क्या आप ईमेल जमा करने वाले हैं? क्या आप लगभग अपने सभी ईमेल्स को इस मामले में रखते हैं कि आपको उनकी आवश्यकता हो सकती है? दृश्य अनुस्मारक के बिना यह भारी पड़ सकता है। जीमेल में आपके आने वाले ईमेल में रंगीन टैग जोड़ने का एक तरीका है, ताकि आप तुरंत जान सकें कि उन संदेशों के साथ क्या करने की आवश्यकता है। जब आप जीमेल को कलर कोड करते हैं, तो रंग आपकी आंखों को आकर्षित करता है और आपको श्रेणी के अनुसार आइटम्स की त्वरित पहचान करने में मदद करता है। रंग आपको संकेत देते हैं और आपको चीजों के शीर्ष पर बने रहने के लिए प्रेरित करते हैं। आइए देखें कि आप जीमेल को कलर कोड कैसे कर सकते हैं।
लेबल जोड़ना
1. शुरू करने के लिए, आपको अपने जीमेल अकाउंट में लेबल जोड़ने की आवश्यकता है। स्क्रीन के बाईं ओर "कंपोज़" (Compose) बटन के नीचे देखें और तब तक नीचे स्क्रॉल करें जब तक आपको "मोर" (More) बटन न मिल जाए।
2. उस बटन पर क्लिक करें और यदि आवश्यक हो तो तब तक नीचे स्क्रॉल करते रहें जब तक आपको "क्रिएट न्यू लेबल" (Create New Label) न मिल जाए।
3. अपनी श्रेणी के लिए एक नाम टाइप करें। उन चीजों के बारे में सोचें जो आपके जीवन या काम का नियमित हिस्सा हैं और जिन पर आपके ध्यान की आवश्यकता है। "क्रिएट" (Create) पर क्लिक करें।
4. आप उनमें से अधिकांश को अभी बनाना चाहेंगे जिनके बारे में आप सोच सकते हैं क्योंकि फिल्टर लागू करने से पहले लेबल्स का अस्तित्व होना चाहिए।
फिल्टर्स जोड़ना
5. अपने श्रेणियों और उनके लेबल्स बनाने के बाद, आप सर्च बार के अंत में ड्रॉपडाउन एरो पर क्लिक करके विशेष ईमेल्स पर लेबल्स लागू कर सकते हैं।
"फ्रॉम" (From) फ़ील्ड में पता टाइप करें या कॉपी और पेस्ट करें। आप अन्य मानदंड जोड़ सकते हैं जो इस प्रेषक से आने वाले ईमेल में फिल्टर की आवश्यकता के लिए होने चाहिए। उदाहरण के लिए, मैंने "इनवॉइस" (invoice) शब्द शामिल किया ताकि मुझे इस कंपनी से प्राप्त हर ईमेल को लेबल न मिले, केवल वे जो मेरे द्वारा खरीदे गए आइटम्स की रसीदें हैं।
6. जब आप इसे समाप्त कर लें, तो फिल्टर बनाने के लिए क्लिक करें।
7. फिल्टर निर्माण समाप्त करने के लिए एक और बॉक्स पॉप अप होगा। "अप्लाई द लेबल" (Apply the Label) के बगल में क्लिक करें, और आपके द्वारा बनाई गई सभी श्रेणियां पॉप अप हो जाएंगी। वह चुनें जो आप चाहते हैं और "क्रिएट फिल्टर" (Create Filter) पर क्लिक करें।
8. यदि आप पहले से प्राप्त ईमेल्स पर वही फिल्टर लागू करना चाहते हैं, तो चेकबॉक्स पर क्लिक करें जो जीमेल को सभी मिलते-जुलते वार्तालापों में इसे संलग्न करने के लिए कहेगा।
रंग जोड़ना
9. जीमेल को कलर कोड करने के लिए, श्रेणी के बगल में तीन डॉट्स पर क्लिक करें और "लेबल कलर" (Label color) के बगल में एरो पर होवर करें।
10. अपने लेबल के लिए रंग चुनें।
11. आप अन्य कस्टम रंगों की एक सीमित मात्रा का भी उपयोग कर सकते हैं। RGB या हेक्स कलर कोड जोड़ने का कोई तरीका नहीं है। हालांकि, विभिन्न रंग संयोजन बनाना संभव है। उदाहरण के लिए, ऊपर की तस्वीर के नीचे कलर डॉट गहरे नीले रंग का है जिसमें पीला टेक्स्ट है।
12. नीचे दी गई तस्वीर दिखाती है कि आपके इनबॉक्स में रंग जोड़ने के बाद यह कैसा दिखता है।
13. इन श्रेणियों को लेबल को किसी दूसरे के तहत नेस्ट करके फोल्डर्स में व्यवस्थित भी किया जा सकता है। अब ईमेल में दो टैग होंगे।
14. आप देख सकते हैं कि यह नीचे इनबॉक्स की छवि में कैसा दिखता है।
जीमेल अब आपके सभी आने वाले संदेशों पर उन फिल्टर्स को स्वचालित रूप से लागू करेगा। इसका अधिकतम लाभ उठाने के लिए इसे ठीक करने में समय लग सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी नए विक्रेता से कुछ खरीदते हैं, तो आपको प्रेषक के ईमेल पते पर "रसीदें" (Receipts) फिल्टर जोड़ना होगा।
आप हर ईमेल को लेबल नहीं करना चाह सकते हैं। यदि आप हर एक को चिह्नित करते हैं, तो यह ईमेल अव्यवस्था का सिर्फ एक नया, अधिक रंगीन संस्करण है। कलर-कोडेड लेबल जोड़ने से आपको उन ईमेल्स को पकड़ने में भी मदद मिलेगी जो आपके प्राइमरी इनबॉक्स के बजाय प्रोमोशन्स बॉक्स में जा रहे हैं जहां वे हो सकते हैं। रंगीन लेबल उन्हें अलग दिखने में मदद करेंगे।
