस्तावेज़ पर फ़िल्टर भी लागू किए जा सकते हैं, और ये फ़िल्टर मौजूद हैं, ताकि आप अपनी शीट से डेटा के कुछ समूहों को बेहतर ढंग से समझ सकें और उनका विश्लेषण कर सकें।
फ़िल्टर के साथ, अब आप अपनी शीट में केवल उन पंक्तियों या स्तंभों को देखने में सक्षम हो सकते हैं जो विशेष रुचि के हैं। यह तरकीब काम आ सकती है, खासकर जब आप किसी रिपोर्ट के दौरान अपनी स्प्रैडशीट का उपयोग कर रहे हों।
अपनी स्प्रैडशीट्स पर फ़िल्टर लागू करने के लिए, आपके लिए ये चरण हैं:
- फ़िल्टर आइकॉन या बटन चुनें
- वे मान चुनें जिन्हें आप अपने फ़िल्टर में शामिल करना चाहते हैं
- डेटा सत्यापन फ़ंक्शन का उपयोग करें
एक अन्य कार्य जो आपके Google स्प्रेडशीट को अधिक कुशल बनाता है वह है डेटा सत्यापन कार्य। यह फ़ंक्शन आपको अपने कार्यपत्रकों में दर्ज किए गए सभी मानों को सीमित करने की अनुमति देता है।
डेटा सत्यापन फ़ंक्शन का उपयोग करने के लिए, निम्न चरणों का ध्यान रखें:
- शीर्ष मेनू से "डेटा" चुनें
- “डेटा सत्यापन” पर क्लिक करें
- इसके बाद, आप "श्रेणी से सूची" या "वस्तुओं की सूची" में से किसी एक को चुन सकते हैं
इसके माध्यम से, जब कोई डेटा दर्ज करता है जो आपके द्वारा बनाई गई सूची में से किसी भी आइटम से मेल नहीं खाता है, तो एक चेतावनी पॉप अप होगी। इस फ़ंक्शन के साथ, आप लोगों को प्रतिबंधित भी कर सकते हैं, जिससे जो कोई भी आपकी शीट को देखता है या उस तक पहुंच रखता है, वह अब केवल आपकी सूची से आने वाले आइटम दर्ज कर पाएगा।
- डेटा को अपने पत्रक में सुरक्षित रखें
यह तकनीक तब बहुत काम आती है जब एक ही Google स्प्रैडशीट दस्तावेज़ के कई उपयोगकर्ता होते हैं। जब ऐसी जानकारी होती है जिसे अंतिम होना होता है, विशेष रूप से वे डेटा जो बहुत महत्वपूर्ण होते हैं, तो आप इन कक्षों को लॉक करना चाह सकते हैं। ऐसा करने पर, आपके द्वारा लॉक किए गए सेल में मौजूद डेटा गलती से नहीं बदला जाता है।
यह "रेंज संपादन अनुमतियां" टैब तक पहुंचकर किया जा सकता है। फिर, "केवल आप" विकल्प चुनें।
अंतिम शब्द
यह Google शीट चीट शीट, आपको Google स्प्रेडशीट की उपयोगिता और कार्यों को अधिकतम करने में सक्षम बनाती है। सामान्य तौर पर, लक्ष्य Google स्प्रैडशीट से सर्वोत्तम संभव तरीके से लाभ उठाना है। हां, इन तकनीकों में महारत हासिल करने में आपको कुछ समय और मेहनत लग सकती है। लेकिन, एक बार जब आप इसे समझ लेते हैं, तो आप महसूस करेंगे कि आप वास्तव में केवल इसलिए बहुत कुछ खो रहे हैं क्योंकि आप अभी तक अपने लाभ के लिए Google पत्रक का उपयोग नहीं कर रहे हैं। अब, आगे बढ़ें और इन तकनीकों को लागू करना शुरू करें।
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