Gmail में ईमेल आर्काइव करने से आपको पुराने ईमेल थ्रेड हटाए बिना अपना इनबॉक्स व्यवस्थित करने की क्षमता मिलती है। यदि कोई पुराने थ्रेड को नया ईमेल भेजकर नवीनीकृत करता है, तो यह आपके इनबॉक्स में फिर से दिखाई देगा। अन्यथा, आर्काइव किया गया ईमेल Google के सर्वर पर एक अलग फ़ोल्डर में छिपा रहता है।
इस लेख में, हम बताएंगे कि Gmail में आर्काइविंग फ़ंक्शन कैसे काम करता है, आप ईमेल कैसे आर्काइव कर सकते हैं, और आप आर्काइव किए गए ईमेल को आसानी से कैसे ढूंढ सकते हैं।
Gmail में आर्काइव का क्या अर्थ है?
बहुत से लोग बस अपने सभी पुराने ईमेल हटा देते हैं जब वे अब आवश्यक नहीं होते। लेकिन जब आपको भविष्य में फिर से उस संदेश का संदर्भ लेने की आवश्यकता हो तो आप क्या करते हैं? यहीं आर्काइविंग उपयोगी होती है।
जहां हटाए गए ईमेल 30 दिनों के लिए ट्रैश फ़ोल्डर में भेजे जाते हैं और फिर Google के सर्वर से मिटा दिए जाते हैं, आर्काइव किए गए ईमेल इसके बजाय एक छिपे फ़ोल्डर में भेजे जाते हैं जहां वे अनिश्चित काल तक बने रहते हैं।
यह आपके इनबॉक्स को अव्यवस्थित किए बिना संभावित रूप से महत्वपूर्ण ईमेल संदेशों को बनाए रखने में मदद करता है, बस किसी भी स्थिति के लिए।
Gmail में आर्काइव कैसे करें
Gmail का उपयोग करके ईमेल आर्काइव करने के तीन आसान तरीके हैं।
वेब ब्राउज़र पर ईमेल आर्काइव करने के लिए:
- Gmail खोलें और अपने Gmail खाते में साइन इन करें।
- ईमेल पर राइट-क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू में आर्काइव विकल्प चुनें।
वैकल्पिक रूप से, यदि आपने वह ईमेल खोला है जिसे आप आर्काइव करना चाहते हैं:
- ईमेल के शीर्ष पर आर्काइव बटन चुनें। यह शीर्ष पर नीचे की ओर तीर वाले फ़ोल्डर जैसा दिखता है।
Android या iOS का उपयोग करके Gmail ईमेल आर्काइव करने के लिए:
- Gmail ऐप खोलें।
- वह ईमेल ढूंढें और खोलें जिसे आप आर्काइव करना चाहते हैं।
- आर्काइव आइकन टैप करें। यह ब्राउज़र संस्करण में दिखाए गए समान आइकन है और शीर्ष पर नीचे की ओर तीर वाले फ़ोल्डर जैसा दिखता है।
Gmail में आर्काइव किया गया ईमेल कैसे ढूंढें
दुर्भाग्य से, ऐसा कोई अलग Gmail आर्काइव फ़ोल्डर नहीं है जहां ईमेल संग्रहीत हों। हालांकि, आर्काइव किए गए ईमेल खोजने के दो तरीके हैं। सबसे पहले, यदि आपको विषय या प्रेषक याद है, तो आप Gmail खोज बार का उपयोग करके ईमेल खोज सकते हैं।
यदि आपको कोई प्रमुख शब्द याद नहीं है, तो यहां बताया गया है कि आप PC या Mac पर आर्काइव किए गए ईमेल कैसे ढूंढ सकते हैं:
- अपना Gmail इनबॉक्स खोलें।
- बाएं साइड मेनू में, अधिक चुनें।
- सभी मेल पर क्लिक करें।
- इस इनबॉक्स में आपके सभी मेल होते हैं, आर्काइव किए गए या नहीं। उस आर्काइव किए गए मेल को ढूंढने के लिए स्क्रॉल करें जिसे आप खोज रहे हैं।
नोट: आप "सभी मेल" लेबल का उपयोग करके भी खोज सकते हैं। ऐसा करने के लिए, खोज बार में "-in:Sent -in:Draft -in:Inbox" टाइप करें।
iPhone या Android पर आर्काइव किए गए Gmail संदेश ढूंढने के लिए:
- Gmail ऐप खोलें।
- साइडबार मेनू खोलने के लिए ऊपर-बाएं कोने में हैमबर्गर आइकन चुनें।
- सभी मेल फ़ोल्डर पर टैप करें।
- आर्काइव किए गए ईमेल को ढूंढने तक स्क्रॉल करें।
दुर्भाग्य से, यदि आपको कोई प्रमुख शब्द याद नहीं है, तो अपने सभी ईमेल खोजने में कुछ समय लग सकता है। यही कारण है कि स्पैम कम करने और अपने ईमेल को व्यवस्थित करने के लिए अधिक उन्नत सॉर्टिंग रणनीति का उपयोग करना सहायक हो सकता है, खासकर यदि आप कार्य ईमेल का उपयोग कर रहे हैं (और सुरक्षित ईमेल प्रक्रियाओं के अनुरूप बने रहने की आवश्यकता है)।
आर्काइव किए गए ईमेल को इनबॉक्स में कैसे वापस लाएं
यदि आपने गलती से कोई ईमेल आर्काइव कर दिया है या बस अपने आर्काइव किए गए संदेशों में से एक को अनआर्काइव करना चाहते हैं, तो इसे अपने प्राथमिक इनबॉक्स में वापस करना आसान है।
अपने Microsoft PC या Mac पर ईमेल अनआर्काइव करने के लिए:
- Gmail खोलें और वह ईमेल ढूंढें जिसे आप अनआर्काइव करना चाहते हैं।
- ईमेल पर राइट-क्लिक करें और ले जाएं चुनें फिर इनबॉक्स।
अपने Apple या Android डिवाइस पर अपना संदेश अनआर्काइव करने के लिए:
- Gmail ऐप खोलें और वह ईमेल ढूंढें जिसे आप अनआर्काइव करना चाहते हैं।
- इसे खोलने के लिए ईमेल पर टैप करें।
- ऊपर-दाएं कोने में तीन बिंदु टैप करें।
- इनबॉक्स में ले जाएं चुनें।
आंखों से ओझल, दिमाग से ओझल
अब अधिकांश लोगों को प्रति सप्ताह सैकड़ों ईमेल प्राप्त होते हैं, और ईमेल आर्काइविंग आपके इनबॉक्स को साफ करने का एक शानदार तरीका है। हालांकि, आर्काइव सुविधा सबसे शक्तिशाली सॉर्टिंग तकनीक नहीं है। अपने Gmail इनबॉक्स को व्यवस्थित करने के लिए, सबसे अच्छी रणनीति आर्काइविंग, हटाने और श्रेणी फ़िल्टर के संयोजन का उपयोग करना है।
