गूगल की ईमेल सेवा अप्रैल फूल डे पर पैदा हुई थी। आज, यह कोई मजाक नहीं है। हम इसके बिना एक दिन भी नहीं कर सकते।
जीमेल के बारे में सामान्य ज्ञान उत्पादकता के लिए उपयोगी नहीं हो सकता, लेकिन मुझे यकीन है कि आप उस टिप पर कूद पड़ेंगे जो आपको दिखाता है कि अपने ईमेल को किसी सहायक या जीवनसाथी को कैसे सौंपना है। पता चला है कि गूगल ऐसे छोटे-छोटे खजानों से भरा हुआ है। हम उन्हें नजरअंदाज करते हैं क्योंकि कभी-कभी हम आम उपकरणों को हल्के में लेते हैं।
गूगल के उपकरण समय बचाने वाली उत्पादकता युक्तियों का एक निरंतर स्रोत हैं जो हमें अपने लिए उपलब्ध संसाधनों के उपयोग को अधिकतम करने में मदद कर सकते हैं। हम शायद उनके बिना रह सकते हैं - लेकिन हमें क्यों रहना चाहिए?
यहां गूगल उत्पादों में दस समय बचाने वाली विशेषताएं हैं जिनके बिना हमें नहीं करना चाहिए।
गूगल टास्क की एक चेकलिस्ट
गूगल टास्क ने अक्सर मुझे वापस खींच लिया है जब मेरा दिमाग टहलने चला गया था। यह आपके ईमेल से कार्रवाई योग्य कार्य बनाने के लिए अधिक कम उपयोग किए जाने वाले उपकरणों में से एक हो सकता है।
प्रसिद्ध गूगल इंजीनियर मैट कट्स ऐसा सोचते हैं। वह अपने टू-डू लिस्ट को प्रबंधित करने के लिए गूगल टास्क का उपयोग करते हैं और न्यू टैब टू टास्क और बेटर गूगल टास्क जैसे एक्सटेंशन के साथ इसे सुपरचार्ज करते हैं। बाद वाला उपयोगितावादी गूगल टास्क को एक अधिक सुखद चेहरा देता है। आप इम्प्रूवमेंट्स फॉर गूगल टास्क भी आज़मा सकते हैं जो आपको अपनी कार्य सूची में महत्वपूर्ण चीजों को हाइलाइट करने के लिए लेबल और कीवर्ड देता है।
जब तक यह आसपास है, आप अपने डेस्कटॉप पर गूगल टास्क का उपयोग करने के इन पांच तरीकों का भी उपयोग कर सकते हैं।
वीडियो मीटिंग याद रखें
किसी भी कैलेंडर इवेंट में एक क्लिक में गूगल+ हैंगआउट का लिंक जोड़ें। यह एक छोटी सी सेटिंग है जो एक या दो मेल बचाती है। अक्सर, मैंने किसी को गूगल हैंगआउट मीटिंग के बारे में बताने के लिए एक अलग मेल भेजा है। या वीडियो मीटिंग मेरे दिमाग से आखिरी पल तक निकल गई है (एक आपातकाल यदि आपको वेब कैम द्वारा देखने योग्य कमरे को अव्यवस्थित करना है)।
तीन सरल चरणों में भविष्य का हैंगआउट सेट करें:
- गूगल कैलेंडर पर जाएं। क्रिएट पर क्लिक करें।
- अपने इवेंट के लिए विवरण दर्ज करें।
- वीडियो कॉल जोड़ें पर क्लिक करें। सभी जानकारी होने पर, सेव पर क्लिक करें।
अन्य लोग भी किसी इवेंट में वीडियो मीटिंग जोड़ सकते हैं यदि कैलेंडर प्रतिभागी के बीच साझा किया गया है।
आर्काइव और क्विक लिंक्स के साथ इनबॉक्स ज़ीरो
मुझे लगता है कि हम इनबॉक्स ज़ीरो के बारे में बहुत ज्यादा चिंता करते हैं। जीमेल में दो आसान (और अक्सर कम उपयोग की जाने वाली) विशेषताएं हैं जो सभी संदेशों को पर्दे के पीछे धकेल सकती हैं जबकि उनका ट्रैक खोए बिना।
शीर्ष पर आर्काइव बटन आपकी नज़र से सभी ईमेल को गायब कर देता है जबकि उन्हें ऑल मेल फ़ोल्डर में बरकरार रखता है। लेकिन आप उन महत्वपूर्ण लोगों का ट्रैक कैसे रखते हैं जिनके लिए आपको बाद में वापस आने की आवश्यकता है?
