गोपनीयता को किसी व्यक्ति या समूह की उनके बारे में जानकारी को छिपाने और फिर इसे चुनिंदा रूप से प्रकट करने की क्षमता के रूप में दर्शाया जा सकता है। यह परिभाषित करता है कि गोपनीयता का उपयोग संवेदनशील या महत्वपूर्ण जानकारी के लिए किया जाता है। गोपनीयता डोमेन सुरक्षा के साथ मध्यम रूप से ओवरलैप करता है जो जानकारी के उचित उपयोग और सुरक्षा की अवधारणाओं को जोड़ सकता है।
वैश्विक विशिष्ट गोपनीयता की अवधारणा मुख्य रूप से पश्चिमी संस्कृति (उत्तरी अमेरिकी और ब्रिटिश विशेष रूप से) से संबंधित एक वर्तमान अवधारणा है और कुछ संस्कृतियों के अंदर वस्तुतः अज्ञात रही। कुछ संस्कृतियाँ व्यक्तियों की क्षमता को पहचानती हैं कि वे समाज के माध्यम से व्यक्तिगत जानकारी के कुछ तत्व को रोक कर रख सकें।
संगठनात्मक दुनिया में, एक व्यक्ति किसी प्रकार के लाभ प्राप्त करने के लिए निजी विवरणों को स्वेच्छा से दे सकता है। सार्वजनिक आंकड़े इसके हित पर नियमों और विनियमों के अधीन हो सकते हैं। एक व्यक्ति का गुप्त डेटा जो स्वेच्छा से साझा किया गया और दुरुपयोग किया गया, पहचान की चोरी उत्पन्न कर सकता है।
गोपनीयता यह सुनिश्चित करने से संबंधित है कि संवेदनशील जानकारी जिसे एक संगठन संसाधित करता है, संग्रहीत करता है, या प्रसारित करता है, उसके मालिक की सहमति से और अनुपालन में ग्रहण की जाती है। इसका अर्थ है व्यक्तियों को अग्रिम रूप से सूचित करना कि किस प्रकार की जानकारी एकत्र की जाएगी, किन उद्देश्यों के लिए, और किसके साथ इसे साझा किया जाएगा। क्योंकि यह पारदर्शिता समर्थित है, एक व्यक्ति तब उपयोग की शर्तों से सहमत होना चाहिए, जिससे संगठन को डेटा ग्रहण करने में सक्षम बनाया जा सके जो इसके घोषित उद्देश्यों के अनुरूप हो।
इसलिए, गोपनीयता डेटा को दुर्भावनापूर्ण खतरों से सुरक्षित करने के बारे में कम है और इसे जिम्मेदारी से उपयोग करने के बारे में अधिक है, और उपयोगकर्ताओं की आवश्यकता के अनुसार इसे गलत हाथों में पड़ने से रोकने के लिए। लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि इसमें गोपनीयता की रक्षा के लिए सुरक्षा-प्रकार के उपाय शामिल नहीं हो सकते।
उदाहरण के लिए, संवेदनशील जानकारी को उसके डेटा विषय या प्राकृतिक व्यक्ति से जोड़ने से बचने के प्रयास जिनमें व्यक्तिगत डेटा को डी-आइडेंटिफाई करना, इसे अस्पष्ट करना, या इसे कई स्थानों पर संग्रहीत करना शामिल है ताकि पुन: पहचान की संभावना कम हो, कुछ सामान्य गोपनीयता प्रावधान हैं।
गोपनीयता को इस रूप में परिभाषित किया जा सकता है कि दूसरों की हमारे निजी विस्तार तक क्या पहुंच है, इस पर शक्ति का प्रयोग करना, जैसे सूचना गोपनीयता। IPPs डेटा गोपनीयता की रक्षा करने का इरादा रखते हैं, सामान्य रूप से गोपनीयता नहीं। गोपनीयता रक्षा दो जटिल हितों को एकीकृत करने के बारे में है।
गोपनीयता का अधिकार वह है जिसे सभी महत्व देते हैं और अधिनियम इस अधिकार को कानून में संरक्षित करता है। कर्मचारियों को व्यक्तियों के अपने व्यक्तिगत डेटा पर नियंत्रण के स्तर को अधिकतम करने की आवश्यकता है, लेकिन सरकार के संचालन के लिए आवश्यक है कि कुछ व्यक्तिगत डेटा एकत्र, प्रबंधित और संग्रहीत किया जाए।
IPPs को व्यक्तिगत जानकारी के वैध उपयोग को सरकारी सेवाएं प्रदान करने से रोकने के लिए डिज़ाइन नहीं किया गया है। इसका यह अर्थ नहीं है कि कर्मचारी अब व्यक्तिगत डेटा एकत्र, संभाल या संचित नहीं कर सकते। हालांकि, यह आवश्यक है कि कर्मचारी देखें कि व्यक्तिगत डेटा कैसे और क्यों एकत्र, प्रबंधित और संचित किया जाता है।
