लाखों लोग हर दिन उपन्यास, शोध प्रबंध, रिज्यूमे, रेसिपी और हजारों अन्य प्रोजेक्ट लिखने के लिए Google Docs का उपयोग करते हैं। इन सभी चीजों में, संगठन - दस्तावेज़ों के भीतर और बाहर - आपको उस खंड को खोजने के बजाय रचना के कार्य पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अधिक समय दे सकता है जिसे परफेक्ट बनाने के लिए बस एक और ट्वीक की आवश्यकता है। यह लेख Google Docs में आपके दस्तावेज़ों को बेहतर ढंग से फॉर्मेट करने में मदद करने के लिए टूल पर एक नज़र डालता है।
आउटलाइन
लंबी परियोजना शुरू करने का सबसे अच्छा तरीका एक आउटलाइन के साथ है। Google Docs के लिए, इसका मतलब है हेडिंग स्टाइल के साथ अपनी संरचना को परिभाषित करना शुरू करना, जिनमें से पहले तीन टूलबार पर उपलब्ध हैं, जहां डिफ़ॉल्ट रूप से पैराग्राफ लिखा होता है। "फॉर्मेट -> पैराग्राफ स्टाइल" का उपयोग करके अतिरिक्त परतों तक पहुंचें।
आउटलाइन आपके पेज के बाईं ओर उपलब्ध है। इसे देखने के लिए, "व्यू -> शो डॉक्यूमेंट आउटलाइन" चुनें। आउटलाइन फलक के भीतर, आपके हेडिंग स्वचालित रूप से लिंक बन जाते हैं, जिससे आप अंतहीन स्क्रॉलिंग के बिना दस्तावेज़ के चारों ओर जा सकते हैं। जब आप किसी हेडिंग पर होवर करते हैं, तो दाईं ओर X आइकन सेक्शन को नहीं हटाएगा बल्कि इसे आपके आउटलाइन से हटा देगा।
विषय सूची
आउटलाइन के लिए उपयोग की जाने वाली वही दस्तावेज़ संरचना विषय सूची बनाने के लिए भी उपयोग की जा सकती है। अंतर यह है कि विषय सूची पाठक द्वारा उपयोग के लिए बनाई जाती है। दो विकल्प उपलब्ध हैं। मुद्रित वितरण के लिए, "इन्सर्ट -> विषय सूची" पर पहले विकल्प का चयन करें। यह सूची बनाता है और पेज नंबर जोड़ता है।
ऑनलाइन वितरण के लिए, दूसरा विकल्प चुनें, जो प्रत्येक अनुभाग में मानक हाइपरलिंक जोड़ देगा। यदि आप अपने टेक्स्ट में बड़े बदलाव करते हैं, तो फ्रेम का चयन करने पर दिखाई देने वाले आइकन का उपयोग करके विषय सूची को रीफ्रेश करना याद रखें। विषय सूची में टेक्स्ट को किसी अन्य टेक्स्ट की तरह फॉर्मेट किया जा सकता है।
बुकमार्क
दस्तावेज़ बुकमार्क एक दस्तावेज़ के भीतर एंकर बनाते हैं और इसका उपयोग उस कार्य को नेविगेट करने के लिए किया जा सकता है जो विभिन्न फ़ाइलों, फ़ोल्डर्स या खातों में वितरित हो सकता है। यदि आपके पास दस्तावेज़ तक पहुंच है, तो बुकमार्क लिंक पर क्लिक करने से आप उस विशेष स्थान पर पहुंच जाएंगे। यह बड़े पैमाने पर या सहयोगी दस्तावेज़ निर्माण के लिए बहुत अच्छा है।