क्विक लिंक्स जीमेल लैब्स में छोटा नायक है। क्विक लिंक्स आपको उन संदेशों को सहेजने में मदद करता है जिन्हें आप बाद में पढ़ना चाहते हैं।
जीमेल लैब्स से क्विक लिंक्स सक्षम करें। यदि आप इसे बाएं साइडबार पर नहीं देखते हैं, तो तीन छोटे डॉट्स (गैजेट्स) पर क्लिक करें। कोई भी ईमेल खोलें जिसे आप बाद में पढ़ना चाहते हैं। अगला, स्क्रीन के निचले बाएं कोने में क्विक लिंक जोड़ें पर क्लिक करें। पॉप-अप बॉक्स में ईमेल के लिंक के साथ एक वर्णनात्मक नाम दें।
अब, आप अपने इनबॉक्स में कहीं से भी सिर्फ एक क्लिक से उस ईमेल को याद कर सकते हैं। आर्काइव, लेबल्स, क्विक लिंक्स, और शक्तिशाली जीमेल सर्च के साथ आपके आदेश पर इनबॉक्स ज़ीरो कितना मुश्किल है?
जीमेल ऑटो एडवांस के साथ ईमेल तेजी से पढ़ें
इस बात की कोई गिनती नहीं है कि जीमेल लैब्स "अनडू" फीचर ने कितनी बार मेरी जान बचाई है। यह फीचर चेहरा बचाने वाला है। एक ऑटो-एडवांस लैब फीचर भी है जो एक समय बचाने वाला है। यह भारी इनबॉक्स वाले लोगों के लिए अनुशंसित है।
जीमेल का व्यवहार है कि जब भी आप कोई बातचीत हटाते, आर्काइव करते, या म्यूट करते हैं तो आपको वापस इनबॉक्स पर ले जाता है। ऑटो-एडवांस सक्षम करने से जब भी आप कोई संदेश हटाते या आर्काइव करते हैं तो यह आपको सीधे अगले (या पिछले) ईमेल पर ले जाता है। बचाए गए छोटे सेकंड जुड़ जाते हैं जब आप सैकड़ों संदेशों के माध्यम से जा रहे होते हैं।
इसे जीमेल लैब्स से सक्षम करें (गियर आइकन > सेटिंग्स > लैब्स)। निश्चित रूप से इसे सक्षम करें यदि आप इनबॉक्स स्प्रिंग क्लीनिंग की होड़ में हैं।
डॉट्स की परवाह न करें
आपको वह ईमेल आईडी नहीं मिली जो आप चाहते थे और आपको एक या दो डॉट्स के साथ इसे बदलना पड़ा। बहुत सारे बैकग्राउंड शोर के साथ फोन पर इसे स्पेल करने की कोशिश करें। जीमेल एलियास उस झुंझलाहट को खत्म करते हैं और गलत निर्देशित ईमेल को रोकते हैं।
यदि आपका ईमेल पता janedoe.work@gmail.com है, तो यह janedoework@gmail.com के समान है।
इसे किसी को फोन पर देते समय बाद वाले के साथ जाएं। आपके ईमेल आईडी का "डॉट-रहित" संस्करण सभी के लिए आसान बनाता है।
बाद के लिए टैब सेव करें
बहुत सारे टैब संसाधन खाते हैं और अव्यवस्था में जोड़ते हैं। वे चिंता का विषय भी हैं अगर आपको उन्हें उनकी जगह खोए बिना बंद करना है। लेआउट मैनेजर जैसे टैब प्रबंधन एक्सटेंशन इस समस्या का समाधान करते हैं। लेकिन यहां एक सरल समाधान है जिसमें आपके क्रोम को एक और एक्सटेंशन के साथ फुलाना शामिल नहीं है। रहस्य विनम्र बुकमार्क फ़ोल्डर में निहित है।
अपने बुकमार्क्स (बुकमार्क्स बार या मेनू में) में एक नया बुकमार्क्स फ़ोल्डर जोड़ें। मैंने इसका नाम "ऑल सेव्ड टैब्स" रखा।
