सूचना वर्गीकरण डेटा को प्रासंगिक श्रेणियों में वर्गीकृत करने की प्रक्रिया है। उदाहरण के लिए, किसी कंपनी के अंदर, वित्तीय दस्तावेजों को जनसंपर्क विभाग के दस्तावेजों के साथ मिश्रित नहीं किया जाना चाहिए। इसके बजाय, उन्हें अलग-अलग फ़ोल्डरों में रखा जाना चाहिए, और उन जिम्मेदार व्यक्तियों तक सीमित रखा जाना चाहिए जिन्हें नामित किया गया है और जिन पर पहुंच के साथ भरोसा किया गया है। इस तरह, संग्रहीत डेटा सुरक्षित रहेगा, और जब आवश्यक हो तो इसे ढूंढना आसान होगा।
वर्गीकरण की पहल
सूचना सुरक्षा वर्गीकरण के लिए आवश्यक है कि जानकारी पहले पहचानी जाए। संगठन के भीतर कई व्यावसायिक समूहों द्वारा बनाए गए, संग्रहीत और प्रबंधित डेटा को सक्रिय रूप से खोजने के लिए एक पहल की आवश्यकता है। जानकारी ढूंढकर, यह अनिवार्य रूप से व्यवसाय को फिर से खोज रहा है। यह समीक्षा करने में समय ले सकता है कि डेटा कैसे इसे सशक्त बना रहा है या संभवतः अप्रभावी रूप से संचालित हो रहा है।
जोखिम और संसाधन अनुकूलन
सुरक्षा सूचना वर्गीकरण को दर्शाना और उपयोग करना जोखिम और संसाधनों को अनुकूलित करता है, डेटा को प्रभावी और कुशल दोनों तरीके से सुरक्षित करता है। डेटा को उसकी संवेदनशीलता और व्यावसायिक प्रभाव के स्तर के अनुसार वर्गीकृत करके, यह सूचना सुरक्षा अभ्यास की प्राथमिकता को सूचित करता है कि किस जानकारी को संरक्षित किया जाना चाहिए और इसलिए संगठन के सूचना सुरक्षा बजट को कहाँ खर्च किया जाना चाहिए।
कानूनी अनुपालन
कानूनों और विनियमों द्वारा शासित जानकारी को सटीक रूप से वर्गीकृत करने से एक संगठन को जानकारी के प्रसार को आवश्यकता-आधार पर परिभाषित करने में सक्षम बनाता है। यह चोरी या हानि के जोखिम को कम करता है, जो गैर-अनुपालन से संबंधित मौद्रिक दंड को रोकने या कम करने में मदद करता है।
उद्देश्य के आधार पर सूचना वर्गीकरण
जानकारी को उस उद्देश्य के आधार पर वर्गीकृत किया जा सकता है जिसके लिए जानकारी का उपयोग किया जाता है। मोटे तौर पर, जानकारी को निम्नानुसार वर्गीकृत किया जा सकता है:
- रणनीतिक सूचना (Strategic Information) - रणनीतिक सूचना उच्च स्तरीय और रणनीतिक निर्णयों के लिए आवश्यक जानकारी है। रणनीतिक सूचना व्यवसाय की योजना और नीति निर्माण के लिए आवश्यक है। रणनीतिक सूचना में नई प्रौद्योगिकियों, बाजार उपलब्धता, कच्चे माल के मूल्य, नए उत्पाद विकास, जनशक्ति योजना और प्रतिस्पर्धियों आदि से संबंधित जानकारी शामिल है।
- सामरिक सूचना (Tactical Information) - सामरिक सूचना मध्यम श्रेणी के निर्णय लेने के लिए आवश्यक है और आमतौर पर इसकी समय अवधि लगभग एक वर्ष होती है। सामरिक सूचना में बिक्री विश्लेषण और पूर्वानुमान, वित्तीय अनुमान, उत्पादन संसाधन आवश्यकताएं और वार्षिक वित्तीय विवरण शामिल हैं। आमतौर पर, इस प्रकार के डेटा के लिए डेटा आमतौर पर वर्तमान घटनाओं और लेनदेन पर निर्भर करता है। इसके लिए डेटा की तत्काल पीढ़ी और स्पष्टीकरण की आवश्यकता होती है। सामरिक निर्णयों को निर्णय लेने से पहले आंतरिक और बाहरी दोनों कई स्रोतों से जानकारी की आवश्यकता होती है।
- परिचालन सूचना (Operational Information) - परिचालन सूचना एक व्यावसायिक संगठन की नियमित सेवाओं के लिए आवश्यक है। यह जानकारी बहुत कम अवधि के लिए लागू होती है, जो एक घंटे से लेकर कुछ दिनों तक भिन्न हो सकती है। इसमें वर्तमान स्टॉक-इन-हैंड, बकाया खरीद आदेश, स्टॉक पुनः क्रम स्तर, और ग्राहकों के बकाया आदेश आदि के बारे में जानकारी शामिल है।