एक जोड़ने के लिए, कर्सर को वहां रखें जहां आप लिंक करना चाहते हैं और "इन्सर्ट -> बुकमार्क" चुनें। एक छोटा नीला आइकन उसके बगल में दिखाई देगा, और इस पर क्लिक करने से एक लिंक कॉपी करने या बुकमार्क हटाने का विकल्प मिलेगा। बुकमार्क तब बहुत अच्छे होते हैं जब आपको किसी सेक्शन पर वापस आकर काम करने की आवश्यकता होती है। मैं उन्हें Google Keep में नोट्स को उन सेक्शन से जोड़ने के लिए उपयोग करता हूं जिन पर अधिक काम की आवश्यकता होती है।
दस्तावेज़ ब्रेक
एक दस्तावेज़ में ब्रेक जोड़ने के तीन तरीके हैं। इनमें से पहला पेज ब्रेक है और यह केवल इसके बाद की किसी भी सामग्री को एक नए पेज पर रख देगा। यह एक अध्याय के अंत के लिए उपयोगी हो सकता है या आपके टेक्स्ट में विधवा या अनाथ लाइनों से बचने के लिए। इसका उपयोग करते समय, आपको वापस जाकर अपने पेज पर लाइनों के पतन की जांच करनी चाहिए यदि आपके पेज ब्रेक ने कुछ अजीब किया है।
पेज ब्रेक को किसी भी पेज सामग्री की तरह माना जाता है; उन्हें कर्सर को नीचे रखकर और बैकस्पेस दबाकर हटाया जा सकता है।
सेक्शन ब्रेक अधिक उपयोगी हैं क्योंकि वे "निरंतर" हो सकते हैं, जिसका अर्थ है कि सामग्री ब्रेक के समान पेज पर प्रवाहित होगी, या "अगला पेज", जो हमेशा अगले सेक्शन से पहले एक पेज ब्रेक रखेगा। सेक्शन की अपनी मार्जिन सेटिंग्स भी हो सकती हैं, जो तकनीकी परियोजनाओं में विशेष रूप से उपयोगी है।
सेक्शन ब्रेक पेज ब्रेक की तुलना में अधिक स्थायी हैं। एक से छुटकारा पाने के लिए, पहले उन्हें दृश्यमान बनाएं ("व्यू -> शो सेक्शन ब्रेक"), फिर अपने कर्सर को ब्रेक के ऊपर की लाइन के अंत में रखें और Delete कुंजी को दो बार टैप करें। ध्यान दें कि यह आपके अगले सेक्शन के पहले अक्षर को भी हटा देगा।
प्रोजेक्ट लिंक
यदि आपका प्रोजेक्ट बहुत जटिल हो रहा है, तो इसे कई दस्तावेज़ों में विभाजित करना बेहतर हो सकता है, जिस स्थिति में, "इन्सर्ट -> लिंक" विकल्प बहुत मददगार होगा। टेक्स्ट के एक टुकड़े को हाइलाइट करें और इसे चुनें, और आपको अपने द्वारा पहले सेट किए गए किसी भी तत्व (हेडिंग या बुकमार्क) या आपके हाइलाइट किए गए टेक्स्ट से संबंधित किसी वेब तत्व से लिंक करने का विकल्प दिया जाएगा, जो शोध के लिए उत्कृष्ट है।
यह संवाद आपके द्वारा हाइलाइट किए गए शब्द से संबंधित ड्राइव पर आपके अपने दस्तावेज़ों के लिंक के लिए कुछ सुझाव भी देगा। आप "और खोजें" पर भी क्लिक कर सकते हैं, जो वेब, Google Images या आपके अपने ड्राइव फ़ोल्डर्स से सुझावों के साथ दाईं ओर एक फलक खोलेगा। आप बेशक, केवल एक URL पेस्ट कर सकते हैं, जैसे कि ऊपर बुकमार्क टूल से बनाया गया।
Google Docs में अपने दस्तावेज़ों पर काम करने और फॉर्मेट करने के अलावा, आप अपने दस्तावेज़ों में लेखों को उद्धृत भी कर सकते हैं, हस्ताक्षर जोड़ सकते हैं और Google Docs में दो दस्तावेज़ों की तुलना कर सकते हैं।
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