जब आप अपने सभी खुले टैब को बाद के लिए सहेजना चाहते हैं, तो अपने ब्राउज़र में किसी भी टैब पर राइट-क्लिक करें और सभी टैब बुकमार्क करें चुनें... आप शॉर्टकट का भी उपयोग कर सकते हैं -- Ctrl-Shift-D।
स्थान के रूप में बनाए गए बुकमार्क फ़ोल्डर का चयन करें। अपने टैब समूह को एक विशिष्ट नाम दें -- यह आपके "ऑल सेव्ड टैब्स" फ़ोल्डर के भीतर एक नया फ़ोल्डर बनाता है। आप फ़ायरफ़ॉक्स में भी इसी विधि से अपने टैब सहेज सकते हैं।
अपने टैब को पुनर्स्थापित करने के लिए, बस उस समूह (फ़ोल्डर) पर राइट-क्लिक करें जिसे आप पुनर्स्थापित करना चाहते हैं और "सभी बुकमार्क खोलें" पर क्लिक करें। यह समाधान तब भी उपयोगी होता है जब आप अपने बुकमार्क्स को डिवाइसेज़ में सिंक करते हैं।
क्रोम में ऑटो-जेनरेट पासवर्ड
सुरक्षित पासवर्ड सेट करने के कई तरीके हैं। कुछ त्वरित साइन-अप के लिए इस प्रयोगात्मक क्रोम फीचर को मिश्रण में डालें। लास्टपास "प्रतियोगी" ने 2012 में दिन का प्रकाश देखा और यह अभी भी एक स्थायी स्थिरता के रूप में निश्चित नहीं है। क्रोम की गुप्त सेटिंग्स में गोता लगाएं और कुछ त्वरित और सुरक्षित पासवर्ड के लिए इसे सक्षम करें। रैंडम विधि लास्टपास जैसे ऐप्स द्वारा बनाए गए से अलग नहीं है।
यह सरल है और इसमें केवल तीन चरण हैं।
- गूगल क्रोम लॉन्च करें। ओम्निबॉक्स में about:flags टाइप करें। नोट: about:flags या chrome://flags क्रोम में एक URL है जो छिपी हुई सेटिंग्स को प्रकट करता है और आपको क्रोम में नई सुविधाओं को आज़माने की अनुमति देता है जब वे प्रयोगात्मक हों।
- सूची को तब तक नीचे स्क्रॉल करें जब तक आपको फ़ील्ड पासवर्ड जनरेशन सक्षम करें न मिल जाए। ड्रॉप डाउन मेनू पर क्लिक करें और सक्षम चुनें।
- क्रोम ब्राउज़र को पुनः लॉन्च करें। हर बार जब आप एक नए खाते के लिए पंजीकरण करते हैं, तो आपको पासवर्ड फ़ील्ड पर एक चाबी आइकन दिखाई देना चाहिए। आइकन पर क्लिक करने से एक स्वचालित पासवर्ड बनता है। आप पासवर्ड को क्रोम में भी सहेज सकते हैं।
अपना ईमेल सौंपें
आप अपने जीमेल को किसी और पर भरोसा नहीं करेंगे। मैं सुनता हूं कि वास्तविक जीवन का जीव्स एक विलासिता है, लेकिन एक वर्चुअल असिस्टेंट बहुत बड़ा समय बचाने वाला हो सकता है। सहयोगी अर्थव्यवस्था में, आपके इनबॉक्स ओवरलोड को प्रबंधित करने के लिए किसी भी मदद का स्वागत है। यदि आप सुरक्षा के बारे में चिंतित हैं, तो विशिष्ट ईमेल को संभालने के लिए दूसरी ईमेल पहचान स्थापित करना उपयोगी हो सकता है। अनुमतियाँ कभी भी रद्द की जा सकती हैं।
जीमेल आपको अपने ईमेल और कैलेंडर कार्यों को दस लोगों को सौंपने की अनुमति देता है। गूगल ऐप्स उपयोगकर्ता 25 उपयोगकर्ताओं को निर्दिष्ट कर सकते हैं। गूगल आपको ईमेल प्रतिनिधिमंडल सेट करने के चरण और लागू प्रतिबंध दिखाता है। गूगल कैलेंडर के लिए एक समान दृष्टिकोण काम करता है।
