सूचना वर्गीकरण डेटा को प्रासंगिक श्रेणियों में वर्गीकृत करने की प्रक्रिया है। उदाहरण के लिए, एक कंपनी के अंदर, जनसंपर्क विभाग के दस्तावेजों के साथ वित्तीय दस्तावेज विविध नहीं होने चाहिए। इसके बजाय, उन्हें स्वतंत्र फ़ोल्डरों में रखा जाना चाहिए, और उन जिम्मेदार व्यक्तियों तक सीमित होना चाहिए जिन्हें नाम दिया गया है और उन्हें एक्सेस के साथ सौंपा गया है। इस पद्धति में, संग्रहीत डेटा सुरक्षित रहेगा, और आवश्यकता पड़ने पर इसे ढूंढना आसान होगा।
सूचना सुरक्षा वर्गीकरण के लिए आवश्यक है कि सूचना को पहले पहचाना जाए। संगठन के भीतर कई व्यावसायिक समूहों द्वारा बनाए गए, संग्रहीत और प्रबंधित किए गए डेटा को सक्रिय रूप से खोजने के लिए एक पहल की आवश्यकता है। जानकारी प्राप्त करके, यह मूल रूप से व्यवसाय को फिर से खोज रहा है। यह समीक्षा करने में कुछ समय लग सकता है कि डेटा कैसे इसे सशक्त बना रहा है या संभवतः अप्रभावी रूप से संचालित हो रहा है।
यह सुरक्षा सूचना वर्गीकरण का प्रतिनिधित्व और उपयोग कर रहा है, जोखिम और संसाधनों का अनुकूलन करता है, डेटा को प्रभावी और कुशलता से सुरक्षित करता है। डेटा को उसकी संवेदनशीलता और व्यावसायिक प्रभाव के स्तरों के अनुसार वर्गीकृत करके, यह जोखिम और सूचना सुरक्षा अभ्यास को प्राथमिकता के साथ सूचित कर रहा है जिसके साथ सूचना को संरक्षित किया जाना चाहिए और इसलिए संगठन के सूचना सुरक्षा बजट को खर्च किया जाना चाहिए।
यह सटीक रूप से वर्गीकृत जानकारी हो सकती है जो कानूनों और विनियमों द्वारा शासित होती है जो किसी संगठन को इसके प्रसार को जानने की आवश्यकता के आधार पर परिभाषित करने में सक्षम बनाती है। यह चोरी या हानि के जोखिम को कम करता है, जो गैर-अनुपालन से संबंधित मौद्रिक दंड को रोकने या कम करने में मदद करता है।
यह उस उद्देश्य के आधार पर जानकारी को वर्गीकृत कर सकता है जिसके लिए जानकारी का उपयोग किया जाता है। मोटे तौर पर, यह जानकारी को इस प्रकार वर्गीकृत कर सकता है -
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रणनीतिक जानकारी - सामरिक जानकारी उच्च श्रेणी और रणनीतिक निर्णयों के लिए आवश्यक जानकारी है। व्यवसाय की योजना और नीति निर्माण के लिए रणनीतिक जानकारी की आवश्यकता होती है। सामरिक जानकारी में नई तकनीकों, बाजार की उपलब्धता, कच्चे माल के मूल्यों, नए उत्पाद विकास, जनशक्ति योजना और प्रतिस्पर्धियों आदि से संबंधित जानकारी शामिल है।
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सामरिक जानकारी - मध्यम श्रेणी के निर्णय लेने के लिए सामरिक जानकारी की आवश्यकता होती है और आम तौर पर इसमें शामिल होने वाली समयावधि लगभग एक वर्ष होती है। सामरिक जानकारी में बिक्री विश्लेषण और भविष्यवाणी, वित्तीय अनुमान, उत्पादन संसाधन आवश्यकताएं और वार्षिक वित्तीय विवरण शामिल हैं। आम तौर पर, इस प्रकार के डेटा के लिए डेटा आम तौर पर वर्तमान घटनाओं और लेनदेन पर निर्भर करता है। इसके लिए डेटा की तत्काल पीढ़ी और स्पष्टीकरण की आवश्यकता थी। सामरिक निर्णय लेने के लिए निर्णय लेने से पहले, अंदर और बाहर, कई स्रोतों से जानकारी की आवश्यकता होती है।
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परिचालन संबंधी जानकारी - व्यावसायिक संगठन की नियमित सेवाओं के लिए परिचालन संबंधी जानकारी की आवश्यकता होती है। यह जानकारी बहुत ही अल्पकालिक अवधि के लिए लागू होती है, जो एक घंटे से लेकर कुछ दिनों तक भिन्न हो सकती है। इसमें मौजूदा स्टॉक-इन-हैंड, बकाया खरीद ऑर्डर, स्टॉक रीऑर्डर स्तर और ग्राहकों के बकाया ऑर्डर आदि के बारे में जानकारी शामिल है।