कैरेट ब्राउज़िंग के साथ सटीक चयन
शायद आप एक कीबोर्ड निंजा हैं। या बस माउस पर बहुत अधिक भरोसा नहीं करना चाहते। कैरेट ब्राउज़िंग चालू करें जो क्रोम में एक उन्नत एक्सेसिबिलिटी फीचर है। कैरेट एक चलने योग्य कर्सर है जो टेक्स्ट का चयन करता है। वेबपेज के माध्यम से तीर कुंजियों का उपयोग करके आगे बढ़ें जैसे वर्ड प्रोसेसिंग दस्तावेज़ में।
कैरेट ब्राउज़िंग सक्रिय करने के लिए यह एक्सेसिबिलिटी एक्सटेंशन इंस्टॉल करें। F7 के साथ इसे चालू और बंद करें। पेज के माध्यम से आगे बढ़ने के लिए तीर कुंजियों का उपयोग करें। टेक्स्ट चुनने के लिए Shift + तीर दबाएं। जब कैरेट लिंक पर हो तो Enter कुंजी से URL खोलें।
अभ्यास के साथ, यदि आप बहुत कॉपी और पेस्ट करते हैं तो टेक्स्ट चयन अधिक सटीक होता है। मैं लैपटॉप ट्रैक पैड पर उस्ताद नहीं हूं, इसलिए मैं छोटी स्क्रीन पर बेहतर उत्पादकता के लिए इसे चालू करता हूं।
आपका अपना गूगल-संचालित सर्च इंजन
एक कस्टम सर्च इंजन एक स्नाइपर राइफल है। एक कस्टम सर्च इंजन जो आपकी कुछ पसंदीदा साइटों को लक्षित करता है वह मल्टी-बैरल रॉकेट लॉन्चर की तरह है। गूगल कस्टम सर्च आपके अपने ब्लॉग के लिए बनाया जा सकता है या सार्वजनिक URL के रूप में बुकमार्क किया जा सकता है। CSE दो फ्लेवर में आता है - भुगतान किया गया और सीमाओं के साथ मुफ्त। मुफ्त संस्करण आपको 100 खोज परिणामों तक सीमित करता है, लेकिन व्यक्तिगत जरूरतों के लिए यह पर्याप्त होना चाहिए।
एक सरल मुफ्त संस्करण बनाएं जिसमें एक सार्वजनिक URL हो। इसे बुकमार्क के रूप में सहेजें और अपनी टीम के अन्य लोगों के साथ शेयर करें। एक कस्टम सर्च इंजन एक समय बचाने वाला शॉर्टकट है जब आप नियमित रूप से कुछ चुनिंदा साइटों को खोजते हैं। हाल की तारीख और प्रासंगिकता के अनुसार खोज करने से उन विषयों तक सीमित करने में मदद मिलती है जिन्हें आप ढूंढ रहे हैं।
हाउ टू गीक का एक गहन ट्यूटोरियल है जो आपको सरल इन और आउट दिखाता है।
सेकंड जुड़ जाते हैं
"कम उपयोग किया गया" भाग सापेक्ष है। लेकिन अक्सर, चमकदार नए ऐप्स हमारा ध्यान भटकाते हैं जबकि समाधान सादे दृष्टि में छिपा हो सकता है। यहां तक कि खोज परिणामों की संख्या को प्रति पेज 100 तक बढ़ाने के लिए एक छोटी सी सेटिंग बदलाव समय बचाता है। सबसे अच्छा उत्पादकता उपकरण वह है जो आपके लिए बस काम करता है। क्या ये आपके लिए पर्याप्त अच्छे काम करते हैं?
हमें उस टिप या फीचर के बारे में बताएं जिसने गूगल टूल्स के साथ आपके जीवन को बातचीत करने का तरीका बदल दिया। वह कौन सी गूगल सेवा है जिसके बारे में आप अधिक जानना पसंद करेंगे?
